Come Scrivere il Programma di un Meeting

Per considerarsi organizzata, una riunione richiede un ordine del giorno ben scritto. Un programma strutturato impedisce che il meeting si trasformi in un'esperienza noiosa e inutile (e si sa che questo succede molto spesso). Attenendoti a un ordine del giorno dettagliato ma flessibile, puoi fare in modo che la riunione sia lineare e mirata, e ti assicuri di andare incontro a tutti gli obiettivi previsti dal programma nel minor tempo possibile. Che tu debba scrivere un ordine del giorno tutto tuo, usare un modello predefinito o migliorare un programma già pronto, continua a leggere per saperne di più.

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Scrivere un Ordine del Giorno

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Scrivere un Ordine del Giorno da Zero

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Inizia con un titolo. Dal libro più avvincente al foglio di calcolo più noioso che ci sia, ogni documento importante, o quasi, ha bisogno di un titolo. Gli ordini del giorno per le riunioni non sono un'eccezione alla regola. Il titolo dovrebbe dire due cose al lettore: innanzitutto, che sta leggendo un ordine del giorno; in secondo luogo, deve sapere qual è l'argomento di cui tratta il documento. Dopo aver preso una decisione, scrivi il titolo sulla parte superiore del foglio prima di proseguire. Non deve essere elaborato o complicato. In un contesto aziendale, i titoli semplici e diretti solitamente sono i migliori.
- Resisti alla tentazione di usare caratteri elaborati o grandi per il titolo. Nella maggior parte dei casi, devi utilizzare un font semplice e formale, come Times New Roman o Calibrì; inoltre, deve essere delle stesse dimensioni del testo restante del documento (o solo leggermente più grande). Ricorda, lo scopo del titolo è informare i lettori in merito a cosa troveranno nel documento, non necessariamente divertirli o distrarli.
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Includi informazioni quali "Chi", "Dove?" e "Quando?" nell'intestazione. Dopo aver inserito il titolo, gli ordini del giorno per le riunioni solitamente hanno un'intestazione che può variare in gran parte a seconda del livello di formalità incoraggiato dall'azienda. Questa intestazione generalmente si trova una riga circa sotto il titolo. Di norma, al suo interno, devi includere brevi informazioni concrete sul meeting, che non necessariamente devono avere a che fare con l'argomento discusso. In questo modo, le persone che non si presentano alla riunione possono sapere quando e dove si è tenuta e chi ha partecipato. Seguono alcuni dei dettagli che potresti includere; indipendentemente dai dati scelti, assicurati di indicare chiaramente ogni informazione (è ideale usare il grassetto per metterle in evidenza):
- Data e orario. Puoi raggrupparli o inserirli in sezioni separate.
- Posto. Se la tua impresa ha molteplici filiali, dovresti scrivere l'indirizzo, mentre, se ha una sola sede, dovresti scrivere il nome della stanza in cui si terrà l'incontro (esempio: Sala Conferenze Numero 3).
- Partecipanti. I titoli professionali solitamente non sono obbligatori.
- Partecipanti speciali. Potrebbero essere ospiti, oratori o leader del meeting che solitamente non ci sono.
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Scrivi una breve frase per spiegare l'obiettivo, o gli obiettivi, della riunione. I meeting che non hanno uno scopo chiaramente definito fanno correre il rischio di perdere del tempo prezioso, dal momento che sono i partecipanti a decidere di cosa parlare. Lascia una riga vuota dopo l'intestazione e usa del testo in grassetto o sottolineato per introdurre questa sezione con un titolo come "Obiettivo" o "Scopo", seguito da due punti o un'interruzione di linea. Poi, in un paio di frasi concise e che vadano dritte al sodo, descrivi gli argomenti di cui si discuterà in riunione. Cerca di inserire una-quattro frasi in questa parte.
- Per esempio, se vuoi indicare che lo scopo del meeting è fare tagli sul budget, potresti usare questa frase: Scopo: definizione obiettivi chiave di budget per l'anno fiscale 2014-2015 e discussione di misure a lungo termine per decurtare i costi. Inoltre, il Direttore di Ricerca e Sviluppo, Marco Bianchi, presenterà i risultati di un recente studio sulla competitività dell'azienda.
- Se hai mai scritto testi di natura scientifica, pensa alla definizione dell'obiettivo come a un abstract o un riassunto esecutivo degli argomenti di cui si discuterà in riunione. Praticamente e a grandi linee, devi affermare quello di cui intendi parlare al meeting senza scendere nel dettaglio.
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Scrivi il programma riassumendo gli elementi principali della riunione. L'ordine del giorno aiuta a combattere un problema comune: le riunioni d'affari spesso durano a lungo, fin troppo a lungo. Salta una riga dopo la frase che definisce l'obiettivo, o gli obiettivi. Introduci l'ordine del giorno con un titolo in grassetto o sottolineato, poi inizia a elencare i punti corrispondenti agli argomenti principali della discussione nel programma. Per facilitare la lettura, comincia a scrivere ogni punto su una singola riga.
- Etichetta ogni punto indicando il momento in cui hai intenzione di cominciare a parlarne e quando vuoi finire, oppure, definisci la quantità di tempo che vuoi assegnare a ogni argomento. Scegli uno di questi due sistemi e usali coerentemente; mescolare o cambiare metodo sembra poco professionale.
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Nel programma, assegna del tempo a eventuali ospiti speciali. Se durante la riunione avrai degli invitati che discuteranno di argomenti importanti, devi dedicare una parte del meeting a queste persone. Organizzati per assegnare un singolo punto a ogni ospite, anche se ha più di un argomento di cui discutere. In questo modo, ognuno sarà in grado di strutturare il proprio intervento come meglio crede.
- Sarebbe meglio metterti in contatto con gli ospiti in anticipo per capire di quanto tempo avranno bisogno per l'argomento di cui vogliono parlare. Questo permette di evitare conflitti di organizzazione imbarazzanti.
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Lascia del tempo in più alla fine della riunione per le domande dei partecipanti. In questo momento, le persone possono chiedere chiarimenti sugli argomenti di discussione confusi, offrire delle opinioni in più, suggerire tematiche per meeting futuri e fare altri commenti. Puoi prevedere esplicitamente questo momento includendolo come punto finale dell'ordine del giorno, altrimenti puoi introdurlo semplicemente a voce dopo aver parlato dell'ultimo argomento del programma.
- Se alla fine della riunione nessuno ha ulteriori domande da porre o commenti da fare, puoi sempre chiudere prima il meeting. Molti dei partecipanti probabilmente te ne saranno grati!
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Se vuoi, e questo è facoltativo, fornisci uno schema tematico degli argomenti di discussione. Generalmente, il programma è il "cuore" dell'ordine del giorno, la sezione che i partecipanti considereranno per guidare la discussione. A ogni modo, se da un lato non è necessario fare questo sforzo in più, offrire uno schema tematico dei punti chiave può essere di grande aiuto per i presenti. Una sintesi offre loro un promemoria dell'organizzazione delle idee presentate durante la riunione; aiuta a rinfrescare la memoria di tutti in merito alle tematiche specifiche trattate. Qui in basso, troverai un campione di organizzazione dello schema tematico che dovresti usare (per saperne di più, leggi questo articolo):
- I. Modifiche al budget (priorità elevata)
  - A. Budget di viaggio dei dipendenti
  - B. Tariffe dei concessionari
    - i. Negoziare un'offerta migliore?
  - C. Intervento gruppi di pressione
- II. Misure di aumento degli stipendi
  - A. Accordi di servizi alternativi
    - i. Presentazione opzioni per la clientela
    - ii. Richiesta di feedback
  - B. Reinvestimento nella tecnologia mobile
- Varie ed eventuali
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Prima di distribuire l'ordine del giorno, rivedilo per correggere gli errori. Dal momento che alcuni partecipanti probabilmente danno una gran importanza al contenuto del programma, è saggio rimediare ai refusi e assicurarti che sia completo prima di mandarlo. Questo passaggio non è solo un atto di cortesia per i partecipanti, riflette anche positivamente la tua attenzione nei confronti dei dettagli e il rispetto che nutri per i presenti.
- Inoltre, assicurarti che non ci siano errori nell'ordine del giorno ti fa risparmiare tempo e tutela la tua credibilità.
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Usare un Modello di Ordine del Giorno

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Usa un modello che puoi trovare in un software di videoscrittura. Molti di questi programmi, come Microsoft Office, Pages di Mac e così via, hanno dei modelli per una gran varietà di documenti personali e professionali, tra cui gli ordini del giorno per le riunioni. Questi template velocizzano e facilitano notevolmente la realizzazione di un documento professionale. Generalmente, sono documenti organizzati in sezioni logiche in un modo esteticamente piacevole. Tutto quello che devi fare è digitare le informazioni pertinenti nei campi appropriati e il gioco è fatto.
- Se da un lato ogni programma di videoscrittura è leggermente diverso, la maggior parte di essi presenta la possibilità di navigare tra i diversi modelli mediante la barra del menu, situata nella parte superiore della finestra del software.
- Se il tuo programma di videoscrittura offre dei modelli, ma non ne ha di adatti per l'ordine del giorno di una riunione, potresti riuscire a scaricarli dal sito web del creatore del software. Per esempio, Microsoft Word ha dei template disponibili sul sito office.microsoft.com ^{[1]XFonte di ricerca}, mentre quelli per Pages di Mac sono reperibili nell'App Store della Apple.
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In alternativa, scarica un modello da una fonte terza. Se il tuo programma di videoscrittura non ha alcun modello di ordine del giorno ed è impossibile scaricarlo dal sito ufficiale, non preoccuparti. Esistono una miriade di modelli gratuiti reperibili online. Basta usare il tuo motore di ricerca preferito digitando "modello di ordine del giorno" o "meeting agenda template" (troverai modelli in inglese, ma nel programma di videoscrittura puoi modificarli a tuo piacimento). Ti appariranno decine di risultati pertinenti. A ogni modo, visto e considerato che non tutti questi siti provengono da fonti ufficiali e affidabili, è importante essere selettivo al momento di scegliere il template che vuoi usare. Qui in basso, troverai qualche sito terzo che potresti visitare:
- Save Word Templates. È un sito professionale che offre molti template di qualità per Microsoft Word.
- Word Templates Online^{[2]XFonte di ricerca}. Un'altra buona fonte di template per Word. In ogni caso, questa pagina offre solo qualche opzione.
- iWorkCommunity^{[3]XFonte di ricerca}. Puoi trovare un modello di ordine del giorno utile per Pages. Tuttavia, è un template adatto alle versioni più vecchie (precedenti al 2009) del programma.
- Anche l'App Store ha numerosi modelli per Pages. Purtroppo, non tutti sono reperibili gratuitamente^{[4]XFonte di ricerca}.
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Completa tutti i campi del modello. Una volta trovato il template adatto, tutto quello che devi fare è compilare il modello con le informazioni necessarie. La maggior parte dei template ha parti chiaramente segnate per digitare nomi, orari, argomenti di discussione, titoli delle sezioni e così via. Compila tutti i campi pertinenti per ultimare l'ordine del giorno. Poi, quando avrai finito, correggilo attentamente per rimediare agli errori. I template per gli ordini del giorno sono utili, ma non ti proteggono da errori ortografici, grammaticali e di contenuto.
- Non lasciare alcun campo in bianco. Per esempio, niente ha un aspetto meno professionale del punto di un programma con la scritta "Digita qui". Se per qualsiasi ragione ci sono parti del documento che non intendi compilare, assicurati di cancellarle invece di lasciarle vuote.
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Fai delle modifiche, seppur di poco conto, affinché l'ordine del giorno si adatti alle tue esigenze. I modelli sono sicuramente pratici, ma non c'è motivo per cui tu debba attenerti esattamente allo stile e al formato previsti. Sentiti libero di apportare dei cambiamenti al contenuto e allo stile del modello per assicurarti che il programma rispetti gli standard predeterminati dal business e dalle tue preferenze professionali.
- Per esempio, se ti piace veramente tanto lo stile di un certo template, ma la sezione dell'intestazione è lunga e può distrarre, è indubbiamente possibile cancellare le aree che ti sembrano superflue. L'importante è farlo evitando di rovinare il formato del documento o avere un impatto negativo sul programma.
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Consuetudini Preferibili per un Buon Uso del Programma

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Innanzitutto, organizza gli argomenti principali. Quando pianifichi una riunione, solitamente è preferibile inserire le tematiche più importanti nella prima parte del documento. Ciò garantisce due risultati fondamentali. In primo luogo, ti assicura che tutti siano in grado di parlare di questi argomenti importanti all'inizio del meeting, quando sono più freschi e meno affaticati. In secondo luogo, se il meeting dovesse finire in anticipo o certi partecipanti dovessero andarsene prima che si concluda, sarai sicuro di aver trattato gli argomenti principali.
- Le riunioni non sempre vanno come pianificato. Se di scarso rilievo, gli argomenti meno importanti possono essere esclusi da una riunione, ma poi tu potrai occupartene da solo o rimandarli a un meeting successivo. A ogni modo, se non riesci a trattare gli argomenti di discussione principali, la riunione sarà inutile perché non riuscirai a portare a termine il suo scopo più importante. E questo può essere considerato un fallimento. Stabilire gli argomenti prioritari dell'ordine del giorno solitamente previene questo problema.
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Attieniti al programma dell'ordine del giorno, ma sii flessibile. Quando pianifichi e guidi una riunione, uno dei pericoli più grandi da cui salvaguardarti è sforare. Generalmente, i dipendenti detestano i meeting eccessivamente lunghi, e a ragione. Possono essere incredibilmente noiosi. Inoltre, possono far perdere tempo ai partecipanti, che non hanno dunque la possibilità di dedicarsi a progetti urgenti. Assicurati che la riunione rispetti il programma tenendo d'occhio l'orologio e, quando ne hai l'opportunità, fai avanzare educatamente la discussione dicendo, per esempio: “Dovremmo passare all'argomento successivo se vogliamo andare via all'orario previsto”.
- Tuttavia, spesso i meeting non vanno come pianificato, quindi devi prepararti ad adattarti se una parte della riunione dura più di quanto avresti voluto. Sii flessibile mentre cerchi di fare del tuo meglio per trattare gli argomenti previsti nel tempo limitato assegnato alla riunione. Per esempio, se una parte del meeting dura più del dovuto, potrebbe essere il caso di abbreviare la discussione di altre tematiche o eliminare del tutto quelle relativamente poco importanti per assicurarti una conclusione puntuale (potresti includere strategicamente degli elementi facoltativi per attenuare i limiti temporali).
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Inizia a scrivere l'ordine del giorno della riunione con largo anticipo. I programmi di questo tipo sono critici. Proiettano una certa professionalità, e fanno capire ai partecipanti che dai importanza al loro tempo e contributo all'organizzazione. Di conseguenza, accertati di avere abbastanza tempo per realizzare un documento di qualità cominciando a scriverlo il prima possibile, nei limiti del ragionevole.
- Cominciare in anticipo ti dà anche il beneficio di potere avere del feedback sull'ordine del giorno prima della riunione. In questo modo, potrai correggerlo. Condividere una bozza del programma con i colleghi di lavoro o i supervisori e chiedere il loro contributo può aiutarti a rimediare agli errori e aggiungere dettagli che hai trascurato. Se aspetti fino all'ultimo momento per redigere l'ordine del giorno, non avrai il tempo di richiedere opinioni e integrarle.
- Se da un lato puoi riuscire a farla franca scrivendo un programma riguardante faccende comuni e di normale amministrazione il giorno prima di una riunione, un meeting importante potrebbe richiedere settimane di preparazione.
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Condividi l'ordine del giorno con i partecipanti prima del meeting. Questo ti garantisce che tutti i presenti sappiano bene qual è l'argomento (o gli argomenti) di cui si discuterà. A seconda della cultura aziendale, questo può significare stampare numerose copie e consegnarle di persona, oppure condividerle elettronicamente (per esempio mandando un'e-mail con l'ordine del giorno allegato). In ogni caso, assicurati che il documento sia privo di errori tecnici prima della diffusione.
- In base all'importanza dell'incontro, ti conviene consegnare il programma ai partecipanti almeno una o due ore prima del meeting. Per le riunioni grandi e importanti, inviarlo con almeno un giorno di anticipo è decisamente preferibile.
- Dal momento che le persone spesso sono impegnate e hanno tante cose per la testa, è ideale fare diverse copie extra dell'ordine del giorno. Portale con te alla riunione: qualcuno potrebbe aver dimenticato la sua.
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Consigli

Per una riunione produttiva, ti tornerà utile avvalerti dell'acronimo OPRR: Obiettivi, Programma, Ruoli e Responsabilità. Innanzitutto, il meeting dovrebbe avere un obiettivo. Se vuoi organizzare una riunione per impartire informazioni, non sprecare il tempo degli altri in questo modo. Meglio mandare una newsletter. Lo scopo dovrebbe avere una componente attiva e, se possibile, un risultato concreto, come "Determinare gli obiettivi trimestrali del team". Il programma è una lista di argomenti di cui ti occuperai per parlare dell'obiettivo, con un limite di tempo per rimanere in carreggiata. Per esempio, "1. Rivedere lo status degli obiettivi dell'ultimo trimestre (15 minuti), 2. Chiedere suggerimenti a tutti i presenti in merito agli obiettivi (20 minuti), 3. Scegliere 5 obiettivi principali (10 minuti), e così via. Per quanto riguarda i ruoli e le responsabilità, determina chi gestirà il meeting, chi prenderà appunti e chi assegnerà azioni e cose da fare a seconda degli accordi presi.
Considerando le preferenze dei colleghi, vale la pena di fissare una scadenza per ricevere suggerimenti da aggiungere all'ordine del giorno. Determina una data e un orario: sarà questo il punto limite, e va rispettato. Consenti di fare delle correzioni solo se volte a migliorare il programma o si tratta semplicemente di tematiche che per questioni di emergenza hanno la precedenza su quelle che erano state previste.
Se una persona non può presentarsi alla riunione, considera la creazione di una sezione apposita sulla parte superiore dell'ordine del giorno affinché possa annunciarlo in anticipo e scusare la sua assenza. In alternativa, lascia uno spazio a tal proposito e dillo semplicemente durante il meeting.
Se la tua impresa ha un modulo speciale per gli ordini del giorno, usalo come modello. In alcuni posti di lavoro, è essenziale attenersi a questo documento.