Jak připravit agendu na schůzku

Organizovaná schůzka musí mít kvalitně připravenou agendu. Nedovolte, aby se vaše schůzka protáhla a byla k ničemu, protože nebudete mít plán, kterého byste se mohli držet. Když si připravíte detailní, ale flexibilní agendu, můžete vést úspěšnou schůzku a splnit vše v co nejkratší době. Ať už chcete psát vlastní agendu, nebo používáte nějakou šablonu, tento článek vám pomůže.

Část 1

Část 1 ze 2:

Jak napsat agendu

Stáhnout PDF

Psaní agendy

1
Začněte názvem. Každý důležitý dokument musí mít svůj název a ani agendy nejsou výjimkou. Název by měl čtenářům říct dvě věci: za prvé, že jde o agendu a zadruhé, jaké téma se bude na schůzce řešit. Až si vymyslíte název, napište ho do horní části prázdného dokumentu. Nemusíte psát nic složitého – jednoduché názvy jsou nejlepší.
- Odolejte pokušení používat velké a zdobné fonty. Ve většině situací se bude nejlépe hodit obyčejný font typu Times New Roman nebo Calibri. Název by také měl být stejně velký, jako zbytek dokumentu (nebo jen o něco málo větší). Uvědomte si, že účelem názvu je informovat čtenáře o tom, co mají před sebou, ne pobavit je.
2
Uveďte všechny nezbytné informace (kdo, kdy, kde a co) do hlavičky. Pod název napište hlavičku, která se bude u každé agendy lišit podle toho, čeho se schůzka týká a jak formální bude. Hlavička je většinou hned pod názvem agendy. Obecně by měla obsahovat faktické údaje o schůzce, které nemusí mít nic společného s tématem schůzky. Hlavička lidem sdělí, kdy a kde se schůzka bude konat a kdo se jí bude účastnit. Níže uvádíme informace, které byste měli do hlavičky zahrnout. Bez ohledu na to, které si vyberete, je musíte viditelně označit (nejlepší je použít tučné písmo):
- Datum a čas: můžete je napsat vedle sebe, nebo zvlášť.
- Místo konání: Pokud existuje více možností, měli byste napsat celou adresu. Pokud je jen jedno místo, kde by se schůzka ve vaší společnosti mohla konat, napište například pouze patro a číslo dveří (např. zasedací místnost, dveře č. 303).
- Účastníci: Můžete uvést i názvy jejich pozic, ale není to nutné.
- Speciální hosté: Může jít o různé řečníky, hosty, nebo vedoucí schůzky.
3
Napište stručný přehled schůzky. Schůzky, které nemají jasně daný účel představují riziko ztráty času, protože se účastníci budou muset až na místě dohodnout, o čem se budou bavit. Po hlavičce vynechejte jeden řádek a napište si stručný přehled toho, co se na schůzce bude řešit. Nadpis této sekce může být například: „Cíle“ nebo „Účel schůzky.“ Napište v několika stručných větách účel schůzky a popište, čemu se účastníci budou věnovat.
- Například pokud chcete napsat přehled schůzky, na které se bude jednat o rozpočtu, napište toto: „Účel schůzky: Přehled klíčových cílů rozpočtu pro fiskální rok 2014/2015 a dlouhodobé regulace výdajů. Dále pan ředitel Feldman představí výsledky studie o konkurenceschopnosti.“
- Pokud jste už někdy psali výtah z nějakého vědeckého projektu, berte tuto sekci jako abstrakt nebo shrnutí vědecké práce. V podstatě byste měli dát najevo, co chcete na schůzce řešit, aniž byste museli zabíhat do detailů.
4
Napište si hlavní body schůzky. Když si schůzku rozplánujete, vyhnete se tomu, že se protáhne. Po shrnutí vynechejte jeden řádek a začněte plánovat hlavní body schůzky. Napište si každý bod (který by měl odpovídat hlavním tématům diskuse). Každý tento bod by měl být napsaný na zvláštním řádku.
- Každý bod označte buďto časem, kdy se mu budete chtít věnovat, nebo číslem. Vyberte si jeden systém a buďte konzistentní. Když to budete střídat, agenda bude působit neprofesionálně.
- Jinými slovy byste měli každý bod schůzky označit buď časem, nebo jednoduše uvést, jak dlouho se mu budete věnovat. Můžete napsat například: „Úvod – 14.00-14.05“, nebo také „Úvod – 5 minut“. Nesmíte ale tyto dva typy zápisu střídat.
5
Udělejte si v rozvrhu místo pro speciální hosty. Pokud na schůzce budou přítomni hosté, kteří budou mluvit o důležitých věcech, měli byste jim věnovat dost času. Naplánujte si pro každého hosta určitou dobu, i když bude mluvit o více věcech. Díky tomu si bude moci každý z nich zorganizovat svá témata tak, jak se to bude hodit.
- Kontaktujte hosty předem a zeptejte se jich, kolik času budou na svá témata potřebovat.
6
Na konci schůzky si nechejte dost času na otázky a odpovědi. Během této doby se lidé budou moci ptát na věci, kterým neporozuměli, nabízet vlastní návrhy a názory, tipy na další schůzky atd. Můžete tuto část schůzky napsat do rozvrhu úplně nakonec, nebo ji na konci schůzky můžete uvést pouze ústně.
- Pokud se dostanete na konec a nikdo nebude mít žádné dotazy ani komentáře, můžete schůzku ukončit dříve. Účastníci to jistě ocení.
7
Poskytněte také osnovu hlavních témat diskuse. Rozvrh diskuse je většinou tím nejdůležitějším bodem agendy – tím, na co se všichni lidé budou dívat. Není sice nutné zacházet do detailů, ale když ke každému hlavnímu bodu připíšete kratší rozpis, pomůžete tím všem účastníkům ujasnit si, co se bude řešit. Osnova umožní všem účastníkům získat představu o tématech diskuse. Zde uvádíme příklad takové osnovy. Můžete ji použít jako šablonu pro svoji vlastní osnovu:
- I. Důležité součásti rozpočtu
  - A. Rozpočet na služební cesty
    B. Poplatky dealerů
    - i. Vyjednat lepší podmínky?
    C. Náklady na lobbing
  II. Opatření pro zvýšení zisku
  - A. Alternativní řešení služeb
    - i. Představení možností klientům
      ii. Získávání zpětné vazby
    B. Re-investice do mobilních technologií
  ....a tak dále.
8
Zkontrolujte si agendu a zjistěte, zda v ní nemáte chyby. Někteří účastníci se na agendu spoléhají, takže je dobré si zkontrolovat chyby. Nejde jen o slušnost – jde také o to, že tím dáte najevo, že si všímáte detailů a jste člověk na správném místě.
- Kromě toho si tím ušetříte nepříjemné pohledy lidí, kteří si vašich chyb všimnou a budou si myslet, že nejste pečliví. Když si neopravíte chyby, mohli byste se ztrapnit před důležitými hosty.
Reklama

Použití šablony pro psaní agendy

1
Použijte šablonu, kterou najdete v textovém editoru. Mnoho programů, jako je například Microsoft Office, Pages pro Mac a další, obsahují předpřipravené šablony pro tvorbu agend. Tyto šablony vám práci usnadní a umožní vám vytvořit profesionální dokument. Najdete je uspořádané do logických sekcí, které vypadají velmi příjemně – stačí jen dopsat informace do příslušných polí a máte hotovo.
- Každý program je trochu jiný, ale většina z nich poskytuje možnost vybrat si šablonu pomocí menu na horní straně okna.
- Pokud máte na výběr šablony, ale nemáte žádnou, která se vám hodí pro agendu, můžete si nějakou stáhnout z webových stránek programu. Například šablony pro Microsoft Word najdete na stránce office.microsoft.com ^{[1]XZroj výzkumu} a šablony pro Pages for Mac najdete v App Store společnosti Apple.
2
Můžete si stáhnout šablonu i z jiných webových stránek. Pokud vám program nenabídne žádnou vhodnou šablonu a nenajdete ji ani na jeho webových stránkách, můžete si nějakou najít na internetu. Napište si například do Googlu „šablona agendy pro schůzky“ a najdete jich spoustu. Ne všechny tyto šablony budou pocházet z vhodných zdrojů, takže si musíte pečlivě vybírat. Zde uvádíme webové stránky, na kterých si můžete vybrat vhodnou šablonu:
- Save Word Templates^{[2]XZroj výzkumu} —Tato stránka nabízí spoustu šablon pro Microsoft Word.
- Word Templates Online^{[3]XZroj výzkumu} — Další skvělá stránka pro Word. Bohužel nabízí jen omezené množství šablon.
- iWorkCommunity^{[4]XZroj výzkumu} — Dobrá stránka s šablonami pro Pages. Většina z nich je ovšem pouze pro starší verze této aplikace.
- Použijte App Store a zkuste si najít různé další šablony. Za některé z nich budete bohužel muset zaplatit. ^{[5]XZroj výzkumu}
3
Vyplňte si do šablony všechna pole. Až si najdete vhodnou šablonu v programu, nebo si nějakou stáhnete, stačí ji vyplnit. Většina šablon má jasně určená pole pro jména, data, témata diskuse, hlavní body atd. Vyplňte si všechna pole tak, abyste měli celou agendu hotovou. Nakonec si ji zkontrolujte a přesvědčte se, že v ní nemáte chyby. Šablony jsou sice pohodlné, ale nezkontrolují za vás pravopis ani gramatiku.
- Nenechávejte žádná pole prázdná. Když budete mít v agendě prázdné pole, bude to vypadat neprofesionálně. Pokud máte šablonu s poli, která nechcete vyplňovat, raději je celá smažte.
4
Upravte si agendu tak, aby se vám hodila. Šablony pro agendy jsou pohodlné, ale nemusíte se jich držet přesně. Klidně si je trochu upravte, abyste splnili standardy vaší společnosti a aby se hodila k účelu vaší schůzky.
- Například pokud se vám líbí vzhled nějaké šablony, která ale má příliš velkou hlavičku, klidně z ní několik řádků vymažte a upravte si ji tak, aby vám její vzhled vyhovoval. Nesmíte ale narušit její formátování a musíte se snažit, aby dokument stále vypadat hezky.
Reklama

Část 2

Část 2 ze 2:

Nejlepší způsoby využití agendy

Stáhnout PDF

1
Naplánujte ta nejdůležitější témata na začátek. Při plánování schůzek je dobré se zabývat nejprve těmi nejdůležitějšími tématy. Zajistíte tím, že všichni budou schopni se bavit o tom, co je nejdůležitější v době, kdy budou ještě mít dost energie a také když se stane, že schůzka bude muset skončit dříve, budete mít jistotu, že se všechny důležité věci stihly probrat.
- Schůzky často neprobíhají podle plánu. Pokud se během schůzky neplánovaně začnou řešit nedůležité věci, může být dobré pro ně vyčlenit nový termín a připravit druhou schůzku. Když se nedostanete k tomu nejdůležitějšímu, schůzka nesplní svůj účel, což bude frustrující a také trapné. Proto je důležité připravit si všechna důležitá témata hned na začátek.
2
Držte se rozvrhu agendy, ale buďte flexibilní. Při plánování schůzky existuje nebezpečí, že se schůzka neplánovaně protáhne. Zaměstnanci nesnáší dlouhé schůzky, které jsou většinou nudné a berou jim čas, který by mohli věnovat skutečné práci. Pokud chcete mít jistotu, že se vaše schůzka nebude protahovat, sledujte hodiny a při vhodné příležitosti se snažte téma diskuse změnit. Řekněte například: „Pokud chceme skončit včas, budeme se muset začít zabývat následujícím tématem.“
- Přesto ale schůzky často nekončí tak, jak si představujeme, takže buďte připraveni na to, že se vaše schůzka protáhne. Buďte flexibilní a snažte se pokrýt co nejvíce témat v co nejkratším čase. Pokud se jedno z témat diskuse protáhne, budete se muset pokusit zkrátit ostatní témata, nebo vypustit méně důležité body schůzky.
3
Napište si agendu v dostatečném předstihu. Agendy nejsou tak důležité, jako jiné obchodní dokumenty (jako například zprávy, prezentace atd.), ale přesto byste si je měli napsat v dostatečném předstihu a zajistit, aby byly co nejprofesionálnější, zejména pokud je budete před schůzkou rozdávat kolegům. Začněte se tedy agendou zabývat co nejdříve.
- Když začnete brzy, budete mít čas na to, abyste si řekli o zpětnou vazbu ještě před schůzkou. Když svým kolegům a nadřízeným pošlete agendu dost brzy, pomohou vám doplnit chybějící informace a možná vám i řeknou další věci, které dříve nebyly známé. Když budete čekat na poslední chvíli, nebudete mít čas získat tuto zpětnou vazbu.
- Je sice možné napsat si agendu na běžnou každodenní schůzi těsně před schůzí, ale důležité schůzky vyžadují týdny přípravy.
4
Rozešlete agendu účastníkům ještě před schůzkou. Pokud chcete mít jistotu, že všichni dorazí na schůzku s vědomím toho, co se bude řešit, měli byste agendu rozeslat co nejdříve. Záleží na vaší firemní politice. Někdy budete muset agendu rozesílat emailem, jindy ji zase budete muset tisknout a roznášet ji osobně. Každopádně je nutné, aby agenda neobsahovala žádné technické ani gramatické chyby.
- Záleží na tom, jak důležitá vaše schůzka je. Měli byste účastníkům agendu rozdat minimálně několik hodin před začátkem schůzky. U důležitých schůzek byste ji měli rozeslat minimálně o den dříve.
- Protože jsou lidé často zapomětliví a zaneprázdnění, je dobré mít připraveno několik kopií agendy přímo na místě, abyste je mohli rozdat lidem, kteří své kopie zapomenou.
Reklama

Tipy

Skvělým tipem pro úspěšnou schůzku je postupovat následovně: Cíle, Agenda, Role a Zodpovědnosti. Za prvé by každá schůzka měla mít své cíle. Pokud chcete lidem pouze předat informace, nemarněte čas schůzkou – rozešlete jim emaily. Cíle schůzky by měly mít jasný výstup: „Určení čtvrtletních cílů týmu.“ Agenda je seznam témat, která budete řešit, abyste uskutečnili cíle. Každé z témat by mělo mít určený čas. Například: „1. Shrnutí výsledků za poslední čtvrtletí (15 minut), 2. Diskuse ohledně cílů pro následující čtvrtletí (20 minut), 3. Výběr pěti nejdůležitějších cílů (10 minut) atd.“ U rolí a zodpovědností si určete, kdo schůzku povede, kdo si bude zapisovat poznámky a kdo bude plnit úkoly, které ze schůzky vyplynou.
Záleží na tom, jak budou vaši kolegové chtít schůzku koncipovat, ale možná bude dobré připravit deadline pro návrhy ohledně agendy. Určete přesný datum a čas a držte se ho. Díky tomu umožníte lidem poskytovat návrhy pro změnu agendy.
Pokud máte ve společnosti speciální formulář pro agendy, používejte ho jako šablonu. Vždy je lepší se držet toho, co máte připravené.

Reklama