エグゼクティブサマリーを書く方法

エグゼクティブサマリーとは事業計画概要とも呼ばれ、事業計画書の冒頭で計画の概要や全体像を要約した部分であり、業務文書として非常に重要な役目を果たします。読み手が最初に読むのがエグゼクティブサマリーであり、唯一読む部分である可能性も高いと言えます。エグゼクティブサマリーに取り掛かるのは、事業計画作成作業の最後にするべきでしょう。エグゼクティブサマリーは、文書の概要であり、どんなに忙しい人でもざっと目を通しただけで本文の内容が掴め、どういった措置が必要となるのかが分かる質に仕上げなければなりません。

方法 1

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エグゼクティブサマリーの基本

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エグゼクティブサマリーは業務文書の簡潔な概要であることを理解する　「簡潔」および「概要」は重要なキーワードとなります。エグゼクティブサマリーは、包括的である必要はなく、決して元の文書の代わりでもありません。エグゼクティブサマリーはオリジナル文書の長さの10％以上を超えてはなりません。5～10％の長さを目標にします。
- エグゼクティブサマリーは抄録ではありません。抄録は本文の概説および手引きですが、エグゼクティブサマリーは読み手に本文の概要を提示します。抄録は学術の分野で一般的な手法ですが、エグゼクティブサマリーはもっぱらビジネスの場で使用されます。
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規定の構造およびスタイルガイドに準拠する　エグゼクティブサマリーの専門家の意見は、以下の文体および構造をとることで一致しています。
- 各段落を簡潔にまとめること
- 本文を読まなくても理解できるものであること
- 対象とする読み手に相応しい言葉遣いで書くこと
サプライチェーン・マネジメントに関するものにしろ、海外でのマーケティングキャンペーンについてにしろ、エグゼクティブサマリーでは問題を明確に定義する必要があります。エグゼクティブサマリーでは、特に、問題の明確な定義が肝心です。事業計画書は提案依頼書（RFP）に対して作成されることが多いものの、RFPを準備することが多い技術者が必ずしも概念的な問題を把握しているとは限らないからです。問題の定義は必ず明確で分かりやすい言葉遣いで行います。
提起される問題には必ず解決策が必要です。提案書の目的（ベンチャー資金やプロジェクトの予算の理由）を主張するためには、問題を効果的に解決するソリューションを提示する必要があります。問題が明確に定義されていない場合は、ソリューションが意味をなさなくなる恐れがあります。
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速読しやすいフォーマットを使う　ざっと読みやすいように、説明図、箇条書き、見出しを活用しましょう。エグゼクティブサマリーはエッセイではありません。長々と文章で説明する必要はないのです。「理解の助け」になるなら、以下のような様々な工夫をこらして「素早く目を通す」ことができる構造にします。
- 図表：クライアントの問題の核心をつく図表で、概略が一目で理解できる工夫をします。視覚的なアピール方法が分析上の意味をより伝わりやすくすることがよくあります。
- 箇条書き：情報が多い場合、より咀嚼しやすい箇条書きに分割するとよいでしょう。
- 見出しの工夫：必要に応じて見出しを活用して議論の流れを整理します。効率よい見出しは内容を順を追って提示することで、読み手を混乱させません。
専門用語の多用は読み手の理解を妨げるものであり、最も避けるべき点です。ビジネスの場で乱用されている、「インターフェイス」、「レバレッジ」、「コアコンピテンシー」、および「バーニングプラットフォーム」といった用語はできるだけ避けるべきです。こういった用語は実情を曖昧にし、具体性が欠けている印象を与えます。
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方法 2

方法 2 の 2:

具体的な作成作業

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エグゼクティブサマリーは別の文書の要約であるため、読みやすく必要な情報が提示された凝縮版を作成するには、元の文書に精通しておくことが肝心となります。報告書、事業計画、提案書、マニュアル等、どんな文書であっても、まず精査し、主要な論旨を特定します。
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簡単な報告書を書く　文書を作成した会社の目的は何か、あるいは文書自体の目的は何か、また事業計画のスコープ（範囲）を明確にします。
- 例：「ウーメンワールドワイドは、世界中の女性を結び付け、家庭内暴力に対する効果的な解決策を模索し、家庭内暴力に苦しむ人々のための支援ネットワークを提供することを目的とした非営利組織です。カナダのアルバータ州を本部とし、世界170カ国の女性から推薦を受けています。」
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「つかみ」を最大利用する　「つかみ」の部分は、恐らくエグゼクティブサマリーの中で最も重要です。なぜこの企画が注目に値するのかを2、3文で伝えます。意図するビジネスの相手、あるいはパートナーがこの提案を精査すべき理由を明らかにします。
- 例えば、マイケル・ジョーダンがひいきにしてくれていて、無料で商品をTwitterで拡散してくれることが強みである場合もあるでしょう。Googleとパートナーシップ契約を締結したことも有利な武器になります。特許が下りた、大規模な販売実績を上げた等も盛り込むべき長所です。
- 単に見積もりを提示したり、クライアントのコメントを引用するだけで十分な場合もあります。重要なのは、読み手の興味を引き、自社のビジネスの優位な点をアピールし、残りの部分を読んでもらうことです。
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懸案事項を定義する　エグゼクティブサマリーの大切な役割は、問題についての議論であり、自社の製品・サービスが対象とする問題を解説するべきです。「可能な限り明確に」問題が定義されていることを確認しましょう。問題提起が不明瞭だと説得力を失い、提案するソリューションのインパクトも弱まります。
- 例：「ロサンゼルスは交通渋滞の問題を抱えており、ワシントンDC地区を除けば、ロサンゼルスの交通渋滞は全国で最悪であるとされています。渋滞は単にイライラを生むだけではありません。交通渋滞によるスモッグや大気汚染は、生産性を低下させ、喘息の発生率を高め、徐々に深刻な健康上の問題を引き起こす恐れがあります。ロサンゼルスにある車両の数は、運転することができる年齢の人口以上であると言われています。」
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独自のソリューションを提示する　問題提起は比較的容易に片づけられます。次は、その問題を解決することができる「独自のソリューション」を「説得力」のあるかたちで提示しなければなりません。この2つの点を考慮に入れると、素晴らしいアイデアを提示できるでしょう。
- 例：「イノテック社は、停滞した車線に、任意の車線を走る交通量を読み取り、交通を適宜効率よく誘導する特許取得済みの「スマートグリッド」を設置することで、通勤時間を数分短縮する画期的な交通管理システムを構築しました。スマートグリッドが設置された交差点では、ドライバーはもはや信号が緑の側の車線には交通量がないのに、赤の信号で何分も停車しなくてもよいのです。」
業界の統計情報を交えて問題を議論します。市場規模を実際より大きく誇張しないように注意しましょう！医療機器業界の市場が年間1千億ドルであるという事実は、提案する新しい医療機器が業界内の一分野のみにしか活用できない場合、さほど意味がありません。この場合は、現実的な潜在的市場規模に翻訳し直します。
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独自の販売戦略を提案する　ここは独自のソリューションを詳しく説明することができる箇所です。競合他社に比べてこの製品やサービスのどんな点が有利であるかを明らかにします。例えば、提案する在宅医療サービスでは、看護師の代わりに実際に医者を患者宅に派遣する、また、要請があれば必ずその日に往診するため、事前に予約を入れる必要がない、という利点をアピールします。なぜこのソリューションが特別であるかを指摘しましょう。
- 例：「インテリライトを使用する場合、部屋が無人であることを検出できるという利点があります。部屋に誰も居なくなると、自動的に照明が落とされ、室内に人の動きを検知すると再び点灯します。この機能により、電気代を節約することができ、エネルギーが無駄に消費されることがなくなります。」
エグゼクティブサマリーによっては、ビジネスモデルの説明は必要ありません（非営利団体、非利潤追求型ビジネス、NGOの場合）。しかし、営利目的の場合、ビジネスモデルを明確かつ簡潔に説明する必要があります。結論として、「顧客が財布を取り出して対価を払いたくなる理由」を明らかにします。エグゼクティブサマリーで触れる際は、ビジネスモデルは簡潔にまとめます。簡単な概略のみで十分です。
業界によっては、経営陣の紹介が、エグゼクティブサマリーの最も重要な部分の1つになります。投資家や銀行は、アイデアの優劣よりも、関与する人材を基に信頼性を見極めます。アイデアは誰にでも思いつきますが、アイデアを実行に移すのは強力なプロジェクトチームにしかできないためです。チームがビジネスプランを完遂する上で必要とされる経験と知識を備えていることを簡略に提示します。
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提案内容の財務予測を提示する　市場における業績、ビジネスモデル、過去の業績に基づいて、ボトムアップ型の財務予測を作成する必要があります。予測の提示においては、プロジェクト遂行能力と、健全な仮定に基づいて財政予測を構築する能力が問われます。
- 計画書が投資家グループ向けのものであれば、このセクションにあまり時間をかけるべきではないでしょう。投資家たちはどれくらいの儲けになるかは不明であることを熟知しています。通常、投資家は財務予測に基づいて決断を下すことはありません。基本的に独自の財政予測方法に基づいて判断します。
次に、エグゼクティブサマリーの目的に応じて、投資あるいは融資のいずれかを請求します。自社がなぜ付加価値を提供するのかを再論する必要があります。読み手の頭を悩ませる問題が解決しうること、そしてこのソリューションの潜在的市場価値を再び論じます。最後に、プロジェクトチームと任務を遂行することができる能力を再び強調します。あなたの会社が次の大きな目標を達成するために必要な金額を請求しましょう。どの程度の自社株を融通したり、融資の利率を受け入れる覚悟があるかについては、ここで明らかにする必要はありません。そういった議論は、後日直接詳細を詰める会合で行うべきです。
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原稿を見直す　基本を押さえた原稿が完成したら、慎重に読み直します。格別の注意を払って推敲するべきでしょう。読み手がどう受け取るかを考慮しながら見直します。最新の情報については判りやすく説明が加えられている事、そしてこの分野に明るくない人でもわかりやすく書かれている事を再確認します。必要に応じて修正を加えます。
- 他の人にエグゼクティブサマリーを読んでもらいます。その際、以下の観点から検討してもらいましょう。
  - 明瞭性：明確な言い回しがされているか、アイデアがはっきりと伝わるか、よく分からない専門用語が使われていないか。
  - 間違い：文法、句読点、誤字がないか。（別の人に事実確認や、数字や統計の整合性の再確認をしてもらうとよいでしょう。）
  - 説得力：興味が湧くような仕方でアイデアが提案されているか。流れが停滞した箇所はあるか、あるならどこか。
  - 一貫性：違和感を感じる箇所はあるか。どの箇所の収まりが悪いのか。
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ポイント

経営幹部は忙しければ忙しいほど、腰を落ち着けてじっくり業務文書を読むことはありません。エグゼクティブサマリーはそれを念頭に置いて作成します。
使用する文書作成ツールに対応したテンプレートをダウンロードすれば、取り掛かりが楽です。
ここで説明した4つの領域に関しては、多種多様な業務分野のエグゼクティブサマリーでも利用することができるでしょう。
エグゼクティブサマリーの長さはその都度変わるものですが、常に比較的短くまとめる必要があります。目的は、最小限あるいはある程度の文章量に抑えつつ、できるだけ多くの情報を盛り込むことです。エグゼクティブサマリーに詳細情報を取り入れる際は、まず結論や推奨事項などの最も重要なポイントを網羅してからにします。