كيفية كتابة بريد إلكتروني طلبًا للنقد والتقييم

تنزيل المقال

تنزيل المقال

لكتابة البريد الإلكتروني آداب وأعراف اجتماعية مثله مثل بقية وسائل التواصل بين الناس. إذا كنت تود كتابة رسالة تطلب فيها تقييم الآخرين في العمل أو المدرسة لعملك أو تطلب نقد مسودة نص كتبته، فعليك أن تراعي اختيار الألفاظ والأسلوب والتوقيت المناسب كي تصل لمرادك من المتلقي قدر الإمكان. كن لبقًا ودقيقًا ومحددًا في رسالتك حتى تتلقى التقييم البناء الذي تسعى وراءه.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 4:

طلب التقييم في العمل

تنزيل المقال

1. 
   1
   خاطب أفضل من يمكنه الحكم على عملك. هذا الشخص في العادة هو رئيسك المباشر، وحتى لو لم يكن هو، فعليك أن تبدأ به أو بزملائك الأقدم، فلديهم من الخبرة ما يمكنهم من مساعدتك وتقييمك بشكل صحيح.
2. 
   2
   كن مهذبًا ومتواضعًا في الرسالة. اتبع أعراف الرسائل الإلكترونية المتبعة في مكان عملك، وتذكر أن التواضع شديد الأهمية عند طلب التقييم، لكن لا تبالغ فيراك رئيسك وكأنك لا تفقه شيئًا في عملك، بل صِغ أسئلتك بما يوضح ما تم إنجازه في المهمة الموكلة إليك. سيرى رئيسك من هذا أنك لا تتلكأ وتتكل على آراء الآخرين. خذ في اعتبارك كذلك النصائح الآتية:

   • من الممكن أن تقول مثلًا: " كنت أعمل على تجهيز العرض التوضيحي للغد حين قابلت المشكلة الفلانية في التنسيق، ولست متأكدًا مما إذا كنت أتبع فيها قواعد الشركة. أرفقت العرض بالرسالة حتى تطلع عليه وتخبرني ما إذا كان لديك أية اقتراحات. شكرًا جزيلًا على مساعدتك."
   • لا تنسَ أن تشكر متلقي الرسالة.
3. 
   3
   كن محددًا في طلبك. سيساعدك ذلك على ألا تتلقى تعليقات عامة غير متعلقة بالموضوع لا تعينك على مشكلتك. تجنب أسئلة نعم/لا قدر الإمكان وركز على الأجزاء المعضلة في عملك، ولا تمطر رئيسك أو زميلك بكل الأسئلة الممكنة عن مهمتك دفعة واحدة.

   • يمكن أن تقول مثلًا: "لست متأكدًا من كيفية التعامل مع ملف العميل فلان لأنه لا يرد على رسائلي، وبما أن هذه المهمة لها أولوية كبيرة فقد رأيت أن الأفضل هو مراسلتك لأعرف رأيك فيما ينبغي عمله.
   • إذا كنت تريد تعليقات عامة كما في صورة تقرير أو استعراض (عن قدراتك الإنتاجية أو الإبداعية مثلًا)، فاطلب ذلك مباشرة بأدب وإيجاز وتحديد قدر إمكانك. إذا كنت تريد رأي مرؤوسيك، فاجعل استطلاع الرأي بدون ذكر أسماء.
4. 
   4
   ابعث رسالة شكر عند تلقي الرد. إذا تضمن التقييم نصائحًا بالتحسّن أو أن عملك ليس في المستوى المنتظر، فاحرص على أن يتضمن ردك فقرة قصيرة عن كيف تنوي إصلاح الأمر. تمهل حتى يهدأ ما في نفسك ولا ترد فورًا.

   • احرص على أن ترد في غضون يوم أو اثنين على أقصى تقدير.

طريقة 2

طريقة 2 من 4:

طلب التقييم في المدرسة

تنزيل المقال

1. 
   1
   عرّف نفسك. قد يكون لأستاذك مئات التلاميذ، بالذات إذا كنت في الجامعة، لذلك عليك أن تذكر اسمك الكامل وسنتك الدراسية وشعبتك. إذا كنت لا تزال في المدرسة الثانوية، فاذكر الفصل. بهذه الطريقة لن تضيع وقت معلمك في محاولة معرفة من أنت وسيكون عنده وقت أطول لتقييمك.
2. 
   2
   حافظ على الرسمية. أحيانًا يجاهد الطلاب في تحديد كيفية مخاطبة الأساتذة بالبريد الإلكتروني. هل تقول: "الأستاذ الدكتور فلان" أم "عزيزي السيد فلان". إذا كان أستاذك قد راسلك من قبل فلا تنخفض بمستوى الرسمية عما عاملك به، وحافظ على المهنية في التعامل. لا تقل مثلًا: "سلام! هل أحببت ورقتي؟ رد سريعًا." بل قل: "أجد بعض الصعوبة في استيعاب المطلوب ولدي أسئلة محددة فيما يخص الورقة."
3. 
   3
   أوجز. لا تقض الوقت في توضيح سياق أسئلتك ما لم يكن ضروريًا لفهمها. على سبيل المثال: إذا كنت تريد رأيه بشأن مد الفترة المحددة للتسليم فاذكر أسبابك، أما إذا كنت تسأل عن شيء في عن المطلوب لا أكثر فلا تحك عن أحداث يومك دراجتك التي تعطلت وتأخرك في إرسال البريد (ما لم يكن ذلك قبيل موعد التسليم مثلًا) وغير ذلك مما ليس له علاقة بالمضمون.
4. 
   4
   لا تنتظر إلى ليلة الامتحان أو موعد التسليم حتى تطلب رأي أستاذك. ذلك أدعى ألا تتلقى ردًا في هذا الوقت الضيق، كما أنه سيثير ضيقه أنك انتظرت حتى آخر لحظة لتراسله. إذا تحتم أن تسأله في مثل هذا الوقت، فكن محددًا وموجزًا ومعتذرًا. سيزيد ذلك من احتمال أن يرد عليك إذا رأى الرسالة في الوقت المناسب.
5. 
   5
   استعمل صيغة الملفات التي طلبها أستاذك. كثيرًا ما يحدد الأساتذة أثناء الصف نوعية الملفات المطلوبة لتسليم الواجب أو إرسال الرسائل. على سبيل المثال، إذا حدد أستاذك ملفات DOC، فلا ترسل PDF أو TXT. إذا لم تعرف، فأرسل PDF أو RTF أو اسأل ببساطة.
6. 
   6
   اطلب تقييم إجابة الامتحان أو الواجب الذي أرسلته بالفعل. كل ما عليك هو مراسلة أستاذك بأدب. إذا كان لأستاذك ساعات محددة لاستقبال الطلبة في مكتبه، فاذهب إليه فيها أو احجز موعدًا. يمكنك أن تقول: "عزيزي الأستاذ فلان. لم تكن درجتي في الامتحان مما توقعته لنفسي. هل من الممكن أن تريني الأخطاء التي وقعتُ فيها حتى أتلافاها في المستقبل؟" في المعتاد يرد الأساتذة بالترحاب على طلب كهذا.

طريقة 3

طريقة 3 من 4:

طلب نقد مسودة نص مكتوب

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابدأ بمراسلة شخص تعرفه. إذا أردت نقدًا مدققًا فالأفضل أن ترسل نصك إلى شخص تعرفه، والأفضل أن يكون صديقًا أو زميلًا. عندما تكتب رسالة لشخص تعرفه طلبًا للنقد، فخاطبه كما تفعل في المعتاد. إذا كنت تعتاد محادثته عبر الهاتف، فالأحسن أن تفعل ذلك هنا. لا ترسل النص مع أول رسالة إلا إذا كنت تتوقع أن يقبل (كأن تكون قرأت أنت له نصًا من قبل أو عرض هو أن يقرأ نصك).

   • يمكن أن تضمّن الرسالة وصفًا قصيرًا أو خلاصة، حسبما كان المتلقي صديقًا أو زميلًا.
2. 
   2
   راسل خبيرًا. إذا كنت بحاجة بشكل خاص إلى نصيحة خبير فراسل خبيرًا تسمع عنه واشرح له المشروع الذي تعمل عليه وحاجتك إلى النقد. لا تكن لحوحًا بل بادر بشكره بلطف على اهتمامه كأن تقول: "أتفهم إن لم يكن لديك الوقت للنظر في نصي." يمكن كذلك أن تطلب منه ترشيح ناقد بديل لديه الخبرة والوقت إن اعتذر هو.
3. 
   3
   لا ترسل نصك بدون سابق إشعار. على الأرجح لن يرد الناقد عليك ما لم تذكر بوضوح أنك ستدفع أتعابه؛ إذا كان المتلقي كاتبًا مشهورًا، فالأرجح أنه لن يرد لأنه يتلقى طنًا من تلك الرسائل بشكل دوري. بدلًا من ذلك، ابدأ بأصدقائك أو زملائك أو أساتذتك، إلخ؛،فهم أقدر على أن يساعدوك وعن رغبة.
4. 
   4
   كن محددًا في طبيعة النقد الذي تطلبه. إذا كنت تريد نقدًا إيجابيًا فحسب فاطلب منهم ذلك. أخبرهم بما إذا كنت تريد نقدًا تفصيليًا، وفي أماكن محددة أم للنص كله، وما إذا كنت تريد تقييمهم للنواحي الجمالية أو اللغوية أو البنيوية. يساعد تفصيل هذه الأشياء كثيرًا على أن يفهم الناقد ما الذي تريده منه.

   • النقد الإيجابي ليس بالضرورة تربيت على الكتف غير بناء. إذا بيّن لك الناقد لماذا أعجبته هذه الجزئية أو تلك، فذلك يتيح لك أن تتعلم الكثير عن فن الكتابة.
   • إذا كان النقد سلبيًا فامنح نفسك وقتًا قبل الرد. إذا جاء من صديق، فالأرجح أن نيته هي المساعدة. إذا كان الناقد أستاذك ومهما شعرت بالضيق أو الغضب، فلا ترد تحت تأثير هذه المشاعر بل اشكره على مساعدته وتجاوز الأمر. بعد مدة قد تجد هذا النقد مفيدًا حتى لو كان الأسلوب الذي جاء به جارحًا.
5. 
   5
   أمهل الناقد وقته كي يرد عليك. إذا طلبت نقدًا مفصلًا لنص روايتك مثلًا فلا تنتظر الرد بعد يوم أو حتى أسبوع؛ فنص بحجم الرواية يحتاج وقتًا لمراجعته. إذا كان هناك موعد محدد لتسليمك النص لجهة ما، فأخبر الناقد مسبقًا حتى يقول لك ما إذا كان بإمكانه مراجعته في وقت مناسب. لا تنسَ أن لديه حياته والتزاماته.
6. 
   6
   اشكره على مساعدته. إذا كان الناقد صديقك فلتشترِ له هدية كعلبة شوكولاتة مثلًا أو رد له الجميل في وقت لاحق. إذا كان أستاذك، فيمكنك أن ترسل له بريدًا إلكترونيًا تشكره فيه وتوضح أنك تقدّر ما بذله من وقت ومجهود. إذا نسيت أن تشكر من ساعدك، فقد يشعر بأنك استغللته أو لم تقدر ما فعله وسيكون أقل استعدادًا لمساعدتك في المستقبل.

طريقة 4

طريقة 4 من 4:

استطلاع رأي الزبائن

تنزيل المقال

1. 
   1
   لا تكثر من الأسئلة. ينهال على الناس سيل من استطلاعات الرأي من كل شركة وهيئة ومتجر بما يفوق طاقتهم، فإذا أردت أن يمسح الزبون رسالتك فور النظر فيها املأها بالأسئلة؛ أما إذا أردت أن يوليها اهتمامًا، فاكتفِ بسؤال واحد أو اثنين.
2. 
   2
   اطرح أسئلة مفتوحة. بدلًا من أسئلة يجاب عليها فقط بنعم أو بلا، اطرح أسئلة تستحث القارئ على أن يوضح إجابته أكثر. مثلًا لا تسأل: "هل تجد منتجنا جديرًا بالتوصية إلى أصدقائك؟"، بل اسأل: "كيف تصف منتجنا إلى أصدقائك؟". يقدم لك هذا النوع من الأسئلة معلومات أكثر من أسئلة نعم/لا.
3. 
   3
   أخبر زبونك بأنك سترد عليهم سريعًا. بدلًا من أن يشعر الزبون أن آراءه ستنتهي في كومة عملاقة قد لا ينظر إليها أو يعتد بها، اجعله يشعر بأن رأيه مهم وأنه سيتلقى ردًا وبذلك ستجد آراءً أكثر صدقًا.

   • تحلَ بالصراحة والمهنية عندما ترد عليه. في هذا العصر الذي ينتشر فيه كل شيء بسرعة البرق، قد تجد سمعة شركتك في الوحل في لحظة إذا تخليت عن المهنية والصدق في ردك.
4. 
   4
   لا تستخدم الفلاش أو أية إضافات ثقيلة. إذا كان إنترنت المستخدم بطيئًا، فعلى الأرجح سيمسح رسالتك فور أن يجدها بطيئة التحميل. تذكر أن استطلاع آراء الزبائن يهمك أنت أكثر مما يهمّهم.
5. 
   5
   استخدم خطًا وتنسيقًا مناسبين. من المفيد لك أن تبدو رسالتك أنيقة واحترافية. لا تنتظر أن يعجب الزبون برسالة مبهرجة أو طفولية المنظر، بل استخدم خطوطًا نموذجية مثل Times New Roman أو Arial إذا لم تجد خطًا مناسبًا وقلل من استخدام الرسوم قدر الإمكان.
6. 
   6
   احرص على أن تلائم رسالتك كل الأجهزة. عمود واحد أفضل من عمودين، ولا تستخدم خطوطًا ضئيلة. تذكر أن كثيرًا من الناس يستخدمون أجهزتهم المحمولة في قراءة الرسائل الإلكترونية؛ وبالتالي من مصلحتك أن تكون رسالتك سهلة القراءة على الحواسيب والهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية.

أفكار مفيدة

• من تواضع لله رفعه.
• لا تلحّ في طلب التقييم.
• اتبع الآداب المتبعة في الرسائل الإلكترونية حسبما يقتضي السياق.