كيفية إعداد جداول أعمال الاجتماعات

تنزيل المقال

تنزيل المقال

يكره الجميع الاجتماعات، أو هذا ما قد يقوله الأغلبية على سبيل التعميم، لكن حقيقة الأمر أننا فقط لا نحب الاجتماعات التي تهدر الوقت ويشوبها وسط الكثير من اللغط وعدم التنظيم، وبعد كل ذلك تنتهي بدون تحقيق أي غرض أو فائدة! هنا تتجلى أهمية ما يُسمى جدول الأعمال أو "الأجندة" التي تنظم سير الاجتماعات. قد تكون أنت – بمقتضى مهام وظيفتك – المسؤول عن إعداد هذا النوع من الملفات أو قد تجدها فكرة مناسبة لتسهيل إدارتك لاجتماع مهني مقبل، وهو ما يستدعي منك تجهيز سيناريو مسبق للكيفية التي يجب أن يسير ذلك الاجتماع وفقًا لها. بالطبع يحتاج الأمر لما هو أكثر من مجرد تحديد الموضوعات التي يجب مناقشتها في الاجتماع وتخصيص مدة زمنية لكل منها، وهو ما نستعرضه سويًا في الفقرات التالية من المقال. تذكر دائمًا أن التخطيط الذكي والمسبق للاجتماعات، والالتزام كليًا بجدول الأعمال، هو الوسيلة الأمثلة لتحقيق الاستفادة القصوى من الاجتماع وتجنب إهدار وقتك الثمين أنت وزملائك في العمل.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 3:

وضع الخطة الأساسية

تنزيل المقال

1. 
   1
   اطلب المعلومات من زملائك. سوف يشعر المشاركون في الاجتماع بالتفاعل أكثر إذا كان لهم حق إبداء القول فيما يخص إعداد جدول الأعمال، لذا اطلب من زملائك أو فريق العمل المسؤول عن إدارته أن يقترحوا عليك الموضوعات التي يجب نقاشها في الاجتماعات المقبلة، واحرص كل الحرص على الاستفادة من تلك المقترحات في أثناء عملك على إعداد جدول الأعمال.

   • يمكنك مراسلتهم عبر البريد الإلكتروني أو زيارتهم فردًا لفرد من أجل الاستماع لتلك المقترحات.
   • تأكد من إعلان تلقيك للمقترحات قبل موعد الاجتماع بمدة 6-7 أيام على أقل تقدير حتى يجد أعضاء الفريق الفرصة للتفكير في الأمر وتقديم مقترحات مفيدة، ولكي تجد بدورك الفترة الكافية لجمع هذه المقترحات وتقييمها وتحديد ما يمكن إدراجه بالفعل لجدول أعمال الاجتماع. تحتاج بدورك إلى الانتهاء من تجهيز جدول الأعمال قبل يوم الاجتماع بـ 3-4 أيام على أقل تقدير.
2. 
   2
   حدد الهدف/ الأهداف الرئيسية من الاجتماع. يجب أن يكون لكل اجتماع غرض واضح ومحدد، كأن ينتهي باتخاذ قرار في قضية معينة أو وضع خطط مستقبلية للمشروعات أو لمشاركة المعلومات أو إعداد تقارير المتابعة والتقدم… وغير ذلك من الأهداف المهنية المختلفة بحسب سياق العمل وطبيعة الاجتماع. بالتأكيد أنه يوجد غرض وهدف من وراء الاجتماع الذي تخطط لتنفيذه، وإلا من الأفضل إذًا ألا يتم عقد الاجتماع.

   • يمكن أن يكون للاجتماع أكثر من هدف. على سبيل المثال: يمكن مشاركة المعلومات بين أعضاء فريق العمل والأقسام المختلفة داخل المؤسسة ومتابعة تقدم العمل على المشروعات، وكل ذلك من أجل اتخاذ قرارات ووضع خطط مستقبلية.
3. 
   3
   ركز على القضايا التي تحتاج للحل بين أكثر من فردين. يحضر الاجتماع ممثلون من الأقسام المختلفة وعدد كبير من فريق العمل، إن لم يكن الفريق كله، لذا وفقًا لذلك، لا حاجة لإهدار وقت الجميع للحديث عن أمور فرعية يمكن حلها من خلال اجتماعات مُصغرة ثنائية أو ثلاثية، أو من خلال أن تجلس وجهًا لوجه مع الفرد المسؤول. استبعد هذا النوع من المشكلات واستغل الوقت الثمين في الاجتماع من أجل مناقشة الموضوعات التي تحتاج إلى مساهمة كل الحضور بتعليقاتهم وآرائهم حولها.

   • إذا كنت بحاجة مثلًا للجلوس مع مسؤول شبكات التواصل الاجتماعي من أجل مناقشة بعض المشكلات في أسلوب الدعاية والتواصل مع عملاء الشركة عبر الإنترنت، خطط للجلوس معه في اجتماع بشكل منفرد ومناقشة كل الجوانب المتعلقة بهذه القضية.
   • استهلاك مدة الاجتماع في مناقشة قضايا مهمة لبعض الأفراد فقط من الحضور دونًا عن البقية يتسبب في شعور الآخرين بأنهم يهدرون وقتهم بلا طائل. يجب احترام مسؤوليات الحاضرين ووقتهم وأن يُستغل وقت الاجتماع في مناقشة ما يستدعي حضور وتعليقات الجميع، على أن تؤجل أي نقاشات فرعية إلى وقت لاحق وفي اجتماعات مُصغرة.
4. 
   4
   قلل عدد الموضوعات المُدرجة في أجندة الاجتماعات واحتفظ فقط بأهم الموضوعات التي تريد مناقشتها. ربما أنه لا يوجد اجتماع في العالم يكفي لمناقشة كل ما يجب مناقشته، لذا يقضي فقه الأولويات أن تستغل الاجتماع في مناقشة القضايا الأهم ثم المهم ثم الأقل أهمية. اجعل كل تركيزك منصبًا على الخروج بقرارات في القضايا الأبرز التي لا تحتمل التأجيل.

   • على سبيل المثال: قد تكون بحاجة لمناقشة "مواعيد تسليم المشروعات" و"تقييم تقارير سير العمل" و"إجراء جلسة عصف ذهني للمشاريع المستقبلية"، لكنك وفقًا لالتزامات فريق العمل وطبيعة وقت انعقاد الاجتماع، قد تجد أنه من الأفضل تأجيل جلسات العصف الذهني لوقت لاحق.
   • يمكنك في وقت لاحق إجراء بعض الاجتماعات المُصغرة والمكثفة من أجل الانتهاء من الموضوعات التي اضطررت لاستبعادها من جدول أعمال الاجتماعي الرئيسي.
5. 
   5
   ضع الموضوعات المهمة في بداية الاجتماع. لا يكفي تحديد أولوية ما يجب مناقشته وما يمكن تأجيله فقط، بل تحتاج كذلك لتحديد أولوية الموضوعات التي تحتاج للمناقشة. من المقترح دائمًا أن تُقدم الموضوعات بالغة الأهمية وتضعها في أول جدول الأعمال لكي يتم مناقشتها وكل فريق العمل في أقصى تركيزهم وطاقتهم في بداية الاجتماع، وكذلك لكي يتم اتخاذ قرارات بها بشكل واضح وتحصل على حقها الكامل من وقت الاجتماع.

   • يقترح مثلًا أن تأتي عمليات اتخاذ القرار في المقام الأول وبشكل مسبق لموضوعات متابعة سير العمل (طالما لم تكن بحاجة لمتابعة سير العمل والاطلاع على التقارير المتعلقة من أجل عملية اتخاذ القرارات نفسها)
   • قد يحدث ما يفرض إنهاء الاجتماع في وقت مبكر عن موعد انتهائه المفترض أو قد يغادر بعض الحضور لسبب أو آخر. وقتها تكون قد ضمنت أنك انتهيت من مناقشة الموضوعات الأهم وغير القابلة للتأجيل.
6. 
   6
   حدد مدة زمنية لكل عنصر من عناصر جدول الاجتماع. لا يمكنك أن تعرف أبدًا المدة الزمنية التي يستغرقها كل نقاش من نقاشات الاجتماع، لكن ذلك لا يمنع أهمية وجود توقع مسبق. ضع في اعتبارك مدة الاجتماع الكلي وعدد الموضوعات التي يجب مناقشتها، ووفقًا لذلك احرص على تخصيص المدة الزمنية الكافية لكل موضوع مع ترك مساحة زمنية أطول للموضوعات الأهم.

   • على سبيل المثال: يمكنك تخصيص 30 دقيقة من أجل قراءة تقارير المتابعة و10 دقائق للنقاشات و10 دقائق للتصويت على المواعيد النهائية الجديدة.
   • يمكنك الاسترشاد بالمدد الزمنية المخصصة للحفاظ على سير الاجتماع وعدم إهدار الوقت، وهو ما يضمن لك الانتقال من موضوع لآخر في الوقت الزمني المحدد، وبالتالي المضي قدمًا في مناقشة كل عناصر جدول الأعمال. يلعب الوقت المتاح (مدة الاجتماع) والوقت المخصص (مدة مناقشة كل موضوع) دورًا بالغ الاهمية، وقد يوضح لك منذ البداية ما إذا كان من الممكن تغطية كل محتويات جدول الأعمال أم يجب استبعاد بعضها لصالح موضوعات ذات أولوية أهم.
   • ضع في اعتبارك عدد الحاضرين للاجتماع وأنت تحدد المدة الزمنية لكل بند من بنود جدول الاجتماع. مثلًا إذا كان عدد الحضور 15 فرد، ومنحت كل موضوع 15 دقيقة، فمعنى ذلك أن كل شخص سوف يتحدث لمدة أقل من دقيقة حول كل موضوع! وحتى إذا لم يكن الجميع يتحدثون حول كل موضوع، تظل مدة زمنية ضيقة للغاية ولا تتيح للحاضرين المشاركة والتفاعل. وفقًا لما سبق، من البديهي توقع أن تستغرق الاجتماعات الأكثر حضورًا وقتًا زمنيًا أطول.

طريقة 2

طريقة 2 من 3:

وضع جدول الأعمال

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابدأ بوضع عنوان لجدول الأعمال أو الاجتماع. يفترض أن يتعرف القارئ من خلال هذا العنوان على أنه بصدد قراءة أجندة لجدول أعمال واحدة من الاجتماعات وأن يعرف كذلك موضوع هذا الاجتماع. اختر عنوانك المناسب لمحتوى وطبيعة هذا الاجتماع، على أن تكتبه بخط كبير في منتصف أعلى صفحة فارغة بيضاء قبل المضي قدمًا في كتابة مستند جدول الأعمال. تأكد من اختيار عنوان بسيط وواضح ومباشر.

   • على سبيل المثال: يمكن أن يكون عنوان جدول الأعمال: "جدول أعمال اجتماع شهر يوليو: مناقشة أفكار المشاريع الجديدة" أو "جدول أعمال أغسطس 2019: تحديث المواعيد النهائية لتسليم المشروعات".
   • اكتب ذلك العنوان بخط كتابة إلكتروني "فونت" (Font) واضح واحترافي، بلا أي إفراط في الزخرفة أو استخدام خطوط التصميمات المبالغ فيها. يمكنك الاعتماد على أي من خطي "تايمز نيو رومان" (Times New Roman) أو "كاليبري" (Calibri".
2. 
   2
   خصص فترة زمنية في بداية الاجتماع للتحية والترحيب بحضور الاجتماع. سوف يستغرق هذا الأمر مساحة من الوقت، فمن الطبيعي الترحيب بالحاضرين والتعريف بهم -في حالة انضمام أفراد جدد للاجتماع- وغير ذلك، ولا يمكن أن تدخل مباشرة في صلب النقاشات من أول لحظة في الاجتماع. تستغل فترة الترحيب كذلك في الحديث عن جدول الأعمال، سواء تحدثت أنت أو أي من مشرفي الاجتماع الآخرين، ويتم خلال ذلك ذكر عناوين الموضوعات التي يجب تغطيتها والحديث حولها في أثناء الاجتماع.

   • استغل فترة التحية والترحيب كذلك في كسر الحواجز بينك وبين الحاضرين وبينهم وبين بعضهم البعض، خاصة في حالة لم تكن تجمع معرفة مسبقة قوية بين كل الحاضرين. تحدث بشكل ودي أو اذكر مزحة بسيطة أو اقترح تناول كوب من القهوة وحدوث التعريف بين الأفراد الجدد والقدامى، قبل أن يبدأ الالتزام التام بجدول الأعمال.
   • في جداول أعمال الاجتماعات الكبرى (لنقل مثلًا المؤتمرات)، يجب تخصيص فترة كبيرة من الوقت للترحيب والتحية والحديث عن جدول الأعمال وتقديم الحاضرين لبعضهم البعض. في المقابل، وفي الاجتماعات المُصغرة في الشركات أو المؤسسات ونحو ذلك، قد لا يستغرق الترحيب أكثر من دقيقتين أو ثلاث.
   • يمكنك ترك مساحة من الوقت في مقدمة مستند جدول الأعمال في حالة حدوث أي طارئ يستدعي إجراء تغيير في أجندة الاجتماع.
3. 
   3
   فكر في صياغة عناصر جدول الأعمال على هيئة أسئلة من أجل استثارة أعضاء فريق العمل للمشاركة. تتسبب العناوين والتسميات غير الواضحة لبنود جدول الأعمال في حيرة فريق العمل وعدم فهم ما تقصد الحديث حوله تحديدًا، لهذا من الأفضل اختيار صيغة واضحة، وربما بلاغية على هيئة سؤال، ليفهم فريق العمل ما يجب عليهم الإجابة عنه بوضوح من خلال مناقشة هذا البند، والتفكير استباقيًا في مشاركات فعالة وإجابات.

   • على سبيل المثال: بدلًا من كتابة "الموعد النهائي لتسليم المشروع"، فكر في كتابة: "هل يمكن تقديم الموعد النهائي لتسليم المشروع للإيفاء بالطلب المتزايد على المؤسسة؟"
   • يمكن حسب الحاجة كتابة وصف مختصر أسفل السؤال.
4. 
   4
   اكتب المدة الزمنية المتوقعة بجوار كل بند من بنود جدول الأعمال. لا تحتاج بالضرورة لكتابة ذلك في مستند جدول الأعمال، إلا أنه يساعد المشاركين في الاجتماع على الاستعداد ومعرفة المدة المستغرقة في مناقشة ذلك البند وغيره من البنود، وهو ما يضمن لك تهيئة مشاركاتهم في النقاش وفقًا لتلك المدة أو طلب زيادة أو اختصار المدة على حسب الحاجة.

   • توضح المدة المخصصة لكل موضوع مدى أهميته، وبالتالي إما استفاضة المشاركين في استعراض كل تفاصيل البند إذا خصصت له مدة طويلة، أو في المقابل اختصار مشاركاتهم وفقًا للفترة الزمنية الضئيلة المخصصة لذلك البند.
5. 
   5
   ضع تصورًا للحديث حول كل بند في قائمة جدول الأعمال. يفترض بهذا التصور أن يحدد الكيفية والمدة الزمنية التي سيتم من خلالها مناقشة كل بند مُدرج في أجندة الاجتماع. يفكر كل شخص بشكل مختلف عن الآخرين، لذا مع كل بند سوف يكون لكل فرد من فريق العمل تصوره الخاص في طريقة نظره للأمر، ولكل مُشارك أدلته واستنتاجاته، وللآخرين تكون تلك الأدلة استنتاجات وتلك الاستنتاجات أدلة، وهنا يحدث الارتباك والخلافات والسير في دوائر مفرغة في الاجتماعات. للتغلب على ذلك، يجب أن يكون لمدير الاجتماع تصور مسبق حول طريقة النقاش والانتقال السلس، ليس فقط بين البنود، ولكن في البنود الفرعية لكل بند بما يضمن المضي قدمًا وبقاء كل المشاركين على نفس الموجة. هل تبحث عن توضيح أكثر؟ تابع المثالي فيما يلي:

   • لنقل أن أحد بنود جدول الأعمال "هل يمكن تقديم مواعيد التسليم النهائية من أجل تلبية عروض عمل أخرى؟". وفقًا لذلك، يمكن أن يكون التصور الزمني لعملية مناقشة هذا البند كما يلي: "10 دقائق لمناقشة سير العمل الحالي. 15 دقيقة للحديث حول متطلبات زيادة الإنتاجية. 10 دقائق للحديث عن مميزات وعيوب تقديم موعد التسليم. 5 دقائق للتصويت حول الموافقة أو رفض الفكرة." وفقًا لذلك، أنت لم تحدد فقط 40 دقيقة لمناقشة هذا البند، لكنك أيضًا تعرف بالتحديد ما الذي يجب أن يحدث خلال تلك الأربعين دقيقة لتخرج بنتائج فعّالة من عملية النقاش خلال الاجتماع.
6. 
   6
   خصص شخصًا للإشراف على كل قسم من أقسام الاجتماع. يمكن أن يتم توزيع مهام إدارة الاجتماع على أكثر من فرد، وهو ما يجب ألا يحدث بشكل مفاجئ للمشرف المنتظر، بل يجب أن تتحدث إليه مُسبقًا وتُطلعه على الموضوعات التي سوف يكون مسؤولًا عن مناقشتها وتستمع إلى تعليقاته واقتراحاته والاستفادة منها في إعداد جدول الأعمال. يمكنك كذلك أن تكتب بوضوح في جدول الأعمال أسماء المشرفين على مُختلف أقسام الاجتماع.

   • في حالة وجود شخص واحد مُشرف على الاجتماع، سواء أنت أو مدير الشركة أو مجلس الإدارة، يمكنك كتابة ذلك في أعلى مستند جدول الأعمال.
7. 
   7
   خصص وقتًا في جدول الأعمال من أجل ضيوف الاجتماع. يحدث في المؤتمرات الكبرى أو في الاجتماعات المُصغرة في المؤسسات والشركات على حد سواء أن يحضر أحد الضيوف المميزين من أجل التعليق حول أحد الموضوعات الهامة، لذا من الضروري أن تخصص جزءًا من وقت الاجتماع من أجل هذا النوع من المساهمات. يمكنك تخصيص بند واحد في جدول الأعمال من أجل حديث كل ضيف من الضيوف، حتى في حالة رغب هذا الضيف في الحديث حول أكثر من موضوع، وبهذه الطريقة، يترك للضيف حرية تنظيم موضوعات حديثه وفقًا لرؤيته الخاصة.

   • يُقترح دائمًا أن تبادر بالتواصل مع الضيف ومعرفة المدة الزمنية الكافية لتغطية جوانب حديثه خلال الاجتماع، وهو ما يجعلك على أهبة الاستعداد ويساعدك على تنظيم الإطار الزمني للاجتماع بكفاءة أفضل ويُجنبك الصدامات وسوء التنظيم أثناء الاجتماع بسبب استغراق أحد الضيوف لوقت أطول من المتوقع.
8. 
   8
   اترك مساحة في الاجتماع لتناول الموضوعات الأخرى. يُدرج بند "موضوعات أخرى" في نهاية أجندة الاجتماعات، وخلاله تبادر بطرح السؤال على المشاركين حول ما إذا كان لدى أي منهم رغبة في مناقشة موضوع إضافي آخر أو الاستفسار حول أمر معين قبل إنهاء الاجتماع. يجب ألا يرحل أي من الحضور وبداخله شيء لم يحصل على مساحته من النقاش، فربما تفتح هذه المبادرة بالنقاش في واحدة من أهم القضايا التي تخص سير العمل والغائبة عن نظر الإدارة، كما أنها فرصة كذلك في حالة احتاج أحد أفراد فريق العمل لاستيضاح نقطة معينة أو واحدة من الموضوعات التي تم مناقشتها خلال الاجتماع ولم تختمر في ذهنه على النحو الملائم بعد.

   • تتأكد من خلال إدراج بند "الموضوعات الإضافية" في جدول الأعمال من ثقة المشاركين في الاجتماع أنهم لديهم فرصة للمشاركة الفعالة في الاجتماع وحق اقتراح واحدة من الموضوعات الهامة التي يحتاجون للحديث عنها ولم يتم إدراجها في جدول الأعمال لسبب أو آخر.
   • يمكنك كذلك إدراج بند مخصص لطرح الأسئلة وتلقي الإجابات بين أفراد فريق العمل.

طريقة 3

طريقة 3 من 3:

الانتهاء من جدول الأعمال

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب المعلومات التفصيلية الخاصة بالاجتماع في مستند جدول الأعمال. يجب أن تحتوي "أجندة الاجتماع" على التاريخ والوقت والمكان المنتظر أن يُقام به الاجتماع. يمكنك كذلك إضافة أسماء حضور الاجتماع، وهو ما يُطلع كل الحاضرين بشكل مسبق حول بقية الحضور ومن يمكنهم التواصل معهم من أجل التجهيز للمناقشات في الاجتماع.

   • يمكنك كذلك كتابة أسماء الأفراد المفترض حضورهم لكنهم لن يقدروا على ذلك لسبب أو آخر. اكتب بشكل مسبق في مستند جدول الأعمال أن هؤلاء الأفراد لن يقدروا على الحضور.
   • أدرج خريطة أو رسمة توضيحية تُسهل على المدعوين للاجتماع الوصول إلى مكان إقامة الاجتماع.
2. 
   2
   استعد جيدًا لإقامة الاجتماع من خلال الإشارة إلى الأعمال التحضيرية المطلوبة. لا يتم الاجتماع فقط بين لحظة بدايته ونهايته، لكنه قد يتطلب عمل تحضيري كثير، سواء منك كمدير أو مشرف على إقامة هذا الاجتماع، أو من قائمة المدعوين المنتظر حضورهم للاجتماع. قد يحتاج زملائك في العمل مثلًا لإتمام عمليات بحث أو تجهيز تقارير لعرضها على الحضور، وعلى أقل تقدير قد يكونون بحاجة لتجهيز أفكار وحلول للمشكلات المنتظر مناقشتها في الاجتماع.

   • خصص لقسم "الأعمال التحضيرية" مساحة في نهاية مستند جدول الأعمال، واحرص على كتابة محتواها بخط عريض أو مميز يضمن أن يراها بوضوح كل المشاركين في الاجتماع، وبالتالي معرفتهم لما يجب تحضيره قبل حضور الاجتماع.
3. 
   3
   راجع مستند جدول الأعمال جيدًا قبل البدء في توزيعه. يجب ألا يحتوي هذا المستند على أي أخطاء، سواء إملائية أو لغوية، أو أخطاء تتعلق بالمحتوى نفسه. بعد كل الفقرات السابقة، لا حاجة الآن لشرح المزيد حول أهمية هذا المستند ودوره في نجاح الاجتماع المنتظر، لكن يجب أن تضع نصب عينك اعتماد كل الحاضرين على جدول الأعمال في التجهيز للاجتماع وأثناء إقامته، لذا من الضروري أن يصل إليهم مُراجعًا ودقيقًا لأقصى درجة ممكنة، وإلا قد تضرب بنفسك مهنية واحترافية إقامة الاجتماع في مقتل. أظهر الاحترام لنفسك وللعمل وللحضور من خلال الاستغراق في مراجعة كل صغيرة وكبيرة في مستند جدول الأعمال قبل طباعته وتوزيعه أو إرساله للمشاركين عبر البريد الإلكتروني. راجع المحتوى وتأكد أنه دقيق وكامل ويحتوي على كل شيء تريد وضعه في المستند، واحرص كذلك على مراجعة المستند إملائيًا ولغويًا.
4. 
   4
   أرسل مستند جدول الأعمال إلى قائمة الحضور قبل 3-4 أيام من موعد الاجتماع. يستفيد الحضور من الاطلاع المسبق على جدول الأعمال الخاص بالاجتماع المنتظر، ويضمن استعدادهم جيدًا لمناقشة الموضوعات والقضايا المطلوبة. على الجانب الآخر، يجب ألا ترسل إليهم جدول الأعمال قبلها بفترة طويلة للغاية من الوقت، لكيلا يضيع وسط زحام ضغط العمل والمسؤوليات المختلفة، لذا قد يكون الأفضل هو إرسال هذا المستند قبل الاجتماع بثلاثة أو أربعة أيام على أقصى تقدير.

   • تحديد المدة الزمنية أمر نسبي، فمثلًا في الاجتماعات الضخمة والمؤتمرات قد تكون مُلزمًا بإرسال جدول الأعمال قبلها بعدة شهور!

أفكار مفيدة

• استفد من استخدام قوالب جداول الأعمال المُعدة مُسبقًا والمتاحة للاستخدام على غالبية مُحررات/ برمجيات تحرير النصوص، مثل: "مايكروسوفت أوفيس" أو "بيدجيز" (على أجهزة الماك) وغيرهما. سوف تجد على تلك البرمجيات قوالب مُعدة مسبقًا لمختلف الخيارات الشخصية والمهنية، ومن بين ذلك أجندات وجداول أعمال الاجتماعات، والتي تسهل عليك عملية إعداد وتنسيق مستند جدول الأعمال وتختصر عليك الوقت، كما تضمن لك أيضًا الشكل الاحترافي النهائي للمستند.
• في حالة وجود مستند افتراضي لتنسيق جداول الأعمال في شركتك أو المؤسسة التي تعمل بها، يجب الالتزام بهذا القالب في إعداد كل جداول الأعمال الخاصة بالاجتماعات.
• التزم بجدول الأعمال، سواء فيما يتعلق بالموضوعات أو الإطار الزمني، لكن تحلَّ كذلك ببعض المرونة. اترك المساحة للجميع للإدلاء بآرائهم وامنح كل موضوع مساحته من الوقت وفق ما تقتضيه الأولوية والأهمية، وفي نفس الوقت أبقِ عينك منبهة إلى ساعتك، وكلما وجدت الفرصة سانحة لذلك، انتقل بتأدب إلى البند التالي من جدول الأعمال معتذرًا للحضور أن "هذا الموضوع استغرق ما يكفي من الوقت، ويجب الانتقال إلى الموضوع التالي لكي ننجح في مناقشة كل القضايا الهامة قبل انقضاء الوقت."