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एक्ज़ीक्यूटिव समरी किसी भी व्यावसायिक दस्तावेज़ का सबसे महत्वपूर्ण भाग होता है। यह पहला (कभी कभी अकेला) वह भाग होता है जिसे लोग पढ़ते हैं और यही आपके द्वारा लिखा जाने वाल अंतिम भाग होना चाहिए। यह आपके दस्तावेज़ की एक संक्षिप्त समीक्षा होती है, जो इसलिए दी जाती है ताकि व्यस्त लोग, जो आपके दस्तावेज़ पढ़ते हैं, उन्हें एक नज़र में पता चल सके कि कितना पढ़ना है, और शायद कौन से कदम उठाने हैं। (Best Way to Write an Executive Summary)
चरण
समझिए कि एक्ज़ीक्यूटिव समरी किसी बिज़नेस डॉक्यूमेंट की एक संक्षिप्त समीक्षा (short review) है: “संक्षिप्त” और “समीक्षा” ही यहाँ पर महत्वपूर्ण शब्द हैं। एक्ज़ीक्यूटिव समरी किसी भी प्रकार से विस्तृत नहीं होगी, और न ही यह मूल दस्तावेज़ के बदले में होगी। एक्ज़ीक्यूटिव समरी को कभी भी मूल दस्तावेज़ के 10% से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए। आप तो उसे 5% से 10% के बीच में रखने के लिए प्रयास करिए।- एक्ज़ीक्यूटिव समरी संक्षेपण से बिलकुल भिन्न होती है। संक्षेपण तो पाठक को ओवरव्यू और ओरिएंटेशन देता है, जबकि एक्ज़ीक्यूटिव समरी उसे एक तरह से सारांश देती है। आम तौर पर संक्षेपण शिक्षा के क्षेत्र में लिखे जाते हैं जबकि एक्ज़ीक्यूटिव समरी व्यावसायिक उद्देश्यों से।
सुनिश्चित करिए कि यह एक निश्चित शैली और संरचनात्मक निर्देशों के अनुसार ही रहे: एक्ज़ीक्यूटिव समरी लिखने वाले आधिकांश आधिकारिक स्त्रोतों का मत है कि इसमें निश्चित शैली और संरचनात्मक निर्देश लागू होने चाहिए। जिनमें ये प्रमुख हैं:- पैरा छोटे और संक्षिप्त होने चाहिए।
- चाहे आपने मूल रिपोर्ट नहीं भी पढ़ी हो, एक्ज़ीक्यूटिव समरी से अर्थ समझ में आना चाहिए।
- एक्ज़ीक्यूटिव समरी ऐसी भाषा में होनी चाहिए जो कि लक्षित पाठकों के लिए उचित हो।
समस्या को स्पष्ट करिए: एक्ज़ीक्यूटिव समरी में समस्या स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए, चाहे वह सप्लाई चेन प्रबंधन हो या विदेशों में मार्केटिंग कैम्पेन। एक्ज़ीक्यूटिव समरियों में खास तौर से समस्या स्पष्ट की जानी चाहिए क्योंकि मूल दस्तावेज़, जिन पर ये आधारित होती हैं, जैसे कि रिक्वेस्ट फॉर प्रोपोज़ल (आरएफ़पी), अक्सर ऐसे तकनीकी लोगों द्वारा लिखे जाते हैं जिन्हें वैचारिक मामलों की कम समझ होती है। सुनिश्चित करिए कि समस्या को स्पष्ट, समझ में आने योग्य शब्दों में समझाया जाये।
समाधान सुझाइए: समस्या को सदैव ही समाधान की आवश्यकता होती है। किसी दावे का उद्देश्य प्रस्तुत करने के लिए (और वह कारण देने, कि व्यापार में निवेश क्यों किया जाये), आपको समाधान इतने स्पष्ट रूप से देना होगा कि समस्या का निदान उचित तरह से हो सके। यदि आपकी समस्या स्पष्ट रूप से लिखी नहीं होगी, तब आपका समाधान भी उतना अर्थपूर्ण नहीं होगा।
यदि दस्तावेज़ पर उस प्रकार से नज़र दौड़ाने में आसानी होती हो, तब उसमें ग्राफ़िक्स, बुलेट पॉइंट और शीर्षक का इस्तेमाल करिए: एक्ज़ीक्यूटिव समरी कोई निबंध नहीं है; उसमें लेखों के लंबे-लंबे ब्लॉक होने की ज़रूरत नहीं है। अगर उनसे “समझ में आना” आसान होता है या सारांश “पर नज़र दौड़ाना” सरल होता हो, तब उनका इस्तेमाल करना उचित है:- ग्राफ़िक्स। सही जगह पर लगाया हुआ चित्र, जिससे क्लायंट की समस्या की सटीक प्रकृति स्पष्ट होती हो, सारांश के मुख्य मुद्दे को सामने लाता है। दृष्टि को प्रेरणा देना, अक्सर उतना ही प्रभावी होता है जितना विश्लेषण।
- बुलेट्स। सूचना की लंबी सूची को सुगम बुलेट्स में तोड़ा जा सकता है।
- शीर्षक। यदि आवश्यक हो, तो शीर्षकों से, सारांश के थीमों को संगठित करिए। इससे पाठक को सारांश पढ़ने से दिशाज्ञान में मदद मिलेगी।
लेखन को ताज़ा और जार्गन से अलग ही रखिए: जार्गन समझदारी का दुश्मन है। वह बस व्यापारिक दुनिया में लोकप्रिय होता है। “इंटरफेस,” “लेवरेज,” “कोर कॉमपीटेंसी,” और “बर्निंग प्लेटफ़ॉर्म” जैसे शब्दों का इस्तेमाल मत करिएगा। इनसे असली अर्थ छुप जाता है और आपकी समरी अस्पष्ट और धुंधली हो जाती है।
मूल दस्तावेज़ से शुरू करिए: चूंकि एक्ज़ीक्यूटिव समरी किसी दूसरे दस्तावेज़ का सारांश है, अतः आपको मूल दस्तावेज़ से भले भांति परिचित होना पड़ेगा ताकि उसका प्रबंधनीय तथा सूचनात्मक संस्करण के रूप में सक्षेप कर सकें। मूल दस्तावेज़ चाहे हो रिपोर्ट, व्यापारिक योजना, प्रस्ताव, मैनुअल या कोई अन्य दस्तावेज़, मुख्य मुद्दों को ध्यान में रख कर, उसकी समीक्षा करिए।
संक्षिप्त समीक्षा करिए: जो कंपनी दस्तावेज़ स्पॉन्सर कर रही है, या मूल दस्तावेज़ जो है, उसका उद्देश्य क्या है? उसका स्कोप क्या है?- उदाहरण:’’’’वुमेन वर्ल्ड वाइड एक गैर लाभकारी संस्था है जिसका उद्देश्य विश्व भर की महिलाओं को घरेलू हिंसा के प्रभावी समाधानों से जोड़ना है, साथ ही उन लोगों के लिए समर्थन का एक ऐसा नेटवर्क प्रस्तुत करना, जो घरेलू हिंसा से त्रस्त हैं। अल्बर्टा, कनाडा के अपने मुख्यालय से काम करते हुये उसे विश्व भर के 170 देशों की महिलाओं से प्रत्यावेदन मिलते हैं।‘’’’
अपनी “पकड़” को चमकाइए: यह प्रभाग शायद आपकी पूरी एक्ज़ीक्यूटिव समरी का सबसे महत्वपूर्ण भाग है। दो या तीन वाक्यों में आपको पाठक को यह बताना होता है कि आपका व्यापार किन कारणों से विशेष है। समरी के पाठकों को उसे क्यों जाँचना, व्यापार करना या साझा करना चाहिए?- हो सकता है कि सचिन तेंदुलकर आपके ग्राहक हों और उन्होंने आपके उत्पाद को ट्विट्टर पर मुफ़्त में एंडोर्स कर दिया हो। शायद आपने अभी गूगल के साथ कोई साझेदारी का समझौता किया हो। शायद आपको अभी पेटेंट मिला हो, या शायद आपने अभी कोई बड़ी बिक्री की हो।
- कभी कभी बस एक मामूली उद्धरण या टेस्टीमोनियल काफ़ी होता है। अपने पाठकों का ध्यान आकृष्ट करना ही कुंजी है, और व्यापार को यथासंभव प्रतिष्ठित बनाइये, और पाठक को आपने शेष दस्तावेज़ की ओर खींचिए।
बड़ी समस्या को परिभाषित करिए: एक्ज़ीक्यूटिव समरी का पहला वास्तविक तत्व होता है, समस्या की चर्चा, इसलिए उस समस्या को स्पष्ट करिए जिसका समाधान, आपके उत्पाद / सेवा से होता है। सुनिश्चित करिए कि समस्या “यथासंभव स्पष्टता से” परिभाषित की जाये। बुरी तरह परिभाषित समस्या विश्वसनीय नहीं लगती, और आपके समाधान का उतना प्रभाव नहीं होगा जितना हो सकता है।- उदाहरण:’’’’लॉस एंजिलिस ट्राफिक के कारण पंगु हो गया है। मेट्रो डीसी क्षेत्र को छोड़ कर लॉस एंजिलिस का सम्पूर्ण राष्ट्र में सबसे बुरा ट्राफ़िक है। यह केवल दुखद नहीं है। ट्राफ़िक के फँसने के कारण कर्मचारी उत्पादकता घट रही है, दमा की दर बढ़ रही है और धीरे-धीरे गंभीर स्वास्थ्य समस्याएँ उत्पन्न हो रही हैं। एलए में उन्हें चलाने योग्य लोगों से अधिक संख्या में कारें हैं।‘’’’
अपना विशिष्ट समाधान दीजिये: बड़ी समस्या को बताना तो आसान भाग है। अब आपको पाठक को आश्वस्त करना है, कि आप एक बड़ी समस्या के लिए विशिष्ट समाधान ले कर आए हैं। अगर आप ये दो तत्व प्रस्तुत करेंगे, तो उसका अर्थ होगा कि आप कोई विशिष्ट सुझाव प्रस्तुत कर रहे है।- उदाहरण:’’’’इन्नोटेक ने स्टॉप-लाइट लेनों में, पेटेंट की हुई “स्मार्ट ग्रिड” लगा कर, जिनसे किसी भी लेन में कारों की संख्या जानी जा सकती है और ट्राफिक उसी हिसाब से नियंत्रित किया जा सकता है, एक ऐसी पथप्रवर्तक ट्राफिक नियंत्रण प्रणाली बनाई, जिससे कम्यूट समय में कई मिनटों की कमी हो जाती है। अमेरिका में ड्राइवरों को लाल स्टॉप-लाइटों पर कई मिनटों के लिए तक तब नहीं खड़ा रहना होगा जब तक कि हरी लाइट वाली दिशा से कोई भी गाड़ी नहीं आ रही होगी।‘’’’
बाज़ार की संभावनाओं की बात करें: अपने उद्योग के आँकड़े उपलब्ध कराके, अपनी समस्या को विस्तार से समझाइए। सावधान रहिएगा कि आपका जितना बड़ा बाज़ार हो, उससे अधिक बताने का ढोंग मत करिएगा! यदि चिकित्सीय उपकरणों का वार्षिक उद्योग 100 अरब डॉलर का भी हो तो उसका कोई अर्थ नहीं होगा क्योंकि आपका नया चिकित्सीय उपकरण उस उद्योग के केवल एक छोटे भाग की ही सेवा करेगा। उसे बाज़ार की वास्तविक संभावनाओं में बाँट लीजिये।
अपना विशिष्ट सेलिंग प्रोपोज़ीशन शामिल करिए: यहीं पर आप अपना विशिष्ट समाधान, विस्तार से बताएँगे। यह भी कि आपका उत्पाद या सेवा, किस प्रकार, प्रतिस्पर्धियों से बेहतर है? शायद आपकी घरेलू चिकित्सा सेवा वास्तव में प्रशिक्षार्थी नर्स की जगह वास्तव में डॉक्टरों को भेजती हो, या आप आगे के लिए शिड्यूल कराने की जगह पर उसी दिन विज़िट की गारंटी देते हों। बताइये, कि आप खास क्यों हैं।- उदाहरण:’’’’इंटेलीलाइट का एक अतिरिक्त लाभ है कि उसे पता चल सकता है कि कब घर में कोई नहीं है। जब किसी खाली कमरे में कोई लाइट जली छूट जाती है, वह उसे स्वतः बंद कर देता है और किसी भी गतिशीलता को भांप कर उसे फिर जला देता है। इससे ग्राहक की बिजली के ख़र्च में बचत हो जाती है और ऊर्जा का अपव्यय भी नहीं होता।
यदि आवश्यक हो, तो अपने व्यावसायिक मॉडेल की बात करें: कुछ एक्ज़ीक्यूटिव समरियों में व्यावसायिक मॉडेल की आवश्यकता नहीं होगी। (नॉन-प्रोफ़िट्स, लाभ के लिए नहीं, तथा एनजीओ में शायद व्यावसायिक योजना होती ही नहीं है।) पर यदि आपकी हो, तब आपका व्यावसायिक मॉडेल स्पष्ट और पालन करने में सरल होना चाहिए। मूल रूप से आप इस सवाल का जवाब दे रहे हैं, “आप लोगों की जेब से पैसे निकलवा कर उन्हें कैसे प्राप्त करेंगे?” मॉडेल को सरल रखिए, विशेषकर एक्ज़ीक्यूटिव समरी में। आपको बस एक जल्दी समझ आने वाली समरी चाहिए।
आवश्यक होने पर, अपनी मैनेजमेंट टीम की चर्चा करिए: आपके उद्योग के प्रकार पर, यह निर्भर करेगा कि क्या वह आपकी एक्ज़ीक्यूटिव समरी का सबसे महत्वपूर्ण भाग हो सकता है। दरअसल, आपके निवेशक या बैंकर आपकी टीम में विश्वास व्यक्त करते हैं, विचार पर नहीं। विचार तो आसानी से आ सकते हैं, मगर उनके क्रियान्वयन के लिए एक सुदृढ़ टीम होनी ही चाहिए। शीघ्रता से दिखाइये कि आपकी व्यापारिक योजना के क्रियान्वयन के लिए आपकी टीम के पास अनुभव है।
अपने दावों के समर्थन के लिए वित्तीय प्रोजेक्शन उपलब्ध कराइए: आपके मार्केट, व्यावसायिक मॉडेल और ऐतिहासिक परफॉर्मेंस के आधार पर आपको, नीचे से ऊपर आने वाले वित्तीय पूर्वानुमान विकसित करने होंगे। आपके प्रोजेक्शन का मुद्दा आपकी कॉम्पीटेन्स, और पूर्वानुमानों के आधार पर वित्तीय प्रोजेक्शन निर्माण की आपकी क्षमता का, प्रदर्शन होता है।- यदि आपकी योजना किसी निवेशकों के समूह के लिए हो, तो इस पर बहुत समय मत व्यतीत करिए, क्योंकि उन्हें पता होता है कि आप नहीं जानते हैं कि आप कितनी कमाई करेंगे। निवेशक आम तौर पर करने / नहीं-करने का निर्णय आपके वित्तीय प्रोजेक्शनों के आधार पर नहीं लेते हैं। वे सामान्यतः अपने ही वित्तीय प्रोजेक्शन बनाते हैं।
अपने निवेदन सहजता से सामने लाइये: एक्ज़ीक्यूटिव समरी के उद्देश्य के आधार पर अब समय आ गया है, कि निवेश या ऋण के लिए निवेदन किया जाये। आपको फिर से कहना चाहिए कि आपकी कंपनी, वैल्यू उपलब्ध कराती है। पाठक को याद दिलाइये कि आप कितने बड़े कष्ट का निवारण कर रहे हैं और आपकी बाज़ार समभावनाएँ क्या हैं। अंत में एक बार फिर अपनी टीम की चर्चा करिए और काम पूरा करने की उनकी क्षमता के बारे में बताइये। अपने व्यापार के अगले चरण पर पहुँचने के लिए आपको जितना धन चाहिए हो उसका ज़िक्र करिए। यह मत बताइये कि आप अपना कितना धन लगाना चाहते हैं या आप क्या ब्याज़ दर देने को तैयार हैं। इसे बाद में आमने सामने की बातचीत में तय करना चाहिए।
अपनी समरी को फिर से पढ़िये: जब आपने मूल तत्व लिख लिए हों, उसके बाद उसे ध्यान से पढ़िये। आपको समरी की प्रूफ़रीडिंग अतिरिक्त सावधानी से करनी चाहिए। सुनिश्चित करिए कि कोई भी नए संदर्भ ठीक तरह से स्पष्ट किए गए हों और भाषा किसी भी ऐसे व्यक्ति के लिए स्पष्ट है जिसके लिए विषय बिलकुल नया हो।- किसी नए व्यक्ति से निम्न पर ध्यान देते हुये, अपनी एक्ज़ीक्यूटिव समरी पढ़वाइए:
- स्पष्टता। क्या शब्द स्पष्ट हैं, विचार और भी स्पष्ट हैं, और समरी में जारगन तो नहीं हैं।
- ग़लतियाँ। व्याकरण संबंधी, पंक्चुएशन और वर्तनी की अनेक गलतियाँ हो सकती हैं। किसी और से तथ्य और आंकड़ों की जांच कराना भी एक अच्छा विचार हो सकता है।
- मज़बूती। क्या आपके विचार ज़ोरदार पिच के रूप में प्रस्तुत किये जा सकते हैं। किस जगह पर आपकी पिच फ़्लैट हो जाती है, अगर होती है तो?
- सामंजस्य। कौन से भाग एक दूसरे से सम्बद्ध नहीं होते? कौन से भाग होते हैं?
- किसी नए व्यक्ति से निम्न पर ध्यान देते हुये, अपनी एक्ज़ीक्यूटिव समरी पढ़वाइए:
सलाह
- एक्ज़ीक्यूटिव जितना व्यस्त होगा, वह शायद उतना ही कम पढ़ेगा या पढ़ेगी। उसी के अनुसार लिखिए।
- अधिकांश वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयरों के साथ उपलब्ध दस्तावेज़ टेम्पलेट्स का इस्तेमाल करके देखिये इससे आपको शुरुआत करने में आसानी होगी।
- यही वे चार क्षेत्र हैं जिनका विभिन्न व्यावसायिक सेटिंग्स मैं एक्ज़ीक्यूटिव समरी के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है।
- दस्तावेज़ की लंबाई के आधार पर एक्ज़ीक्यूटिव समरियों में अंतर हो सकता है, मगर सभी को अपेक्षाकृत संक्षिप्त ही होना चाहिए। आपका उद्देश्य होना चाहिए कि कम से कम पढ़ने से अधिक से अधिक जानकारी मिल सके। यदि आपको अपनी समरी में विस्तृत सूचनाएँ देनी ही हों, तब अपने सबसे प्रमुख मुद्दे, जैसे कि आपके निष्कर्ष और संस्तुतियाँ, सबसे पहले दीजिये।
रेफरेन्स
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