कैसे मैनुअल लिखें

निर्देश मैनुअल लिखना आपको जितना चुनौतीपूर्ण कार्य लगता है, ये उससे कहीं अधिक सरल है! आगे बताए गए चरण अत्यधिक सरल, (कैसे ताली बजाएँ) से लेकर गूढ़तम विषय, (कैसे सेमीकंडक्टर बनाएँ) जैसे हर प्रकार के निर्देश लिखने के लिए उपयोगी हैं।

विधि 1

विधि 1 का 4:

विषय से परिचित हों

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यह लगता भी सच है, कि ज्ञान ही एक सफल मैनुअल लिखने की कुंजी है।उदाहरण के लिए, यदि आप कैमरे का मैनुअल लिख रहे हैं, तो आपके लिए ये जानना कि f-stop और shutter speed केवल दो कार्य नहीं हैं -किन्तु ये जानकारी कि ये दोनों एक – दूसरे को कैसे प्रभावित करते हैं, प्रत्येक कार्य का वर्णन करना सरल करेगी जिससे पूरी प्रणाली संपूर्णता से स्पष्ट हो जाएगी।
यदि आप विशेषज्ञ का नहीं, अपितु केवल एक लेखक का कार्य कर रहे हैं, तो कार्य की जानकारी रखने वालों को अपने कार्य में सम्मिलित कीजिये और सुनिश्चित कीजिये कि वे आपके कार्य की समीक्षा अवश्य करें। उनका ज्ञान और परामर्श अमूल्य होंगे।
यदि संभव हो, तो आप उपयोगकर्ता के लिए जो लिख रहे हैं, उसे स्वयं भी करते जाएँ, इससे वह जो सीखना चाहता है, उसे आप समझ सकेंगे।
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विषय के संबंध में पढ़िये: काम के बारे में बात करना सीखिये और अपने उत्पाद के बारे में दक्ष होइए।
- समान उत्पादों के मैनुअल पढ़कर आप समझ सकेंगे कि अन्य लेखकों ने कैसे उस विषय को समझाया है। #**विभिन्न लेखकों की प्रणाली तथा वर्णन-पद्धति की समानताएँ खोजें।
  - अंतर को स्पष्टता से समझें। ये भिन्न- भिन्न उत्पादों में पाये जाने वाले अलग-अलग अंतर होंगे। संभव है कि आपके उत्पाद में वो प्रणाली नहीं होगी, और किसी अन्य विधि से उसी समस्या का हल किया गया होगा, जिससे आपका उत्पाद और उत्कृष्ट बनता है। यूं तो आपका कार्य ये लिखना है, कि कैसे करें, साथ ही उपभोक्ता को ख़रीदे गए उत्पाद का महत्त्व बताना है जिससे वे पढ़ना जारी रखें।
- ट्रेड मैगज़ीन्स चाव से पढ़िये। ये जानने का प्रयास करिए कि लोग उन उत्पादों का दैनिक जीवन में किस प्रकार से उपयोग कर रहे हैं। अपने उत्पाद की किसी विशिष्ट समस्या के दूर होने की वे इच्छा करते होंगे, और यदि आपके उत्पाद में उस समस्या का समाधान है, तो उसे आपको विशेषता से दर्शाना होगा।

विधि 2

विधि 2 का 4:

अपने मैनुअल के ख़ाके की योजना बनाएँ

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विभाजित करें: चाहे साधारण एक चरण का निर्देश पृष्ठ हो, अथवा 35एमएम डिजिटल कैमरे की कार्य- प्रणाली का वर्णन, छोटे- छोटे भागों में विभाजित मैनुअल के कई लाभ हैं:
- इससे उत्पाद के प्रत्येक भाग पर आपका ध्यान केन्द्रित रहेगा। आपके उपभोक्ता को उनसे परिचित कराना आपका ध्येय है। कार्य कैसे करना है, उसे आगे के लिए रखना होगा, या वे स्वयं ही सीखने का प्रयास करेंगे।
बिना ये बताए कि लेंस को कैमरे में कैसे लगाना है, फ़िल्म कैसे डालनी है, कैमरा कैसे ऑन करना है, और फ़ोकस कैसे करना है, आप ये बताना कैसे आरंभ कर सकते हैं कि कैमरे का फ़्लैश कैसे कार्य करता है! जब आप विषय- सामग्री के बारे में भली- भांति न जानते हों, तब तो क्रम से आगे बढ़ना और भी आवश्यक है।
आप अपनी सामग्री-तालिका के नमूने के रूप में इसका प्रयोग करें:
तर्कसंगत विभागों की परिभाषा के पश्चात, ये जानने के लिए कि आपसे कुछ छूट तो नहीं गया है पुनः निरीक्षण करें।
मैनुअल में वर्णित उपकरणों को अपने आस-पास तैयार रखिए। यदि आप कागज़ का डिब्बा बनाने जा रहे हैं, तो अपने पास कागज़, कैंची, टेप, गोंद, और स्केल रखें। यदि आप कैमरे के विषय में लिख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास कैमरे के सब भाग अलग करके रखे हों। संभव हो, तो जिस उत्पाद के विषय में आप लिख रहे हैं, अबतक उसे वापस उसके स्थान पर रख दीजिये।

विधि 3

विधि 3 का 4:

लिखना आरंभ करें

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इससे मैनुअल के लहज़े का आभास मिलेगा, और उपभोक्ता पूरे मैनुअल के विषय में अनुमान लगा सकेंगे कि वह हल्का-फुल्का और मनोरंजंक होगा, अथवा स्पष्ट और अर्थपूर्ण होगा? यह आपके पाठकों पर निर्भर करेगा। खेल-खेल में बच्चों को कागज़ के डिब्बे बनाना सिखाने में और किसी डॉक्टर को ओपेन हार्ट सर्जरी सिखाने में, शब्दों के चयन में बड़ा अंतर होता है। मैनुअल के आरंभ में ही एक लहज़ा अपनाएँ और उसी पर टिके रहें।
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हर निर्देश लिखने के साथ-साथ करके भी देखें: इससे आपके लेख में ईमानदारी और सच्चाई दिखेगी, साथ ही, आप ये सुनिश्चित कर सकेंगे कि कुछ भी छूट नहीं रहा है।
- यदि किसी कारणवश निर्देशों को करना संभव न हो, तो उनके विषय में ध्यान से सोचें और किसी विशेषज्ञ से सलाह लें।
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सभी चरणों पर संख्या डालें: निर्देश-पालन में इससे लोगों को सरलता होगी, और क्रम में भूल होने पर त्रुटि करने से वे बच जाएँगे।
- यदि आप कागज़ पर लिख रहे हैं, तो प्रत्येक चरण के बीच में कुछ और लिखने के लिए स्थान अवश्य छोड़ें। बाद में यदि और चरण आप लिखते हैं, तो दोबारा संख्या ज़रूर डालें।
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सलाह और चेतावनियाँ भी लिखें: लिखते समय आप ये अनुभव करेंगे कि किसी भी चरण में उपभोक्ता की तनिक भी असावधानी से समस्या उत्पन्न हो सकती है।
- इसी प्रकार से, ऐसी कोई भी जानकारी जो उपभोक्ता के कार्य को सरल और रुचिकर बना सके, जोड़ दें।
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परीक्षण करें: केवल अपने लिखे हुये निर्देशों का पालन करके कार्य करने की चेष्टा करें। यदि आप अनुभव करें कि निर्देशों में कहीं कुछ कमी है, तो आवश्यक जानकारियों को जोड़ते जाएँ और ऐसा आप सभी चरणों में तबतक करते रहें, जबतक जो सिखाना चाहते हैं, बिना और कुछ निर्देश जोड़े वह आप स्वयं कर सकें।
- अपने एक- दो मित्रों से मैनुअल का प्रयोग करने के लिए कहें: जब वे उत्पाद का प्रयोग करना सीख रहे हों तो उन्हें ध्यान से देखें। देखें कि कहाँ वो शीघ्रता से समझते हैं, कहाँ भटकते हैं, कहाँ संदेह में पड़ते हैं, या कार्य कर ही नहीं पाते हैं। उनकी बातों को ध्यान से सुनकर उसके अनुरूप अपने मैनुअल को ठीक करिए।
आप अपने निर्णायक प्रूफ़रीडर, (चाहे वो आपकी संस्था या पत्नी हो), को भयंकर त्रुटियों से भरा मैनुअल नहीं देना चाहेंगे।

विधि 4

विधि 4 का 4:

फ़ोर्मेटिंग

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सर्वोच्च स्तर से आरंभ करें: सभी आवश्यक निर्देश जुटाने के पश्चात, अपने मैनुअल को दोबारा पढ़कर प्रत्येक विभाग का उपयुक्त शीर्षक खोजें।
- उनका नाम रखें और उनकी स्थिति देखें।
विकीहाउ (How.com.vn) के उदाहरण से सीखें। मुख- पृष्ठ पर अनेक विभागों के नाम होते हैं। किसी एक विभाग को देखने पर कई उप-श्रेणियाँ दिखाई देती हैं, और उप-श्रेणियों में लेखों की सूची होती है। आपका मैनुअल जितना ही विस्तृत होगा, उसमें उतनी ही अधिक श्रेणियाँ और उप- श्रेणियाँ होंगी। (सीटी कैसे बजाएँ में श्रेणियाँ नहीं होंगीं, सीटी कैसे तराशें में कुछ होंगी, और बांसुरी कैसे बजाएँ में बहुत होंगी!)
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पुनः प्रूफ़रीड करें: आप पहले ही एक बार प्रूफ़रीड कर चुके हैं। परंतु दूसरी बार में भी अवश्य ही आपको कुछ छोटी-मोटी त्रुटियाँ और साथ ही बाक़ी बची कमियाँ भी मिल जाएंगी।
- एक व्यापक मैनुअल के लिए, आप सभी छोटे प्रसंग लिख लें और इसके आधार पर एक तालिका बनाएँ।

सलाह

यद्यपि आपको सरल लगता है, फिर भी आप चरण लिखें! आप लापरवाही से बचेंगे और उपभोक्ता जो नहीं जानता है, उसे सीख सकेगा। महत्तपूर्ण चरण छूटने की अपेक्षा अतिरिक्त जानकारी बेहतर है।
यदि आप अनेक विभागों से युक्त अत्यंत विस्तृत मैनुअल लिख रहे हैं, जैसे “बांसुरी कैसे बजाएँ”, तो आपका प्रथम चरण इस संदर्भ में विभिन्न विभागों की सूची बनाना होगा, जैसे “बांसुरी का चुनाव, असेम्बली तथा देख- रेख, स्वर निकालना, उँगलियाँ चलाने की विधियाँ, आपकी प्रथम धुन,” इत्यादि। इसके पश्चात आप हर विभाग को मैनुअल लिखने के मूल सिद्धांतों का पालन करते हुये लिखेंगे क्योंकि वास्तव में प्रत्येक विभाफ स्वयं में एक अलग मैनुअल ही तो है!
जहां भी संभव हो, निर्देशों की सचित्र व्याख्या करें! यदि आप चित्र नहीं डाल सकते हैं, तो सरल उदाहरणों से समझाएँ। उदाहरण के लिए, इन निर्देशों में, “फ़ोर्मेटिंग, दूसरा चरण” विकीहाउ के ख़ाके के अनुरूप सामग्री- तालिका बनाकर दर्शा सकते हैं।
प्रत्येक विभाग को अलग पृष्ठ (या कम्प्यूटर पर) लिखने से सम्पादन की क्रिया सरल हो जाएगी। अतिरिक्त स्थान होने पर, सम्पादन द्वारा पाई गई त्रुटियों को आप आसानी से देख और ठीक कर सकेंगे। अपने कंप्यूटर पर हर चरण के पश्चात 3-4 पंक्तियों का स्थान एंटर (enter) बटन को कई बार दबा कर छोड़ने से, आप सरलता पूर्वक अंतरालों को देख सकेंगे।
संभव हो, तो किसी नौसिखिये से अपने मैनुअल का परीक्षण कराएं और उनके पूछे प्रत्येक प्रश्न को लिख लें! इससे आपको अपने मैनुअल में कोई भी कमी दूर करके उसे अत्यधिक सहायक बनाने में सरलता होगी।