Jak napsat souhrn obchodního dokumentu

Souhrn (executive summary) je nejdůležitější část obchodního dokumentu. Je to první (a někdy jediná) část zprávy, kterou si lidé přečtou, a poslední věc, která by v rámci zprávy měla být napsána. Jedná se jednoduše o krátký souhrn dokumentu, který čtenářům napoví, na co se při čtení zprávy změřit a co bude třeba udělat.

Metoda 1

Metoda 1 ze 2:

Základy

Stáhnout PDF

1
Je třeba pochopit, že executive summary je krátký souhrn obchodního dokumentu. Důraz je na slovech „krátký“ a „souhrn“. Souhrn není obsáhlý a nejedná se o náhražku za původní dokument. Souhrn by nikdy neměl být delší než deset procent původního textu. Ideální poměr je někde mezi pěti a deseti procenty.
- Executive summary není totéž co resumé (abstract). Resumé poskytne čtenáři jen základní přehled, zatímco souhrn je obsáhlejší. Resumé se používá spíše v akademických kruzích, executive summary je typické pro obchodní účely.
2
Ujistěte se, že váš souhrn dodržuje nejdůležitější stylistická a strukturní pravidla. Mezi ně patří zejména:
- Odstavce by měly být krátké a výstižné.
- Souhrn by měl dávat smysl i těm, kteří nečetli celou zprávu.
- Souhrn by měl být napsán stylem, který je vhodný pro cílové publikum.
Souhrn musí jasně definovat problém, kterým se zpráva zabývá, ať už se jedná o řízení dodávkového řetězce nebo zahraniční marketingové kampaně. Jasná definice je nutná obzvláště proto, že vlastní zprávy jsou často napsány technicky zaměřenými osobami, které nejsou vždy schopné dané koncepty dobře vysvětlit. Ujistěte se, že je problém definován pomocí jasných a pochopitelných termínů.
Problém vždy vyžaduje nějaké řešení. Díky tomu bude jasné, co je účelem zprávy. Pokud problém není jasně popsán, hrozí, že jeho řešení nebude dávat příliš smysl.
5
Pokud to umožní jednodušší četbu dokumentu, použijte obrázky, odrážky a záhlaví. Souhrn není esej, není nutné aby se skládal z dlouhých odstavců. Pokud to usnadní četbu souhrnu, je možné použít následující pomůcky:
- Obrázky a grafy: Dobře umístěný obrázek nebo graf může usnadnit pochopení textu. Vizuální znázornění problému je často stejně účinné jako abstraktní analýza.
- Odrážky: Umožní rozkouskovat dlouhý seznam informací.
- Záhlaví: Pokud je to nutné, použijte záhlaví k zorganizování témat souhrnu. Čtenář se díky tomu v textu zorientuje.
Žargon znesnadňuje pochopení, ale bohužel je ve světě byznysu oblíbený. Snažte se vyhnout termínům jako je „uživatelské rozhraní“ nebo „pákový efekt,“ které zakrývají skutečný význam. Souhrn plný žargonu může znít vágně a nespecificky.
Reklama

Metoda 2

Metoda 2 ze 2:

Jak na to

Stáhnout PDF

Je třeba dobře znát výchozí text před tím, než se pustíte do psaní jeho stručného a jasného souhrnu. Ať už se jedná o obchodí zprávu, plán, návrh, návod nebo jiný dokument, vždy je třeba ho přečíst a zaměřit se na hlavní myšlenky.
2
Napište krátký souhrn. Jaký je cíl společnosti, která dokument vydává, a jaký je účel samotného dokumentu? Na co se zaměřuje?
- Například: Women WorldWide je nezisková organizace, která spojuje ženy po celém světě ve snaze řešit problém domácího násilí a dále nabízí podporu těm, které násilím trpí. Na její sídlo v kanadské Albertě se již obrátily ženy ze 170 zemí po celém světě.
3
Zaujměte pozornost. Tato část je pravděpodobně nejdůležitější sekcí vašeho souhrnu. Ve dvou nebo třech větách sdělte, v čem je váš podnik nebo projekt jedinečný. Proč si zasluhuje pozornost, podporu nebo spojenectví lidí, kteří váš souhrn čtou?
- Možná je vaším klientem Michael Jordan a právě vám zdarma vyjádřil podporu na Twitteru. Možná jste právě podepsali smlouvu s Googlem. Možná jste právě získali patent nebo uskutečnili váš první velký obchod.
- Někdy stačí i prostá citace nebo reference. Hlavní je zaujmout pozornost vašeho publika, představit váš podnik nebo projekt v co nejlepším světle a nalákat publikum k přečtení dokumentu.
4
Definujte hlavní problém. Hlavní ingrediencí souhrnu je představení problému. Vysvětlete, jaký problém vaše služba nebo produkt řeší. Ujistěte se, že je problém definován co nejjasněji. Špatně definovaný problém není přesvědčivý, a jeho řešení nebude příliš působivé.
- Například: Los Angeles trpí špatnou dopravní situací. V celé Americe je situace horší pouze ve Washingtonu DC. Není to pouze nepříjemnost. Smog a znečištění způsobené dopravním kolapsem snižuje produktivitu zaměstnanců, způsobuje astma a postupně buduje vážné zdravotní problémy. L.A. má vice aut než lidí, kteří je mohou řídit.
5
Nabídněte jedinečné řešení. Představení problému je ta snadná část. Nyní musíte čtenáře přesvědčit, že máte unikátní řešení. Pokud se vám podaří skloubit obě tyto myšlenky, máte o úspěch postaráno.
- Například: Innotech vyvinul revoluční systém řízení dopravního provozu, který zrychlí dojíždění o celé minuty tím, že umístí patentované „chytré mřížky“ na semafory. Tyto přístroje spočítají auta v každém pruhu a podle toho řídí dopravu. Američtí řidiči již nebudou muset stát minuty na červeném světle, zatímco v pruhu, který má zelenou, nejsou žádná auta.
Zasaďte váš problém do tržního kontextu. Nikdy ale nenafukujte váš podíl na trhu! Skutečnost, že trh se zdravotními potřebami má objem 100 miliard dolarů za rok nic neznamená, protože váš produkt se zaměří jen na jeho malou část. Zaměřte se na realistický tržní potenciál.
7
Do souhrnu zahrňte i vaši jedinečnou strategii prodeje. Zde rozeberete váše originální řešení. V čem spočívá přednost vaší služby nebo produktu, v čem má navrch nad konkurencí? Vysvětlete, v čem jste jedineční.
- Například: Intellilight má výhodu v tom, že pozná, když nikdo není doma. Pokud necháte zapnuté světlo v prázdné místnosti, náš produkt ho automaticky vypne a znovu zapne v momentě, kdy v místnosti zachytí pohyb. Tím naši zákazníci ušetří na fakturách za elektřinu a zabrání se tím plýtvání.
U některých souhrnů to nebude potřeba, například u neziskových a nevládních organizací. Pokud ale vaše organizace obchodní model má, popište ho jasně a jednoduše. V podstatě odpovídáte na otázku: Jakým způsobem přesvědčíte lidi, aby vám dali peníze? Model musí být popsán co nejjednodušeji.
V některých odvětvích se jedná o nejdůležitější část souhrnu. Vaši investoři vkládají důvěru do vašeho managementu, ne do vašeho nápadu. Je snadné mít nápad, ale uskutečnit jej je možné pouze za pomoci silného týmu. Ukažte, že váš tým má dost zkušeností a znalostí na to, aby váš plán vykonal.
10
Svá tvrzení doložte finančními odhady. Vytvořte přesvědčivou finanční předpověď na základě vašeho trhu, obchodního modelu a předchozího výkonu. Váš odhad má poukázat na vaši kompetentnost a schopnost vytvořit předpověď na základě několika rozumných předpokladů.
- Pokud je váš plán připraven pro skupinu investorů, touto částí se příliš nezabývejte, neboť vaši investoři vědí, že nemáte žádnou představu kolik peněz můžete vydělat. Investoři se ve většině případů nebudou rozhodovat na základě vašich finančních odhadů. Utvoří si své vlastní.
Nyní je čas požádat o investici nebo půjčku, podle toho jaký je záměr vašeho souhrnu. Je vhodné znovu uvést, v čem spočívá hodnota vaší společnosti. Připomeňte čtenáři, jaký problém řešíte a jaký tržní potenciál vaše řešení má. Znovu zmiňte váš tým a jeho schopnost uskutečnit váš plán. Požádejte o částku, která umožní dostat váš podnik na další úroveň. Nezveřejňujte, kolik kapitálu je vaše společnost ochotna vynaložit nebo jak vysoký úrok je ochotna zaplatit. To se upřesní později během osobních setkání.
12
Přečtěte si váš souhrn. Poté, co jste souhrn sepsali, pozorně si jej pročtěte. Zkontrolujte pravopisné chyby. Zamyslete se také nad tím, jaké publikum váš dokument oslovuje. Je třeba, aby byl text pochopitelný i pro lidi, kteří se v tématu nevyznají. Pokud to je nutné, text přepište.
- Poproste někoho, ať si váš souhrn přečte a zaměří se zejména na:
  - Srozumitelnost. Používá text jasné termíny a vyhýbá se žargonu?
  - Chyby. Je třeba opravit veškeré gramatické chyby. Dobrý nápad je také nechat někoho překontrolovat čísla a grafy.
  - Rozhodnost. Působí váš text energicky? Ve kterých částech je utlumený?
  - Soudržnost. Které části do sebe zapadají a které ne?
Reklama

Tipy

Čím více má manažer práce, tím méně si z vašeho souhrnu přečte. Přizpůsobte tomu své psaní.
Souhrny se liší svou délkou, ale vždy by měly být celkem krátké. Vaším cílem je vměstnat co nejvíc informací do krátkého až středně dlouhého textu. Pokud do vašeho souhrnu chcete zahrnout i detaily, uveďte jako první ty nejdůležitější body, například vaše doporučení a závěry.
Většina textových programů obsahuje přednastavené šablony. To vám usnadní práci.
Tyto rady je možné použít při vytváření souhrnů v rozličných obchodních kontextech.

Reklama