कैसे रसीद बनायें (Write a Receipt)

रसीदें एक ऐसा डॉक्युमेंट होती हैं जो ग्राहक द्वारा भुगतान और आपकी बिक्री के रिकॉर्ड को दिखाती हैं। अगर आप किसी ग्राहक को रसीद देना चाहते हैं, तब आप उसे काग़ज़ पर हाथ से लिख सकते हैं या किसी टेम्पलेट या सॉफ्टवेयर सिस्टम की सहायता से डिजिटल तरीके से उसे बना सकते हैं। अगर आप व्यापार करना चाहते हैं, तब सही डोकुमेंटेशन के लिए, टैक्स आदि के लिए और खुद को तथा अपने ग्राहकों को सुरक्षित रखने के लिए, आपको उचित तरीके से रसीद बनाना आना चाहिए।

विधि 1

विधि 1 का 2:

रसीद को हाथ से लिखना

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रसीद लिखने के लिए रसीद बुक खरीद कर उसका इस्तेमाल करना: आप ऑनलाइन या किसी भी ऑफिस का सामान बेचने वाली दुकान से 2 भाग वाली कार्बन-रहित रसीद बुक खरीद सकते हैं या ऐसी बुक खरीद सकते हैं जिसमें बार-बार इस्तेमाल करने वाले कई कार्बन पेपर हों। आम तौर पर इन बुकलेट्स में नंबर पहले से ही पड़े होते हैं तथा रसीद हेडिंग भी पड़ी होती है। यह ध्यान रखिएगा कि आप ऐसी बुकलेट लें जिसमें 2 पार्ट फ़ॉर्म हों, ताकि आपको अपने रिकॉर्ड के लिए एक कॉपी मिल सके। अगर आपको समय पर बुकलेट न मिले तब आप किसी काग़ज़ पर रसीद को हाथ से लिख सकते हैं और उसकी फ़ोटोकॉपी रख सकते हैं।
- रसीद लिखना शुरू करने से पहले यह ध्यान रखिएगा कि ओरिजिनल और कॉपी के बीच में कार्बन पेपर रखा हो।
- जब आप रसीद हाथ से लिख रहे हों, तब पेन का इस्तेमाल करिए और थोड़ा दबा कर लिखिएगा, ताकि आप जो लिख रहे हैं, वह कॉपी तक ट्रांसफ़र हो सके।
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टॉप दाईं ओर रसीद नंबर तथा तारीख़ लिखिए: आपने जिस दिन बिक्री की हो वो तारीख़ लिखिए, और उसके नीचे क्रोनोलोजिकल (chronological) क्रम में रसीद नंबर लिखिए। प्रत्येक रसीद पर नंबर होना चाहिए ताकि आप पूरे दिन हुई बिक्री का ट्रैक रख सकें। रसीद नंबर के लिए 001 से शुरू करिए और हर रसीद के लिए एक-एक नंबर बढ़ाते जाइए। आप यह काम पहले से भी कर के रख सकते हैं ताकि हर बार जब भी आप बिक्री करें तब आपको नंबर डालने का काम न करना पड़े।^{[१]Xरिसर्च सोर्स}
- उदाहरण के लिए, रसीद के टॉप दाईं ओर ऐसा कुछ दिखाई पड़ेगा:
  जनवरी 20, 2019
  004
- अगर आप सभी रसीदों पर तारीख़ डालते होंगे तब आप प्रतिदिन रसीद नंबर को रीसेट कर सकते हैं।
- अधिकांश रसीद बुकलेट्स में पहले से ही प्रत्येक रसीद पर, रसीद नंबर पड़े होंगे।
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टॉप बाईं ओर अपनी कंपनी का नाम और कॉन्टेक्ट इन्फॉर्मेशन लिख दीजिये: अपनी कंपनी का नाम लिखिए और उसके नीचे उसका फ़ोन नंबर और एड्रेस लिखिए। आप वहाँ पर वेबसाइट, सोशल मीडिया अकाउंट्स और/या काम का समय भी लिख सकते हैं। यह इन्फोर्मेशन एक सबूत की तरह काम करेगी कि आपकी कंपनी ने बिक्री की थी और अगर ज़रूरत पड़ेगी तो ग्राहक आपसे संपर्क कर सकता है।^{[२]Xरिसर्च सोर्स}
- अगर आपकी कंपनी नहीं है, तब कंपनी के नाम की जगह अपना पूरा नाम लिखिए।
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एक लाइन छोड़ कर जो आइटम खरीदा गया है उसका नाम और उसका दाम लिखिए: आइटम का नाम रसीद में बाईं ओर लिखिए और प्रत्येक आइटम का दाम रसीद में दाईं ओर लिखिए। अगर आपने एक से अधिक आइटम बेचा हो, तब सभी आइटम्स को लिस्ट करिए तथा उनके दाम एक रो (row) में लिखिए।^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
- उदाहरण के लिए रसीद पर एक आइटमाइज्ड लिस्ट ऐसी दिखाई पड़नी चाहिए:
  टॉइलेट पेपर………..$4
  कंघा………………$3
  मोइश्चराइजर………...$20
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सभी आइटम्स के नीचे सबटोटल लिखिए: सबटोटल, टैक्स तथा अतिरिक्त फ़ीस को शामिल किए बिना, सभी आइटम्स का दाम होता है। आइटम्स के दाम की लिस्ट के नीचे, आप अपने द्वारा बेचे गए सभी आइटम्स के दाम को जोड़ दीजिये।^{[४]Xरिसर्च सोर्स}
- बिलकुल सही नतीजे पर पहुँचने के लिए, आइटम्स को जोड़ने के लिए कैलकुलेटर का इस्तेमाल करिए।
- सबटोटल को ऐसा कुछ दिखाई पड़ना चाहिए:
  टॉइलेट पेपर ………..$4
  कंघा………………$3
  मोइश्चराइजर ………...$20
  सबटोटल………..$27
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ग्रांड टोटल पाने के लिए सबटोटल में टैक्सेज़ तथा अन्य चार्जेज़ जोड़ दीजिये: रसीद के बाईं ओर टैक्स का या अतिरिक्त चार्ज का नाम लिस्ट करिए और रसीद के दाईं ओर उनका मूल्य ट्रांस्क्राइब करिए। उसके बाद, ग्रांड टोटल, या जो अमाउंट ग्राहक को देना है, उसे पाने के लिए सबटोटल में एप्लीकेबल फ़ीस और टैक्सेज़ जोड़ दीजिये।^{[५]Xरिसर्च सोर्स}
- ग्रांड टोटल को ऐसा कुछ दिखाई पड़ना चाहिए:
  सबटोटल………..$27
  सेल्स टैक्स ………….$5.50
  शिपिंग…………..$3
  ग्रांड टोटल…..$35.50
भुगतान का तरीका नकद, चेक द्वारा या क्रेडिट कार्ड द्वारा हो सकता है। रसीद की अंतिम लाइन में ग्राहक का नाम लिखिए। अगर उन्होंने क्रेडिट कार्ड से भुगतान किया हो, तब उनसे रसीद के बॉटम में हस्ताक्षर करवाइए। उसके बाद रसीद की कॉपी बनाइये और उसे अपने रिकॉर्ड के लिए अपने पास रखिए, तथा ओरिजिनल रसीद ग्राहक को दे दीजिये।^{[६]Xरिसर्च सोर्स}

विधि 2

विधि 2 का 2:

डिजिटल रसीद बनाना

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सरल डिजिटल सोल्युशन के लिए रसीद का टेम्पलेट डाउनलोड कर लीजिये: अगर आप किसी को ऑनलाइन रसीद दे रहे हों, तब रसीद को कंप्यूटर पर लिखना आसान हो सकता है। इस मामले में, ऑनलाइन रसीदों के टेम्पलेट खोजिए और जिससे भी आपका काम चलता हो, उसे डाउनलोड कर लीजिये। उसके बाद वर्ड प्रोसेसर का इस्तेमाल करके सभी एप्लीकेबल फ़ील्ड्स को भर लीजिये और रसीद की ग्राहक की कॉपी उसको भेज दीजिये।^{[७]Xरिसर्च सोर्स}
- आप जो भी रसीदें लिखें उन पर तारीख़ डालने की याद रखिएगा।
- केवल उन्हीं साइट्स से टेम्पलेट डाउनलोड करिए जो प्रतिष्ठित लगती हों।
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ताकि वे प्रोफ़ेशनल लगें, इसलिए रसीदें बनाने के लिए सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करिए: रसीद जनरेट (generate) करने वाले पेड (paid) तथा मुफ़्त सॉफ्टवेयर्स की तुलना करिए और उसी को डाउनलोड करिए जो आपके लिए सबसे सूटेबल (suitable) हो। प्रोग्राम को सेट-अप करिए और अपनी कंपनी का नाम और दूसरी इन्फोर्मेशन सेटिंग्स टैब पर भर दीजिये। उसके बाद, तो बस सभी एप्लीकेबल फ़ील्ड्स को ठीक से भरना ही रह जाएगा। जब आप यह सब कर लेंगे, तब यह प्रोग्राम, प्रोफ़ेशनल दिखने वाली ऐसी रसीद आपके लिए जनरेट कर देगा, जिसे आप अपने ग्राहक को दे सकते हैं, और रसीद को डेटाबेस में लॉग कर देगा ताकि बाद में आप उसको रेफ़र कर सकें।^{[८]Xरिसर्च सोर्स}
- NeatReceipts, Certify, तथा Shoeboxed कुछ लोकप्रिय रसीद प्रोग्राम हैं।
- आप अपनी कंपनी का लोगो भी अपलोड कर सकते हैं, ताकि वह रसीद की ग्राहक की कॉपी पर दिखाई पड़ सके।
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बिलकुल एक्यूरेट (accurate) रसीद मैनेजमेंट सिस्टम के लिए पीओएस सिस्टम का इस्तेमाल करिए: पीओएस या पॉइंट ऑफ सेल्स सिस्टम एक ऐसा सिस्टम होता है जो आपको बिज़नेस के ख़र्च, बिक्री, रिसीट्स (receipts) का ट्रैक रखने में मदद करता है, और चेक और क्रेडिट कार्ड जैसे भुगतानों को प्रोसेस भी करता है। यह सिस्टम ऑटोमेटिकली आपके ग्राहक के लिए रसीद जनरेट कर देगा और और बिक्री को आपके डेटाबेस में लॉग कर देगा। ऑनलाइन, विभिन्न डेटाबेस सिस्टम्स की तुलना करिए और जो भी आपकी जरूरतों को पूरा करे, उसे चुन लीजिये। उसके बाद सिस्टम को अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड कर लीजिये और कस्टमर सपोर्ट की सहायता से हर बार जब आप बिक्री करें तब ऑटोमेटिक तरीके से रसीदें जनरेट करिए।^{[९]Xरिसर्च सोर्स}
- Vend, Shopify, तथा Square Up लोकप्रिय पीओएस सिस्टम्स हैं।
- अनेक पीओएस सिस्टम अब आपके फ़ोन, टैबलेट, या कंप्यूटर पर डाउनलोड किए जा सकते हैं।