Eine Kurzfassung schreiben

Eine Zusammenfassung ist der wichtigste Teil eines Geschäftsdokuments. Es ist das Erste (und manchmal das Einzige), was von anderen gelesen wird und das Letzte, was du schreiben solltest. Es ist einfach eine kurze Zusammenfassung des Dokuments, sodass vielbeschäftigte Leute, die das Dokument lesen werden, auf einen Blick informiert sind und über zu erwartende Maßnahmen Bescheid wissen. Basierend darauf können sie dann entscheiden, mehr zu lesen.

Methode 1

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Grundlagen

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Sei dir darüber im Klaren, dass einExecutive Summary eine kurze Zusammenfassung eines Geschäftsdokuments ist. "Kurz" und "Zusammenfassung" sind hier Schlüsselbegriffe. Dein Executive Summary wird nicht umfassend sein, und auch kein Ersatz für das ursprüngliche Dokument. Ein Executive Summary sollte nie mehr als 10% der Länge des ursprünglichen Dokuments überschreiten. Ziel darauf ab, die Länge auf zwischen 5% und 10% der Länge des Hauptdokuments zu beschränken.
- Ein Executive Summary oder wenn du willst, eine Zusammenfassung, unterscheidet sich von einem Abstract. Ein Abstract gibt dem Leser eine Übersicht und Orientierung, während ein Executive Summary dem Leser eher eine Zusammenfassung gibt. Abstracts werden häufiger für eine akademische oder wissenschaftliche Arbeit geschrieben, während Zusammenfassungen mehr für geschäftliche Zwecke verwendet werden.
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Stell sicher, dass es bestimmten stilistischen und strukturellen Richtlinien entspricht. Die meisten Leute mit Autorität, die Zusammenfassungen schreiben, bestätigen, dass bestimmte stilistische und strukturelle Richtlinien gelten sollten. Dazu gehören:
- Absätze sollten kurz und präzise sein.
- Zusammenfassungen sollten Sinn machen, auch wenn jemand das ursprüngliche geschäftliche Dokument nicht gelesen hat.
- Zusammenfassungen sollen in einer für das Zielpublikum geeigneten Sprache geschrieben werden.
Eine Zusammenfassung muss ein Problem klar definieren. Es könnte sich beispielsweise auf das Lieferkettenmanagement oder Marketingkampagnen im Ausland beziehen. Zusammenfassungen müssen insbesondere klare Definitionen von Problemen enthalten, da sie oft auf Dokumenten wie Ausschreibungen (RFP) beruhen, die von Technikern mit wenig Verständnis für konzeptionelle Fragen geschrieben werden. Stell sicher, dass das Problem klar und verständlich definiert ist.
Ein Problem ist immer Voraussetzung für eine Lösung. Um deinen Zweck zu vermitteln (und einen Grund für die Finanzierung des Unternehmens), musst du deine Lösung präsentieren, sodass das Problem effektiv in Angriff genommen werden kann. Wenn dein Problem nicht eindeutig beschrieben ist, ist es weniger wahrscheinlich, dass deine Lösung sinnvoll erscheinen wird.
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Verwend Grafiken, Auflistungen und Überschriften, wenn es dadurch einfacher wird, das Dokument zu überfliegen. Eine Zusammenfassung ist kein Essay; es muss keine langen Textblöcke enthalten. Wenn sie zu einem besseren Verständnis beitragen oder die Zusammenfassung schneller überflogen werden kann, ist es okay, solche Methoden zu verwenden:
- Grafiken. Eine gut platzierte Grafik, die das Problem des Kunden präzise illustriert, könnte den Zweck der Zusammenfassung unmissverständlich klarmachen. Du kannst oft die visuelle Wahrnehmung genauso effektiv stimulieren, wie den analytischen Sinn.
- Aufzählungszeichen. Lange Listen mit Informationen können zur Vereinfachung mit Aufzählungszeichen aufgegliedert werden.
- Überschriften. Organisier die Themen der Zusammenfassung ggfs. mit Überschriften. Dies wird helfen und für den Leser übersichtlicher sein, wenn er sich mit deiner Zusammenfassung befasst.
Fachsprache ist der Feind des Verstehens. Sie ist jedoch in der Geschäftswelt wirklich populär. Beispielsweise sind Wörter wie "Interface", "Leverage", "Kernkompetenz" und "Burning Platform" alle Wörter, die du vermeiden solltest. Sie können die wahre Bedeutung verdecken und dadurch die Zusammenfassung schwächen und Besonderheiten nicht angemessen hervorheben.
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Methode 2

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Einzelheiten

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Da die Zusammenfassung eine Zusammenfassung eines anderen Dokuments ist, musst du mit dem Originaldokument ziemlich vertraut sein, um es auf eine überschaubare und informative Version zu verdichten. Du solltest dein Dokument nochmals durchdenken, egal, ob das Originaldokument ein Bericht, Geschäftsplan, Angebot, eine Anleitung oder ein anderes Dokument ist. Konzentrier dich dabei auf seine wichtigsten Ideen.
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Schreib eine kurze Zusammenfassung. Was ist der Zweck der Firma, die das Dokument fördert oder das ursprüngliche Dokument selbst unterstützt? Was sind die Entfaltungsmöglichkeiten?
- Beispiel: ""Women WorldWide ist eine gemeinnützige Organisation, die Frauen auf der ganzen Welt effektive Lösungen für häusliche Gewalt bietet. Sie bietet auch ein Netz der Unterstützung für diejenigen, die unter häuslicher Gewalt leiden. Die Organisation hat ihren Sitz in der Provinz Alberta, Kanada, und erhielt Empfehlungen von Frauen in 170 Ländern weltweit.""
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Glänz mit deinem Unternehmen. Dieser Abschnitt ist wahrscheinlich der wichtigste Bestandteil deiner gesamten Zusammenfassung. In zwei oder drei Sätzen solltest du dem Leser sagen, warum dein Unternehmen etwas Besonderes ist. Warum verdient es die Aufmerksamkeit, die Geschäftsbeziehung oder Partnerschaft der Leser der Zusammenfassung?
- Vielleicht hast du Katharina Witt als Kunde und sie hat dein Produkt auf Twitter kostenlos gutgeheißen und unterstützt. Vielleicht hast du gerade einen Partnerschaftsvertrag mit Google unterzeichnet. Oder bist du ein Patenteigner geworden, oder hast gerade deinen ersten Großauftrag erhalten.
- Manchmal genügt ein einfaches Angebot oder eine Empfehlung. Der Schlüssel ist, die Aufmerksamkeit deines Publikums zu erhalten, das Geschäft so seriös wie möglich zu präsentieren, und das Interesse der Leser für den Rest des Dokuments zu wecken.
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Beschreib das große Problem. Der erste echte Bestandteil einer Zusammenfassung ist die Debatte über ein Problem. Versuch also das Problem zu erklären, dass dein Produkt bzw. deine Dienstleistungen in Angriff nehmen. Stell sicher, dass das Problem so klar wie möglich definiert ist. Ein falsch definiertes Problem wird nicht überzeugend klingen und deine Lösung wird daher nicht wirkungsvoll genug erscheinen.
- Beispiel: ""Los Angeles erstickt an Autos. Abgesehen von der Situation in Metro DC, hat Los Angeles den schlimmsten Verkehr in der Nation. Es ist nicht nur ärgerlich. Der Smog und die Umweltverschmutzung durch die Staus reduzieren die Produktivität der Arbeitswelt, Asthmafälle sind immer häufiger, und es gibt ernsthafte Gesundheitsprobleme. In L.A. gibt es mehr Autos als Menschen, die alt genug sind, sie zu fahren.""
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Liefer deine einzigartige Lösung. Das große Problem ist einfach darzustellen. Jetzt musst du aber den Leser davon überzeugen, dass dir eine einzigartige Lösung für das Problem eingefallen ist. Wenn du diese beiden Zutaten bereitstellen kannst, hast du das Konzept zu einer großartigen Idee.
- Beispiel: ""Innotech schuf eine bahnbrechende Verkehrssteuerung, mit deren Hilfe sich die tägliche Fahrzeit zwischen Arbeit und Daheim erheblich reduziert. Das System verwendet patentierte "intelligente Netze" in Ampel-Spuren, die die Anzahl der Autos in einer bestimmten Spur lesen und den Verkehr entsprechend regeln. Autofahrer in Amerika müssen nicht mehr ewig an einer roten Ampel stehen, während der Verkehr in die andere Richtung mit Grünlicht freigegeben ist, aber keine Autos da sind.""
Geh auf das Problem durch die Bereitstellung von Statistiken für deine Branche näher ein. Stell sicher, dass du die dein tatsächliches Marktpotenzial kennst! Die Tatsache, dass die Medizintechnik in Deutschland in 2011 eine Umsatzsteigerung auf $48 Milliarden erreicht hat, ist unbedeutend, denn dein neues medizinisches Gerät wird nur einem kleinen Segment der Industrie dienen. Schlüssel ein realistisches Marktpotenzial auf.
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Integrier dein einzigartiges Verkaufsangebot. Hier kannst du deine gut ausgearbeitete und einzigartige Lösung präsentieren. Was ist das Besondere an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung im Vergleich zur Konkurrenz? Vielleicht bietet dein Gesundheitspflegeservice eine Garantie, tatsächlich Ärzte in Privathäuser zu schicken, anstatt “nur” einer Krankenschwester, oder vielleicht garantierst du den Besuch am selben Tag, sodass keine weitere Terminplanung nötig ist. Weis auf alle Besonderheiten im Vergleich zur Konkurrenz hin.
- Beispiel: "Intellilight hat den zusätzlichen Vorteil zu erkennen, wenn niemand zuhause ist. Wenn in einem leeren Raum ein Licht eingeschaltet bleibt, wird es automatisch ausschaltet und wieder einschaltet, wenn es Bewegung im Raum erkennt. Dadurch kann der Kunde die Stromrechnung reduzieren und es wird weniger Energie vergeudet."
Nicht jedes Executive Summary braucht ein Geschäftsmodell. (Gemeinnützige Organisationen, nicht gewerbsmäßige und NGOs werden wahrscheinlich keinen Businessplan haben.) Aber wenn du einen solchen hast, muss dein Geschäftsmodell klar und leicht verständlich sein. Im Wesentlichen beantwortest du die Frage, "Wie wirst du deinen Kundenkreis überzeugen, von dir zu kaufen?" Das Modell sollte vor allem im Executive Summary einfach sein. Eine kurze Zusammenfassung ist alles, was benötigt wird.
Je nachdem, welche Branche betroffen ist, kann dies einer der wichtigsten Bestandteile deiner Zusammenfassung sein. Deine Investoren oder Banken setzen ihr Vertrauen in das Team, nicht die Idee. Nichts ist einfacher, als Ideen zu bekommen, aber diese Ideen umzusetzen, erfordert ein starkes Team. Zeig in Kürze, warum dein Team die Erfahrung und das Wissen hat, deinen Businessplan auszuführen.
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Leg deine finanziellen Erwartungen dar, um deine Ansprüche zu unterstützen. Basierend auf deinem Markt, deinem Geschäftsmodell und deiner historischen Leistung, musst du eine finanzielle Bottom-Up-Prognose entwickeln. Bei deiner Prognose geht es einfach darum, deine Kompetenz zu demonstrieren und deine Fähigkeit, eine Finanzplanung auf der Grundlage von soliden Annahmen zu erstellen.
- Wenn dein Plan für eine Gruppe von Investoren ist, verwend nicht zu viel Zeit mit diesem Abschnitt. Die Investoren wissen, dass du keine Ahnung haben kannst, wie viel Geld du verdienen könntest. Investoren treffen in der Regel keine endgültige Entscheidung auf der Grundlage deiner Finanzplanung. Sie machen im Wesentlichen ihre eigene Finanzplanung.
Jetzt ist es Zeit, entweder eine Kapitalanlage oder einen Kredit zu ersuchen, je nach Zweck der Zusammenfassung. Du solltest noch einmal erwähnen, warum dein Unternehmen die Investition wert ist. Erinner die Leser an das große Problem, das du lösen möchtest und an dein Marktpotenzial. Unterstreich schließlich die Fähigkeit deines Teams, die Arbeit zu erledigen. Frag nach dem benötigten Betrag, um den nächsten großen Meilenstein für dein Unternehmen zu erreichen. Gib nicht preis, wie viel Eigenkapital du ggfs. aufgeben willst oder welchen Zinssatz du zu zahlen bereit bist. Dies sollte später in persönlichen Verhandlungen erfolgen.
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Lies dein Executive Summary. Wenn du die Grundlagen geschrieben hast, lies es sorgfältig. Du solltest das Korrekturlesen der Zusammenfassung mit besonderer Sorgfalt durchführen. Zieh beim Lesen auch dein Publikum für das Dokument in Betracht. Stell sicher, dass alle neuen Referenzen erläutert werden. Die Schreibweise sollte auch für jemand verständlich sein, für den dieses Thema neu ist. Mach bei Bedarf Änderungen.
- Lass jemand anderes deine Zusammenfassung lesen, wobei besonders auf Folgendes geachtet werden sollte:
  - Klarheit. Ist der Text klar. Sind die Ideen gut erklärt und enthält die Zusammenfassung keine Fachausdrücke?
  - Fehler. Grammatikalische Fehler, Fehler bei der Zeichensetzung und Rechtschreibfehler könnte es geben. Es ist auch eine gute Idee, jemanden die Zahlen und Statistiken überprüfen zu lassen.
  - Eindringlichkeit. Werden die Ideen in einer mitreißenden Verkaufspräsentation dargelegt? Wo kommt die Präsentation nicht gut an, wenn überhaupt?
  - Kohärenz. Welche Teile passen nicht zusammen? Welche Teile sind folgerichtig?
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Tipps

Je geschäftiger der Leser, desto weniger wird er oder sie wahrscheinlich lesen. Schreib dementsprechend.
Versuch die Dokumentvorlagen, die meistens in Textverarbeitungssoftware enthalten sind. Sie können dir beim Einstieg vielleicht helfen.
Ein Executive Summary kann mit der Länge des Hauptdokuments variieren, sollte jedoch immer relativ kurz sein. Es ist dein Ziel, möglichst viele Informationen in einen möglichst kurzen Text zum Lesen zu packen. Wenn du Details in deiner Zusammenfassung einschließt, sollten die wichtigsten Punkte zuerst kommen, wie Schlussfolgerungen und Empfehlungen.
Die gleichen vier Bereiche können für ein Executive Summary in einer Vielzahl von geschäftlichen Situationen verwendet werden.

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