วิธีการ เขียนวาระการประชุม

ดาวน์โหลดบทความ

ดาวน์โหลดบทความ

ภายในบทความนี้:

เริ่มเขียนวาระการประชุมตั้งแต่ต้น

ใช้แบบวาระการประชุมสำเร็จรูป

การฝึกเขียนวาระการประชุมที่ดีที่สุด

บทความที่เกี่ยวข้อง

ข้ออ้างอิง

การจัดการประชุมจะต้องมีวาระการประชุมที่เขียนมาเป็นอย่างดี คุณสามารถเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ และทำให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นด้วยการทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังต่อไปนี้

ขั้นตอน

ส่วน 1

ส่วน 1 ของ 3:

เริ่มเขียนวาระการประชุมตั้งแต่ต้น

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   เริ่มต้นด้วยการเขียนชื่อวาระการประชุม. ตั้งแต่วรรณกรรมอันสวยงามไปจนถึงสเปรดชีต งานเขียนเกือบทุกประเภทย่อมต้องการชื่อ ไม่เว้นแม้แต่วาระการประชุม ชื่อเรื่องของคุณควรจะบอกผู้อ่าน 2 อย่าง คือ ผู้อ่านต้องรู้ว่าตนกำลังอ่านวาระการประชุม และประเด็นของการประชุมมีอะไรบ้าง เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้ว ให้เขียนชื่อไว้บริเวณด้านบนสุดของเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องใช้ภาษาที่สวยงามหรือซับซ้อน ในบริบททางธุรกิจนั้น ชื่อเรื่องที่ง่ายและตรงไปตรงมามักเป็นสิ่งที่ดีที่สุด

   • พยายามไม่ใช้รูปแบบ (Font) ตัวอักษรที่สวยหรือใหญ่เกินไป ในสถานการณ์ส่วนใหญ่นั้น คุณจะต้องใช้ตัวอักษรที่เรียบง่ายและใช้กันแพร่หลาย เช่น Times New Roman หรือ Calibri เพื่อให้ตัวอักษรของหัวข้อมีขนาดเท่ากันกับเนื้อหาในเอกสารทั้งหมด (หรือใหญ่กว่าเล็กน้อย) จำไว้ว่า จุดประสงค์ของชื่อเรื่องคือแจ้งผู้อ่านให้รู้ว่าประเด็นการประชุมมีอะไรบ้าง คุณไม่จำเป็นต้องทำให้พวกเขาประหลาดใจ
2. 
   2
   ให้เขียนข้อมูลถึง "ใคร" "ที่ไหน" และ "เมื่อใด" ในส่วนหัวข้อ. วาระการประชุมมักจะมีหัวข้อที่แตกต่างกันไปตามรายละเอียดปลีกย่อย ขึ้นอยู่กับระดับความสุภาพของสถานที่ทำงาน โดยหัวเรื่องนี้มักจะอยู่ถัดจากชื่อเรื่อง 1 บรรทัด หัวข้อโดยทั่วไปนั้น คุณจะต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมโดยสังเขปที่โดยยังไม่กล่าวถึงสิ่งที่จะพูดถึงในการประชุม การทำแบบนี้จะทำให้คนที่ไม่ได้มาประชุมสามารถบอกได้ว่าการประชุมจะเกินขึ้นที่ไหนและเมื่อใด และมีใครอยู่ที่การประชุมบ้าง จากนั้น ตามด้วยสิ่งที่คุณต้องการจะเพิ่มเติม ตามข้อมูลที่คุณเลือกนั้น ดูให้ดีว่าคุณได้ให้ความสำคัญคำข้อมูลทุกอย่างดังต่อไปนี้ (การทำตัวหนาเป็นวิธีที่ดี):

   • วันและเวลา ซึ่งควรจะเขียนไว้ด้วยกันหรือสร้างส่วนแยกออกมาต่างหากก็ได้
   • สถานที่ ถ้าบริษัทของคุณมีสถานที่ทำงานหลายแห่ง คุณอาจจะต้องเขียนที่อยู่ให้ชัดเจน ถ้ามีเพียงสถานที่เดียว คุณอาจจะต้องแนบชื่อห้องที่จัดการประชุม (เช่น ห้องประชุมที่ 3)
   • ผู้เข้าประชุม โดยจะแนบตำแหน่งงานของผู้ร่วมประชุมหรือไม่แนบก็ได้
   • บุคคลพิเศษ ซึ่งอาจจะเป็นแขกรับเชิญ วิทยาการ หรือหัวหน้าการประชุม
3. 
   3
   เขียนข้อความสั้นๆ เพื่อบอกจุดประสงค์ของการประชุม. การประชุมที่ไม่มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนนั้นเสี่ยงต่อการเกิดปัญหาเสียเวลา เพราะผู้เข้าประชุมจะต้องตัดสินใจว่าจะพูดถึงอะไร ให้เว้นบรรทัดหลังจากหัวข้อของคุณและทำตัวหนาหรือขีดเส้นใต้เพื่อเน้นส่วนที่เป็นจุดประสงค์ของการประชุมด้วยคำว่า "จุดมุ่งหมาย" หรือ "วัตถุประสงค์" แล้วเว้นบรรทัด จากนั้น ให้อธิบายสิ่งที่จะพูดถึงในการประชุม พยายามเขียนให้ได้ประมาณ 1-4 บรรทัด

   • ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังจะเขียนประโยคแสดงวัตถุประสงค์เกี่ยวกับการประชุมงบประมาณ คุณอาจจะใช้คำว่า : "วัตถุประสงค์: โดยจะกล่าวถึงเป้าหมายด้านงบประมาณสำหรับปีงบประมาณ 2561-2562 และถกเถียงกันในระยะยาว เช่น การลดต้นทุน นอกจากนี้ หัวหน้าจะนำเสนอผลของการศึกษาการแข่งขัน "
   • ถ้าคุณเคยเขียนเอกสารที่มีเนื้อหาเชิงวิทยาศาสตร์ ให้คิดถึงประโยคแสดงวัตถุประสงค์เป็นเหมือนกับบทคัดย่องานประชุมหรือเนื้อหาโดยย่อ คุณจะต้องพูดถึงแผนที่จะกล่าวถึงในที่ประชุมโดยไม่ต้องลงถึงรายละเอียด
4. 
   4
   เขียนตารางเวลากล่าวส่วนประกอบหลักของการประชุม. ตารางเวลาจะช่วยในเรื่องความลื่นไหลในการประชุม เพราะการประชุมเชิงธุรกิจมักจะกินเวลานาน บางครั้งก็นานเกินไป ให้เว้นบรรทัดหลังจากประโยคแสดงจุดประสงค์ และทำตัวหน้าหรือขีดเส้นใต้หัวข้อเอาไว้ จากนั้น เริ่มเขียนรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหลักของการประชุมตามตารางเวลา เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น และเขียนตารางเวลาเป็นบรรทัดๆ ไป

   • ให้ความสำคัญกับทุกเหตุการณ์ในการประชุมไม่ว่าจะเป็นเวลาที่คุณกำหนดเริ่มต้นและจบการประชุมหรือเวลาที่ต้องใช้ในการพูดถึงหัวข้อการประชุม ให้เลือกระบบการเขียนเพียงระบบเดียว การเขียนสะเปะสะปะจะทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ
5. 
   5
   แบ่งเวลาในตารางเวลาสำหรับแขกพิเศษ. ถ้ามีแขกมาที่ประชุมของคุณเพื่ออภิปรายประเด็นสำคัญ คุณอาจจะต้องให้เวลากับคนเหล่านี้ด้วย วางแผนจัดการเวลาให้แขกแต่ละคน แม้ว่าคนนั้นจะอภิปรายมากกว่าหัวข้อเดียวก็ตาม ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะสามารถจัดการหัวข้อให้พอดีกับเวลาได้

   • การติดต่อกับแขกก่อนเวลาเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการประเมินว่าจะต้องแบ่งเวลาให้แต่ละคนมากน้อยแค่ไหน ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาความขัดแย้งด้านเวลาได้
6. 
   6
   เผื่อเวลาไว้หลังจบการประชุมสำหรับการถามตอบ. ในช่วงเวลานี้ ผู้ร่วมประชุมอาจจะมีคำถามเพื่อความชัดเจนในประเด็นที่ได้อภิปราย ให้เวลาพวกเขาได้แสดงความคิดเห็น เสนอแนะหัวข้อประชุมในครั้งถัดไป และแสดงความคิดเห็นอื่นๆ คุณอาจจะแบ่งเป็นช่วงถามตอบอย่างชัดเจนด้วยการทำเป็นส่วนสุดท้ายของตารางการประชุมหรือคุณอาจจะสร้างส่วนนี้ขึ้นมาเองหลังจากที่ส่วนสุดท้ายของการประชุมได้จบสิ้นลง

   • ถ้าการประชุมสิ้นสุดแล้วแต่ไม่มีใครถามคำถามหรือแสดงความคิดเห็น คุณสามารถจบการประชุมล่วงหน้าได้ และผู้เข้าประชุมส่วนใหญ่คงต้องการแบบนั้น
7. 
   7
   ทำโครงร่างหัวข้อการประชุม. โดยทั่วไปแล้ว ตารางการประชุมเป็น "หัวใจ" ของการเขียนวาระการประชุม ซึ่งเป็นส่วนที่ผู้อ่านจะสนใจเพื่อเป็นแนวทางในการอภิปราย อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องทำ แต่การทำโครงร่างเกี่ยวกับประเด็นหลักของการประชุมเพิ่มเติมจะช่วยผู้เข้าร่วมการประชุมได้เป็นอย่างมาก โครงร่างจะช่วยเตือนให้ผู้เข้าร่วมประชุมจัดการความคิดที่จะนำเสนอในที่ประชุม ซึ่งจะช่วยกระตุ้นความทรงจำให้กับหัวข้อที่ได้ถึงกล่าวถึง ตัวอย่างดังต่อไปนี้เป็นประเภทของการทำโครงร่างซึ่งคุณอาจจะนำไปใช้ได้ (อ่านบทความ เขียนโครงร่าง เพื่อศึกษาเพิ่มเติม) :

   • I. รายการงบประมาณที่มีความสำคัญสูง

     • A. งบประมาณท่องเที่ยวของลูกจ้าง

       B. ค่าบริการตัวแทนจำหน่าย

       • i. ต่อรองให้ได้ข้อเสนอที่ดีขึ้นหรือไม่

       C. ต้นทุนการล็อบบี้

     II. เกณฑ์การกระตุ้นรายได้

     • A. ตัวเลือกข้อเสนอด้านบริการ

       • i. การนำเสนอทางเลือกให้ลูกค้า

         ii. การรวบรวมผลตอบรับ

       B. การลงทุนเทคโนโลยีโทรศัพท์มือถือใหม่

     ...และอื่นๆ
8. 
   8
   ตรวจสอบข้อผิดพลาดก่อนแจกจ่าย. เพราะผู้เข้าร่วมประชุมบางคนอาจจะใช้วาระการประชุมเป็นตัวหลัก การตรวจสอบข้อผิดพลาดและความสมบูรณ์ก่อนจะแจกจ่ายนั้นเป็นวิธีที่ฉลาด ไม่เพียงแต่จะเป็นมารยาทที่ดีต่อผู้ร่วมประชุม ยังส่งผลดีต่อความใส่ใจในรายละเอียดของคุณและความเคารพที่คุณมีให้พวกเขา

   • นอกจากนี้ การตรวจสอบแล้วว่าวาระการประชุมไม่มีข้อผิดพลาดจะช่วยรักษา เวลา และ หน้า ของคุณได้
   โฆษณา

ส่วน 2

ส่วน 2 ของ 3:

ใช้แบบวาระการประชุมสำเร็จรูป

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   ใช้แบบสำเร็จรูปที่มีมาในโปรแกรมพิมพ์เอกสาร. โปรแกรมพิมพ์เอกสาร เช่น Microsoft Office หรือ Page สำหรับระบบปฏิบัติการแมคอินทอช ล้วนมีแบบสำเร็จรูป (Template) สำหรับการทำเอกสารทั้งระดับส่วนตัวและระดับมืออาชีพ ซึ่งรวมไปถึงวาระการประชุม แบบสำเร็จรูปเหล่านี้จะทำให้การเขียนเอกสารระดับมืออาชีพนั้นง่ายและเร็วขึ้นเป็นอย่างมาก โดยทั่วไปแล้วแบบเหล่านี้จะถูกออกแบบเป็นส่วนๆ ซึ่งจัดวางองค์ประกอบมาเป็นอย่างดี สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่พิมพ์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในส่วนที่เหมาะสมและใช้งานได้ทันที

   • แม้ว่าโปรแกรมพิมพ์เอกสารทุกรูปแบบมีความแตกต่างกัน แต่ส่วนใหญ่จะมีคุณลักษณะในการใช้แบบสำเร็จรูปที่ช่วยให้คุณเขียนงานได้ โดยการใช้แถบเมนูที่อยู่บนหน้าต่างด้านบนของโปรแกรม
   • ถ้าโปรแกรมของคุณใช้รูปแบบสำเร็จรูปได้ แต่ไม่มีรูปแบบสำหรับการเขียนวาระการประชุม คุณสามารถดาวน์โหลดจากเว็บไซต์ของผู้พัฒนาโปรแกรมได้ ยกตัวอย่างเช่น โปรแกรม Microsoft Word สามารถดาวน์โหลดได้ที่ office.microsoft.com ในขณะที่รูปแบบของโปรแกรม Page สามารถหาได้ที่ App Store
2. 
   2
   ดาวน์โหลดรูปแบบจากผู้พัฒนาอื่นๆ. ถ้าโปรแกรมของคุณไม่มีรูปแบบสำหรับการเขียนวาระการประชุมและคุณไม่สามารถดาวน์โหลดได้ ไม่ต้องกังวล เพราะมีรูปแบบสำเร็จรูปแบบไม่มีค่าใช้จ่ายสามารถหาได้ตามอินเทอร์เน็ต เพียงแค่กรอกคำค้นหาผ่านโปรแกรมค้นหาที่คุณใช้อยู่ด้วยคำว่า "รูปแบบสำเร็จรูปสำหรับวาระการประชุม" คุณก็จะได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการมากมาย อย่างไรก็ตาม เนื่องจากรูปแบบเหล่านี้ไม่ได้พัฒนาโดยผู้พัฒนาโปรแกรม หรือแหล่งที่น่าเชื่อถือ การพิจารณารูปแบบก่อนนำไปใช้เป็นเรื่องที่สำคัญ ตัวอย่างดังต่อไปนี้คือเว็บไซต์จากผู้พัฒนาอื่นๆ ที่คุณต้องการเยี่ยมชม:

   • Save Word Templates เว็บไซต์ระดับมืออาชีพที่มีรูปแบบสำเร็จรูปที่มีคุณภาพมากมาย สำหรับใช้กับโปรแกรม Microsoft Word
   • Word Templates Online เป็นแหล่งรวมรูปแบบสำเร็จรูปที่ดี อย่างไรก็ตาม เว็บไซต์นี้มีตัวเลือกน้อย
   • iWorkCommunity เว็บไซต์รวมรูปแบบวาระการประชุมสำหรับโปรแกรม Pages อย่างไรก็ตาม รูปแบบดังกล่าวนั้นใช้สำหรับ โปรแกรม Pages รุ่นเก่า
   • The App Store มีรูปแบบสำเร็จรูปมากมายสำหรับโปรแกรม Pages แต่โชคไม่ดีที่รูปแบบสำเร็จรูปเหล่านี้อาจจะต้องเสียค่าใช้จ่าย
3. 
   3
   เติมข้อมูลลงในช่องของแบบสำเร็จรูป. เมื่อคุณหาแบบสำเร็จรูปได้แล้ว สิ่งที่คุณทำก็เพียงแค่เติมข้อมูลที่จำเป็นลงไป แบบสำเร็จรูปส่วนใหญ่จะกำหนดพื้นที่สำหรับใส่ชื่อ เวลา หัวข้อ หัวเรื่อง และอื่นๆ ไว้อย่างชัดเจน ให้เติมข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงไปเพื่อเขียนวาระการประชุมให้สมบูรณ์ เมื่อเขียนเสร็จแล้ว ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดอย่างระมัดระวัง แม้แบบสำเร็จรูปจะใช้ได้อย่างสะดวกสบาย แต่ก็ไม่ได้ช่วยป้องกันความผิดพลาดที่เกิดจากการสะกด ไวยากรณ์ หรืออื่นๆ

   • อย่าปล่อยให้เกิดช่องว่าง ไม่มีข้อผิดพลาดไหนที่ดูไม่เป็นมืออาชีพไปมากกว่า การมีช่องที่เขียนว่า “พิมพ์ที่นี่” ทิ้งไว้ ถ้ามีส่วนที่คุณไม่ต้องการใส่ข้อมูล ดูให้ดีว่าคุณได้ลบส่วนนั้นออกไปแทนที่จะปล่อยให้ช่องว่างไว้
4. 
   4
   ปรับแต่งวาระการประชุมเล็กน้อยตามที่คุณต้องการ. วาระการประชุมสำเร็จรูปอาจจะสะดวกสบายเป็นอย่างมาก แต่ไม่มีเหตุผลที่ว่าคุณต้องยึดติดอยู่กับรูปแบบที่ได้เตรียมไว้ให้อย่างเคร่งครัด คุณสามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาหรือสไตล์ตามที่คุณต้องการ เพื่อให้แน่ใจว่าวาระการประชุมของคุณจะได้มาตรฐานตามที่ธุรกิจของคุณได้ตั้งไว้ให้หรือตามรสนิยมส่วนตัว

   • ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการใช้แบบสำเร็จรูป แต่ส่วนหัวข้อนั้นยาวและดูไม่น่าสนใจ คุณสามารถลบส่วนที่มากเกินไปออกได้ ตราบใดที่คุณไม่ได้ทำลายรูปแบบของเอกสารหรือส่งผลเสียต่อวาระการประชุม
   โฆษณา

ส่วน 3

ส่วน 3 ของ 3:

การฝึกเขียนวาระการประชุมที่ดีที่สุด

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   จัดประเด็นสำคัญที่สุดในตารางเวลาเป็นอันดับแรก. เมื่อคุณวางแผนประชุม การนำหัวข้อสำคัญที่สุดเป็นส่วนแรกของการประชุมเป็นสิ่งที่ดี ซึ่งจะช่วยยืนยันสิ่งที่สำคัญได้ 2 สิ่งคือ ช่วยยืนยันว่าทุกคนสามารถอภิปรายหัวข้อสำคัญเหล่านี้ในช่วงเวลาที่พวกเขามีความคิดเฉียบแหลมที่สุดและมีความเหนื่อยล้าน้อยที่สุดตั้งแต่เริ่มต้นการประชุม อย่างที่สองคือ ช่วยยืนยันว่าเหตุการณ์ในการประชุมจะต้องสิ้นสุดก่อน หรือผู้เข้าร่วมประชุมบางคนจะต้องออกจากการประชุมก่อนกำหนด แต่หัวข้อที่สำคัญได้พูดถึงไปเรียบร้อยแล้ว

   • การประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นไปตามแผนเสมอไป ถ้ามีหัวข้อย่อยหรือส่วนที่ไม่สำคัญถูกตัดจากการประชุม การนำสิ่งเหล่านั้นกลับมาพูดใหม่ในการประชุมครั้งถัดไปก็สามารถทำได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณไม่สามารถจบประเด็นที่ใหญ่ที่สุดในการอภิปรายได้ แสดงว่าการประชุมนั้นล้มเหลวในการบรรลุจุดประสงค์หลัก ซึ่งสามารถพิจารณาเป็นความล้มเหลวได้ ดังนั้น การพยายามนำหัวข้อที่สำคัญที่สุดขึ้นต้นการประชุม มักจะ หลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้
2. 
   2
   ทำตามตารางเวลาในวาระการประชุม แต่ก็ยืดหยุ่นได้. เมื่อคุณวางแผนและจัดการประชุมนั้น สิ่งหนึ่งที่อันตรายที่สุดที่ต้องดูให้ดีคือการประชุมจะดำเนินนานกว่าที่ได้จัดสรรเวลาไว้ โดยทั่วไปแล้ว ลูกจ้างจะไม่ชอบการประชุมที่นานเกินกำหนด และด้วยเหตุผลที่ดีกว่านั้นคือ พวกเขามักจะเบื่อและอาจจะทำให้งานทำได้ช้าลง ดูให้ดีว่าการประชุมของคุณเป็นไปตามตารางเวลา ด้วยการจับเวลา และเมื่อมีโอกาส ให้ย้ายประเด็นอย่างสุภาพด้วยการพูดว่า "เราควรจะเปลี่ยนไปพูดถึงประเด็นถัดไปถ้าเราต้องการให้การประชุมเสร็จทันเวลา"

   • อย่างไรก็ตาม การประชุมมักไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ ดังนั้น คุณต้องเตรียมพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนอยู่เสมอถ้าการประชุมดำเนินไปนานกว่าที่คุณต้องการ พยายามยืดหยุ่นในขณะที่พยายามควบคุมเวลาให้เหมาะสมกับการประชุม ยกตัวอย่างเช่น ถ้ามีส่วนหนึ่งของการประชุมยาวนานกว่าปกติ คุณอาจจะต้องตัดการอภิปรายของส่วนอื่นให้สั้นลง หรือตัดส่วนที่ไม่จำเป็นออกจากการประชุมเพื่อให้การประชุมดำเนินไปตามเวลาที่กำหนด (คุณอาจเพิ่มส่วนประกอบอื่นๆ เพื่อบีบเวลาการประชุม)
3. 
   3
   เริ่มเขียนวาระการประชุมก่อนการประชุม. วาระการประชุมเป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะจะเป็นการแสดงความเป็นมืออาชีพที่ช่วยให้ผู้ร่วมประชุมรู้ว่าคุณเคารพเวลาและการเข้าร่วมประชุมของพวกเขา ดังนั้น ดูให้ดีว่าคุณมีเวลามากพอที่จะเขียนเอกสารที่มีคุณภาพด้วยการเขียนวาระการประชุมก่อนการประชุมให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้

   • การเริ่มเขียนก่อนยังช่วยให้คุณได้รับข้อเสนอแนะก่อนที่การประชุมและแก้ไข การนำร่างวาระการประชุมให้เพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้าตรวจสอบและถามความเห็นจากพวกเขาจะช่วยให้คุณแก้ไขข้อผิดพลาดและเพิ่มเติมรายละเอียดที่มองข้ามไปได้ ถ้าคุณรอเขียนวาระการประชุมจนวินาทีสุดท้าย คุณจะไม่มีเวลาที่จะได้รับและปรับปรุงข้อเสนอแนะ
   • แม้ว่าคุณสามารถคุณสามารถเขียนวาระการประชุมแบบธรรมดาได้ หรือเขียนวาระก่อนวันประชุม 1 วัน แต่การประชุมที่สำคัญอาจจะต้องใช้เวลาเตรียมตัวหลายสัปดาห์
4. 
   4
   แจกจ่ายวาระการประชุมให้ผู้ร่วมประชุมก่อนการประชุม. การทำแบบนี้จะช่วยยืนยันได้ว่าทุกคนจะมาประชุมด้วยความรู้ในประเด็นที่จะอภิปรายอย่างเต็มที่ ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณ คุณอาจจะพิมพ์สำเนาหลายๆ ฉบับแล้วมอบให้ด้วยตัวเอง หรือแบ่งบันผ่านอีเมลหรือคอมพิวเตอร์ ในกรณีอื่นๆ ดูให้ดีว่าไม่มีข้อผิดพลาดทางเทคนิคเกิดขึ้นก่อนที่จะแจกจ่าย

   • ขึ้นอยู่กับความสำคัญของการประชุม คุณจะต้องมอบวาระการประชุมให้กับผู้ร่วมประชุมอย่างน้อย 1-2 ชั่วโมงก่อนการประชุม สำหรับการประชุมใหญ่และสำคัญ การส่งวาระการประชุมล่วงหน้า 1-2 วันก็เป็นเรื่องที่ดี
   • เพราะคนส่วนใหญ่มักจะไม่ว่าง ควรพกสำเนาวาระการประชุมติดตัวในกรณีที่มีคนลืมนำมา
   โฆษณา

เคล็ดลับ

• ขึ้นอยู่กับกับเพื่อนร่วมงานของคุณชอบอะไร การกำหนดวันที่เพื่อนร่วมงานจะเสนอความคิดเพิ่มลงในวาระการประชุมก็เป็นสิ่งที่ควรทำ กำหนดวันและเวลาส่ง และทำตามอย่างเคร่งครัด คุณสามารถแก้ไขได้ในกรณีที่ต้องการเพิ่มวาระการประชุมให้เข้มข้นหรือมีเหตุการณ์ที่ต้องแก้ไขวาระเดิม
• ตัวช่วยที่ทำให้การประชุม มีประสิทธิภาพ คือการใช้หลักดังนี้: วัตถุประสงค์ วาระการประชุม บทบาทและความรับผิดชอบ อย่างแรก การประชุมของคุณควรจะมี วัตถุประสงค์ ถ้าคุณกำลังมีประชุมเพื่อบอกข้อมูล อย่าทำให้คนอื่นเสียเวลา ให้ส่งจดหมายภายใน วัตถุประสงค์ควรจะมีส่วนประกอบที่ใช้งานได้ และถ้าเป็นไปได้ สินค้าจะบอกเอง: "พิจารณาตั้งเป้าหมายตามไตรมาส" วาระการประชุมเป็นรายการหัวข้อที่คุณต้องพูดถึงเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ด้วยการกำหนดเวลาเพื่อให้การประชุมเป็นไปตามเวลา ยกตัวอย่างเช่น "1. ทบทวนสถานะของเป้าหมายในไตรมาสที่แล้ว (15 นาที) 2.อภิปรายข้อเสนอแนะของเป้าหมาย (20 นาที) 3. เลือกเป้าหมาย 5 เป้าหมาย (10 นาที) หรืออื่นๆ สำหรับบทบาทและความรับผิดชอบ ให้พิจารณาว่าใครที่ดำเนินการประชุม ใครเป็นผู้จดการประชุม และใครเป็นคนมอบหมาย "หน้าที่" จากการประชุม
• ถ้าไม่มีใครจัดการประชุม ลองพิจารณาสร้างส่วน "ขออภัยล่วงหน้า" บริเวณด้านบนสุดของวาระการประชุม หรือปล่อยพื้นท่ว่างไว้และประกาศในระหว่างการประชุม
• ถ้าที่ทำงานมีรูปแบบวาระการประชุมแบบพิเศษ ให้ใช้รูปแบบนั้นเป็นรูปแบบสำเร็จรูป ในบางที่อาจจะต้องการให้ทำตามรูปแบบนั้น

โฆษณา