Come Scrivere un Riassunto Esecutivo

Un riassunto esecutivo è la componente più importante di un documento aziendale. È la prima parte (e a volte l'unica) che gli altri leggono, e l'ultima che dovresti scrivere. Si tratta semplicemente di una breve sintesi del documento, e viene scritta soprattutto per i lettori indaffarati che se lo ritroveranno tra le mani. A una prima occhiata, sapranno se proseguire con la lettura e capiranno quali sono le azioni che probabilmente dovranno implementare.

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Le Basi

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Devi innanzitutto sapere che un riassunto esecutivo è una breve rassegna di un documento aziendale. Le parole chiave, in questo caso, sono rassegna e breve. Il riassunto esecutivo non è affatto esauriente, e non sostituisce nemmeno il documento originale. Rispetto al testo vero e proprio, la lunghezza non dovrebbe mai essere superiore al 10%. Di conseguenza, fai in modo che il suo contenuto sia pari al 5-10% del documento.
- Un riassunto esecutivo è diverso da un abstract. Un abstract offre una panoramica generale e orienta il lettore, mentre un riassunto esecutivo fondamentalmente è una sintesi. Gli abstract solitamente vengono scritti in ambienti accademici, invece i riassunti esecutivi in genere sono tipici del mondo degli affari.
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Assicurati che aderisca a certe linee guida stilistiche e strutturali. La maggior parte degli autori di riassunti esecutivi che hanno autorità in materia è d'accordo sul fatto che vadano applicate certe regole per quanto riguarda lo stile e la struttura. Eccone alcune:
- I paragrafi dovrebbero essere brevi e concisi.
- I riassunti esecutivi dovrebbero avere senso anche per chi non ha letto la relazione originale.
- I riassunti esecutivi vanno scritti in un linguaggio appropriato per il lettore di riferimento.
Un riassunto esecutivo deve esprimere chiaramente una questione, che riguardi la gestione della catena di distribuzione o campagne di marketing all'estero. I riassunti esecutivi, nello specifico, richiedono definizioni chiare dei problemi. Infatti, i documenti su cui si basano, ovvero le richieste di preventivo o offerta, spesso vengono scritti da specialisti tecnici che non hanno familiarità con le questioni concettuali. Assicurati che il problema venga definito in termini chiari e comprensibili.
Un problema richiede sempre una soluzione. Per riuscire ad affermare una dichiarazione d'intenti (e un motivo per finanziare l'iniziativa), devi presentare la soluzione in un modo che contrasti effettivamente il problema. Se non lo definisci chiaramente, è meno probabile che la tua soluzione avrà senso.
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Se il documento è più facile da scorrere in questo modo, usa grafici, elenchi puntati e titoli. Un riassunto esecutivo non è un saggio. Non devi scrivere lunghi blocchi di testo. Se migliorano la comprensione o facilitano una lettura per sommi capi, puoi usare:
- Grafici. Un grafico collocato al posto giusto e che illustra la natura precisa del problema del cliente potrebbe far capire subito la ragione del riassunto. Stimolare il senso della vista spesso è tanto efficace quanto stimolare il senso analitico.
- Elenchi puntati. Le lunghe liste di informazioni possono essere spezzate in elenchi puntati più digeribili.
- Titoli e sezioni. Se necessario, organizza le tematiche del riassunto per titoli e sezioni. Questo permetterà al lettore di orientarsi mentre legge il riassunto.
Il gergo è nemico della comprensione. Tuttavia, spesso è molto diffuso nel mondo degli affari. Espressioni come "interfaccia", "leverage", "competenza distintiva" e "strategia della burning platform" vanno tutte evitate con cura. Rendono incomprensibile il vero significato e possono far sembrare il riassunto vago e sprovvisto di dettagli.
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I Dettagli

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Dal momento che il riassunto esecutivo sintetizza un altro documento, devi avere una buona familiarità con il testo originale per condensarlo in una versione gestibile e informativa. Che il documento originale sia una relazione, un business plan, una proposta, un manuale o un altro tipo di testo, rileggilo e cerca le idee principali.
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Scrivi un breve paragrafo introduttivo. Qual è lo scopo dell'impresa che sponsorizza il documento o del testo originale stesso? Qual è il suo obiettivo?
- Esempio: "L'Associazione X è un'organizzazione no profit il cui intento è quello di instaurare una rete mondiale tutta femminile e offrire soluzioni efficaci contro la violenza domestica. Inoltre, ha l'obiettivo di offrire una rete di supporto alle donne che ne sono state vittime. Nonostante le operazioni avvengano presso i quartieri generali, che si trovano a Roma, all'associazione hanno aderito donne provenienti da oltre 170 Paesi sparsi in tutto il globo".
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Fai in modo che l'introduzione sia interessante. Questa sezione probabilmente è la parte più importante dell'intero riassunto esecutivo. In due o tre frasi, dovresti spiegare al lettore il motivo per cui la tua azienda è speciale. Perché si merita un'analisi, una partecipazione o una collaborazione da parte dei lettori?
- Magari tra i tuoi clienti c'è una celebrità, e ha pubblicizzato il tuo prodotto gratuitamente su Twitter. Forse hai firmato da poco un accordo di partnership con Google. Magari hai appena ricevuto un premio per un brevetto o concluso la tua prima grande vendita.
- A volte, basta una semplice citazione o testimonianza. Il segreto è attirare l'attenzione del pubblico, far sembrare il business il più rispettabile possibile e incuriosire il lettore affinché legga il resto del documento.
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Definisci il problema principale. La discussione del problema è il primo vero ingrediente di un riassunto esecutivo, quindi definisci l'utilità dei tuoi prodotti/servizi per risolverlo. Assicurati di spiegarlo il più chiaramente possibile. Un problema illustrato male non sembra convincente, e, di conseguenza, la tua soluzione non avrà lo stesso impatto che dovrebbe avere.
- Esempio: "Roma è stata paralizzata dal traffico. Sono poche le città italiane in cui questo problema ha una portata così considerevole. E il problema non è solo lo stress. Lo smog e l'inquinamento causati dagli ingorghi riducono la produttività dei lavoratori, aumentano il rischio di soffrire d'asma e generano lentamente gravi problemi di salute. A Roma, ci sono più macchine che persone adulte per guidarle".
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Offri una soluzione unica. Illustrare il problema è facile. Ora, devi persuadere il lettore di avere a portata di mano una soluzione unica per risolverlo. Con questi due ingredienti, avrai una proposta solida dalla tua.
- Esempio: "Innotech ha creato un sistema innovativo per controllare il traffico. I nostri sensori brevettati sono stati installati su strade con transito regolato da semafori. Analizzano la quantità di macchine su ogni singola carreggiata e dirigono il traffico di conseguenza. In questo modo, i tempi di spostamento si riducono considerevolmente. Gli automobilisti italiani non dovranno più perdere tempo al semaforo rosso, fissando inerti le strade vuote a cui il semaforo ha dato il via libera".
Elabora ulteriormente il problema iniziale fornendo delle statistiche riguardanti la tua industria. Attento a non fingere di avere un mercato più grande di quanto lo sia effettivamente. Il fatto che il settore dei dispositivi medici fatturi 100 miliardi di euro annuali non significa niente, perché le tue nuove attrezzature verranno comprate solo da un piccolo segmento di mercato. Fai dei calcoli basati su un potenziale di mercato realistico.
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Incorpora una proposta di vendita unica. A questo punto, devi elaborare la tua soluzione originale. Quali sono le caratteristiche che danno un vantaggio competitivo al tuo prodotto o servizio? Magari offri un servizio di riparazioni di computer a domicilio e mandi degli ingegneri laureati nelle case dei clienti, non dei tecnici; forse sei in grado di garantire delle visite lo stesso giorno della prenotazione, in modo da non doverle fissare con largo anticipo. Sottolinea il motivo per cui sei speciale.
- Esempio: "Intellilight offre un beneficio aggiuntivo: i suoi sensori sono in grado di rilevare la presenza di persone in uno spazio. Se una luce viene lasciata accesa in una stanza vuota, il sistema la spegne automaticamente, per poi riaccenderla quando rileva nuovamente movimenti nella camera. Ciò permette al cliente di risparmiare sulle bollette della luce, e lo spreco di energia è inferiore".
Alcuni riassunti esecutivi non richiedono un modello di business (ne sono un esempio le organizzazioni no profit e non governative). Tuttavia, se il tuo ne ha bisogno, il modello deve essere chiaro e facile da seguire. In pratica, devi rispondere alla domanda "Come convincerai le persone a tirare fuori il portafoglio e darti i propri soldi?". Il modello deve essere semplice, soprattutto in un riassunto esecutivo. Un breve riassunto è tutto quello che ci vuole.
A seconda del settore, questa può essere una delle parti più importanti del riassunto esecutivo. Gli investitori o le istituzioni bancarie ripongono la propria fiducia in una squadra, non in un'idea. Le idee vanno e vengono, ma l'implementazione può essere fatta solo da un team forte. Dimostra rapidamente il motivo per cui la tua squadra ha l'esperienza e la conoscenza necessarie per concretizzare il business plan.
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Fornisci delle proiezioni finanziarie per sostenere le tue affermazioni. In base al tuo mercato, al tuo modello di business e alla tua performance storica, devi sviluppare delle previsioni finanziarie ascendenti. Lo scopo di queste proiezioni è semplicemente quello di dimostrare le tue competenze e la tua capacità di realizzare previsioni economiche basate su una solida serie di presupposti.
- Se il tuo piano è rivolto a un gruppo di investitori, non sprecare troppo tempo per questa parte, perché sanno che tu non hai la più pallida idea dei possibili guadagni futuri. Gli investitori solitamente non prendono una decisione definitiva in base alle proiezioni finanziarie che leggono, fanno delle previsioni proprie.
A questo punto, devi richiedere un investimento o un prestito, questo dipende dallo scopo del riassunto esecutivo. Dovresti riaffermare il motivo per cui la tua impresa genera valore. Ricorda al lettore che sei in grado di risolvere grandi problemi e che hai un certo potenziale di mercato. Infine, riponi l'enfasi sulla tua squadra e sulla sua capacità di portare a termine il lavoro. Richiedi la somma di denaro necessaria per raggiungere i tuoi principali obiettivi aziendali. Non rivelare il capitale o il tasso d'interesse che sei disposto a versare. Questo dovrebbe essere fatto successivamente, durante una negoziazione faccia a faccia.
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Rileggi il riassunto. Dopo aver scritto le parti principali, rileggilo attentamente. Dovresti correggerlo con estrema attenzione. Mentre lo rileggi, considera anche i destinatari del documento. Assicurati di spiegare le parti che non conoscono e che il linguaggio sia chiaro per una persona che ha poca familiarità con l'argomento. Riscrivilo in base alle tue esigenze.
- Chiedi a un'altra persona di rileggere il riassunto esecutivo, prestando particolare attenzione a:
  - Chiarezza. Le parole e le idee sono chiare? Il riassunto non contiene espressioni gergali?
  - Errori. Gli errori grammaticali, di punteggiatura e ortografici potrebbero abbondare. È inoltre preferibile chiedere a qualcuno di verificare le cifre e le statistiche.
  - Efficacia. Le idee si traducono in una presentazione interessante? Ci sono punti in cui diventa piatta?
  - Coerenza. Quali parti non sono coerenti? Quali lo sono?
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Consigli

Più impegnato è il lettore, meno probabilità ci sono che leggerà il riassunto. Scrivi di conseguenza.
I modelli di documento reperibili nella maggior parte dei programmi di videoscrittura possono aiutarti a iniziare.
I riassunti esecutivi potrebbero variare in base alla lunghezza del documento di partenza, ma dovrebbero sempre essere relativamente brevi. Il tuo obiettivo è quello di inserire il maggior numero possibile di informazioni in uno spazio minimo o moderato. Se includi dei dettagli nel riassunto, inserisci all'inizio i punti più importanti, come le tue considerazioni e raccomandazioni.
Questi suggerimenti possono essere usati per scrivere riassunti esecutivi in una gran varietà di contesti di business.