In een e‐mail om feedback vragen

E-mail kent, net als andere vormen van communicatie, haar eigen etiquette en sociale spelregels. Als je per mail om feedback wil vragen op je werk of op school, of je wil bijvoorbeeld feedback krijgen over een manuscript dat je geschreven hebt, is het belangrijk goed na te denken over hoe je je verzoek formuleert, hoe je je e-mail structureert en wanneer je hem verstuurt. Zo maak je je e-mail zo doeltreffend mogelijk. Door beleefd, correct en duidelijk te zijn in je e-mail kun je de feedback krijgen die je nodig hebt.

Methode 1

Methode 1 van 4:

Feedback vragen op je werk

Pdf downloaden

Vaak is dit jouw leidinggevende. Hoe dan ook is het goed om bij je leidinggevende te beginnen, of bij een collega die er al langer werkt. Zij hebben de juiste ervaring om jou te helpen en jou de feedback te geven die je nodig hebt.^[1]XBron
2
Wees beleefd en bescheiden in je e-mail. Volg de etiquette zoals die op jouw werk geldt voor e-mails. Bescheidenheid is een groot goed als het gaat om feedback, maar wees niet zo bescheiden dat jouw baas gaat denken dat je niets weet over je werk. Probeer liever je vraag zo te formuleren dat je laat zien welke voortgang je al gemaakt hebt in het project of de taak waarop je feedback vraagt.^[2]XBron Daarmee laat je je baas zien dat je niet zit te niksen terwijl je op feedback wacht.^[3]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: “Ik ben bezig om de presentatie voor morgen af te ronden maar ik loop tegen een vraag aan over de vormgeving. Ik twijfel wat in lijn is met de huisstijl. Ik heb de concept-presentatie bijgevoegd; heb je een suggestie voor de vormgeving? Dankjewel voor je hulp hierbij.”
- Vergeet niet om de ontvanger in de e-mail alvast te bedanken voor zijn hulp.
3
Wees concreet in je verzoek om feedback. Dit voorkomt dat je een te brede reactie krijgt waar je niets mee kunt. Vermijd vragen waarop als antwoord alleen ‘ja’ of ‘nee’ mogelijk is. Richt je op specifieke onderdelen van het project waar je moeite mee hebt. Probeer je baas of collega niet te overdonderen door ineens een hele berg vragen te stellen.^[4]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Ik weet niet zeker hoe ik verder moet in het Jansen-dossier. De cliënt reageert niet op mijn e-mails en is telefonisch niet bereikbaar. Aangezien het spoed heeft, zou ik graag jouw advies vragen over hoe ik dit het beste kan oplossen.”
- Als je meer algemene feedback wilt hebben in de vorm van een beoordeling of een rapportage, vraag daar dan nadrukkelijk om. Het helpt als je beleefd en zo concreet mogelijk bent. Je kunt bijvoorbeeld vragen om een beoordeling over hoe efficiënt je werkt of hoe creatief je bent. Als je feedback vraagt aan medewerkers aan wie jij leidinggeeft, kan het helpen als je jouw medewerkers anoniem laat reageren.^[5]XBron
4
Bedank de feedbackgever. Stuur degene die jou feedback heeft gegeven, per e-mail een bedankje. Als de feedback inhoudt dat je een aantal zaken moet verbeteren, geef dan kort aan hoe je dat gaat doen. Reageer niet impulsief; laat de feedback op je inwerken en reageer pas als jouw emoties weer wat bedaard zijn.^[6]XBron
- Zorg dat je binnen twee dagen reageert.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 4:

Feedback vragen op school

Pdf downloaden

Jouw docent heeft misschien wel honderden leerlingen, zeker op een grote school of universiteit. Je wil dan duidelijk maken wie je bent. Begin je e-mail met te vertellen wat jouw naam is (voor- en achternaam), in welke klas je zit, en welk vak je bij de docent volgt. Op deze manier is jouw docent geen tijd kwijt aan het uitzoeken wie jij ook alweer bent, en kan hij of zij meer tijd besteden aan het geven van nuttige feedback aan jou.^[7]XBron
Sommige studenten vinden het lastig om een docent voor het eerst te mailen. Tenzij jouw docent in de klas aangesproken wil worden met de voornaam, gebruik je de achternaam in de aanhef van de e-mail. ‘Beste meneer De Vries’ of ‘Beste mevrouw Smit’ is vaak een goede keuze. Weet je dat jouw docent heel formeel is, dan kies je voor ‘Geachte heer De Vries’ of ‘Geachte mevrouw Smit’. Als jouw docent jou al eerder gemaild heeft, kies dan voor een aanhef die minstens zo formeel is als wat jouw docent gebruikte. Hou je toon zakelijk. In plaats van: “Hé, wat vind je van me opstel? Vet toch?” kun je beter zeggen: “Ik weet niet zeker of ik de opdracht goed begrijp. Ik heb een paar vragen over het opstel.”^[8]XBron
Maak je niet druk over een uitleg waarom je bepaalde vragen stelt, tenzij die uitleg nodig is voor jouw docent om de vraag goed te begrijpen. Als je bijvoorbeeld vraagt of je een opstel later in mag leveren zal je docent willen weten waarom je dat vraagt, maar als je een vraag hebt over wat met een bepaalde opdracht bedoeld wordt, hoef je niet uitgebreid uit te leggen hoe je hond je huiswerk heeft opgegeten, of andere dingen die niet direct te maken hebben met de opdracht zelf.^[9]XBron
Niet alleen wordt je docent er niet heel blij van als je op het laatste moment feedback vraagt, je gaat ook geen tijd meer hebben om de feedback te verwerken. Als je toch op het laatste moment nog heel dringende vragen hebt, wees dan zo bondig mogelijk in je e-mail, en bied je excuses aan voor het feit dat je zo laat om feedback vraagt. Je docent neemt dan hopelijk nog de tijd om jou snel te antwoorden.^[10]XBron
Als je een bijlage meestuurt bij de e-mail (bijvoorbeeld je concept-opstel), zorg dan dat die bijlage in het bestandsformaat is dat door jouw docent in de opdrachtbeschrijving aangegeven is. Als je docent bijvoorbeeld heeft gevraagd om een .doc-document, stuur dan geen .odt. Als je twijfelt, stuur dan het document in twee formaten. Eenmaal in het formaat waarin je het hebt gemaakt (bijvoorbeeld .doc of .ppt) en eenmaal in .pdf. In het oorspronkelijke formaat kan je docent zo nodig makkelijk aantekeningen maken, de .pdf kan hij probleemloos lezen ook al heeft hij misschien andere tekstverwerkingssoftware dan jij. Leg in de e-mail uit dat het tweemaal hetzelfde document is.^[11]XBron
Mail eenvoudigweg je docent en wees beleefd. Zeg bijvoorbeeld: "Beste meneer Smit, Ik heb mijn tentamen niet zo goed gemaakt als ik had verwacht. Zou u mij wat meer uitleg willen geven bij de vragen die ik fout had, zodat ik de volgende tentamen beter maak?" Normaal gesproken zal je docent je hier graag mee helpen.
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 4:

Feedback vragen over een manuscript

Pdf downloaden

1
E-mail eerst iemand die je kent. Als je uitgebreide feedback wilt, kun je het best je manuscript geven aan iemand die je kent, bij voorkeur een vriend of collega. Als je zo iemand een e-mail stuurt, doe dat dan op de manier zoals je normaal ook zou doen. Je hoeft niet opeens zakelijker te doen dan anders. Als je voor andere vragen diegene zou bellen in plaats van mailen, dan is het slimmer om diegene nu ook eerst te bellen. Kies je voor een e-mail in plaats van een telefoontje, stuur dan eerst een e-mail waarin je vraagt of diegene tijd zou willen maken om feedback te geven op jouw manuscript. Pas als diegene daar positief op reageert, stuur je (in een tweede e-mail dus) het manuscript naar diegene.^[12]XBron
- Ook al heb je degene aan wie je feedback vraagt al eerder gesproken over jouw verzoek, leg in de e-mail waarin je het manuscript toestuurt, nog kort even uit wat jouw verzoek is.
Soms wil je dat een echte expert naar je manuscript kijkt. Stuur dan een e-mail naar een expert die jij kent en leg uit waarom je om feedback vraagt. Wees niet opdringerig. Wees je ervan bewust dat de tijd van de expert waarschijnlijk schaars is, en schrijf iets als: "Ik begrijp het als u geen tijd heeft om mij feedback te geven." Je zou zelfs kunnen vragen of de expert die je mailt iemand weet die mogelijk wel tijd zou hebben, als diegene dat zelf niet heeft.^[13]XBron
Het kan goed zijn dat je dan niet eens antwoord krijgt, tenzij je in de e-mail aanbiedt om de ontvanger te betalen voor zijn hulp. Stuur je een ongevraagde e-mail naar een bekende schrijver of schrijfster, dan is de kans groot dat jouw e-mail in de prullenbak belandt, aangezien een bekende auteur honderden van dergelijke e-mails krijgt.^[14]XBron In plaats van je te wenden tot bekende personen, kun je beter eerst iemand in je directe omgeving vragen. Bijvoorbeeld een vriend, een collega of een docent. De kans dat zij je willen helpen is groter.^[15]XBron
4
Wees concreet in wat voor feedback je wil ontvangen. Geef bijvoorbeeld aan dat je graag opbouwende kritiek ontvangt. Geef ook aan hoe gedetailleerd je wil dat de feedback is, en of de feedback alleen over de inhoud moet gaan (is het een mooi verhaal bijvoorbeeld) of ook over de vorm (grammatica, spelling, vormgeving). Als degene aan wie jij feedback vraagt weet wat je nodig hebt, kan hij je beter helpen.^[16]XBron
- Positieve feedback (wat vindt de ander mooi aan jouw manuscript) helpt jou om beter te begrijpen wat de sterke punten zijn van jouw manuscript.^[17]XBron
- Goede feedback is altijd constructief, ook als de feedback negatief is. Als je negatieve feedback krijgt, neem dan even de tijd voordat je reageert. Bedenk dat de ander jou oprecht wil helpen. Negatieve feedback krijgen is niet leuk, maar helpt je wel om jouw manuscript te verbeteren. Bedank de feedbackgever dus voor diens feedback, ook als die negatief is.^[18]XBron
Als je om gedetailleerde feedback hebt gevraagd op een manuscript voor een boek, verwacht dan niet binnen dag de feedback in je mailbox. En ook niet binnen een week. Het kost tijd om een lang manuscript te lezen en van commentaar te voorzien. Als je een deadline hebt, zorg dan dat de feedbackgever dat van tevoren weet. Vraag aan de feedbackgever of hij voor een bepaalde datum de feedback kan geven. Hou er rekening mee dat de feedbackgever nog andere dingen te doen heeft; hij zal niet fulltime aan jouw manuscript kunnen werken.^[19]XBron
Als de feedbackgever een vriend van jou is, kun je overwegen om een klein cadeau als bedankje te geven. Bijvoorbeeld een doos bonbons. Als een collega of docent jou feedback heeft gegeven, dan kun je een e-mail sturen om diegene te bedanken. Laat de feedbackgever weten hoe erg je waardeert dat diegene zoveel tijd vrijgemaakt heeft om jou te helpen. Als je de feedbackgever niet bedankt zal diegene de indruk krijgen dat je zijn hulp niet waardeert, en zal hij je een volgende keer niet zo snel willen helpen.^[20]XBron
Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 4:

Feedback vragen aan klanten

Pdf downloaden

Klanten krijgen al heel veel enquêtes, van zo’n beetje elk bedrijf. Als je zeker wil weten dat een klant jouw e-mail direct in de prullenbak gooit, zet er dan een hele waslijst aan vragen in. Als je wil dat de klant de moeite neemt om jou te helpen, hou het dan bij een of twee vragen.^[21]XBron
In plaats van ja/nee-vragen te stellen, kun je je vragen beter zo formuleren dat je een uitgebreider antwoord krijgt. In plaats van te vragen: "Zou u ons aanbevelen aan een vriend?” vraag je: “Hoe zou u ons beschrijven aan een vriend?" Antwoorden op open vragen geven je meer informatie dan een eenvoudige ja/nee-vraag.^[22]XBron
3
Laat de klant weten dat je snel zult reageren. Hiermee maak je duidelijk dat je echt iets gaat doen met de feedback van de klant, en dat het niet in een anonieme inbox verdwijnt. Je krijgt waarschijnlijk ook meer openhartige feedback als de klant weet dat hij een reactie van jou gaat krijgen.^[23]XBron
- Wanneer je reageert, wees dan eerlijk en professioneel. Met het gemak waarmee klanten negatieve ervaringen tegenwoordig op social media zetten, heb je voor je het weet een slechte reputatie. Reageer daarom altijd oprecht en professioneel.
Als een klant een langzame internetverbinding heeft, is de kans groot dat hij de e-mail verwijdert zodra hij ziet dat deze niet laadt. Onthou dat de feedback vaak belangrijker voor jou is dan voor je klant.^[24]XBron
Je wil dat jouw e-mail helder en professioneel oogt. Een e-mail met slechte kwaliteit afbeeldingen of met het lettertype Comic Sans laat een niet al te beste indruk achter bij je klant. Gebruik liever meer gebruikelijke lettertypen zoals Times New Roman of Arial, en beperk afbeeldingen tot een minimum.^[25]XBron
Een e-mail die bestaat uit één kolom is flexibeler dan wanneer je kiest voor een vormgeving met meerdere kolommen. Let er ook op dat je lettergrootte niet te klein is. Je wil dat je e-mail er goed uitziet op laptops, smartphones en tablets. Omdat heel veel mensen hun mails lezen op hun telefoon, is het belangrijk daar in de opmaak van je e-mail rekening mee te houden.^[26]XBron
Advertentie

Tips

Val mensen niet lastig; als iemand aangeeft geen feedback te willen geven, laat het dan daarbij.
Gebruik de normale etiquette zoals je ook bij andere e-mails zou doen.

Advertentie