कैसे फीडबैक की माँग करते हुए एक ईमेल लिखें

कम्यूनिकेशन के दूसरे प्रकारों की तरह ही ईमेल का भी अपना ही एक अलग शिष्टाचार और सोशल प्रोटोकॉल होता है। अगर आपको आपके ऑफिस में या कॉलेज में या रिटन मैनुस्क्रिप्ट किसी से फीडबैक माँगने के लिए ईमेल लिखने को बोला जाए, तो ऐसे में ईमेल को और भी ज्यादा इफेक्टिव बनाने के लिए, आपको ईमेल को तैयार करते वक़्त टाइमिंग, फ्रेजिंग (लाइन और वाक्य बगैरह) और स्ट्रक्चर की ओर ध्यान देना होगा। ईमेल में एकदम सभ्य होने, समय के प्रति पाबंदी दिखाने और स्पेसिफिक होने से आपको फीडबैक मिलने की संभावना बढ़ जाएगी।

विधि 1

विधि 1 का 4:

काम के ऊपर फीडबैक माँगना

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ऐसे इंसान की तलाश करें, जो आपके काम के लिए सबसे अच्छा फीडबैक देने के लायक हो: वैसे तो आमतौर पर ये खास इंसान आपके साथ काम करने वाले मैनेजर ही होता है। किसी भी मामले में आपको उन्हीं के साथ या फिर आपके किसी सीनियर कलीग से या कोवर्कर के बारे में विचार करना चाहिए। इनके पास में आपकी हैल्प करने लायक एक्सपीरियंस और आपके लिए जरूरी फीडबैक भी होगा।^{[१]Xरिसर्च सोर्स}
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ईमेल में एकदम सभ्य और नम्र रहें: ईमेल में आपको आपके ऑफिस की शर्तों का भी पालन करना होगा। आपका विनम्र होना, काफी आगे तक आपके लिए मददगार रहेगा, लेकिन आपको इतना भी ज्यादा विनम्र नहीं बनना है, कि आपके बॉस या मैनेजर को ऐसा लगने लगे, कि आपको अपने काम के बारे में कुछ मालूम ही नहीं। इसकी बजाय, अपने सवालों को कुछ इस तरह से तैयार करें, जिन से किसी प्रोजेक्ट या टास्क के ऊपर आपकी प्रोग्रेस भी झलके।^{[२]Xरिसर्च सोर्स} इससे आपके बॉस को ऐसा समझ आएगा, कि आप हाँथ पर हाँथ रखकर, सिर्फ फीडबैक का इंतज़ार नहीं कर रहे हैं। इसके साथ ही इन दी हुई सलाहों का ध्यान रखना न भूलें।^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
- “मैं कल के लिए देने वाले प्रेजेंटेशन के ऊपर काम कर रहा था, तभी मुझे इसके फ़ारमैट को लेकर कुछ कठिनाई महसूस हुई, के लिए आप ऐसा कुछ कह सकते हैं, कि—मुझे नहीं मालूम, कि मैं कंपनी के स्टैंडर्ड को फॉलो कर भी रहा हूँ या नहीं। मैंने प्रेजेंटेशन अटेच कर दिया है। क्या आपके पास में फ़ारमैट को लेकर को सलाह है? इसके ऊपर मेरी मदद करने के लिए धन्यवाद।”
- उन्हें ईमेल में धन्यवाद देना न भूलें।
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आपके फीडबैक की मांग को लेकर एकदम स्पष्ट रहें: इससे आप उन सारे फीडबैक को पाने से बच जाएंगे, जिनकी अभी आपको आपके काम में मदद के लिए जरूरत नहीं। अगर जरूरी न हो, तो हाँ या नहीं में जवाब आने वाले सवालों को अवॉइड करें। इसकी बजाय, प्रोजेक्ट के उस एक खास हिस्से के ऊपर सारा फोकस रखें, जिसमें मदद की जरूरत है। साथ ही अपने बॉस या सीनियर वर्कर्स के ऊपर, आपके मन में आपके काम को लेकर चल रहे सारे सवालों की एक-साथ बौछार भी न कर दें।^{[४]Xरिसर्च सोर्स}
- उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा भी कह सकते हैं, “मुझे समझ नहीं आ रहा है, कि ईस्टमैन फ़ाइल के ऊपर कैसे काम किया जाना चाहिए। क्लाईंट ने भी मेरी किसी भी ईमेल का जवाब नहीं दिया और जैसे कि, ये काफी जरूरी असाइनमेंट है, इसलिए मुझे ऐसा लगा, कि मैं एक बार आपको ईमेल करके पूछ लूँ।”
- अगर आप रिव्यू या रिपोर्ट के अंदाज़ में कुछ और सामान्य फीडबैक की तलाश कर रहे हैं, तो खास तौर पर उसी के ऊपर माँग करें। आपका जितना ज्यादा हो सके, उतना विनम्र, समझदार और स्पष्ट रहना आपके लिए काफी मददगार साबित होगा। जैसे कि, आप आपकी काबिलियत या क्रिएटिविटी के ऊपर भी रिपोर्ट माँग सकते हैं। अगर आप उन लोगों से फीडबैक माँग रहे हैं, जो आपको आपको ही रिपोर्ट करते हैं, तो फिर आपको एक अनजाना या बेनामी सर्वे करना होगा।^{[५]Xरिसर्च सोर्स}
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उनकी तरफ से जवाब आने के बाद, उन्हें एक थैंक-यू ईमेल जरूर करें: अगर फीडबैक में आपके ऊपर और ज्यादा सुधार करने की सलाह आती है या फिर आपका काम उतना भी ठीक नहीं था, आता है, तो फिर इसे सुधारने के लिए अपनी तरफ से की जा सकने लायक कोशिशों के ऊपर एक स्टेटमेंट लिखना न भूलें। एकदम फौरन जवाब देने से पहले, अपने आपको कुछ वक़्त जरूर दें।^{[६]Xरिसर्च सोर्स}
- आपके द्वारा ज्यादा से ज्यादा 1-2 दिन के अंदर ही जवाब दिये जाने की पुष्टि जरूर कर लें।

विधि 2

विधि 2 का 4:

स्कूल में फीडबैक की माँग करना

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आपके टीचर के पास न जाने कितने ही सैंकड़ों स्टूडेंट्स होंगे, खासतौर पर अगर वो एक कॉलेज प्रोफेसर हों, तब। ऐसे में आपको आपका नाम (फर्स्ट और लास्ट नेम), आपकी क्लास और आपका सेक्शन शामिल करना चाहिए। अगर आप अभी हाइ स्कूल में हैं, तो इसका मतलब आपके पीरियड या टाइम स्लॉट से है। इस तरह से आप आपके टीचर को आपकी पहचान निकालने में काफी सारा वक़्त बर्बाद करने से बचा लेंगे और उस वक़्त का इस्तेमाल वो आपके लिए जरूरी फीडबैक तैयार करने में कर सकेंगे।^{[७]Xरिसर्च सोर्स}
कभी-कभी स्टूडेंट्स उनके टीचर्स को पहली बार ईमेल करने में काफी परेशानियों का सामना करते हैं। आप चाहें तो “Hi Dr. Smita” या “Dear Ms. Kaveri” भी लिख सकते हैं। अगर आपके टीचर ने आपको ईमेल किया हो, तो उनकी ही तरह फॉर्मल रहें। अपनी टोन को एकदम प्रोफेशनल रखें। “हे, आपको क्या लगता है?, क्या ये बहुत बड़ा नहीं था,” ऐसा बोलने की बजाय, कहें कि, “मुझे नहीं मालूम कि मुझे असाइनमेंट समझ आया या नहीं। लेकिन मेरे मन में पेपर को लेकर कुछ जरूरी सवाल चल रहे हैं।”^{[८]Xरिसर्च सोर्स}
अगर कोई बात उन सवालों के लिए जरूरी न हो, तो अपने सारे सवालों के लिए सब-कुछ समझाने को लेकर परेशान न रहें। उदाहरण के लिए, अगर आपको आपके लिए संभावित समय लेने के ऊपर फेडबैक चाहिए है, तो ऐसे में आपके टीचर को वजह की जरूरत होगी, लेकिन अगर आप सिर्फ आपके असाइनमेंट से जुड़े किसी सवाल को पूछना चाहते हैं, तो इसके लिए आपके डॉग के द्वारा आपको देर कराने की वजह वाली कहानी और अब आप क्यों ईमेल कर रहे हैं, (हाँ, अगर आपका असाइनमेंट का टाइम एकदम नजदीक न हो), या ऐसा कुछ भी, जो आपके पास मौजूद असाइनमेंट से कहीं से भी जुड़ा हुआ न हो, सुनाने की कोई जरूरत नहीं है।^{[९]Xरिसर्च सोर्स}
फीडबैक माँगने के लिए, किसी एग्जाम या ड्यू डेट के एकदम पहले वाली रात तक इंतज़ार न करें: ऐसे में आपके टीचर्स आपको फीडबैक न सिर्फ ड्यू डेट के एकदम करीब होने की वजह से आपको कोई फीडबैक नहीं दे सकनेग, बल्कि वो इस बात को लेकर भी नाराज हो जाएँगे, कि आपने फीडबैक माँगने के लिए लास्ट मिनट का इंतज़ार किया। अगर आपको लास्ट मिनट के लिए सवाल भेजना ही है, तो फिर एकदम स्पष्ट रहें और काम शब्दों का इस्तेमाल करें और साथ ही अपनी तरफ से क्षमाभाव भी दर्शाएँ। इससे आपके टीचर्स के समय रहते ईमेल देखने के चलते, संभावना है, कि वो आपको जवाब देंगे।^{[१०]Xरिसर्च सोर्स}
आपके टीचर के द्वारा माँगे हुए फ़ाइल फ़ारमैट्स का इस्तेमाल करें: अक्सर, आपके टीचर्स सिलेबस में ही आपको बता दिया करते हैं, कि वो किसी भी असाइनमेंट या ईमेल के लिए किस फ़ाइल फ़ारमैट को स्वीकार करेंगे। जैसे कि, अगर आपके टीचर ने आप से .doc फ़ाइल भेजने की माँग की है, तो उन्हें एक .pdf या फिर .pages फ़ाइल न भेजें। अगर आपको नहीं मालूम है, तो आप एक .rtf या .pdf फ़ाइल भी भेज सकते हैं, या फिर सीधे पूछ भी सकते हैं।
ऐसे किसी पेपर या एग्जाम के ऊपर फीडबैक की माँग करना, जो आप पूरा कर चुके हैं: आपको बस आपके प्रोफेसर को ईमेल करना है, और सभ्य रहना है। अगर आपके प्रोफेसर के ऑफिस का टाइम चल रहा है, तो आप सीधे जाकर उन से मिल सकते हैं या फिर एक अपोइंटमेंट ले सकते हैं। आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "डियर प्रोफेसर स्मिता, मैंने अपने एग्जाम में अपनी सोच के हिसाब से अच्छा नहीं किया। क्या आप मेरी उनमें से कुछ गलतियों को सुधारने में मदद करेंगी, ताकि मैं अगले एग्जाम में अच्छा परफ़ोर्म कर सकूँ?" आपके प्रोफेसर आपकी ऐसी रिक्वेस्ट के ऊपर, आपके पक्ष में ही प्रतिक्रिया देंगे।

विधि 3

विधि 3 का 4:

किसी एक मैनुस्क्रिप्ट (Manuscript) पर फीडबैक की माँग करना

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पहले किसी ऐसे इंसान को ईमेल करें, जिसे आप जानते हैं: अगर आप एक अटेंटिव फीडबैक पाना चाहते हैं, तो इसे देने के लिए कोई बेस्ट पर्सन सिर्फ वही होगा, जिसे आप बहुत अच्छे से जानते हैं, जैसे कि आपका फ्रेंड या कलीग। आप जब फीडबैक के लिए अपनी पहचान के किसी व्यक्ति को ईमेल लिख रहे हों, तब उसी तरह ईमेल किए जाने की पुष्टि करें, जैसे आप हमेशा किया करते हैं। अगर आप उन्हें रोजाना कॉल करते हैं, तो फिर आपको उन्हें कॉल ही करना चाहिए। अगर आपको मालूम न हो, कि वो हाँ ही बोलने वाले हैं (ऐसा कोई जिसकी मैनुस्क्रिप्ट आपने पढ़ी है या ऐसा कोई जिसने आप से कभी किसी मैनुस्क्रिप्ट को पढ़ने का कहा हो) उन्हें एकदम पहली ईमेल में ही मैनुस्क्रिप्ट न भेज दें।^{[११]Xरिसर्च सोर्स}
- आप चाहें तो आपके द्वारा ईमेल भेजे जाने वाले इंसान के हिसाब से, फिर चाहे वो आपका फ्रेंड हो या फिर आपका कलीग, उन्हें एक छोटी सी डिसक्रिप्शन या एक एब्सट्रेक्ट भी भेज सकते हैं।
अगर आपको सच में एक एक्सपर्ट की सलाह की जरूरत है, तो फिर आपकी पहचान के किसी एक एक्सपर्ट को ईमेल करें और उन्हें आपका प्रोजेक्ट और आपको क्यों फीडबैक चाहिए, समझा दें। एकदम दबाव न डालें, लेकिन उनकी तरफ से आपके लिए निकाले हुए वक़्त के लिए उन्हें धन्यवाद जरूर दें और कहें, कि "मैं समझ सकता हूँ, अगर आपको मुझे फीडबैक देने का वक़्त न भी मिले।" इसके साथ ही अगर उनके पास वक़्त न हो, तो आपको उन से आपकी मदद के लिए, उनकी नजर में मौजूद किसी और के बारे में भी पूछना है, जो आपको उनका वक़्त और सलाह देने में मदद कर सके।^{[१२]Xरिसर्च सोर्स}
किसी को बस ऐसे ही ठंडी सी मैनुस्क्रिप्ट ईमेल न करें: इस तरह से इसके ऊपर कोई जवाब न मिलने की संभावना बढ़ जाएगी, हाँ अगर आप उन्हें उनकी मदद देने के लिए कुछ पे करने का न बोल रहे हों। अगर वो कोई मशहूर लेखक हैं, तो फिर क्योंकि उन्हें रोजाना इस तरह की सैंकड़ों ईमेल आती होंगी, इसलिए उनकी तरफ से जवाब आने की संभावना बिल्कुल भी नहीं है।^{[१३]Xरिसर्च सोर्स} इसकी बजाय, पहले आपके फ्रेंड्स, कलीग्स, प्रोफेसर्स आदि से पूछने का विचार करें। इन लोगों से आपको मदद मिलने की उम्मीद ज्यादा रहेगी और ये भी आपकी मदद करना चाहते होंगे।^{[१४]Xरिसर्च सोर्स}
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आप उन से किस तरह का फीडबैक पाना चाहते हैं, को लेकर एकदम स्पष्ट रहें: अगर आप सिर्फ पॉज़िटिव फीडबैक चाहते हैं, तो उन्हें बता दें। उन्हें बता दें, अगर आपको डीटेल में फीडबैक चाहिए, लोकल या ग्लोबल फीडबैक चाहिए और या फिर आपको एस्थेटिक, ग्रामेटिकल, या स्ट्रक्चरल फीडबैक चाहिए। इससे आपके रीडर्स को भी उन से आपकी उम्मीद के बारे में जानने में मदद मिलेगी।^{[१५]Xरिसर्च सोर्स}
- पॉज़िटिव फीडबैक को गैर-रचनात्मक नहीं होना चाहिए। अगर वो आपको बताते हैं, कि उन्हें कोई चीज़ क्यों अच्छी लगी, इससे आपको अपनी मैनुस्क्रिप्ट के बारे में बहुत कुछ जानने को मिलेगा।^{[१६]Xरिसर्च सोर्स}
- अगर आपको एक नेगेटिव फीडबैक मिला है, तो इसके लिए रिस्पोंड करने से पहले, अपने आप को कुछ वक़्त दें। वो अगर आपके फ्रेंड्स हैं, तो वो आपकी मदद करना चाहेंगे। वो अगर प्रोफेसर हैं, फिर चाहे आपको कितना ही गुस्सा या दुख क्यों न हो रहा हो, फिर भी आपको ऐसे अंदाज़ में जवाब नहीं देना चाहिए। इसकी बजाय, उन्हें आपकी मदद करने के लिए धन्यवाद करें और आगे बढ़ जाएँ। कुछ वक़्त के बाद, आपको खुद ही अहसास होगा, कि वो फीडबैक आपके लिए कितना मददगार है, फिर भले ही उस अंदाज़ में न सही, जिसमें ये आपको मिला था।^{[१७]Xरिसर्च सोर्स}
अगर आपने किसी नॉवेल मैनुस्क्रिप्ट पर डीटेल में फेडबैक की माँग की है, तो एक दिन या हफ्ते के अंदर फीडबैक मिल जाने की उम्मीद न करें। इतनी लंबी मैनुस्क्रिप्ट को एडिट करने में काफी वक़्त लगता है। अगर आपके आप के पास में इस पर काम करने की कोई डेडलाइन मौजूद है, तो अपने रीडर को ये बात भी मालूम होने दें। आप बस उन से सीधे पूछ सकते हैं, कि अगर वो आपको इस डेट तक एडिट करके दे सकें। याद रखें, कि उनकी भी अपनी एक लाइफ और काम हैं।^{[१८]Xरिसर्च सोर्स}
वो अगर आपका फ्रेंड है, तो आप उन के लिए एक चॉकलेट का बॉक्स ले जा सकते हैं या फिर जरूरत पड़ने पर आप भी उनकी मदद कर सकते हैं। वो अगर आपके प्रोफेसर हैं, तो आपको उनकी तरफ से मिली मदद और उनके वक़्त देने के लिए, अपने दिल से थैंकयू नोट भेजना चाहिए। अपने रीडर को थैंक यू नहीं बोलने से, उन्हें ऐसा लगेगा, कि आपने उनका इस्तेमाल किया है या/और आपको उनकी मेहनत की कोई कद्र ही नहीं और फिर वो आगे से कभी भी आपकी मदद नहीं करेंगे।^{[१९]Xरिसर्च सोर्स}

विधि 4

विधि 4 का 4:

कस्टमर्स से फीडबैक की माँग करना

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कस्टमर्स के पास में मौजूदा सभी तरह के बिजनेस की ओर से होने वाले इस तरह के काफी सारे सर्वे मौजूद होते हैं। अगर आप भी कस्टमर के द्वारा अपनी ईमेल को डिलीट करवाना चाहते हैं, तो फिर इसमें ढेर सारे सवाल डाल दें। अगर आप अपने कस्टमर्स की दिलचस्पी बनाए रखना चाहते हैं, तो उन से सिर्फ एक या दो ही सवाल करें और बस यहीं पर सब छोड़ दें।^{[२०]Xरिसर्च सोर्स}
सिर्फ हाँ/नहीं वाले सवालों का इस्तेमाल करने के बजाय ऐसे सवाल करें, जिन से आपको बड़ा सा जवाब मिल सके। जैसे कि, उन से "क्या आप आपके फ्रेंड्स से हमारी सिफारिश करेंगे?" पूछने के बजाय, पूछें, कि "आप अपने फ्रेंड्स से हमारे बारे में क्या कहेंगे?" इस तरह के सवालों से आपको सिर्फ हाँ/नहीं वाले सवालों की बजाय ज्यादा जानकारी मिलेगी।^{[२१]Xरिसर्च सोर्स}
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आपके कस्टमर्स को ये पता चलने दें, कि आप उनके पास जल्द ही वापस लौटने वाले हैं: इससे आपके कस्टमर्स को ऐसा फील होगा, कि उनके विचारों को किसी ऐसे इनबॉक्स में नहीं डाला जा रहा है, जहाँ से उन्हें न ही पढ़ा जाएगा और न ही उन पर कोई ध्यान दिया जाएगा। अगर उनको मालूम होगा, कि आप उन्हें वापस रिप्लाय करने वाले हैं, तो आपको एक ज्यादा सच्चे फीडबैक मिलने की उम्मीद बढ़ जाएगी।^{[२२]Xरिसर्च सोर्स}
- आप जब रिप्लाय करें, तब आप भी स्पष्ट और प्रोफेशनल रहें। आज के इंटरनेट के दौर में, आप बिना प्रोफेशनल हुए और बिना समझदारी दिखाए, बस एक झटके में अपनी कंपनी का नाम खराब कर सकते हैं।
ईमेल में फ्लैश या और दूसरे किसी ऐसे फीचर को एड न करें, जो धीमी स्पीड से लोड होते हैं: अगर किसी कस्टमर के पास में बहुत स्लो इंटरनेट कनैक्शन है, तो ऐसे में उन्हें जब ईमेल लोड होने में टाइम लेते नजर आएगी, तो वो फौरन ही इसे डिलीट कर देंगे। याद रखिए, कि फीडबैक की ज्यादा जरूरत आपको है, उन्हें नहीं।^{[२३]Xरिसर्च सोर्स}
सही ढंग से डिजाइन हुए फॉन्ट और फ़ारमैट का इस्तेमाल करें: आपको अपनी ईमेल को एकदम क्लीन और प्रोफेशनल दिखाना है। बेकाम के ग्राफिक्स या कॉमिक वाले फॉन्ट का इस्तेमाल करके बनी हुई ईमेल, आपके कस्टमर्स को इंप्रेस नहीं कर पाएगी। अगर आप फॉन्ट को लेकर निश्चित नहीं हैं, तो इनके बजाय, Times New Roman या Arial जैसे फॉन्ट का इस्तेमाल करें और एक्सेस ग्राफिक्स को मिनिमम रखें।^{[२४]Xरिसर्च सोर्स}
एक सिंगल कॉलम फ़ारमैट, मल्टी-कॉलम फ़ारमैट की तुलना में कहीं ज्यादा फ्लेक्सिबल होता है। इसके साथ ही आपको फॉन्ट्स के एकदम छोटे नहीं होने की पुष्टि भी करना है। आपको अपनी ईमेल को लैपटाप्स पर, फोन्स पर और टेबलेट्स पर नजर आने लायक बनाना है। ज़्यादातर लोग अपने फोन पर ही अपनी ईमेल को चेक किया करते हैं, इसलिए आपके लिए आपके ईमेल को इसी हिसाब से फ़ारमैट करना जरूरी बन जाता है।^{[२५]Xरिसर्च सोर्स}