วิธีการ เขียนอีเมลเพื่อขอความคิดเห็น

อีเมลก็เหมือนกับรูปแบบของการสื่อสารอื่นๆ คือมีคุณสมบัติและพิธีการทางสังคมในแบบของมันเอง ถ้าคุณต้องเขียนอีเมลเพื่อขอความคิดเห็นที่ทำงาน ที่โรงเรียน หรืองานเขียน คุณควรพิจารณาการเรียบเรียงประโยค เวลา และโครงสร้างเมื่อคุณเขียนอีเมลเพื่อให้มันมีประสิทธิภาพมากที่สุด การวางตัวสุภาพ ตรงเวลา และเฉพาะเจาะจงในอีเมลสามารถช่วยคุณได้ความคิดเห็นคุณต้องการ

วิธีการ 1

วิธีการ 1 ของ 4:

การขอความคิดเห็นที่ทำงาน

ดาวน์โหลดบทความ

เขียนหาคนที่มีคุณสมบัติในการออกความคิดเห็นเกี่ยวกับงานของคุณได้ดีที่สุด. ส่วนใหญ่จะเป็นผู้จัดการที่อยู่เหนือคุณ โดยทั่วไป คุณควรเริ่มที่พวกเขาหรือเพื่อนร่วมงานที่อาวุโสกว่าหรือเพื่อนร่วมงานทั่วไป พวกเขาจะมีประสบการณ์เพื่อช่วยเหลือคุณและให้ความคิดเห็นที่คุณต้องการ ^{[1]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
2
วางตัวสุภาพและถ่อมตนในอีเมล. คุณควรทำตามธรรมเนียมในออฟฟิศสำหรับอีเมล ความอ่อนน้อมถ่อมตนสามารถช่วยให้คุณไปถึงฝั่งฝันในการขอความคิดเห็นแต่อย่าถ่อมตนมากเกินไปจนเจ้านายหรือผู้จัดการคิดว่าคุณไม่รู้อะไรเกี่ยวกับงาน คุณต้องตีกรอบคำถามในแบบที่แสดงความก้าวหน้าในชิ้นงานหรืองานที่รับมอบหมาย^{[2]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง} สิ่งนี้จะทำให้เจ้านายรู้ว่าคุณไม่ได้นั่งรอความคิดเห็นเฉยๆ คุณควรจดจำเคล็ดลับเหล่านี้^{[3]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- คุณสามารถพูดว่า “ฉันกำลังเตรียมงานนำเสนอสำหรับพรุ่งนี้แต่ติดขัดกับรูปแบบ ฉันไม่แน่ใจว่ากำลังทำตามมาตรฐานของบริษัทหรือเปล่า ฉันได้แนบงานนำเสนอมาด้วย คุณมีคำแนะนำเกี่ยวกับรูปแบบหรือเปล่า? ขอบคุณที่ช่วยเกี่ยวกับเรื่องนี้”
- อย่าลืมขอบคุณพวกเขาในอีเมล
3
คุณต้องใช้คำขอที่เฉพาะเจาะจง. สิ่งนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่กว้างเกินไปจนอาจจะไม่สามารถช่วยคุณเรื่องงานได้ หลีกเลี่ยงคำถามปลายปิดนอกเสียจากว่าจำเป็น คุณต้องจดจ่อกับส่วนที่เฉพาะเจาะจงของชิ้นงานที่คุณต้องการทำ พยายามอย่าถาโถมเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานด้วยคำถามทุกข้อที่คุณมีเกี่ยวกับงานในครั้งเดียว ^{[4]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- เช่น คุณสามารถพูดว่า “ฉันไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไรกับไฟล์ของอีสท์แมน ลูกค้ายังไม่ตอบอีเมลของฉันและฉันคิดว่าฉันควรอีเมลถามคุณว่าต้องทำอย่างไรเพราะมันเป็นงานที่สำคัญมาก”
- ถ้าคุณต้องการความคิดเห็นโดยทั่วไปในรูปแบบของรีวิวหรือรายงานก็ให้ขอสิ่งนั้นอย่างเฉพาะเจาะจง การวางตัวสุภาพ แม่นยำ และเฉพาะเจาะจงจะช่วยได้ เช่น คุณสามารถขอรายงานเกี่ยวกับความมีประสิทธิภาพหรือความคิดสร้างสรรค์ของคุณ ถ้าคุณกำลังขอความคิดเห็นจากคนที่รายงานให้คุณ คุณอาจจะต้องเก็บแบบสำรวจแบบนิรนาม
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ
Alyson Garrido, PCC
โค้ชด้านการงาน
อลิสัน การ์ริโดเป็นโค้ชที่มีใบรับรอง (PCC) จาก International Coach Federation เธอช่วยลูกค้าในการหางานและการให้คำปรึกษาเรื่องความก้าวหน้าทางอาชีพ เธอยังโค้ชเรื่องทิศทางของอาชีพ การเตรียมตัวสัมภาษณ์ การต่อรองเงินเดือน และการวัดประเมินผลงาน รวมถึงการสื่อสารและกลยุทธการเป็นผู้นำ เธอเป็นหุ้นส่วนผู้ก่อตั้ง Systemic Coach Academy ในนิวซีแลนด์
Alyson Garrido, PCC
โค้ชด้านการงาน
ลองใช้วิธี KISS เมื่อคุณขอความคิดเห็นโดยทั่วไป วิธี KISS คือวิธีที่ดีเพื่อช่วยให้คนให้ความคิดเห็นที่เหมาะสมและทำได้จริงกับคุณ ถามบุคคลนั้นว่า "ฉันควรเก็บอะไร? ฉันควรปรับปรุงอะไร? ฉันควรเริ่มทำอะไร? และฉันควรหยุดทำอะไร?"
4
ส่งอีเมลขอบคุณเมื่อพวกเขาตอบกลับหาคุณ. ถ้าความคิดเห็นแนะนำว่าคุณควรปรับปรุงหลายอย่างหรืองานของคุณยังไม่ดีพอก็ควรกล่าวสั้นๆ ว่าคุณจะแก้ไขมันอย่างไร ให้เวลากับตัวเองเพื่อจัดการกับอารมณ์ก่อนที่จะตอบในทันที^{[5]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- คุณควรตอบกลับภายใน 1-2 วันเป็นอย่างช้า
โฆษณา

วิธีการ 2

วิธีการ 2 ของ 4:

การขอความคิดเห็นที่โรงเรียน

ดาวน์โหลดบทความ

คุณครูของคุณอาจจะมีนักเรียนเป็นร้อยโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นคุณครูในมหาวิทยาลัย คุณจะต้องใส่ชื่อ (ชื่อและนามสกุล) ชั้นเรียน และภาควิชา ถ้าคุณอยู่ชั้นมัธยมศึกษาตอนปลาย สิ่งนี้อาจจะหมายถึงคาบเรียนหรือช่วงเวลาเรียน วิธีนี้คุณจะไม่ทำให้คุณครูเสียเวลาหาว่าคุณคือใครและพวกเขาจะใช้เวลามากขึ้นเพื่อให้ความคิดเห็นที่คุณต้องการ ^{[6]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
บางครั้งนักเรียนประสบปัญหากับสิ่งนี้เมื่อเขียนอีเมลหาคุณครูเป็นครั้งแรก คุณสามารถพูดว่า “สวัสดีค่ะ คุณครูสมศักดิ์” หรือ “เรียนคุณครูสมศรี” ถ้าคุณครูได้อีเมลหาคุณก็อย่าใช้คำพูดที่เป็นทางการน้อยกว่าที่คุณครูเขียนหา ใช้น้ำเสียงให้เป็นมืออาชีพแทนที่จะพูดว่า “แล้วครูคิดยังไงกับรายงานของหนู มันไม่ได้ดีที่สุด” ให้พูดว่า “หนูไม่แน่ใจว่าหนูเข้าใจคำสั่งของรายงานหรือเปล่า หนูมีคำถามเกี่ยวกับรายงานค่ะ”^{[7]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
อย่ากังวลกับการอธิบายบริบทของคำถามนอกเสียจากว่าบริบทนั้นจำเป็นสำหรับคำถาม เช่น ถ้าคุณกำลังขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการขยายเวลา คุณครูของคุณอาจจะต้องการบริบท แต่ถ้าคุณเพียงคำถามเกี่ยวกับรายงานก็ไม่จำเป็นต้องเล่าเรื่องว่าสุนัขของคุณทำให้คุณส่งงานช้าและทำไมคุณถึงอีเมลตอนนี้ (นอกเสียจากว่ามันใกล้เวลาส่งงานมาก) หรืออย่างอื่นที่อาจจะไม่เกี่ยวข้องกับรายงาน^{[8]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
อย่ารอที่จะขอความคิดเห็นจนกว่าจะถึงคืนก่อนวันสอบหรือวันกำหนดส่ง. ไม่เพียงแต่คุณครูอาจจะไม่ให้ความคิดเห็นที่ใกล้กับวันกำหนดส่งแล้ว คุณครูยังอาจจะรู้สึกรำคาญที่คุณรอจนถึงนาทีสุดท้ายเพื่อขอความคิดเห็นของพวกเขา ถ้าคุณต้องถามคำถามนาทีสุดท้ายก็ให้ทำอย่างกระชับ เฉพาะเจาะจง และขอโทษ มันจะทำให้คุณครูน่าจะตอบคุณถ้าพวกเขาเห็นอีเมลทันเวลา
บ่อยครั้งที่คุณครูจะบอกคุณว่าพวกเขาต้องการไฟล์รูปแบบใดสำหรับรายงานหรือในอีเมล เช่น ถ้าคุณครูระบุขอไฟล์ .doc ก็อย่าส่งไฟล์ที่เป็น .pdf หรือ .pages ถ้าคุณไม่แน่ใจก็สามารถส่งไฟล์ .rtf หรือ .pdf หรือเพียงแค่สอบถาม
ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับรายงานหรือข้อสอบที่คุณส่งไปแล้ว. คุณเพียงแค่ต้องอีเมลหาคุณครูและวางตัวสุภาพ ถ้าคุณครูมีช่วงเวลาที่ประจำอยู่ในออฟฟิศก็สามารถไปหาระหว่างเวลานั้นหรือทำนัด คุณสามารถพูดว่า “เรียนคุณครูสมศักดิ์ หนูทำข้อสอบไม่ได้ดีอย่างที่คาดหวังไว้ คุณครูช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดเพื่อที่หนูจะได้ทำข้อสอบครั้งต่อไปให้ดีขึ้นได้หรือเปล่าคะ?" คุณครูของคุณจะเต็มใจตอบรับคำขอนั้น
โฆษณา

วิธีการ 3

วิธีการ 3 ของ 4:

การขอความคิดเห็นเกี่ยวกับงานเขียน

ดาวน์โหลดบทความ

1
อีเมลหาคนที่คุณรู้จักก่อน. ถ้าคุณต้องการความคิดเห็นที่ใส่ใจ คนที่น่าจะให้สิ่งที่ได้คือคนที่คุณรู้จัก ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน เมื่ออีเมลหาคนที่คุณรู้จักเพื่อขอความคิดเห็น คุณต้องอีเมลตามปกติ ถ้าคุณมักจะโทรหาพวกเขา คุณก็อาจจะใช้การโทรศัพท์แทน อย่าส่งงานเขียนในอีเมลฉบับแรกนอกเสียจากว่าคุณรู้ว่าพวกเขาน่าจะตอบตกลง (คนที่คุณเคยอ่านงานเขียนหรือคนที่เคยเสนอที่จะอ่านงานเขียนของคุณ)^{[9]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- คุณสามารถใส่คำอธิบายสั้นๆ หรือบทคัดย่อโดยขึ้นอยู่กับว่าคนที่คุณอีเมลหาคือเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน
ถ้าคุณต้องการคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญก็ให้ส่งอีเมลหาผู้เชี่ยวชาญที่คุณรู้จักและอธิบายชิ้นงานของคุณและเหตุผลที่คุณต้องการความคิดเห็น อย่ากดดัน แต่คุณควรขอบคุณพวกเขาสำหรับการพิจารณาและพูดว่า “ฉันเข้าใจถ้าคุณไม่มีเวลาให้ความคิดเห็น” คุณอาจจะถามพวกเขาว่ารู้จักใครที่พอจะมีเวลาและความเชี่ยวชาญที่สามารถช่วยคุณได้หรือไม่ในกรณีที่พวกเขาช่วยคุณไม่ได้^{[10]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
สิ่งนี้ไม่น่าจะได้คำตอบนอกเสียจากว่าคุณบอกพวกเขาว่าคุณจะจ่ายค่าตอบแทนสำหรับความช่วยเหลือ ถ้าพวกเขาเป็นนักเขียนที่มีชื่อเสียงก็อาจจะไม่ตอบอีเมลแบบนั้นเพราะพวกเขาได้รับอีเมลมากมาย คุณควรถามเพื่อน เพื่อนร่วมงาน คุณครู และอื่นๆ ก่อน พวกเขาน่าจะสามารถช่วยคุณได้และน่าจะอยากช่วยคุณ^{[11]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
4
คุณต้องระบุอย่างเฉพาะเจาะจงว่าต้องการอะไรจากความคิดเห็น. ถ้าคุณอยากได้เพียงความคิดเห็นเชิงบวกก็ให้บอกพวกเขาแบบนั้น บอกพวกเขาไม่ว่าคุณต้องการความคิดเห็นที่มีรายละเอียด ตามท้องถิ่น หรือระดับโลก และไม่ว่าคุณต้องการความคิดเห็นด้านสุนทรียภาพ ไวยากรณ์ หรือโครงสร้าง วิธีนี้จะช่วยให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณต้องการอะไรจากพวกเขา ^{[12]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- ความคิดเห็นเชิงบวกไม่จำเป็นต้องไร้ประโยชน์เพราะถ้าพวกเขาอธิบายว่าเหตุใดพวกเขาถึงชอบสิ่งนั้น คุณก็สามารถเรียนรู้ได้มากมายเกี่ยวกับงานเขียน ^{[13]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- ถ้าคุณได้รับความคิดเห็นเชิงลบก็ให้เวลาตัวเองเพื่อตอบรับ ถ้าพวกเขาคือเพื่อนของคุณ พวกเขาก็น่าจะอยากช่วย ถ้าพวกเขาเป็นคุณครู ไม่ว่าคุณจะโกรธหรือเสียใจแค่ไหน คุณก็ไม่ควรตอบด้วยกริยาแบบนั้น คุณต้องขอบคุณพวกเขาสำหรับความช่วยเหลือและเดินหน้าต่อไป เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะพบว่าความคิดเห็นนั้นมีประโยชน์ถึงแม้ว่าคุณจะได้รับมันมาในแบบที่ไม่ประสงค์ก็ตาม
ถ้าคุณได้ขอความคิดเห็นแบบลงรายละเอียดเกี่ยวกับงานเขียนนิยายก็อย่าคาดหวังที่จะได้ความคิดเห็นภายใน 1 วันหรือ 1 สัปดาห์ มันใช้เวลาเพื่อแก้ไขงานเขียนที่มีความยาวแบบนั้น ถ้าคุณมีกำหนดเวลาก็ควรบอกให้ผู้อ่านรู้ คุณสามารถถามพวกเขาได้ว่าพวกเขาสามารถแก้ไขได้ทันวันที่กำหนดหรือไม่ จำไว้ว่าพวกเขามีชีวิตและความรับผิดชอบส่วนตัวด้วย ^{[14]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
ถ้าเป็นเพื่อนของคุณ คุณอาจจะซื้อของขวัญ เช่น ช็อกโกแลตหรือเสนอที่จะช่วยเหลือคืน ถ้าเป็นคุณครู คุณอาจจะเขียนอีเมลขอบคุณเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณซาบซึ้งในงานและเวลาของพวกเขา การลืมขอบคุณผู้อ่านอาจจะทำให้พวกเขารู้สึกถูกหลอกใช้และไม่เป็นที่ซาบซึ้ง และอาจจะทำให้พวกเขาไม่อยากช่วยคุณในอนาคต ^{[15]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
โฆษณา

วิธีการ 4

วิธีการ 4 ของ 4:

การขอความคิดเห็นจากลูกค้า

ดาวน์โหลดบทความ

ลูกค้ารู้สึกกระอักกระอวนจากแบบสำรวจของเกือบจะทุกธุรกิจ ถ้าคุณอยากแน่ใจว่าลูกค้าจะลบอีเมลของคุณทันทีที่อ่านก็ให้เขียนอีเมลที่มีคำถามมากมาย ถ้าคุณอยากทำให้ลูกค้าสนใจก็ให้ถาม 1 หรือ 2 คำถามเท่านั้น ^{[16]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
แทนที่จะใช้คำถามปลายปิดก็ให้ถามคำถามที่จะได้รับคำตอบที่เติมเต็มกว่า แทนที่จะที่จะถามว่า “คุณจะแนะนำเราให้กับเพื่อนหรือไม่?” ก็ให้ถามว่า “คุณจะพูดถึงเราให้เพื่อนฟังอย่างไร?” คำถามเหล่านี้จะให้ข้อมูลในคำตอบมากกว่าคำถามปลายปิด ^{[17]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
3
บอกให้ลูกค้ารู้ว่าคุณจะติดต่อกลับอย่างรวดเร็ว. สิ่งนี้ทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขาจะไม่ถูกโยนใส่กล่องข้อความขนาดยักษ์ที่มันอาจจะไม่ถูกอ่าน คุณยังน่าจะได้ความคิดเห็นที่จริงใจมากกว่าถ้าพวกเขารู้ว่าคุณจะตอบ ^{[18]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- เมื่อคุณตอบก็ให้ตอบอย่างจริงใจและเป็นมืออาชีพ ด้วยวัฒนธรรมอินเทอร์เน็ตในปัจจุบัน คุณอาจจะทำลายชื่อเสียงของบริษัทได้ในเสี้ยววินาทีถ้าคุณตอบด้วยสิ่งที่ไม่เป็นมืออาชีพและไม่จริงใจ
ถ้าลูกค้ามีการเชื่อมต่อที่ช้า พวกเขาก็อาจจะลบอีเมลทันทีเมื่อเห็นว่ามันไม่โหลด จำไว้ว่าความคิดเห็นมีความสำคัญสำหรับคุณมากกว่าสำหรับพวกเขา ^{[19]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
คุณต้องทำให้อีเมลของคุณดูสะอาดและเป็นมืออาชีพ อีเมลที่มีกราฟิกกระจอกหรือรูปแบบอักษรแบบการ์ตูนจะไม่ทำให้ลูกค้าประทับใจ คุณต้องใช้รูปแบบอักษรที่เป็นมาตรฐาน เช่น Times New Roman หรือ Arial ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้รูปแบบอักษรใดและใช้กราฟฟิกให้น้อยที่สุด ^{[20]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
รูปแบบแบบคอลัมน์เดี่ยวยืดหยุ่นกว่ารูปแบบที่มีหลายคอลัมน์ ขนาดตัวอักษรของคุณต้องไม่เล็กจนเกินไป คุณต้องทำให้อีเมลของคุณสามารถปรากฏบนแลปท๊อป โทรศัพท์ และแท็บเล็ตได้ คุณต้องจัดรูปแบบอีเมลอย่างเหมาะสมเพราะหลายคนอ่านอีเมลบนโทรศัพท์มือถือ ^{[21]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
โฆษณา