안건 작성법

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안건 서식 사용하기

안건을 잘 활용하는 법

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좋은 회의에는 좋은 안건이 있다. 간단한 공식만 따르면, 회의를 순조롭게 진행하는데 필요한 효과적인 안건을 누구나 작성할 수 있다.

단계

방법 1

방법 1 의 3:

안건을 처음부터 작성하기

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   안건에 제목을 붙이자. 위대한 문학 작품이든, 지루한 숫자로 가득한 엑셀 문서든 모든 중요한 문서에는 제목이 필요하다. 안건 역시 예외가 아니다. 안건의 제목에는 두 가지가 포함되어야 한다. 첫째, 누가 이 안건을 보아야 하는가? 둘째, 회의에서 다룰 주제가 무엇인가? 결정을 내렸다면, 문서 상단에 제목을 담는다. 제목을 꾸미거나 복잡하게 할 필요는 없다. 사업 상 필요한 문서의 제목은 간단하고 직설적으로 적는 것이 최고다.

   • 제목에 예쁘거나 큰 글꼴을 사용하고 싶다는 충동을 자제하자. 대부분의 경우, 평범하고, 권위가 느껴지는 바탕체, 돋움체, Times New Roman, Calibri 같은 글꼴을 본문의 글꼴과 동일한 크기나 약간 큰 크기로 사용하는 것이 좋다. 제목을 작성하는 목적은 안건을 읽게 될 사람을 즐겁게 하거나 정신 사납게 하는 것이 아니라 그들이 어떤 내용에 대해 회의하게 될지 알리는 것이다.
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   회의에 참석해야 하는 사람과 회의가 열릴 장소, 시간을 기록한다. 제목 아래에는 회의와 관련된 몇 가지 내용을 추가하자. 이 부분은 제목 아래 한 줄을 띄고 작성되며, 회사에서 요구하는 격식의 수준에 따라 내용이 달라진다. 하지만 대개 회의에서 논의되는 주제와는 관련이 없지만, 회의를 열기 위해 꼭 필요한 내용인 날짜, 장소, 참석자 목록이 포함된다. 회의에 참석하지 않은 사람들도 회의에 대한 정보를 알 수 있게 해 주기 위함이다. 이제 이런 내용을 어떻게 적어야 하는지 알아 보자. (각 항목을 굵은 글씨로 표현해 눈에 잘 띄게 해 주는 것을 잊지 말자.)

   • 날짜 및 시간: 이러한 항목은 한 번에 묶어 버리거나 별도의 섹션으로 뺄 수 있다.
   • 위치: 사무실이 여러 곳에 있는 경우, 사무실 주소를 써야겠지만, 사무실이 하나인 경우, 301호 회의실처럼 만날 장소의 이름만 적어 주면 된다.
   • 참석자들: 직급을 적어도 되고 빼도 된다.
   • 특별한 참석자들: 특별 손님, 연사, 또는 회의 진행자 등이 있다.
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   회의 목표에 대해 간략하게 설명한다. 목적을 명확하게 정하지 않고 회의를 하면, 참석자들이 무슨 이야기를 해야 하는지 결정하느라 귀중한 시간을 낭비하게 된다. 회의 정보 부분 아래로 한 줄을 띈 후, 굵게 또는 밑줄을 친 글자로 "목표", "주제"라고 적고 콜론(:)이나 선(-)을 가로로 하나 긋는다. 그리고 간결하고 명확한 문장으로 회의의 주제를 설명한다. 1-4 문장 내로 설명하기 위해 노력한다.

   • 예를 들어, 예산 결정을 위한 회의라면, "목표: 2015-2015 회계 연도 주요 예산 목표 설정 및 장기적인 경비 절감 대책 수립. 아울러, 연구부 성철환 부장의 기술 경쟁력 연구 결과 발표"라고 적어 보자.
   • 과학 논문 등을 써 본 적이 있다면, 이렇게 회의의 목적을 설명하는 부분을 회의의 초록(abtract)나 요약본이라고 생각해 보자. 다시 말해, 상세한 부분은 건너 뛴 채 회의에서 이야기할 내용을 간략하게 설명해 주는 부분이다.
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   회의의 주요 내용을 요약한 일정표를 만든다. 일정을 세워 놓으면 업무 회의와 관련된 흔한 문제인 "짜증 날 정도로 길게 늘어지는 회의"를 줄일 수 있다. 회의 목표 밑에 한 줄을 띈 후, 일정이라고 쓴 후, 굵게 표현하거나 또는 밑줄을 긋는다. 그 다음, 회의에서 해야 할 일을 순서대로 나열한다. 읽기 쉽게 표현할 수 있도록 한 줄에 항목 하나씩 적는다.

   • 각 항목에 시작 시간이나 필요한 시간을 표시한다. 둘 중에 하나를 선택한 후 일관성 있게 기록한다.
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   특별한 손님들을 위한 시간을 할당한다. 중요한 주제를 논의하기 위해 회의에 참석한 손님이 있다면, 회의 시간의 상당 부분을 그들에게 할당하고 싶을 것이다. 그들이 논의하고 싶은 주제가 하나가 아니라고 하더라도 일정표에는 한 줄만 추가하자. 그렇게 하면 그들 마음대로 시간을 구성해 활용할 수 있게 된다.

   • 회의 전에 손님들에게 미리 연락해 그 주제에 대해 이야기하기 위해 얼마나 많은 시간이 필요한지 알아 보는 것이 좋다. 일정의 충돌을 막기 위함이다.
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   질의응답 시간을 회의 마지막에 남겨 놓는다. 혼란스러운 내용에 대해 질문하고, 부가적인 의견을 제안하고, 차후 회의와 관련된 주제를 제안하고, 하고 싶은 이야기를 할 수 있는 시간이 필요하기 때문이다. 회의 일정 마지막 부분에 이렇게 사용할 수 있는 시간을 포함시키면, 궁금한 것을 물어 보지 못하고 끝내는 경우는 없어진다. 또는 회의 마지막에 질의응답 시간을 임의로 가져도 된다.

   • 회의를 마치고, 질문도 없고, 하고 싶은 이야기도 없다면, 회의를 일찍 끝내는 것이 좋다. 참석자들 대다수가 기뻐할 것이다.
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   선택적인 사항으로, 토론 주제에 대한 개요를 제공해 보자. 일반적으로 회의 일정은 회의 안건의 핵심이라고 할 수 있다. 회의 참석자들은 이 부분을 보고 어떤 내용을 이야기해야 할지 준비하게 된다. 따라서 꼭 이렇게까지 해야 하는 것은 아니지만, 핵심 주제에 대한 개요를 제공하는 것이 참석자들에게 많은 도움이 될 수 있다. 개요를 제공하면, 회의 동안 이야기하게 될 아이디어를 생각해 보는 데 도움이 되며, 나중에 회의에서 언급된 주제들에 대해 기억하는 데에도 도움이 된다. 아래에는 회의에서 사용할 수 있는 개요의 예시이다. (개요를 어떻게 작성하는지 알고 싶다면, 이 글을 참조하자.)

   • I. 우선 순위가 높은 예산 항목

     • A. 사원 출장비

       B. 대리점 수수료

       • i. 대리점과의 협상 전략

       C. 광고 비용

     II. 매출 증가 전략

     • A. 서비스 거래 대안

       • i. 고객에게 대안 제시

         ii. 고객에게 의견 요청

       B. 모바일 기술에 재투자.

     ... 기타 등등
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   배포하기 전에 안건에 오류가 있는지 확인해 보자. 몇몇 참석자들은 회의 안건을 꼼꼼히 읽어 보고 준비하기 때문에, 안건을 보내기 전에 문제는 없는지 확인해 보는 것이 좋다. 그렇게 하는 것이 참석자들에 대한 예의일 뿐만 아니라, 회의를 열기 위해 얼마나 철저히 준비했는지 그리고 참석자들을 얼마나 배려하고 있는지 표현하는 방식이기도 하다.

   • 또한 안건에 실수가 없도록 보장하면, 시간을 절약하고 창피한 순간을 피할 수 있다.
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방법 2

방법 2 의 3:

안건 서식 사용하기

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   워드 프로세서에 포함된 서식을 사용한다. MS 워드, Mac의 페이지, 아래 한글 같은 워드 프로세서 프로그램에는 개인용 또는 전문 기업용으로 여러 가지 서식을 만들어 놓았으며, 잘 찾아 보면 회의 안건 문서 서식도 있을 것이다. 이런 서식을 사용하면, 전문적인 문서를 매우 빠르고 쉽게 작성할 수 있다. 일반적으로 이런 양식은 내용을 보기 좋게 미리 적절하게 배치해 놓았다. 따라서 관련된 정보만 채워 넣으면 바로 사용할 수 있다.

   • 워드 프로세서마다 다르기는 하지만, 서식 기능을 사용하려면 대개 프로그램 창 상단의 메뉴에서 양식 또는 서식이라는 메뉴를 찾아 클릭하면 된다. (역주: 아래 한글에서는 "문서 마당"이라고 한다.)
   • 워드 프로세서에 기본적으로 포함된 양식 중에 원하는 것이 없다면, 프로그램 개발사의 웹사이트에서 서식을 다운로드 받을 수 있다. 예를 들어, office.microsoft.com에 가면 MS 워드에서 사용할 수 있는 서식들이 있으며, 앱스토어에서는 Mac 페이지용 양식들을 다운로드 받을 수 있다.
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   또는 서식 전문 사이트에서 다운로드 받아도 된다. 워드 프로세서나 프로그램 웹사이트에서 안건 서식을 찾을 수가 없거나 마음에 다는 것이 없다면, 검색 창에 "문서 서식" 또는 "회의용 문서 서식"이라고 검색해 보자. 그러면 관련된 검색 결과가 많이 나올 것이다. 하지만 결과물이 다 신뢰할만한 것은 아니기 때문에 내용을 잘 확인해 보는 것이 좋다. 다음과 같은 사이트를 방문해 보자.

   • Save Word Templates - MS 워드에서 쓸 수 있는 수많은 서식을 제공한다.
   • Word Templates Online - MS 워드용 서식이 많은 웹사이트이다. 다만 회의용 서식은 많이 없는 것으로 보인다.
   • iWorkCommunity - Mac 페이지용 서식이 많다. 다만 이 서식은 (09년 이전) 과거 버전에 맞춰져 있다. 현재 버전을 찾고 싶다면, 앱 스토어에서 찾아 봐도 된다. 아쉬운 점은 무료가 아닌 것도 있다는 것이다.
   • 국내 서식 전문 사이트로는 비즈폼, 예스폼, 네이버 한글 서식이 있다.
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   서식에 알맞은 정보를 입력한다. 원하는 서식을 찾았다면, 새로운 파일을 생성한다. 대다수의 서식에는 이름, 시간, 논의 주제, 섹션 제목 등이 빈 칸으로 남겨져 있을 것이다. 알맞은 정보로 채워 주자. 다 채운 후에는 잘못된 부분은 없는지 잘 확인해 보자. 서식을 사용하면 문서를 빠르게 작성할 수 있다. 하지만 서식이 오타, 맞춤법 오류, 잘못된 내용을 적는 것 같은 문제까지 해결해 주지는 못한다.

   • 어떤 항목도 빈 칸으로 놔 두지 말자. 예를 들어, 일정 항목이 "여기에 입력"으로 남겨져 있다면, 그것을 보는 모든 사람들은 문서를 작성하다 말았다고 생각할 것이다. 무슨 이유든 간에 서식에서 필요 없는 항목이 있다면, 그 항목을 빈 칸과 함께 통째로 지워 버리자. 빈 칸으로 남겨 놓지 말자.
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   필요에 따라 안건 문서 서식을 수정하자. 안건 문서 서식은 엄청나게 편리하지만, 꼭 그 스타일이나 양식을 따라갈 필요는 없다. 회사의 기준, 업계 방식 또는 자신의 전문적 관점에 따라 서식에 변화를 주어 보자.

   • 예를 들어, 어떤 서식을 좋아하지만, 머리글 부분이 너무 크고 내용이 많아 혼란스럽기만 할 경우, 문서의 서식이 망가지거나 안건에서 필요한 부분이 빠지지 않는 선에서 불필요한 내용을 보기 좋게 삭제해 보자.
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방법 3

방법 3 의 3:

안건을 잘 활용하는 법

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   회의에서 다루어야 할 가장 중요한 주제가 무엇인지 결정한다. 회의를 할 때에는 가장 중요한 내용을 먼저 다루어야 한다. 그러면 두 가지 소득이 있다. 우선, 모든 사람들이 정신적으로 깨어 있고, 피로도가 낮은 회의 초반에 가장 중요한 주제에 대해 다룰 수 있다. 그러면 회의가 일찍 끝나야 한다든가, 특정 참석자들이 회의가 끝나기 전에 나가 봐야 하는 경우에도 중요한 주제에 대한 논의는 끝낼 수 있다.

   • 회의가 항상 계획한대로 되는 것은 아니다. 회의가 끝난 후에도 사소하거나 중요하지 않은 주제는 다루지 못했다면, 스스로 해결해 보거나 차후에 다른 회의를 진행할 수 있다. 하지만 가장 중요한 주제에 대한 토론이 끝나지 않았다면, 그 회의는 실패한 것이다. 중요한 일을 마치지 못했기 때문이다. 가장 중요한 항목부터 시작하면 이 문제를 피할 수 있다.
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   일정을 충실하게 따르되 융통성이 있어야 한다. 회의를 계획하고 진행할 때 주의해야 할 가장 큰 문제 중 하나는 시간을 초과해서는 안 된다는 것이다. 직원들은 긴 회의를 싫어한다. 짜증날 정도로 지루하고 지금 해야 할 중요한 일을 마치지 못하게 되기 때문이다. 회의는 미리 정해진 일정에 따라 진행하고, 시간을 확실히 지켜야 한다. 또한 필요하다면 "회의를 제 시간에 끝내려면 다음 주제로 넘어가야 할 것 같습니다."같은 말을 해서 회의를 제 시간에 마치기 위해 노력하자.

   • 하지만 회의는 계획대로 되지 않는 경우가 많다. 따라서 회의 일정이 계획보다 오래 걸리는지 확인하고 조정할 준비도 해 놓아야 한다. 제한된 시간 내에 가능한 많은 내용을 다루기 위해 노력하지만, 유연하게 대처하자. 예를 들어, 회의 중 어떤 부분에서 시간을 많이 쓴 경우, 시간 내로 결론을 내리기 위해 다른 주제에 대한 토론을 줄이거나 상대적으로 중요하지 않은 주제를 빼 버릴 수도 있다. (시간 제약을 극복하기 위해 선택적인 부분을 계획해 놓을 수 있다.)
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   회의를 시작하기 오래 전에 안건을 작성해야 한다. 직원들의 업무 시간과 업무 결과물을 소중히 여긴다는 것을 보여 주고 싶다면 안건을 작성해야 한다. 그리고 도움이 되는 안건을 작성하려면, 최대한 일찍 작성을 시작해야 한다.

   • 안건을 일찍 작성하면 참석자들에게 안건에 대한 의견을 받아 안건을 다듬을 수 있다. 동료들과 상사들에게 안건에 대한 의견을 받아 보면, 잘못된 점이나 빠뜨린 점, 보충이 필요한 부분을 찾는데 도움이 된다. 회의 직전까지 안건을 작성하지 않는다면, 의견을 받고 내용을 보충할 시간이 없을 것이다.
   • 매일 잠깐씩 하는 회의라면 전날까지 안건을 적지 않아도 되지만, 중요한 회의라면 몇 주 정도 준비해야 할 수도 있다.
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   회의 전에 참석자들과 안건을 공유한다. 그래야 모든 참석자들이 어떤 주제를 논의하게 될 지 충분히 이해하고 회의에 참석하게 된다. 회사의 문화에 따라, 안건을 사람 수대로 인쇄해서 직접 전달하거나, 게시판에 올리거나, 이메일에 첨부해 보내는 것을 의미할 수도 있다. 어느 경우든, 기술적인 문제로 공유가 되지 않는 경우는 없도록 하자.

   • 회의의 중요도에 따라 한두 시간 전에는 안건을 전달해야 한다. 크고 중요한 회의라면 하루 또는 그보다 훨씬 전에 안건을 보내야 할 수 있다.
   • 사람들이 바쁘다 보니, 안건을 챙겨 오지 못한 사람이 있을 수 있다. 따라서 회의실에 안건의 인쇄본을 몇 부 더 가져다 놓는 것도 좋다.
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팁

• 회사 동료들이 좋아하는 것에 따라, 일정 기한을 정해 두고 추가할 안건이 없는지 물어 보는 것도 좋다. 건의 날짜와 시간을 말하고, 지키도록 하자. 안건을 개선하거나 원래 안건보다 우선시해야 하는 안건이 있다면 그것으로 바꾸도록 하자.
• 회사의 발전에 도움이 되는 회의를 하기 위해서는 OARR를 지켜야 한다. OARR은 목적(Objective), 안건(Agenda), 역할(Role), 책임(Responsibilities)의 영단어 앞글자를 따와서 만든 것이다. 좋은 회의가 되려면 우선 회의에 목적이 있어야 한다. 단지 정보를 전달하기 위해 회의를 한다면, 회의에 사람들의 시간을 낭비하지 말자. 그냥 이메일이나 사내 정보 게시판에 글을 올리자. 목표에는 어떤 행동을 해야 하는지 명시되어야 하며, 가능하다면 "팀의 분기 목표 결정" 같은 결과물을 명시해야 한다. 안건이란 이 목표를 달성하기 위해 이야기해 보아야 할 주제를 나열한 것이다. 그래야 회의가 삼천포로 빠지지 않는다. "1. 지난 분기 목표 반성(15분) 2. 이번 분기 목표에 대한 브레인스토밍(20분) 3. 목표 5개 고르기(10분)"처럼 적어 보자. 역할과 책임은 누가 회의를 진행할 것이며, 누가 회의 내용을 기록할 것인지, 회의에서 결정된 업무를 맡기는 사람은 누구인지 결정해야 해야 한다는 것을 의미한다.
• 회의에 참석할 수 없는 사람들을 위해, "연락된 불참자" 명단 같은 것을 만들어 놓는 것도 좋다. 또는 그냥 빈 칸으로 남겨 두었다가 회의 시작할 때 잠깐 언급하고 가도 된다.
• 회사에서 사용하는 안건 서식이 있다면, 그 서식을 활용하다. 어떤 회사에서는 특정한 공식을 따라야 하는 경우도 있다. 확인해 보자.

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