Een samenvatting schrijven voor een zakelijk voorstel

De samenvatting is het belangrijkste onderdeel van een zakelijk document. Het is het eerste (en vaak enige) onderdeel dat anderen zullen lezen en het laatste deel dat je moet schrijven. Het is een kort overzicht van het volledige document, gemaakt om drukke mensen die je document zullen lezen in een oogopslag te laten zien hoeveel ze moeten lezen en welke actie waarschijnlijk ondernomen moet worden.

Methode 1

Methode 1 van 2:

De basis

Pdf downloaden

1
Begrijp dat een samenvatting een kort overzicht van een zakelijk stuk is. ‘Kort’ en ‘overzicht’ zijn hier de woorden waar het om gaat. De samenvatting is op geen enkele manier allesomvattend en is ook geen vervanging van het originele stuk. Een samenvatting moet niet langer zijn dan 10% van het originele document. Probeer tussen de 5% en 10% uit te komen.
- Een samenvatting is iets anders dan een uittreksel. Een uittreksel geeft de lezer overzicht en oriëntatie, terwijl een samenvatting meer de kern uitdrukt en richting geeft. Uittreksels worden vaker in academische stukken gebruikt, samenvattingen meer voor zakelijke doeleinden.
2
Zorg ervoor dat je je houdt aan de richtlijnen voor stijl en structuur. De meeste invloedrijke bronnen inzake samenvattingen zijn het erover eens dat bepaalde richtlijnen voor stijl en structuur toegepast moeten worden. Dit zijn onder andere:
- Alinea’s moeten kort en bondig zijn.
- Samenvattingen moeten zonder het originele rapport te hebben gelezen begrijpelijk zijn.
- Samenvattingen moeten geschreven worden op een manier die aansluit bij het publiek waarvoor de tekst geschreven is.
Een samenvatting moet een duidelijk probleem definiëren, of het nou gaat over supply-chain management of over marketing campagnes in het buitenland. Duidelijke probleemdefinitie is met name belangrijk in samenvattingen, omdat de onderliggende documenten vaak geschreven zijn door technici, die weinig begrip hebben van conceptuele zaken. Zorg ervoor dat het probleem in heldere, begrijpelijke woorden is gesteld.
Een probleem heeft altijd een oplossing nodig. Om een duidelijke doelstelling af te leveren (en een reden om de zaak te financieren), moet je de oplossing op zo’n manier presenteren dat daarmee in feite het probleem is opgelost. Als je probleem niet duidelijk omschreven is, is je oplossing waarschijnlijk ook niet zinnig.
5
Gebruik beeld, opsommingen, koppen, als dat het document beter door te bladeren maakt. Een samenvatting is geen essay; het hoeven geen lange blokken tekst te zijn. Als ze het begrip vergroten zit je op de goede weg:
- Beeld. Een goed neergezet beeld dat precies de aard van het probleem van de klant belicht kan de kern van een samenvatting duidelijk maken. Het stimuleren van het visuele is vaak net zo effectief als de analyse.
- Opsommingen. Lange stukken informatie kunnen in beter behapbare opsommingen worden opgedeeld.
- Koppen. Organiseer de thema’s in de samenvatting zo nodig onder kopjes. Dit helpt de lezer op het spoor te blijven als ze aan de samenvatting beginnen.
Jargon is de vijand van begrip. Het is alleen nogal populair in de zakenwereld. Woorden als ‘interface’, ‘hefboomwerking’, ‘kerncompetenties’ en dergelijke zijn allemaal worden die vermeden zouden moeten worden. Ze verdoezelen de ware bedoeling en maken de samenvatting vaag en ongespecificeerd.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 2:

De inhoud

Pdf downloaden

Omdat de samenvatting een ander document samenvat, moet je vertrouwd zijn met het originele stuk om in staat te zijn om het samen te persen in een hanteerbare en informatieve versie. Of dat originele document een rapport is, een business plan, een voorstel, een handleiding of iets anders, loop er doorheen en zoek de hoofdlijnen.
2
Schrijf een kort overzicht Wat is de doelstelling van het bedrijf dat het document ondersteunt, of van het originele document zelf? Wat is de reikwijdte?
- Voorbeeld: Women World Wide is een non-profit organisatie die alle vrouwen ter wereld wil verbinden door middel van effectieve oplossingen voor huiselijk geweld, en door een steunnetwerk aan te bieden voor slachtoffers van huiselijk geweld. Werkend vanuit het hoofdkwartier in Alberta, Canada, zijn verwijzingen ontvangen van vrouwen uit 170 landen overal ter wereld.”
3
Zorg voor een klinkende binnenkomer. Dit is waarschijnlijk het meest belangrijke onderdeel van de samenvatting. In één of twee zinnen moet je de lezer duidelijk maken wat er zo bijzonder is aan jouw zaak. Waarom is het de aandacht, handel of samenwerking van de mensen die de samenvatting lezen waard?
- Misschien is Michael Jordan een klant van je en heeft hij je product gratis op Twitter aangeprezen. Misschien ben je net een samenwerking met Google aangegaan. Misschien heb je net een patent toegewezen gekregen, of misschien heb je net een grote order binnengesleept.
- Soms is een kort citaatje of een ervaring van iemand genoeg. Het gaat erom de aandacht van je publiek te grijpen, de zaak zo respectabel mogelijk neer te zetten en de lezer de rest van het document in te trekken.
4
Definieer het grotere probleem. Het eerste echte onderdeel van een samenvatting is de discussie over een probleem, dus omschrijf het probleem dat door jouw product of dienst wordt aangepakt. Zorg ervoor dat het probleem zo helder mogelijk is omschreven. Een slecht omschreven probleem komt niet overtuigend over en zal jouw oplossing niet met de hoogste impact neerzetten.
- Voorbeeld: “Los Angeles is verstopt door verkeer. Op het centrum van Washington DC na, is de verkeersdrukte in Los Angeles de ergste in het land. Dat is niet alleen vervelend. De smog en vervuiling door de verkeersdrukte vermindert de productiviteit van mensen, verhoogt de astmaniveaus en zorg langzaam maar zeker voor een ernstig gezondheidsprobleem. Er zijn meer auto’s in LA dan mensen die oud genoeg zijn om erin te rijden.”
5
Kom met jouw unieke oplossing. Het grote probleem is het gemakkelijke stuk. Nu moet je de lezer ervan overtuigen dat je een oplossing hebt voor het grote probleem. Als je deze twee ingrediënten presenteert, zit je op het spoor van een superidee.
- Voorbeeld: “Innotech heeft een baanbrekend verkeerscontrolesysteem ontworpen, waardoor de tijd die nodig is om te forensen minuten korter wordt door het installeren van gepatenteerde ‘slimme lussen’ in de voorsorteerstroken voor stoplichten, die de hoeveelheid auto in een bepaalde tijd registreren en de lichten op die basis bedienen. Automobilisten hoeven niet langer minutenlang voor een stoplicht te staan, terwijl het groene licht aan de andere kant aanstaat voor een rij met nul auto’s.”
Ga verder in op het grote probleem door statistieken voor jouw bedrijfstak op te nemen. Let op dat je je niet groter voordoet dan je bent! Het feit dat er in industrie voor medische apparatuur jaarlijks $100 miljard omgaat, zegt niets omdat jouw nieuwe medische apparaat maar een klein stukje van die industrie bedient. Hak het in realistische stukjes marktaandeel.
7
Benoem je unieke verkoopvoorstel. Dit is waar je nader ingaat op jouw unieke oplossing. Waarom is jou product of dienst beter dan die van de concurrentie? Misschien omdat jouw thuiszorgorganisatie dokters naar de menen thuis stuurt in plaats van verpleegkundig specialisten, of misschien omdat jij garandeert dat mensen dezelfde dag worden geholpen zodat je niet vooruit hoeft te plannen. Leg uit waarom je speciaal bent.
- Voorbeeld: “Intellilight heeft de toegevoegde waarde om direct te signaleren wanneer niemand thuis is. Als een licht is blijven branden in een lege kamer, wordt dat automatisch uitgedaan en weer aan zodra beweging in de kamer wordt waargenomen. Dit bespaart de klant geld op de elektriciteitsrekening en verspilt minder energie."
Sommige samenvattingen hebben geen bedrijfsmodel nodig (non-profit organisaties hebben bijvoorbeeld meestal geen bedrijfsmodel). Maar als jouw zaak er wel één heeft, moet het bedrijfsmodel helder en makkelijk te volgen zijn. In feite beantwoord je de vraag “Hoe krijg je het voor elkaar dat mensen geld uit hun portemonnee aan jou geven?” Houd het model simpel, vooral in de samenvatting. Een snelle samenvatting is alles wat nodig is.
Afhankelijk van de sector waarin je werkt, kan dit één van de belangrijkste onderdelen van je samenvatting zijn. Je investeerders of bankiers stellen vertrouwen in het team, niet in het idee. Ideeën zijn gemakkelijk te bedenken, maar het uitvoeren van die ideeën kan alleen gedaan worden door een sterk team. Laat meteen zien waarom jouw team de ervaring en kennis heeft om je businessplan uit te voeren.
10
Lever een financiële onderbouwing en voorspelling om je claims te onderbouwen, gebaseerd op jouw markt, businessmodel en prestaties in het verleden. Je moet een financieel plaatje van onderaf ontwikkelen. Het punt van die voorspellingen is om je competentie en je vermogen aan te geven om een financieel plaatje te schetsen op basis van gegronde aannames.
- Besteed, als je een plan maakt voor een groep investeerders, hier niet te veel tijd aan, omdat ze weten dat je geen idee hebt van de hoeveelheid geld die je kunt gaan verdienen. Investeerders nemen over het algemeen geen wel/niet beslissingen op basis van jouw financiële plaatje. Ze maken uiteindelijk hun eigen financiële afwegingen.
Nu is het moment om een investering of lening te vragen, afhankelijk van het doel van je samenvatting. Je zou nog een keer kunnen uitleggen waarom jouw bedrijf waarde toevoegt. Herinner de lezer aan het grote probleem dat je gaat oplossen en aan je mogelijke marktaandeel. Benadruk tenslotte nog een keer je team en het vermogen om de klus te klaren. Vraag om de hoeveelheid geld die nodig is om de volgende belangrijke mijlpaal voor je zaak te bereiken. Laat niet zien hoeveel aandelen je bereid bent op te geven of welke rente je bereid bent te betalen. Dit moet later in persoonlijke onderhandelingen worden gedaan.
12
Lees je samenvatting nog een keer door. Als je de basis hebt geschreven, lees die dan zorgvuldig door. Je moet de samenvatting extra zorgvuldig controleren. Denk, terwijl je terugleest, aan het publiek voor je stuk. Zorg ervoor dat nieuwe verwijzingen uitgelegd worden en dat de taal duidelijk is voor iemand die niet bekend is met het onderwerp. Herschrijf waar nodig.
- Laat iemand anders met een frisse blik je samenvatting lezen, met speciale aandacht voor:
  - Duidelijkheid. Zijn de woorden duidelijk, de ideeën duidelijker en is de samenvatting vrij van jargon?
  - Fouten. Grammatica- interpunctie- en spelfouten kunnen nog aanwezig zijn. Het kan ook een goed idee zijn om iemand de getallen en statistieken te laten dubbelchecken.
  - Kracht. Vertalen de ideeën zich tot een spannend voorstel? Waar gaat het voorstel mank, als dat al zo is?
  - Samenhang. Welke delen gaan niet goed samen? Welke wel?
Advertentie

Tips

Hoe drukker de samenvatting is, des te minder wordt hij gelezen.
Kijk of je iets hebt aan de documentsjablonen die in de meeste tekstverwerkingssoftware beschikbaar zijn om op gang te komen.
Deze vier onderdelen kunnen ook worden gebruikt voor samenvattingen in verschillende zakelijke omgevingen.

Advertentie