Cara Menulis Ringkasan Eksekutif

Ringkasan eksekutif adalah bagian terpenting dari sebuah dokumen bisnis. Ini merupakan hal pertama (kadang bahkan satu-satunya) yang akan dibaca orang dan hal terakhir yang harus Anda tulis. Ringkasan ini merupakan rangkuman singkat suatu dokumen, yang diberikan sehingga para eksekutif sibuk yang akan membaca dokumen Anda tahu pasti berapa banyak yang harus mereka baca dan tindakan apa yang perlu diambil.

Metode 1

Metode 1 dari 2:

Dasar-dasar

Unduh PDF

1
Pahami bahwa ringkasan eksekutif adalah rangkuman singkat dokumen bisnis. Dalam hal ini, "singkat" dan "ringkasan" merupakan kata kunci. Ringkasan eksekutif sama sekali tidak komprehensif, atau menggantikan dokumen asli. Ringkasan eksekutif seharusnya tidak lebih panjang dari 10% dokumen asli. Arahkan agar Anda dapat menulis antara 5-10 persen.
- Ringkasan eksekutif berbeda dari sebuah abstrak. Abstrak memberi pembaca kilas pandang dan orientasi, sedangkan ringkasan eksekutif lebih memberikan ikhtisar pada pembaca. Abstrak lebih umum ditulis dalam bidang akademis, sedangkan ringkasan eksekutif digunakan lebih untuk tujuan bisnis.
2
Pastikan ringkasan ini mematuhi panduan struktural dan gaya tertentu. Sumber-sumber paling berwibawa yang menulis ringkasan eksekutif setuju bahwa panduan struktural dan gaya tertentu sebaiknya diterapkan. Panduan ini termasuk:
- Paragraf-paragrafnya harus singkat dan ringkas.
- Ringkasan eksekutif harus masuk akal meskipun Anda belum membaca laporan awalnya.
- Ringkasan eksekutif harus ditulis dalam bahasa yang sesuai dengan target pembaca.
Ringkasan eksekutif perlu mendefinisikan masalah dengan jelas, baik itu tentang manajemen rantai persediaan atau kampanye pemasaran di luar negeri. Ringkasan eksekutif, secara khusus membutuhkan definisi masalah yang jelas karena dokumen yang dijadikan dasar, Requests For Proposals (RFP), seringkali ditulis oleh orang-orang teknis yang memiliki pemahaman buruk akan isu-isu konseptual. Pastikan masalah didefinisikan dalam istilah-istilah yang jelas dan mudah dipahami.
Sebuah masalah selalu membutuhkan solusi. Untuk menyampaikan pernyataan klaim tujuan (dan alasan untuk mendanai ventura tersebut), Anda perlu mengemukakan solusi yang dapat mengatasi masalah dengan efektif. Jika masalah Anda tidak ditulis dengan jelas, solusi Anda tidak akan masuk akal.
5
Gunakan grafik, pointer, dan judul jika dokumen lebih mudah dibaca sepintas dengan cara tersebut. Ringkasan eksekutif bukanlah esai yang memerlukan balok teks yang panjang. Jika dapat meningkatkan pemahaman atau membuat ringkasan lebih dapat dibaca sepintas, boleh saja untuk menggunakan:
- Grafik. Sebuah grafik yang ditempatkan dengan pas yang mengilustrasikan karakteristik masalah klien dengan tepat dapat menekankan bagian penting ringkasan tersebut. Merangsang indera visual seringkali sama efektifnya dengan merangsang indera analitis mereka.
- Butiran poin. Daftar panjang informasi dapat dikelompokkan menjadi butiran-butiran yang lebih mudah dicerna.
- Judul. Susun tema ringkasan, bila perlu, menggunakan judul. Hal ini akan membantu mengorientasikan pembaca saat mereka tenggelam dalam ringkasan tersebut.
Jargon adalah musuh pemahaman. Kebetulan jargon sangat populer dalam dunia bisnis. Kata-kata seperti "interface," "leverage," "kompetensi inti," dan "platform penting" adalah kata-kata yang sebaiknya Anda coba hindari. Kata-kata tersebut menutupi arti sebenarnya dan dapat membuat ringkasan Anda tampak samar dan tidak memiliki tujuan khusus.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 2:

Rincian Spesifik

Unduh PDF

Karena ringkasan eksekutif merupakan ringkasan dokumen lain, Anda perlu membiasakan diri dengan dokumen asli untuk dapat memadatkannya menjadi versi yang informatif dan praktis. Baik laporan, rencana bisnis, proposal, manual atau dokumen lain, buat ulasan dokumen asli tersebut dan cari ide-ide utamanya.
2
Tulislah ringkasan singkat. Apa tujuan perusahaan mensponsori dokumen tersebut atau dokumen asli itu sendiri? Apa cakupannya?
- Contoh: "Women WorldWide adalah organisasi nirlaba yang menghubungkan para wanita di seluruh dunia dengan solusi efektif terhadap kekerasan rumah tangga, sekaligus menawarkan jaringan dukungan bagi mereka yang menjadi korban kekerasan dalam rumah tangga. Meskipun beroperasi dari kantor pusatnya di Alberta, Canada, organisasi ini telah menerima rujukan dari para wanita di 170 negara di seluruh dunia."
3
Buat agar "bagian intinya" menonjol. Bagian ini mungkin adalah bagian terpenting dari seluruh ringkasan eksekutif. Dalam dua hingga tiga kalimat, Anda diharapkan untuk mengatakan pada pembaca mengapa bisnis Anda istimewa. Mengapa bisnis tersebut pantas diperiksa, mendapat tawaran bisnis atau kerja sama dari orang yang membaca ringkasan tersebut?
- Mungkin Anda memiliki Michael Jordan sebagai pelanggan dan ia telah mempromosikan produk Anda di Twitter secara gratis. Mungkin Anda baru saja menandatangani kerja sama dengan Google. Mungkin juga Anda baru diberi hak paten, atau baru membuat penjualan besar pertama Anda.
- Kadang kutipan atau testimonial sederhana sudah cukup. Kuncinya adalah untuk menangkap perhatian pembaca, membuat reputasi bisnis Anda tampak sebaik mungkin, dan menarik pembaca untuk membaca hingga akhir dokumen.
4
Definisikan masalah besarnya. Bahan nyata pertama dari ringkasan eksekutif merupakan diskusi masalah, jadi jelaskan masalah yang ditangani oleh produk/layanan Anda. Pastikan masalah tersebut didefinisikan sejelas mungkin. Masalah yang tidak dijelaskan dengan rinci tidak akan terdengar meyakinkan, dan tidak akan membuat solusi Anda berpengaruh besar seperti yang diharapkan.
- Contoh: "Los Angeles lumpuh dengan kemacetan. Selain daerah Metro DC, Los Angeles memiliki tingkat kemacetan terburuk di negara ini. Tidak hanya menjengkelkan, asap kabut dan polusi yang disebabkan oleh kemacetan tersebut mengurangi produktivitas kerja, meningkatkan angka penderita asma, dan pelan-pelan menciptakan masalah kesehatan yang serius. Di L.A. terdapat lebih banyak mobil dibandingkan dengan orang yang cukup umur untuk mengemudikannya "
5
Sampaikan solusi unik Anda. Masalah besar adalah bagian mudahnya. Kini Anda harus meyakinkan pembaca bahwa Anda memiliki solusi yang unik untuk masalah besar tersebut. Jika Anda dapat menyampaikan dua materi ini, Anda memiliki bahan untuk membuat ide yang bagus.
- Contoh: "Innotech telah menciptakan terobosan sistem kontrol lalu-lintas yang dapat memangkas waktu perjalanan dengan menginstal "smart grids" yang memiliki hak paten pada rambu berhenti yang dapat membaca jumlah mobil di jalur tertentu dan mengarahkan lalu-lintas sesuai kondisi. Pengemudi di Amerika tidak akan perlu lagi menunggu di lampu merah selama bermenit-menit saat lampu hijau berkedip menunjukkan bahwa tidak ada mobil di arah yang berlawanan."
Jelaskan masalah besar dengan memberikan statistik untuk bidang industri Anda. Berhati-hatilah agar tidak berpura-pura menguasai pasar lebih besar dari kenyataannya! Fakta bahwa industri peralatan medis bernilai 100 milyar dolar per tahun tidak berarti apa pun karena peralatan medis Anda yang baru hanya akan melayani segmen tertentu dari industri tersebut. Persempit hingga potensi pasar yang realistis.
7
Masukkan proposisi penjualan Anda yang unik. Inilah saat di mana Anda menjelaskan solusi unik Anda. Apa yang secara khusus memberi produk atau layanan Anda kelebihan dibandingkan dengan saingan Anda? Mungkin layanan perawatan rumah Anda benar-benar mengirimkan dokter ke rumah-rumah dan bukan sekadar perawat, atau mungkin Anda menjamin kunjungan di hari yang sama sehingga Anda tidak perlu menjadwalkan jauh-jauh hari. Tunjukkan mengapa bisnis Anda istimewa.
- Contoh: "Intellilight memiliki manfaat tambahan yaitu kemampuan mendeteksi saat tidak ada orang di dalam rumah. Jika sebuah lampu dibiarkan menyala di ruangan kosong, lampu tersebut secara otomatis mati dan menyala kembali saat ia mendeteksi gerakan di dalam ruangan. Fitur ini dapat menghemat uang yang harus dibayarkan konsumen untuk tagihan listrik mereka dan membuang lebih sedikit energi."
Sebagian ringkasan eksekutif tidak memerlukan model bisnis. (Nirlaba, non komersial, dan LSM mungkin tidak perlu memiliki rencana bisnis.) Tetapi jika bisnis Anda memilikinya, model bisnis Anda perlu jelas dan mudah diikuti. Secara esensial, Anda menjawab pertanyaan, "Bagaimana cara Anda membuat orang mengambil uang dari dompet mereka dan memberikannya pada Anda?" Buatlah agar model ini sederhana, khususnya pada ringkasan eksekutif. Ringkasan yang singkat sudah lebih dari cukup.
Tergantung dari bidang industri Anda, hal ini dapat menjadi salah satu bagian terpenting dari ringkasan eksekutif Anda. Investor atau bankir Anda mempercayai tim Anda, bukan ide yang Anda kemukakan. Ide mudah diusulkan, tetapi untuk mewujudkan ide tersebut diperlukan tim yang kuat. Tunjukkan dengan singkat mengapa tim Anda memiliki pengalaman dan pengetahuan untuk mengeksekusi rencana bisnis Anda dengan baik.
10
Berikan proyeksi finansial untuk mendukung pernyataan Anda. Berdasarkan pasar, model bisnis, dan sejarah kinerja Anda, Anda perlu mengembangkan ramalan finansial bottom-up. Poin proyeksi Anda secara sederhana adalah untuk mendemonstrasikan kompetensi Anda, dan kemampuan Anda dalam membangun proyeksi finansial berdasarkan serangkaian asumsi yang meyakinkan.
- Jika rencana Anda ditujukan untuk sekelompok investor, jangan habiskan terlalu banyak waktu pada bagian ini karena mereka tahu bahwa Anda tidak memiliki ide berapa banyak uang yang mungkin dapat Anda hasilkan. Investor umumnya tidak akan membuat keputusan ya atau tidak berdasarkan proyeksi finansial Anda. Mereka pada dasarnya akan membuat proyeksi finansial mereka sendiri.
Kini saatnya untuk mengajukan permintaan investasi atau pinjaman, tergantung pada tujuan ringkasan eksekutif Anda. Anda perlu menyatakan kembali mengapa perusahaan Anda memberi suatu nilai tertentu. Ingatkan pembaca akan masalah besar yang Anda atasi dengan produk/layanan Anda serta potensi pasar Anda. Di akhir, tekankan kembali tim Anda dan kemampuan mereka menyelesaikan pekerjaan. Mintalah sejumlah uang yang diperlukan untuk mencapai tonggak besar bisnis Anda berikutnya. Jangan beberkan berapa banyak ekuitas yang bersedia Anda serahkan atau tingkat bunga yang bersedia Anda bayarkan. Hal ini sebaiknya dilakukan kemudian melalui negosiasi tatap muka.
12
Baca kembali ringkasan Anda. Jika Anda telah menulis dasar-dasarnya, baca ulang dengan hati-hati. Anda perlu mengoreksi ringkasan tersebut dengan sangat hati-hati. Saat membaca kembali, pertimbangkan juga pembaca dokumen tersebut. Pastikan referensi baru dijelaskan dengan baik dan bahasanya jelas bagi orang yang awam akan topik tersebut. Tulis ulang bila perlu.
- Mintalah orang lain dengan pikiran yang masih segar untuk membaca ringkasan eksekutif Anda, dengan perhatian terhadap:
  - Kejelasan. Apakah kata-kata yang digunakan jelas, ide-idenya jelasm dan ringkasan tersebut tidak menggunakan jargon?
  - Kesalahan. Kesalahan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan dapat terjadi. Meminta orang lain untuk mengecek fakta angka dan statistik juga merupakan ide yang baik.
  - Keterpaksaan. Apakah ide-ide dalam ringkasan tersebut terdengar seperti promosi yang terlalu berlebihan? Di mana letak kekurangan promosi tersebut, jika ada?
  - Koherensi. Bagian-bagian apa yang tidak cocok satu sama lain? Bagian mana yang sesuai?
Iklan

Tips

Semakin sibuk sang eksekutif, semakin sedikit yang akan dia baca. Tulis secukupnya.
Cobalah templat dokumen yang tersedia bersama sebagian besar perangkat lunak pemrosesan kata yang dapat membantu Anda mulai.
Dokumen ringkasan eksekutif dapat bervariasi panjangnya, tetapi sebaiknya singkat saja. Tujuan Anda adalah untuk menyampaikan sebanyak mungkin informasi dalam jumlah bacaan yang sedikit hingga sedang. Jika Anda mencantumkan detil dalam ringkasan Anda, masukkan poin-poin yang paling penting terlebih dahulu, seperti kesimpulan dan rekomendasi.
Keempat area yang sama ini dapat digunakan untuk ringkasan eksekutif untuk berbagai urusan bisnis.