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Este artículo fue coescrito por Alyson Garrido, PCC. Alyson Garrido es una coach certificada profesional, facilitadora y oradora acreditada por la Federación Internacional de Coaches. Ella usa un enfoque basado en las fortalezas para apoyar a sus clientes con la búsqueda de empleo y el avance profesional. Alyson brinda asesoría para dirección laboral, preparación de entrevistas, negociación salarial y reseñas de desempeño, así como estrategias personalizadas de comunicación y liderazgo. Es socia fundadora de la Academia de Coaches Sistémicos de Nueva Zelanda.
En este artículo, hay 19 referencias citadas, que se pueden ver en la parte inferior de la página.
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Al igual que las demás formas de comunicación, el correo electrónico tiene su propia etiqueta y protocolos sociales. Si tienes que escribir un correo electrónico para solicitar comentarios en el trabajo, en la escuela o sobre un manuscrito que hayas escrito, debes tener en cuenta la redacción, el tiempo y la estructura para que el correo electrónico tenga la mayor eficacia posible. Al ser amable, puntual y específico con los correos electrónicos, quizás recibas los comentarios que necesitas.
Pasos
Dirígete a la persona más calificada para comentar sobre tu trabajo. Con frecuencia, será tu jefe inmediato. En cualquier caso, debes empezar con esta persona, o con un colega o compañero de trabajo que tenga más experiencia para que pueda ayudarte y darte los comentarios que necesitas.[1]
Demuestra amabilidad y humildad en el correo electrónico. Debes seguir las normas de la oficina para escribir los correos electrónicos. La humildad te dará buenos resultados al solicitar comentarios, pero no seas tan humilde al punto que tu jefe o supervisor piense que no sabes nada sobre tu trabajo. En cambio, formula las preguntas de una forma que demuestre tu progreso en un proyecto o una tarea.[2] De esta forma, le harás saber al jefe que no estás sentado tranquilamente esperando los comentarios. También debes tener en cuenta los siguientes consejos:[3]- Puedes escribir “Estaba trabajando en la presentación para mañana cuando me topé con un obstáculo con el formato; no estoy seguro de estar siguiendo las normas de la empresa. He adjuntado la presentación. ¿Tienes alguna sugerencia en cuanto al formato? Gracias por tu ayuda”.
- No olvides agradecer en el correo electrónico.
Sé específico al solicitar los comentarios. De esta forma, es posible que evites recibir muchos comentarios que quizás no te ayudarán con tu trabajo. Evita hacer preguntas cerradas, a menos que sea necesario hacerlas. En lugar de eso, enfócate en las partes específicas de un proyecto que tengas que mejorar. Trata de no hostigar a tu jefe o compañero de trabajo con todas las preguntas que podrías tener sobre el trabajo de una sola vez.[4]- Por ejemplo, puedes escribir: “No sabía qué hacer con el archivo de Eastman. El cliente no ha contestado a mis correos electrónicos y debido a que es un asunto de mucha prioridad, pensé que sería mejor enviarte un correo para preguntar qué debo hacer”.
- Si quieres recibir una respuesta más general en forma de análisis o informe, solicítala de forma específica. Será de mucha ayuda ser amable, conciso y lo más específico posible. Por ejemplo, podrías pedir un informe sobre tu rendimiento o creatividad. Si quieres solicitar comentarios a las personas que te presentan informes, quizás tengas que crear una encuesta anónima.[5]
Envía un correo electrónico para agradecer después de recibir la respuesta. Si los comentarios indican que debes mejorar mucho o que tu trabajo no es adecuado, asegúrate de mencionar la forma en que lo corregirás. Tómate un tiempo para procesar tus emociones antes de contestar.[6]- Asegúrate de responder después de 2 días como máximo.
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Identifícate. Es posible que el profesor tenga muchos estudiantes, sobre todo si enseña en una universidad. Debes incluir tu nombre completo, la clase y la sección. Si aún estás en la secundaria, podrías incluir el período o el horario. De esta forma, no harás que el profesor pierda el tiempo al tratar de averiguar quién eres y dedique más tiempo para darte los comentarios que necesitas.[7]
Escribe con formalidad. Algunas veces, los estudiantes tienen dificultades al respecto al escribirle un correo electrónico a un profesor por primera vez. Puedes escribir “Hola, Dr. Rodríguez” o “Estimada Sra. Gómez”. Si el profesor te ha enviado algún correo electrónico, no debes usar menos formalidad de la que él ha usado. Escribe con un tono profesional. En lugar de escribir: “Hola, ¿qué piensa de mi trabajo? ¿No es el mejor?”, di: “No estoy seguro de haber entendido la tarea. Tengo algunas preguntas específicas sobre el trabajo”.[8]
Sé breve. No te preocupes por explicar el contexto completo de tus preguntas, a menos que sea necesario. Por ejemplo, si quieres solicitar comentarios sobre una prórroga posible, quizás el profesor necesite saber el contexto, pero si solo quieres hacer una pregunta sobre una tarea, no le cuentes la historia de que tu perro te hizo llegar tarde y la razón por la que envías el correo electrónico hasta ahora (a menos que tenga mucha relación con el tiempo de la entrega) o cualquier otra cosa que sea irrelevante para la tarea en cuestión.[9]
No pidas los comentarios la noche anterior a un examen o a una fecha de entrega. Es probable que el profesor no solo no te dé los comentarios cuando casi es la fecha de entrega, sino quizás se moleste por el hecho de que hayas esperado hasta el último momento para pedirlos. Si debes enviar algunas preguntas de último minuto, sé breve, específico y pide disculpas. Será más probable que el profesor responda, suponiendo que vea el correo a tiempo.[10]
Usa los formatos que el profesor haya pedido para los archivos. Con frecuencia, el profesor te indicará en el programa de estudios qué formatos aceptará para los archivos de las tareas o para los correos electrónicos. Por ejemplo, si el profesor indica específicamente que quiere un archivo .doc, no le envíes un archivo .pdf o .pages. Si tienes dudas, puedes enviarle un archivo .rtf o .pdf o simplemente preguntarle.[11]
Pide comentarios sobre un trabajo o un examen que ya hayas presentado. Simplemente tienes que escribirle al profesor por correo electrónico y ser amable. Si el profesor tiene un horario de oficina, puedes visitarlo durante ese horario o pedir una cita. Puedes escribir: "Estimado profesor Rodríguez, no obtuve los resultados que esperaba en el examen. ¿Podría ayudarme con algunos de los errores que cometí para poder mejorar en el próximo examen?". Por lo general, el profesor responderá de forma positiva ante una solicitud como esa.Anuncio
Escríbele a alguien que conozcas primero. Si quieres recibir comentarios atentos, lo ideal es que le envíes el correo electrónico a una persona que conozcas, de preferencia a un amigo o un colega. Al solicitarle comentarios a alguien que conozcas, asegúrate de enviar el correo electrónico cómo lo harías normalmente. Si por lo general te comunicas con la persona por teléfono, quizás deberías llamarla. No envíes el manuscrito en el primer correo electrónico, a menos que estés seguro que la persona dirá que sí (por ejemplo, si se ofreció a hacerlo o si leíste un manuscrito suyo).[12]- Puedes incluir una descripción breve o un resumen dependiendo de si la persona a quien le envíes el correo electrónico es un colega o un amigo.
Envíaselo a un experto. Si en verdad necesitas el consejo de un experto, envíale el correo electrónico a un experto que conozcas y explícale el proyecto y las razones por las que necesitas los comentarios. No seas exigente, sino agradécele su consideración y dile: "Comprendo si no tienes el tiempo para darme los comentarios". Incluso puedes preguntarle si conoce a alguien que tenga el tiempo y la experiencia para ayudarte en caso de que él no pueda hacerlo.[13]
No envíes el manuscrito a una persona desconocida. Es probable que no te contesten, a menos que especifiques que pagarás por la ayuda. Si se lo envías a un escritor famoso, es poco probable que te responda, ya que los escritores reciben muchos correos electrónicos de personas desconocidas.[14] En lugar de eso, solicítales primero los comentarios a tus amigos, colegas, profesores, etc.; será más probable que puedan y quieran ayudarte.[15]
Sé específico sobre los comentarios que necesitas. Si solo quieres recibir comentarios positivos, dilo. Indica si quieres que los comentarios sean detallados, generales o específicos y si quieres que se refieran al aspecto estético, gramatical o de estructura. Esto será de gran ayuda para que la persona sepa lo que esperas de ella.[16]- Un comentario positivo no quiere decir que no sea constructivo. Si la persona te explica por qué le agrada un aspecto, aprenderás mucho sobre el manuscrito.[17]
- Si recibes comentarios negativos, tómate el tiempo para responder. Si es un amigo tuyo, es probable que solo quiera ayudarte. Si se trata de un profesor, no debes responderle mal sin importar lo enojado o molesto que te sientas. En cambio, agradécele por su ayuda y sigue adelante. Con el tiempo, quizás te des cuenta de que los comentarios fueron de utilidad, aunque la forma en se hayan expresado no haya sido la correcta.[18]
Dale a la persona el tiempo para responder. Si solicitaste comentarios detallados sobre una novela, no esperes que lleguen al siguiente día o incluso después de una semana. Se requiere tiempo para editar un manuscrito de ese tamaño. Si tienes una fecha límite, infórmaselo a la persona. Incluso podrías simplemente preguntarle si puede hacer las ediciones antes de cierta fecha. Recuerda que la persona tiene una vida y obligaciones propias.[19]
Agradécele su ayuda. Si se trata de un amigo, quizás quieras comprarle un regalo, como una caja de chocolates o simplemente devolverle el favor en algún momento. Si es uno de tus profesores, quizás quieras escribirle un correo electrónico para agradecerle por su trabajo y su tiempo. Si olvidas agradecerle a la persona, es posible que sienta que te aprovechaste o que la desprecias y será menos probable que te ayude en el futuro.[20]Anuncio
No hagas muchas preguntas. Los clientes se sienten abrumados con las encuestas de casi todas las empresas. Si quieres que un cliente elimine automáticamente el correo electrónico después de leerlo, llénalo de preguntas, pero si quieres mantener el interés del cliente, hazle únicamente una o dos preguntas.[21]
Haz algunas preguntas abiertas. En lugar de hacer preguntas cerradas donde el cliente pueda responder únicamente sí o no, hazle algunas preguntas que provoquen respuestas más completas. En lugar de preguntarle "¿Nos recomendaría con uno de sus amigos?", pregúntale "¿Cómo nos describiría ante uno de sus amigos?". Esta clase de preguntas te ayudarán a obtener más información que con las preguntas cerradas.[22]
Hazle saber al cliente que pronto te pondrás en contacto con él. Esto hará que el cliente sienta que su opinión no se quedará simplemente en una bandeja de entrada enorme, donde podría o no leerse o tenerse en cuenta. Además, es probable que recibas una respuesta más sincera si el cliente sabe que responderás.[23]- Al responder, sé sincero y profesional. En la cultura viral de Internet de la actualidad, puedes arruinar la reputación de una empresa en un segundo si no respondes con profesionalismo y sinceridad.
No incluyas características de flash u otras que carguen de forma lenta. Si uno de los clientes tiene una conexión lenta, lo más probable es que eliminará el correo electrónico de inmediato al ver que no carga. Recuerda que los comentarios, por lo regular, son más importantes para ti que para él.[24]
Usa un formato y una fuente con un buen diseño. El correo electrónico debe lucir pulcro y profesional. Es poco probable que un correo electrónico que contenga gráficos de baja calidad o una fuente Comic Sans impresione a los clientes. Usa en su lugar algunas fuentes estándar como Times New Roman o Arial si no sabes cuál usar e incluye la menor cantidad posible de gráficos.[25]
Asegúrate de que el correo electrónico pueda leerse en los diferentes dispositivos. Un formato con una sola columna será más flexible que un diseño con varias columnas. También debes asegurarte de que las fuentes no sean muy pequeñas. El correo electrónico debe lucir accesible desde una computadora portátil, teléfono o tableta. Debido a que muchas personas revisan sus correos electrónicos en un teléfono, es necesario que les des un formato adecuado.[26]Anuncio
Consejos
- Un poco de humildad te ayudará a lograr mucho.
- No le exijas a la gente para que te dé los comentarios.
- Usa la etiqueta adecuada para los correos electrónicos en esta situación.
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Referencias
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- ↑ https://www.elsevier.com/authors-update/story/publishing-tips/5-ways-you-can-ensure-your-manuscript-avoids-the-desk-reject-pile
- ↑ http://journalistsresource.org/tip-sheets/reporting/interviewing-a-source
- ↑ http://fabulouslorraine.com/writing/top-ten-things-never-to-send-your-favorite-writer/
- ↑ https://greenleafbookgroup.com/learning-center/book-creation/how-to-get-feedback-on-your-manuscript
- ↑ http://www.wiseinkblog.com/planning/at-first-draft-the-6-minimal-steps-to-revising-your-manuscript-before-submission/
- ↑ http://jimmiescollage.com/2010/12/positive-feedback-writing/
- ↑ http://flavorwire.com/446215/11-writers-on-how-they-deal-with-criticism/2
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- ↑ https://www.kayako.com/blog/the-proper-way-to-ask-for-customer-feedback/
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- ↑ https://www.campaignmonitor.com/dev-resources/will-it-work/flash/
- ↑ https://www.canva.com/es_mx/aprende/aprende-50-mejores-disenos-marketing-por-email/
- ↑ http://blogs.constantcontact.com/mobile-friendly-emails/
Acerca de este How.com.vn
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Este artículo fue coescrito por Alyson Garrido, PCC. Alyson Garrido es una coach certificada profesional, facilitadora y oradora acreditada por la Federación Internacional de Coaches. Ella usa un enfoque basado en las fortalezas para apoyar a sus clientes con la búsqueda de empleo y el avance profesional. Alyson brinda asesoría para dirección laboral, preparación de entrevistas, negociación salarial y reseñas de desempeño, así como estrategias personalizadas de comunicación y liderazgo. Es socia fundadora de la Academia de Coaches Sistémicos de Nueva Zelanda. Este artículo ha sido visto 21 028 veces.
Categorías: Correo electrónico
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