Comment écrire une note de synthèse

La note de synthèse est la partie la plus importante d'un document commercial. C'est la première chose (et parfois la seule) que les gens liront, c'est la partie qu'il vous faudra écrire en dernier. Il s'agit simplement d'un résumé rapide du document, permettant à des gens très occupés de savoir au premier coup d'œil ce qu'il leur faudra lire et quelles actions seront sans doute nécessaires.

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Écrire les bases

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« Court » et « résumé » sont ici les mots-clés. La note de synthèse ne peut pas intégrer la totalité des éléments et ne peut donc pas remplacer le document original. Une note de synthèse ne doit jamais dépasser 10 % du document original. Essayez de rester en entre 5 % et 10 %.
À ne pas oublier : une note de synthèse est différente d'un simple aperçu. Un aperçu présente au lecteur une orientation et une vision d'ensemble, alors qu'une note de synthèse résume plus précisément chaque point pour le lecteur. Les aperçus sont plus couramment écrits dans le milieu universitaire, alors que les notes de synthèse sont plus communément utilisées à des fins commerciales.
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Prenez garde à respecter certaines normes stylistiques et structurelles. La plupart des sources fiables écrivant des notes de synthèse s'accordent à dire que certaines normes stylistiques et structurelles doivent être respectées. Parmis celles-ci :
- les paragraphes doivent être courts et concis,
- la note de synthèse doit être compréhensible même sans avoir lu le rapport d'origine,
- le langage employé doit être approprié à l'audience visée.
Une note de synthèse doit clairement déterminer la problématique, qu'il s'agisse de la gestion de la chaine d'approvisionnement ou de campagnes de markéting à l'étranger. Les notes de synthèse doivent tout particulièrement définir clairement les problématiques, car les documents sur lesquels elles se basent, les Appels d'Offres (AO) sont bien souvent écrits par des techniciens dont la compréhension des enjeux conceptuels est limitée. Assurez-vous que la problématique est définie en termes clairs et compréhensibles.
Une problématique appelle toujours une solution. Dans l'optique d'apporter des arguments convaincants (et une raison de financer l'entreprise), vous devez présenter votre solution de manière à ce qu'elle adresse réellement la problématique. Si votre problématique n'est pas clairement établie, votre solution a peu de chances de convaincre.
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Utilisez des graphiques, des points-clés et des rubriques si cela rend le document plus facile à parcourir. Une note de synthèse n'est pas une dissertation : pas besoin de longs tronçons de texte. S'ils permettent une meilleure compréhension ou rendent la note plus facilement lisible, vous pouvez utiliser :
- des graphiques. Un graphique bien placé illustrant la nature exacte du problème du client peut vous permettre d'enfoncer le clou. Stimuler le visuel est souvent aussi efficace que s'adresser aux capacités analytiques,
- des points-clés. Une longue liste d'informations peut être répartie en plusieurs points-clés, afin de la rendre plus digeste,
- des rubriques. Si nécessaire, organisez les thématiques de la note par rubrique. Cela aidera le lecteur à s'orienter lorsqu'il se plonge dans la note.
Le jargon est l'ennemi d'une bonne compréhension, même s'il est très populaire dans le monde des affaires. Les mots tels qu’« interface », « effet de levier », « compétence fondamentale » et « burning platform » doivent absolument être évités. Ils embrouillent le lecteur et peuvent faire paraitre la note vague et creuse.
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La note de synthèse étant la synthèse d'un autre document, il vous faudra avoir une bonne connaissance du document original afin de le condenser en une version gérable et informative. Que ce document original soit un rapport, un bizness plan, une proposition, un manuel ou un autre document, passez-le en revue et relevez-en les idées principales.
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Écrivez un rapide résumé. Quel est l'objectif de l'entreprise qui finance le document ou du document original en lui-même ? Quelles en sont les aspirations ?
- Exemple : Women WorldWide est une organisation à but non lucratif cherchant à apporter aux femmes du monde entier des solutions efficaces à la violence domestique, mais aussi à offrir un réseau de support aux victimes de violence domestique. Opérant depuis son siège d'Alberta, Canada, l'organisation a été sollicitée par des femmes de 170 pays différents.
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Soignez votre accroche. Cette section est probablement la plus importante de toute la note de synthèse. En deux ou trois phrases, vous devez prouver aux lecteurs que votre entreprise est spéciale. En quoi méritez-vous le projet, le partenariat ou l'examen des lecteurs de la note ?
- Peut-être avez-vous Michael Jordan comme client et a- t-il gratuitement promu votre produit sur Twitter. Peut-être venez-vous de signer un partenariat avec Google. Peut-être vous a-t-on tout juste attribué un brevet ou avez-vous conclu votre premier gros contrat de vente.
Conseil : Parfois, il peut suffire d'une simple citation ou d'un témoignage. Le secret est d'accrocher l'attention de votre audience, présenter l'entreprise sous son meilleur jour et attirer le lecteur vers le reste du document.
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Définissez la problématique principale. Le premier ingrédient réel d'une note de synthèse est la discussion de la problématique. Explicitez alors le problème auquel peuvent remédier vos produits ou services. Assurez-vous que le problème est défini aussi clairement que possible. Une problématique mal définie ne sera pas convaincante et dévalorisera l'impact de votre solution.
- Exemple : Los Angeles est paralysée par le trafic. Mise à part la région de Washington DC, la circulation à Los Angeles est la pire du pays. Et ce n'est pas seulement agaçant. La pollution causée par les embouteillages réduit la productivité des travailleurs, augmente les risques d'asthme et devient doucement un problème sanitaire majeur. Il y a plus de voitures à Los Angeles qu'il n'y a de gens en âge de les conduire !
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Proposez une solution inédite. La problématique principale est la partie facile. Maintenant, vous devez convaincre le lecteur que vous avez trouvé une solution inédite pour ce problème majeur. Si vous présentez ces deux ingrédients, vous avez tous les éléments d'une grande idée.
- Exemple : Innotech a créé un système de contrôle du trafic révolutionnaire qui réduit de plusieurs minutes les temps de déplacement, grâce à l'installation de « Smart Grids » brevetés dans les voies de feux de circulation, permettant le comptage des voitures dans n'importe quelle voie et l'adaptation du trafic en conséquence. Les conducteurs américains n'auront plus à attendre à un feu rouge alors qu'aucune voiture ne passe au feu vert dans la direction opposée.
Développez la problématique principale en y apportant des statistiques relatives à votre secteur d'activité. Veillez à ne pas prétendre que votre marché est plus vaste qu'il ne l'est ! Le fait que l'industrie des appareils médicaux rapporte 100 milliards de dollars par an n'est pas un argument puisque votre nouvel appareil médical ne correspond qu'à une petite partie de cette industrie. Contentez-vous d'un potentiel commercial réaliste.
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Intégrez une proposition de vente inédite. C'est ici que vous développez votre solution inédite. En quoi votre service ou produit présente-t-il un avantage sur la concurrence ? Peut-être que votre service de soins de santé à domicile envoie des médecins et pas seulement des infirmières praticiennes ou peut-être que vous garantissez la visite dans la journée, de manière à ne pas avoir à prendre rendez-vous à l'avance. Indiquez en quoi vous êtes spécial.
- Exemple : Intellilight a l'avantage supplémentaire de pouvoir détecter lorsque personne n'est à la maison. Lorsqu'une lumière est restée allumée dans une pièce vide, celle-ci est automatiquement éteinte et rallumée lorsque le système détecte un mouvement dans la pièce. Cela permet aux clients de faire des économies sur leurs factures d'électricité et de gaspiller moins d'énergie.
Dans certaines notes de synthèse, le modèle commercial n'a pas besoin d'être inclus (NGO et associations n'ont généralement pas de modèle commercial). Cependant si vous en avez un, votre modèle commercial doit être clair et facile à suivre. Essentiellement, vous répondez à la question « Comment persuaderez-vous les gens à sortir leur portefeuille et à vous donner leur argent ? » Restez sur un modèle simple, surtout dans la note de synthèse. Un résumé rapide est tout ce qu'on vous demande.
Selon l'industrie dans laquelle vous êtes, cela peut-être une des parties les plus importantes de votre note de synthèse. Vos investisseurs ou banquiers placent leur confiance dans l'équipe, pas dans l'idée. Les idées sont faciles à avoir, mais l'exécution de ces idées ne peut être accomplie qu'avec une équipe performante. Démontrez rapidement en quoi votre équipe a l'expérience et les compétences pour mettre votre plan commercial à exécution.
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Fournissez des projections financières, en soutien à vos affirmations. En vous basant sur votre marché, votre modèle commercial et l'historique de vos performances, vous devez développer une prévision financière ascendante. L'intérêt de vos prévisions est simplement de démontrer vos compétences et aptitudes à construire des prévisions financières basées sur un ensemble d'hypothèses.
- Si votre plan est destiné à un groupe d'investisseurs, ne passez pas trop de temps sur cette section, car ils sont bien conscients que vous n'avez aucune idée des bénéfices que vous pourrez faire. Généralement, les investisseurs ne baseront pas entièrement leur décision sur vos prévisions financières. Ils feront certainement leurs propres prévisions.
Il est maintenant temps de demander un investissement ou un prêt, selon l'objectif de la note de synthèse. Citez une fois encore les qualités de votre entreprise. Rappelez au lecteur le grand mal auquel vous apportez une solution, ainsi que votre potentiel commercial. Enfin, soulignez à nouveau l'aptitude de votre équipe à mener le projet à bien. Demandez le montant nécessaire à votre entreprise pour passer à la vitesse supérieure. Ne divulguez pas quelle proportion vous êtes prêt à concéder ni le taux d'intérêt que vous êtes prêt à payer. Cela se décidera plus tard, lors de négociations en tête à tête.
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Relisez votre note. Après avoir rédigé les éléments de base, relisez-vous attentivement. Il vous faut relire vos notes avec grand soin. Lors de la relecture, pensez à l'audience du document. Assurez-vous que toute référence nouvelle est expliquée et que le langage sera clair pour quelqu'un n'étant pas familier avec le sujet. Apportez les modifications nécessaires.
- Demandez à une personne extérieure de relire votre note de synthèse, en concentrant son attention sur les points suivants.
  - La clarté. Les mots sont-il clairs, les idées d'avantage encore et le document dépourvu de jargon ?
  - Les erreurs. Les erreurs de grammaire, de ponctuation et d'orthographe peuvent être nombreuses. Demander à quelqu'un de vérifier rapidement les chiffres et statistiques peut aussi être une bonne idée.
  - La force de persuasion. Les idées sont-elles clairement exprimées ? Votre argumentaire présente-t-il des lacunes ? Si oui, lesquelles ?
  - La cohérence. Les parties se suivent-elles avec fluidité ?
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Conseils

Les notes de synthèse peuvent varier selon la longueur du document, mais doivent toujours rester relativement brèves. Votre but est de placer autant d'informations que possible en une quantité de lecture minimum ou tout au moins raisonnable. Si vous incluez des détails dans votre note, placez en premier les points les plus importants, tels que vos conclusions et recommandations.
Jetez un coup d'œil aux modèles de documents disponibles avec la plupart des logiciels de traitement de texte, ils pourraient vous aider dans vos débuts.
Ces quatre mêmes zones peuvent être utilisées pour les notes de synthèse d'une grande variété de milieux d'affaires.
Plus le responsable est occupé, moins il y a de chances qu'il ou elle lise votre document. Rédigez en conséquence.