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L'uso della posta elettronica per la maggior parte delle comunicazioni aziendali è ormai una norma in molti Paesi del mondo. E anche le email, come le altre forme di comunicazione, seguono un'etichetta e alcuni protocolli sociali, nonché delle norme "funzionali", che aiutano i mittenti a rivolgersi più efficacemente ai loro destinatari. Se hai bisogno di scrivere una email per richiedere un feedback su un particolare progetto, le tue prestazioni lavorative o qualsiasi altra cosa, avere un'idea di ciò che raccomandano gli esperti può aiutarti a creare delle email efficaci. Di seguito sono elencati i consigli maggiormente suggeriti dagli esperti.
Passaggi
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Chiedi alle persone più qualificate. Invia la tua email con richiesta di feedback a quelle persone che si trovano nella posizione più adatta per valutarti, nonché alle persone autorevoli o sufficientemente influenti da far pesare in modo favorevole le proprie decisioni.- Valuta la catena di comando. In molte aziende odierne, in cui vige una struttura di natura gerarchica, può essere pericoloso sfidare direttamente la posizione di una persona al di sopra della propria. Considera quali persone sono solitamente addette a fornire il feedback nell'ambito aziendale. Ad esempio, ha più senso richiedere un feedback a chi si occupa di valutare regolarmente il personale, piuttosto che richiederlo a qualcuno che non dispone dei dati necessari per valutare le tue prestazioni di lavoro, o che lavora in un reparto completamente diverso.
Considera il rapporto lavorativo che esiste fra te e il destinatario del messaggio. Gli esperti raccomandano di usare uno stile di linguaggio confacente al tipo di rapporto instaurato con il destinatario. Potrebbe essere utile evidenziare le caratteristiche di tale rapporto. Inoltre, conoscere la posizione di ogni individuo nella catena di comando ti aiuterà a scrivere una email che sia conforme all'etichetta adottata nei diversi rapporti lavorativi.
Esprimi gli stati emotivi in modo appropriato. Questo passaggio può risultare particolarmente difficile per chi non ha un senso definito dei protocolli della posta elettronica. Uno dei problemi con la posta elettronica è che lo scambio emotivo viene mascherato dal messaggio in formato digitale.- Valuta l'uso corretto delle emoticon. Queste piccole iconcine possono essere un'aggiunta importante a un'email di lavoro, ma possono anche rischiare di rendere meno efficace il messaggio. Usa le emoticon in modo appropriato per trasmettere i tuoi sentimenti al destinatario.
Richiedi che il feedback sia costruttivo. Quando si scrive un'email per richiedere un feedback generale, si può essere a volte spiacevolmente sorpresi dalle risposte negative e inutili ricevute. Specifica nell'email che saresti grato se ricevessi dei commenti costruttivi e orientati verso gli obiettivi di lavoro.
Poni delle domande specifiche. Più le tue domande saranno specifiche, più rilevanti e concrete saranno le risposte.- Limita le tue domande a un progetto in particolare o a un determinato aspetto della prestazione lavorativa. Una critica diretta, mirata e costruttiva può sempre essere di aiuto, mentre le risposte troppo vaghe, negative o irrilevanti possono solo creare dei fastidiosi problemi.
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