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이 글은 공동 작성자 Alyson Garrido, PCC. 앨리슨 가리도는 국제코치연맹의 PCC 자격을 받은 공인 코치이자 연설가다. 앨리슨은 고객들에게 커리어 코칭, 인터뷰 스킬, 연봉 협상, 리더십 스킬 등 구직 및 경력 개발 전반에 걸쳐 다양한 코칭을 제공한다. 그녀는 the Systemic Coach Academy of New Zealand의 창립 파트너다.
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여느 의사소통 수단과 마찬가지로 이메일에도 고유의 에티켓과 사회적 규율이 있습니다. 직장 상사 또는 학교 선생님께 피드백을 요청하거나 혹은 누군가에게 본인이 쓰고 있는 책의 원고에 대한 피드백을 요청하기 위해서 이메일을 보낼 때는 말투, 타이밍, 글의 구조를 고려해서 작성해야지 가장 효과적인 피드백을 받을 수 있습니다. 공손한 어조를 사용하고, 제때 답장을 하고, 이메일에 원하는 바를 구체적으로 설명해서 당신한테 필요한 피드백을 받으세요.
단계
당신의 업무를 평가할 수 있는 능력을 갖춘 사람에게 요청하세요. 주로 직속상사한테 피드백을 요청하는 경우가 많습니다. 고위임원, 직속상사 또는 동료에게 피드백을 부탁하세요. 이들은 당신에게 도움이 되는 피드백을 해줄 수 있을 만큼 경험이 풍부한 사람들입니다.[1]
이메일을 작성할 때 공손하고 겸손한 어조를 사용하세요. 사무실 문화에 맞게 이메일을 작성해야 합니다. 겸손한 태도로 피드백을 요청하면 상대방은 기꺼이 해줄 겁니다. 하지만 자신을 너무 낮추지 마세요. 상사 또는 매니저가 당신을 자기 업무도 제대로 처리하지 못하는 사람이라고 생각할 지도 모릅니다. 본인이 맡고 있는 프로젝트 및 업무의 진행과정을 보여줄 수 있는 질문들을 하세요.[2] 그러면 상사는 당신이 수수방관하며 오로지 피드백만 기다리고 있다고 생각하지 않습니다. 참고로 아래의 팁을 확인하세요.[3]- 예를 들어서 “내일 프레젠테이션을 준비하고 있는데 어떤 형식으로 만들어야 할 지 모르겠어요. 회사에서 일반적으로 사용하는 형식이 무엇인지 여쭤봐도 될까요? 또한 좋은 아이디어 추천 부탁드립니다. 그리고 프레젠테이션 파일을 이메일에 첨부했는데 혹시 시간이 되시면 확인해주세요. 도움을 주셔서 대단히 감사합니다” 라는 이메일을 보내보세요.
- 이메일에 감사의 말을 함께 적는 걸 깜빡하지 마세요.
피드백을 구체적으로 요청하세요. 구체적으로 어떤 피드백을 원하는 지를 설명하면 업무에 도움이 되지 않는 애매모호한 피드백을 받을 가능성이 적습니다. 가급적이면 예/아니오 질문은 자제하세요. 개선이 필요한 프로젝트의 구체적인 부분에 초점을 맞추세요. 다만 본인의 업무에 관련된 수많은 질문들을 상사 또는 동료에게 한꺼번에 물어보지 마세요.[4]- 예를 들어서 “거래처로부터 받은 파일을 어떻게 처리해야 될 지 모르겠습니다. 제가 거래처에 이메일도 보냈는데 아직 답장이 없습니다. 급한 일이라서 부장님께 여쭤보는 게 가장 좋을 것 같아서 이렇게 연락을 드렸습니다” 라는 이메일을 보내보세요.
- 평가서 또는 보고서 형태의 일반적인 피드백을 원할 경우 구체적으로 언급하세요. 공손하고 간결한 어조를 사용하고 최대한 구체적으로 설명해야지 원하는 도움을 받을 가능성이 높습니다. 예를 들어서 당신의 업무 효율성 또는 창조성에 대한 평가서를 요청할 수도 있습니다. 만약 당신한테 보고서를 제출하는 사람들에 대한 피드백을 요청하고 싶을 경우 무기명 설문조사를 실시하세요.
전문가 팁앨리슨 가리도는 국제코치연맹의 PCC 자격을 받은 공인 코치이자 연설가다. 앨리슨은 고객들에게 커리어 코칭, 인터뷰 스킬, 연봉 협상, 리더십 스킬 등 구직 및 경력 개발 전반에 걸쳐 다양한 코칭을 제공한다. 그녀는 the Systemic Coach Academy of New Zealand의 창립 파트너다.직업 코치
Alyson Garrido, PCC
직업 코치피드백을 요청할 때는 키스(KISS)를 떠올리세요. KISS 질문들을 통해서 적절하고 실천 가능한 피드백을 받을 수 있습니다. 무엇을 유지(Keep)해야 할까요? 무엇을 개선(Improve)해야 할까요? 무엇을 시작(Start)해야 할까요? 무엇을 그만(Stop)해야 할까요? 라는 질문을 하세요.
답장을 받은 후 감사 이메일을 보내세요. 만약 개선해야 할 점이 많거나 혹은 업무수준이 기대 이하라는 내용의 피드백을 받았을 경우 어떻게 개선할 것인지를 간단하게 작성하세요. 곧바로 답장하지 말고 감정을 추스리면서 생각할 시간을 가지세요.[5]- 늦어도 1~2일 안에는 답장을 하세요.
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우선 본인을 소개하세요. 대학교에서 가르치는 교수님들은 보통 수백 명이 넘는 학생들을 가르칩니다. 본인의 이름과 전공, 본인이 듣고 있는 강의를 이메일에 적으세요. 고등학생의 경우, 몇 교시 수업을 듣는 지를 언급하세요. 그러면 당신이 누구인지 바로 알 수 있기 때문에 선생님은 피드백을 작성하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.[6]
정중한 어조를 사용하세요. 어떤 학생들은 선생님께 처음 이메일을 보낼 때 난처해합니다. “선생님, 안녕하세요” 또는 “국어선생님께” 같은 문장이나 단어로 글을 시작하세요. 선생님한테 받은 이메일을 답장할 때도 예의를 지키세요. 어린아이 같은 말투를 사용하지 마세요. “선생님, 제가 쓴 글 괜찮아요? 제가 보기엔 괜찮은 것 같은데” 라고 말하는 것보다 “선생님, 과제를 제대로 이해하지 못하겠어요... 몇 가지 질문이 있는데 혹시 여쭤봐도 되나요?” 라고 말하는 게 더 낫습니다.[7]
이메일을 간단하게 작성하세요. 이메일에 적는 질문들을 전부다 설명할 필요는 없습니다. 물론 배경정보가 필요한 질문들은 간략하게 설명하세요. 예를 들어서 과제 제출일 연기에 관한 이메일을 보낼 때는 이유를 어느 정도 설명하는 게 좋습니다. 단지 과제에 관한 질문을 할 경우 과제와 관련 없는 것들은 언급하지 마세요. 집에서 키우는 강아지 핑계를 대면서 이메일을 늦게 보낸 이유를 굳이 설명하지 마세요. 하지만 만약 제출일 하루 또는 이틀 전에 돌발 상황이 발생했다면 사실대로 말하세요.[8]
과제 제출일 또는 시험 하루 전날 피드백 요청 이메일을 보내지 마세요. 제출일이 얼마 남지 않았을 경우 선생님은 피드백을 해주지 않으실 겁니다. 오히려 시간이 거의 없는 상황에서 피드백을 부탁하는 당신을 혼내실 지도 모릅니다. 피치 못할 사정으로 급하게 피드백을 부탁할 때는 이메일을 간단하고 구체적으로 작성해서 보내세요. 또한 늦게 부탁드려서 죄송하다고 말하세요. 만약 선생님이 제출일 전에 이메일을 확인하실 경우 답장을 해주실 겁니다.
선생님이 요구한 파일 형식으로 작성하세요. 보통 수업계획서 또는 과제설명서를 보면 어떤 파일 형식으로 제출해야 하는 지 알 수 있습니다. 예를 들어서 DOC 파일로 제출하라고 말씀하셨을 경우 PDF 또는 맥북 pages 파일로 제출하지 마세요. 정확히 어떤 파일 형식으로 제출해야 될 지 모르겠다면 RTF 또는 PDF 파일로 제출하거나 직접 여쭤보세요.
이미 봤던 시험 또는 제출한 과제에 대한 피드백을 부탁하세요. 교수님께 이메일을 보내세요. 공손한 어조를 사용하세요. 교수님이 사무실에 계시는 시간에 방문하거나 약속을 잡으세요. 예를 들어서 “교수님, 저는 나름 열심히 공부했는데 저번 시험 성적이 좋지 않았어요. 제가 틀린 문제들을 다시 한 번 설명해주시면 안되나요? 그럼 다음번에는 정말 잘 칠 자신이 있어요” 라고 말해보세요. 이렇게 부탁하는 학생을 거절하는 교수님은 거의 없을 겁니다.광고
먼저 지인한테 이메일을 보내세요. 세심하게 분석한 피드백을 받고 싶다면 친구, 동료 등 지인한테 부탁하는 게 가장 좋습니다. 지인한테 피드백 요청 이메일을 보낼 때는 평소처럼 작성해서 보내면 됩니다. 주로 전화로 연락하는 사이일 경우 전화상으로 부탁하는 게 더 낫습니다. 상대방이 흔쾌히 피드백을 해줄 거라는 확신이 없다면 이메일을 처음 보낼 때 원고를 첨부하지 마세요. 이전에 당신의 원고를 읽어본 사람 혹은 피드백을 해주겠다고 말한 사람이라면 원고를 첨부해도 괜찮습니다.[9]- 친구, 동료 등 수신자가 누구인지를 고려해서 간단한 설명 또는 원고에서 발췌한 짧은 글을 포함시키세요.
전문가에게 이메일을 보내세요. 전문가의 조언이 필요할 경우, 당신이 아는 전문가에게 이메일을 보내세요. 당신의 프로젝트를 설명하고 피드백이 필요한 이유를 말하세요. 피드백을 강요하지 말고 상냥하게 말하면서 부탁을 해보세요. 예를 들어서 “피드백을 해주시면 정말 감사하겠지만 바쁘시면 굳이 신경쓰지 않으셔도 되요” 라고 말해보세요. 만약에 바빠서 거절할 경우 혹시 피드백을 해줄 수 있을 만큼 시간적인 여유와 전문적인 지식이 있는 사람을 추천해줄 수 있는 지 물어보세요.[10]
서로 한 번도 연락한 적이 없는 사람한테는 원고를 보내지 마세요. 피드백을 해주는 대가로 돈을 지불하지 않는 이상 답장을 받을 가능성이 적습니다. 또한 아주 유명한 작가한테 이메일을 보낼 경우 답장을 받기 힘들 겁니다. 왜냐하면 당신 외에도 수많은 사람들로부터 이메일을 받기 때문입니다. 친구, 동료, 교수님 등 아는 사람한테 먼저 부탁해보세요. 피드백을 받을 가능성이 더 높습니다. 아마 그들은 당신을 돕고 싶어할 겁니다.[11]
어떤 종류의 피드백을 원하는 지 구체적으로 언급하세요. 긍정적인 피드백만 원할 경우 그렇게 부탁하세요. 상세한 내용이 포함된 피드백, 특정 지역에 초점을 맞춘 피드백, 국제적인 이슈에 초점을 맞춘 피드백, 미학적인 부분에 초점을 맞춘 피드백, 글의 구조나 문법에 초점을 맞춘 피드백 등 본인이 원하는 종류의 피드백이 무엇인지 알려주세요. 당신이 원하는 바를 상대방한테 전해주면 더 만족스러운 피드백을 받을 수 있습니다.[12]- 긍정적인 피드백도 도움이 됩니다. 특정한 부분 또는 내용을 독자가 좋아하는 이유를 알면 원고를 더욱 개선할 수 있습니다.[13]
- 부정적인 피드백을 받았을 경우 답장을 바로 하지 말고 우선 곰곰히 생각을 해보세요. 친구한테 받은 피드백일 경우 너무 기분 나쁘게 생각하지 마세요. 그저 당신을 돕기 위해서 솔직하게 말했을 겁니다. 교수님한테 받은 피드백일 경우 아무리 화가 나거나 속상하더라도 절대 기분 나쁜 티를 내지 마세요. 도와주셔서 감사하다고 말한 뒤 공손하게 인사하고 자리를 떠나세요. 때로는 피드백의 내용이 마음에 들지 않더라도 본인에게 도움이 되는 경우도 있습니다.
답장할 시간을 주세요. 소설 원고에 대한 상세한 피드백을 요청할 경우 하루 만에 답장을 해주길 바라지 마세요. 심지어 일주일 넘게 걸릴 수도 있습니다. 소설처럼 긴 글의 원고를 편집할 때는 시간이 많이 걸립니다. 만약 제출마감일이 있다면 상대방에게 알려주세요. 구체적으로 언제까지 편집을 해주면 좋겠다고 부탁을 하세요. 다만 상대방도 자신의 삶과 일 때문에 바쁘다는 점을 잊지 마세요.[14]
도움에 대한 감사를 전하세요. 만약 친구한테 도움을 받았다면 초콜릿을 선물해주거나 혹시 다음번에 기회가 되면 친구를 도와주세요. 교수님께 도움을 받았다면 바쁘신데 특별히 시간을 내서 피드백을 해주셔서 대단히 감사하는 내용의 이메일을 보내세요. 도움을 준 사람에게 고마움을 전하는 걸 깜빡할 경우, 상대방은 이용 당한 기분이 들 뿐 아니라 당신이 고마움을 느끼지 않는다고 생각합니다. 그리고 다음에는 당신을 도와주지 않을 겁니다.[15]광고
질문을 너무 많이 하지 마세요. 고객들은 수많은 회사들로부터 설문조사 이메일을 받기 때문에 때로는 매우 귀찮아합니다. 질문이 너무 많을 경우 고객은 당신의 이메일을 읽자마자 삭제할 겁니다. 고객의 관심을 끌기 위해서는 질문을 1~2개만 하는 게 좋습니다.[16]
개방형 질문을 하세요. 예/아니오 질문 대신 길게 답변할 수 있는 질문을 사용하세요. 예를 들어서 “친구에게 추천을 해주고 싶나요?” 같은 질문보다 “친구에게 저희 제품의 어떤 점을 추천해주고 싶나요?” 같은 질문을 사용하는 게 더 낫습니다. 간단한 예/아니오 질문에 비해서 더 많은 정보를 얻을 수 있습니다.[17]
고객에게 빠른 시일 내에 답장을 드리겠다고 전하세요. 그러면 고객은 자신의 답장이 단지 당신의 받은편지함에 보관된 수백, 수천 통의 이메일 중 하나라는 느낌을 받지 않습니다. 사실 대부분의 사람들은 받은편지함에 보관된 이메일을 전부 읽거나 확인하지 않습니다. 답장을 드리겠다고 언급하면 고객은 당신에게 보다 솔직한 피드백을 해줄 가능성이 높습니다.[18]- 고객에게 답장할 때는 솔직하면서도 전문적이 느낌이 나는 이메일을 보내세요. 고객들에게 전문성과 진정성이 없는 답변을 하는 회사는 요즘처럼 인터넷이 널리 사용되는 시대에서 살아남기 힘듭니다.
플래시 등 로딩 속도를 느리게 만드는 것들은 첨부하지 마세요. 고객이 사용하는 인터넷의 속도가 느려서 이메일이 로딩되지 않을 경우 바로 삭제할 지도 모릅니다. 본인과 달리 고객들은 피드백을 중요시 여기지 않을 수도 있다는 점을 기억하세요.[19]
적절한 폰트와 형식을 사용하세요. 간결하면서도 전문적인 느낌이 나는 이메일을 작성해야 합니다. 조잡한 이미지를 첨부하거나 웃기게 생긴 폰트를 사용할 경우 고객들에게 좋은 인상을 남기기 어렵습니다. 어떤 폰트를 사용하는 게 좋을지 모르겠다면 가장 일반적인 폰트인 신명조 또는 바탕체를 사용하세요. 그리고 이미지 첨부는 되도록이면 자제하세요.[20]
스마트폰, 태블릿 등 전자기기로 읽기 쉬운 형식으로 글을 작성하세요. 글을 작성할 때 여러 개의 행으로 나눠서 작성하는 것보다 하나의 행에 모든 내용을 작성하는 게 더 낫습니다. 또한 폰트 크기가 너무 작으면 읽기 힘듭니다. 노트북, 핸드폰, 태블릿 등 어떤 기기로든 이메일을 쉽게 읽을 수 있게끔 작성하세요. 다만 사람들은 주로 핸드폰으로 이메일을 확인하기 때문에 핸드폰으로 읽기 편한 형식으로 작성하는 게 좋습니다.[21]광고
팁
- 사람들에게 피드백을 해달라고 보채지 마세요.
- 상황에 적절한 이메일 에티켓을 지키세요.
- 겸손함은 인생에서 많은 도움이 됩니다.
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출처
- ↑ http://fortune.com/2015/05/22/asking-performance-feedback-work/
- ↑ http://fortune.com/2015/05/22/asking-performance-feedback-work/
- ↑ http://michaelhyatt.com/e-mail-etiquette-101.html
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- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/1/
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- ↑ https://www.elsevier.com/authors-update/story/publishing-tips/5-ways-you-can-ensure-your-manuscript-avoids-the-desk-reject-pile
- ↑ http://journalistsresource.org/tip-sheets/reporting/interviewing-a-source
- ↑ https://writingcooperative.com/how-to-get-manuscript-readers-to-tell-you-the-truth-8d0d562e0d75
- ↑ http://www.wiseinkblog.com/planning/at-first-draft-the-6-minimal-steps-to-revising-your-manuscript-before-submission/
- ↑ http://jimmiescollage.com/2010/12/positive-feedback-writing/
- ↑ http://connection.sagepub.com/blog/sage-connection/2013/11/05/9-publishing-basics-for-anyone-submitting-to-a-scholarly-journal/
- ↑ https://writingcooperative.com/how-to-get-manuscript-readers-to-tell-you-the-truth-8d0d562e0d75
- ↑ https://www.kayako.com/blog/the-proper-way-to-ask-for-customer-feedback/
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- ↑ https://www.helpscout.net/blog/customer-feedback/
- ↑ https://www.campaignmonitor.com/dev-resources/will-it-work/flash/
- ↑ https://designschool.canva.com/blog/best-email-designs/
- ↑ http://blogs.constantcontact.com/mobile-friendly-emails/
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