如何写执行摘要

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在本文中：

基本要领

细节技巧

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执行摘要（excutive summary）是商业文件中最重要的一部分。它是别人最先（有时甚至是唯一）阅读的东西，也是你应该最后写的东西。它只是一个文件的简要总结，让繁忙的人能够对文件的内容篇幅、可能需要采取的行动一目了然。

步骤

方法 1

方法 1 的 2:

基本要领

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   要明白，执行摘要是商业文件的简短总结。 “简短”和“总结”是这里的关键词。执行摘要绝不会是详尽的，也不会是源文件的代替。执行摘要不应该长过原文件的10％。最好保持介于5％和10％之间。

   • 执行摘要与摘录不同。摘录是为了给读者一定概览和方向，而执行摘要给读者更多的是总结。写摘录在学术界较为普遍，而执行摘要大多是出于商业目而使用
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   请确保它遵守一定风格和结构的指导。一些该方面的权威人士一致认为，一些风格和结构技巧是应该用在执行摘要的写作中的。这些措施包括：

   • 段落应短而简洁。
   • 执行摘要应该是有意义的，即使你没有看过原报告。
   • 执行摘要的语言应该适合于目标读者。
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   定义问题。无论是供应链管理或海外营销活动，执行摘要首先需要明确问题。执行摘要需要尤其需要弄清问题，是因为它所基于的文件，提案，往往是概念把握较差的技术人员写的。要确保问题用易懂的语言定义得清晰。
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   提供解决方案。一个问题始终需要解决方案。为了传达对策划的陈述（和创建基金的理由），你需要出示你针对问题提供的有效解决方案。如果你的问题没有写清楚，解决方案是不太可能有意义的。
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   使用图表、要点、以及标题，如果文件以这种方式能够便于浏览的话。执行摘要不是一篇短文，它并不需要大段文字。如果它们既要强化读者的理解，又要便于浏览，那么可以使用以下方法：

   • 图表。一个好的图表能说明客户问题的确切性质，也能开门见山地提出要点。视觉刺激的往往和他们分析的意义一样有效。
   • 要点。可以将长长的列表信息分解为容易消化的要点。
   • 标题。如果有必要，可以通过标题总结各部分主题。这将有助于引导读者进入摘要。
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   保持新鲜而通俗易懂的写作。行话是理解的敌人，它只是恰巧在商业世界很受欢迎而已。像“接口”，“杠杆”，“核心竞争力”和“燃烧平台”这些词语都是你应该力求避免的。他们掩藏了真实的意义，使摘要变得含糊不清，缺乏精确性。
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方法 2

方法 2 的 2:

细节技巧

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   从原始文件开始。因为执行摘要是另一个文件的摘要，你必须非常熟悉原文件，才能总结出一个易操作的、能提供有用信息的版本。无论是原文件是报告、商业计划书、提案、手册还是什么不同的文件，都应该仔细读读，找出其主要想法。
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   写一个简短的总结。公司赞助文档或原文件本身的目的是什么？它的范围有多大？

   • 例如：“国际妇联是一个非营利组织。它通过寻求针对家庭暴力有效的解决方案联系全世界的妇女，并为那些遭受家庭暴力的痛苦妇女提供网络支持。它的总部在加拿大阿尔伯塔省，它已收来自世界各地170多个国家的妇女的引介。”
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   使“截取部分”大放异彩。这部分可能是你整个执行摘要中最重要的部分。通过两三句话你要告诉读者为什么你的企业特殊。为什么它值得审查、业务关系、或合作伙伴来阅读？

   • 也许迈克尔·乔丹是你的一个客户，他已同意免费在Twitter上宣传你的产品。也许你刚刚与谷歌签署了合作协议。也许你刚刚获得了专利，或者你只是刚做完第一个大促销。
   • 有时候，只是一个简单的销售额或证明就够了。关键是要抓住读者的注意力，使企业表现出更好的形象，吸引读者阅读文件的其余部分。
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   定义大问题。执行摘要的第一个真正的组成成分是对问题的讨论，所以要解释清楚你的产品或服务涉及到的问题。确保问题被定义得尽可能清楚。一个不明确的问题听起来就没有说服力，而且会让你的解决方案也失去影响力。

   • 例如：“洛杉矶的交通使它残缺。除了华盛顿地区地铁，洛杉矶有全国最差的交通。这已不仅仅是恼人了。它所造成的烟雾和污染会降低员工的工作效率，使哮喘的比率增加，慢慢造成严重的健康问题。在洛杉矶有太多的汽车了，甚至很多老人也在开着车。
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   提供独特的解决方案。大问题是比较容易的部分。现在，你必须说服读者：你已经想出了大问题的独特解决方案。如果你能提供出这两部分，你就有了不起的观点了。

   • 例如：“INNOTECH公司创造了一个突破性的交通控制系统。通过在车道交通灯上安装”智能电网“专利，上面写着每条车道上的行车量，并据此指挥交通，从而削减通勤时间。这样，美国驾驶员不再需要在一个红色交通信号灯前等几分钟，而在另一个绿灯亮着的方向上却没有汽车。”
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   谈论市场潜力。通过提供统计数据来阐述问题。注意不要装作你有比实际更大的市场！事实上，医疗器械行业每年1000亿美元对你而言并不意味着什么，因为你的新医疗设备只占行业的一小部分。应该用实际的市场潜力打破它。
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   主张你的独特销售方式。这就是你需要详细说明的独特解决方案。具体是什么使你的产品或服务在竞争中占优势？也许是你的家庭健康护理服务，将医生送到患者家里，而不只是从业护士。或者是也许你能维持每日访问量，这样你就不必提前安排时间表。指出你的特别之处。

   • 例如：“智能灯具有能够检测到没人在家的附加优势。在一个空房间里，灯光会自动关闭，当它检测到房间里有运动时再打开。这节省了消费者的电费，也节约了能源。”
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   如果有必要，谈谈你的商业模式。有些执行摘要不需要业务模式。 （非营利组织，无利润组织，以及非政府组织可能没有商业计划。）但是，一旦你决定做，你的商业模式就必须是明确的、易于遵循的。从本质上讲，你在回答“如何让人们把美元从他们的钱包里拿出来给你？”这样的问题。应保持模型简单，尤其是在执行摘要中。一个快速的总结是最需要的。
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   如果必要，讨论你的团队管理。取决于你在什么行业，这可能是你的执行摘要中最重要的部分之一。您的投资者或银行家们更多地把信任交给团队，而不是某个想法。想法很容易得到，但执行这些想法只能靠一个强大的团队来完成。快速地显示出为什么你的团队拥有丰富的经验和知识能够执行你的商业计划。
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    提供财务预测来支持你的说法。根据你的市场、你的商业模式、和你的历史表现，你需要制定一个自下而上的财务预测。要点很简单，就是证明基于一系列的假设上，显示出你足以完成财务预测的能力。

    • 如果你的计划是针对一组投资者，不要花太多时间在这部分。因为他们知道，你也不清楚会赚到多少钱。投资者一般不会基于你的财务预测而做出通过/不通过的决定。他们基本上是自己来做财务预测。
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    缓解你的要求。现在是时候要求一项投资或贷款了，这取决于该执行摘要的目的。你应该重申为什么你的公司价值很大。提醒读者你目前需要解决的大痛苦以及它未来的市场潜力。最后再次强调你的团队及其能力可以把工作做好。提出为达到企业的下一个重要里程碑所需的金额。不要透露你愿意放弃多少股票，或者你愿意付出多少利率。这应在稍后通过面对面的协商完成。
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    重读你的总结。当你写完基本要点后，仔细重读它。你应该进行认真的校对。重读时，还要考虑该文件的读者。确保任何新的引用和解释的语言都能让新接触该话题的读者弄明白。改写是必要的。

    • 用新的眼光重读你的执行摘要，特别注意：
      
      • 清晰度。这些话明确吗？思路清晰吗？总结里专业术语避免了吗？
      • 错误。语法，标点和拼写错误可能比比皆是。专门请人来检查数据和统计信息可能是一个很好的主意。
      • 力度。这些观点都被精确地表达了吗？通篇看来，哪里还不够好？
      • 连贯性。哪些部分不适合放在一起？哪些部分适合？
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小提示

• 行政领导越忙，读得越少，应该相应进行调整。
• 执行摘要会根据文件的长度各不相同，但他们永远都应该是相对简短的。你的目标是尽可能将多的信息减少到最低的阅读量。如果你要将细节包括进摘要中，只列出最重要的点，比如首先是你的结论和建议。
• 模板文档与大多数文字软件也许能帮助你开始。
• 这四个相同的领域可以用于多种不同的商务场合中。

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