कैसे किसी मीटिंग का अजेंडा लिखें

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इस आर्टिकल में:

मूल योजना पर कार्य करना

अजेंडा बनाना

अजेंडे को समेटना

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स्रोत और उद्धरण

कोई भी ऐसी मीटिंग पसंद नहीं करता है जो बिना किसी उद्देश्य के खिंचती है। यदि आप अजेंडा लिखने के कार्यभारी हैं, तो एक स्पष्ट अजेंडा लिखकर इस परिस्थिति से बचें, यह भी बताएं कि आप क्या कवर करेंगे और यह भी तय कर लीजिये कि आप प्रत्येक विषय पर कितना समय लगायेंगे। एक योजना बनाकर और निम्नलिखित के माध्यम से, आप और अधिक हासिल कर सकेंगे और अपने सहयोगियों के मूल्यवान समय को बर्बाद नहीं करेंगे।

चरण

विधि 1

विधि 1 का 3:

मूल योजना पर कार्य करना

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   अपने सहयोगियों से सूचना के लिए अनुरोध करें: लोग बैठक में अधिक शामिल तभी होंगे यदि अजेंडा में उनकी बात शामिल होगी। क्या शामिल करना है इसके बारे में सुझाव मांगें, और उनमें से कुछ को अपने अजेंडा में जोड़ने का प्रयास करें।

   • आप समय से पहले एक ईमेल भेज सकते हैं या व्यक्तिगत रूप से लोगों के पास जा सकते हैं।
   • समय से कम से कम 6-7 दिन पहले ऐसा करना सुनिश्चित करें ताकि आपकी टीम के सदस्यों को योगदान करने का अवसर मिले। आप बैठक से 3-4 दिन पहले अजेंडा को अंतिम रूप देना चाहेंगे।
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   अपने मुख्य उद्देश्य या उद्देश्यों की स्थापना करें: किसी भी बैठक में उद्देश्य निश्चित होना चाहिए, जैसे कि निर्णय लेना, जानकारी साझा करना, भविष्य के लिए योजनाएं बनाना, या प्रगति रेपोर्टें देना। अन्यथा, आपको पहले बैठक करनी ही नहीं चाहिए।

   • बैठक में एक से अधिक लक्ष्य भी हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप भविष्य के बारे में निर्णय करने में मदद के लिए प्रगति रिपोर्ट साझा करना चाह सकते हैं।
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   उन मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करें जो केवल कुछ लोगों से अधिक को प्रभावित करते हैं: यदि आपके अजेंडे पर एक आइटम को 2 लोगों के बीच एक बैठक द्वारा हल किया जा सकता है, तो इसे छोड़ दें। इसके बजाए, उन समस्याओं पर काम करने के लिए मीटिंग के मूल्यवान समय का उपयोग करें जिन्हें हर किसी के मूल्यांकन की ज़रूरत है।

   • उदाहरण के लिए, यदि आप और किसी अन्य व्यक्ति को एक नई परियोजना के बारे में मिलना है, तो इसके लिए एक अलग बैठक निर्धारित करें।
   • यदि आप किसी ऐसे मुद्दे के लिए मूल्यवान बैठक का समय उपयोग करते हैं जो कुछ लोगों द्वारा हल किया जा सकता है, तो दूसरों को लगेगा कि आप उनका समय बर्बाद कर रहे हैं। साथ ही, बड़ी संख्या में लोगों के साथ बैठकें निर्धारित करना मुश्किल होता है, इसलिए अवसर का उपयोग करें।
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   अजेंडा आइटमों की अपनी सूची में जो भी आप कवर करना चाहते हैं उसी को रखिए: इस मीटिंग में क्या करना सर्वाधिक महत्वपूर्ण है उसे प्राथमिकता दें। आप हर चीज़ को कवर करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, इसलिए सबसे महत्वपूर्ण बातों के साथ ही बने रहें।

   • उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपके पास "परियोजना की समय सीमा," "प्रगति रेपोर्टें," "नई परियोजनाएं" और "विचार मंथन सत्र" हो। आप तय कर सकते हैं कि इस बैठक में आपके पास विचार मंथन सत्र के लिए समय नहीं है।
   • आपको बड़ी बैठक के हित में अपने मुख्य अजेंडा से हट जाने वाली चीजों को पूरा करने में सहायता के लिए छोटी बैठकें निर्धारित करने की आवश्यकता हो सकती है।
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   सबसे पहले महत्वपूर्ण विषयों की अनुसूची बनाएँ: बैठकों की योजना बनाते समय, यह एक अच्छी नीति होती है कि अनुसूची को महत्वपूर्ण विषयों के साथ फ्रंटलोड (frontload) किया जाए। इससे यह सुनिश्चित होता है कि बैठक की शुरुआत में हरेक इन महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा कर सकेगा जब वे सबसे तेज़ और कम से कम थके हुए होंगे।

   • उदाहरण के लिए, आप प्रगति रिपोर्ट से पहले निर्णय लेने वाले आइटम रखना चाहेंगे (जब तक आपको निर्णय करने के लिए प्रगति रिपोर्ट सुनने की आवश्यकता न हो)।
   • इसके साथ ही, यदि बैठक को जल्दी समाप्त करने की आवश्यकता है या कुछ उपस्थित लोगों को इसे समाप्त होने से पहले इसे छोड़ने की ज़रूरत है, तो आप पहले से ही सबसे महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करवा चुके होंगे।
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   तय करिए कि प्रत्येक मद में कितना समय लगेगा: जबकि आप यह सुनिश्चित नहीं कर सकते हों कि प्रत्येक मद में कितनी देर लगेगी, आपको एक आम विचार ध्यान में रखने की आवश्यकता होगी। ध्यान रखें कि बैठक कितनी देर की है और आपको कितने विषयों को कवर करना है। सबसे महत्वपूर्ण विषयों के लिए अधिक समय आवंटित करने का प्रयास करें।

   • उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप प्रगति रिपोर्ट के लिए 30 मिनट, चर्चा के लिए 10 मिनट और नई समय सीमा पर मतदान करने के लिए 10 मिनट लगाएं।
   • यदि आपके पास विषयों के लिए कोई निर्धारित समय नहीं है, तो आप अपने अजेंडे पे नहीं पहुंचेंगे। बैठक से पहले समय के बारे में सोचें क्योंकि आप तय कर सकते हैं कि आवंटित समय में आप जो कुछ भी करना चाहते हैं उसे कवर नहीं कर सकते।
   • समय बढ़ाने का निर्णय करते समय बैठक में भाग लेने वाले लोगों की संख्या का ध्यान रखें: यदि आपके पास 15 लोग हैं और आप 15 मिनट विषय को देते हैं, तो इसका मतलब है कि प्रत्येक व्यक्ति केवल एक मिनट से भी कम समय तक बात कर सकता है। यहां तक कि अगर हर व्यक्ति नहीं भी बोलता है, तो भी यह एक टाइट फ़िट हो सकता है।

विधि 2

विधि 2 का 3:

अजेंडा बनाना

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   अपने अजेंडा और मीटिंग के लिए एक शीर्षक से शुरुआत करें: आपके शीर्षक से पाठक को यह पता लगना चाहिए कि वे एक अजेंडा पढ़ रहे हैं। बैठक के विषय से भी परिचित करवाना चाहिए। जब निर्णय कर लिया है, तो आप शीर्षक को अपने कोरे दस्तावेज़ के शीर्ष पर रखें। अपने शीर्षक को सरल और मुद्दे पर रखें।

   • उदाहरण के लिए, आपका शीर्षक हो सकता है "जुलाई मीटिंग अजेंडा: नई परियोजना विचारों पर चर्चा" या "अगस्त 201 9 मीटिंग अजेंडा: मूविंग प्रोजेक्ट डेडलाइन अप"
   • टाइम्स न्यू रोमन या कैलीब्री जैसे सादे पेशेवर फ़ॉन्ट पर ही टिके रहें।
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   बधाई और स्वागत के लिए बैठक में समय निकाल दें: बैठक का यह हिस्सा लोगों को हेलो कहने का मौक़ा देता है। यह आपके लिए या अन्य मीटिंग नेताओं के लिए भी एक जगह है जहां आप बैठक आरंभ कर सकते हैं और आप जिन मुख्य मदों को कवर करेंगे, उनके बारे में चर्चा कर सकते हैं।

   • यदि बैठक में बहुत से लोग ऐसे हैं जो एक दूसरे को नहीं जानते हैं तो आप आइसब्रेकर का भी इस्तेमाल कर सकते हैं।
   • यदि आप एक बड़ी बैठक के लिए अजेंडा लिख रहे हैं, जैसे किसी सम्मेलन का, उसमें इस हिस्से के लिए दिया गया समय महत्वपूर्ण हो सकता है। कार्यालय की एक छोटी सी बैठक में, इसमें केवल कुछ मिनट लग सकते हैं।
   • आप आरंभ में अजेंडा परिवर्तनों के लिए एक स्थान भी छोड़ सकते हैं।
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   अपने टीम के सदस्यों को चकित करने के लिए अजेंडा मदों को प्रश्न रूप में बनाएँ: अगर आप अजेंडा केवल कुछ ही शब्दों का बनाएँगे, तो यह आपके सहयोगियों को भ्रमित कर सकता है। प्रश्न, संदर्भ प्रदान करने में मदद करता है, और यह उन्हें समय से पहले इसके बारे में सोचने का अवसर प्रदान करता है।

   • उदाहरण के लिए, "प्रोजेक्ट डेडलाइन्स" लिखने के बजाय, आप लिख सकते हैं, "क्या बढ़ती मांग को पूरा करने के लिए परियोजना की समय सीमा आगे बढ़ाई जा सकती है?"
   • यदि आवश्यक हो, तो प्रश्न के अंतर्गत एक संक्षिप्त विवरण शामिल करें।
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   हरेक अजेंडा विषय के पास में अनुमानित समय लिखें: हालाँकि आपको समय शामिल करने की आवश्यकता नहीं है, पर यह लोगों को तैयार करने में मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आवश्यक हो तो यह उन्हें अधिक समय के लिए अनुरोध करने की गुंजाइश देगा।

   • समय कम होने पर इससे लोगों को अपनी टिप्पणियों को छोटा करने का अवसर भी मिलता है।
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   सूची में प्रत्येक मद के लिए एक प्रक्रिया बनाएँ: प्रक्रिया निर्धारित करती है कि आप प्रत्येक अजेंडा मद में कैसे पहुँचेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप प्रोजेक्ट की समयसीमा को आगे बढ़ाने के बारे में बात कर रहे हैं, तो प्रत्येक व्यक्ति इस प्रक्रिया में किसी भिन्न बिंदु से विषय पर आने वाला है। एक प्रक्रिया स्थापित करने से, आपको सभी एक ही विचार पर मिलेंगे।

   • उदाहरण के लिए, यदि अजेंडा आइटम हो, "क्या बढ़ती मांग को पूरा करने के लिए परियोजना की समय सीमा आगे बढ़ाई जा सकती है?" आपकी प्रक्रिया "वर्तमान प्रगति पर चर्चा करने के लिए 10 मिनट" हो सकती है। उत्पादकता बढ़ाने के लिए क्या करना होगा, यह निर्धारित करने के लिए 15 मिनट। फायदा और नुकसान तौलने के लिए 10 मिनट। 5 मिनट मतदान करने के लिए कि क्या समय सीमा बढ़ाई जानी चाहिए।"
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   स्थापित करें कि अजेंडा पर हर खंड का मार्गदर्शन कौन करेगा: ध्यान दें कि बैठक के प्रत्येक भाग का मार्गदर्शन कौन करेगा। इसे व्यक्ति को आश्चर्यजनक के रूप में न आने दें। आपको समय से पहले इस पर काम करना चाहिए, और फिर इसे अजेंडा में लिखना चाहिए।

   • यदि आप पूरी बैठक का मार्गदर्शन कर रहे हैं, तो आप अजेंडा के शीर्ष पर इसका उल्लेख कर सकते हैं।
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   अनुसूची में किन्हीं विशेष अतिथियों के लिए समय आवंटित करें: यदि महत्व के विषयों पर चर्चा करने के लिए कोई भी अतिथि आपकी बैठक में आ रहे हैं, तो आप इन लोगों को बैठक के समय का एक भाग समर्पित करना चाहेंगे। प्रत्येक अतिथि को अजेंडा पर एक ही बात कहने की योजना बनाएँ, भले ही उनके पास चर्चा के लिए एक से अधिक विषय क्यों न हों। इस तरह, वे अपने विषयों को वैसे व्यवस्थित करने में सक्षम होंगे, जैसा उन्हें उचित लगेगा।

   • यह जानने के लिए समय से पहले अतिथियों से संपर्क करना सबसे अच्छा है कि प्रत्येक को उनके चर्चा के विषय के लिए कितना समय चाहिए होगा। यह शर्मनाक शेड्यूलिंग संघर्ष से बचने में मदद करता है।
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   अन्य सरोकार के लिए थोड़ा स्थान छोड़ दें: अजेंडा का यह अंश अंत में आना चाहिए। अगर आपको बैठक में किसी अन्य चीज़ को संबोधित करने की ज़रूरत है तो यह आपको दूसरों से पूछने का अवसर देता है। इसके साथ ही, यह सदस्यों को उस चीज़ पर वापस जाने का अवसर देता है जो पहले से भूली हुई हो सकती हैं।

   • जब आप इसे अजेंडा में शामिल करते हैं, तो यह सदस्यों को बताता है कि उन्हें योगदान करने का मौक़ा मिलेगा, भले ही उन्हें जिस बारे में बात करने की आवश्यकता है, वह आपके अजेंडे में न हो।
   • आप इस सेक्शन में प्रश्नों और उत्तरों के लिए समय भी शामिल कर सकते हैं।

विधि 3

विधि 3 का 3:

अजेंडे को समेटना

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   अजेंडा में मीटिंग विवरण जोड़ें: बैठक का समय, तिथि और स्थान शामिल करें। साथ ही, बैठक में होने वाले व्यक्तियों के नाम जोड़ें। उस तरह, लोग समय से पहले जान लेंगे कि वे वहां किनसे संपर्क कर सकेंगे।

   • उन लोगों को सम्मिलित करना भी एक अच्छा विचार है जो आम तौर पर वहां होंगे लेकिन इस बैठक में नहीं आ सकते हैं। इसे स्पष्ट करें कि वे भाग नहीं ले सकेंगे।
   • यदि आपके पास मीटिंग में भाग लेनेवाले ऐसे लोग हैं जो आपके क्षेत्र से परिचित नहीं हैं, तो मानचित्र या दिशानिर्देश सम्मिलित करें।
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   मीटिंग के लिए किए जाने वाले किसी भी पूर्व-कार्य को नोट करें: शायद आपके सहयोगियों को समय से पहले कुछ पढ़ने की ज़रूरत हो, या शायद उन्हें समाधान खोजने की ज़रूरत हो। आप भी चाह सकते हैं कि वे कुछ समस्याओं के बारे में सोचें।

   • अजेंडा के नीचे एक जगह बनाएं। इसे बोल्ड फ़ॉन्ट या हाइलाइटिंग के साथ अलग दिखाएँ ताकि प्रतिभागी इसे देख सकें।
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   इसे वितरित करने से पहले त्रुटियों के लिए अजेंडा देखें: चूंकि कुछ उपस्थित लोग बैठक अजेंडे पर अधिक निर्भर हो सकते हैं, इसलिए इसे देने से पहले त्रुटियों और पूर्णता के लिए इसे प्रूफ़रीड करना बुद्धिमानी है। ऐसा करना केवल उपस्थित लोगों के लिए शिष्टाचार नहीं है; इससे पता चलता है कि आप छोटी छोटी चीजों पर भी कितना ध्यान देते हैं और यह भी कि उनके लिए आपके मन में किता सम्मान है।
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   मीटिंग से 3-4 दिन पहले अजेंडा भेजें: आपके सहयोगियों को अजेंडा देखने से तैयारी करने का अवसर मिलता है। आप इसे बहुत जल्दी भेजना नहीं चाहते हैं, क्योंकि, यह टालमटोल में खो सकता है।

   • सम्मेलनों में बड़ी बैठकों के लिए, आपको समय से महीनों पहले अजेंडा भेजने की आवश्यकता हो सकती है।

सलाह

• अपने वर्ड प्रोसेसर के साथ शामिल टेम्पलेट का उपयोग करने का प्रयास करें। कई वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्रामों में जैसे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, मैक के लिए पेज, और इसी तरह से, विभिन्न प्रकार के व्यक्तिगत और व्यावसायिक दस्तावेजों के लिए टेम्पलेट्स हैं, जिनमें बैठकों के लिए अजेंडे शामिल हो सकते हैं। ये टेम्पलेट्स व्यावसायिक दस्तावेज़ बनाने को तेज़ और आसान बनाते हैं।
• अगर आपकी कंपनी के पास अजेंडा के लिए एक विशेष फ़ॉर्म है, तो इस फ़ॉर्म का उपयोग टेम्पलेट के रूप में करें।
• अपने अजेंडा शेड्यूल पर टिके रहें, लेकिन लचीले बनें। सुनिश्चित करें कि आपकी बैठक घड़ी पर नज़र रखकर शेड्यूल पर चलती है। जब आपको अवसर मिले, तो शिष्टतापूर्वक कुछ कहकर बैठक को आगे बढ़ाएं, "यदि हम समय पर बाहर निकलना चाहते हैं तो हमें अगले विषय पर जाना चाहिए।"