De agenda opstellen voor een vergadering

Voor een ordelijke vergadering is een goed geschreven agenda nodig. Zorg dat jouw vergadering niet zo langdradig en efficiënt wordt als veel vergadering lijken te zijn. Door je te houden aan een gedetailleerde maar flexibele agenda, kun je je vergadering gestroomlijnd en gefocust houden, zodat je al je doelen voor je vergadering bereikt in de kortst mogelijke tijd. Of je nu je eigen agenda wilt schrijven, een sjabloon gebruiken of optimaal gebruikmaken van een agenda die je al hebt, zie Stap 1 hieronder om te beginnen!

Deel 1

Deel 1 van 2:

Een agenda schrijven

Pdf downloaden

Van nul af aan een agenda maken

1
Begin door je agenda een titel te geven. Van de mooiste literatuur tot de droogste spreadsheet, bijna elke belangrijk document heeft een titel nodig, en vergaderingsagenda's zijn geen uitzondering. Je titel moet de lezer twee dingen vertellen: Ten eerste dat hij of zij een agenda leest, en tweede het onderwerp waar de vergadering over gaat. Als je een besluit hebt genomen, zet je je titel bovenaan je lege document. De titel hoeft niet bloemrijk of ingewikkeld te zijn — in een zakelijke context zijn eenvoudige en directe titels meestal het best.
- Weersta de drang om aparte of grote lettertypen te gebruiken voor je titel. In de meeste gevallen zul je een eenvoudig, waardig lettertype willen gebruiken als Times New Roman of Calibri, en je titel dezelfde grootte geven als de overige letters op het document (of slechts een beetje groter). Bedenk dat het doel van je titel is om lezers te informeren waar ze naar kijken, niet per se om ze te amuseren of af te leiden.
2
", "waar?" en "wanneer?" gegevens toe aan de koptekst. Na de titel hebben vergaderingsagenda's meestal een koptekst die qua detail kan variëren, afhankelijk van hoe formeel je werkplek is. Deze koptekst staat meestal ongeveer een regel onder de titel. Gewoonlijk zet je in de koptekst in het kort feitelijke gegevens over de vergadering, die niets te maken hebben met het te bespreken onderwerp. Dit is zodat mensen die niet bij de vergadering aanwezig zijn, weten wanneer en waar deze plaatsvond, en wie aanwezig was. Hieronder staan een paar dingen die je toe kunt voegen; ongeacht de gegevens die je kiest, moet je zorgen dat je elk stuk informatie duidelijk aanduidt (de labeltekst vet maken werkt hier goed):
- Datum en tijd. Deze kunnen worden samengebracht, of in hun eigen aparte secties.
- Locatie. Als je bedrijf meerdere locaties heeft, kun je het adres opschrijven, maar als er slechts één locatie is, kun je de kamer noemen waarin je vergadert (bv. Vergaderruimte #3).
- Aanwezigen. Functietitels zijn meestal optioneel maar niet vereist.
- Speciale personen die aanwezig zijn. Dit kunnen speciale gasten, sprekers of vergaderingsleiders zijn.
3
Schrijf een korte verklaring met doelstellingen. Vergadering die geen duidelijk gedefinieerde doel hebben, lopen het risico kostbare tijd te verspillen, aangezien aanwezigen dan besluiten waar ze over praten. Sla een regel over na je koptekst en gebruik vette of onderstreepte tekst om je sectie met doelstellingen aan te duiden met een titel als "Doelstelling" of "Doel", gevolgd door een dubbele punt of een nieuwe regel. Dan beschrijf je, in een paar beknopte en snedige zinnen, de te bespreken punten voor de vergadering. Stel je ten doel hier ongeveer 1-4 zinnen te schrijven.
- Bijvoorbeeld, als we een verklaring met doelstellingen willen schrijven voor een begrotingsvergadering, kunnen we deze gebruiken: "Doelstelling: Overzicht maken van belangrijke begrotingsdoelen voor het boekjaar 2014-2015 en maatregelen voor langdurige kostenbesparing bespreken. Bovendien zal Directeur O & O Marcus Feldman de resultaten presenteren van een recent concurrentieonderzoek."
- Als je ooit in een wetenschappelijke context hebt geschreven, zie de verklaring met doelstellingen dan als de samenvatting van de vergadering. Je zegt in feite, in grote lijnen, wat er op de vergadering moet worden besproken, zonder in detail te treden.
4
Schrijf een schema voor de belangrijkste punten van de vergadering. Schema's helpen de neiging van zakelijke vergaderingen te bestrijden om veel te lang door te gaan. Sla een regel over na je verklaring met doelstellingen, geef je schema een vette of onderstreepte titel, en begin met het maken van tijden (die overeen moeten komen met de belangrijkste discussiepunten) in je schema. Om het makkelijk leesbaar te houden, geef je elke tijdsperiode zijn eigen regel.
- Duid elke tijdsperiode aan met ofwel de geplande begin- en eindtijd, of de hoeveelheid tijd die je wilt dat elk onderdeel in beslag neemt. Kies het ene of het andere systeem en wees consequent — de boel door elkaar gooien ziet er onprofessioneel uit.
- Met andere woorden, je wilt elke tijdsperiode aanduiden met ofwel de begin- en eindtijd voor dat gespreksonderwerp, of je schrijft gewoon op hoe lang je wilt dat het duurt. Bijvoorbeeld, een voorbeeldregel kan zijn "14:00 - 14:05: Inleidingen en presentie" of "5 min: Inleidingen en presentie". Je zou echter moeten vermijden te switchen tussen de twee systemen.
5
Zet tijd opzij in het schema voor eventuele speciale gasten. Als er gasten naar je vergadering komen om belangrijke onderwerpen te bespreken, wil je tijd opzij zetten in de vergadering voor deze mensen. Geef elke gast zijn eigen tijdsperiode, zelfs als hij of zij meer dan één gespreksonderwerp heeft. Op deze manier kan iedereen zijn of haar eigen onderwerpen naar wens indelen.
- Om gênante problemen met tijdschema's te voorkomen, neem je van tevoren contact op met de gasten, om uit te zoeken hoeveel tijd elk van hen nodig heeft voor hun gespreksonderwerp.
6
Laat extra tijd over aan het eind van de vergadering voor een rondvraag. In die tijd kunnen mensen uitleg vragen over verwarrende gespreksonderwerpen, hun eigen meningen geven, onderwerpen voorstellen voor toekomstige vergaderingen, en andere opmerkingen geven. Je kunt deze rondvraag expliciet maken door het als laatste onderdeel in je schema op te nemen, of je kunt het zelf ter sprake brengen na het laatste punt van de vergadering.
- Als je het eind van je vergadering bereikt en niemand heeft extra vragen of opmerkingen, kun je altijd de vergadering voortijdig beëindigen. Veel van je aanwezigen zullen je hier waarschijnlijk dankbaar voor zijn!
7
Eventueel kun je een overzicht geven van de gespreksonderwerpen. Gewoonlijk is het schema het leeuwendeel van de vergaderingsagenda — het deel waar mensen naar kijken om de discussie te leiden. Hoewel het echter niet essentieel is om deze extra moeite te doen, kan het geven van een extra overzicht van belangrijke punten zeer behulpzaam zijn voor verstrooide aanwezigen. Een overzicht herinnert aanwezigen aan de ordening van ideeën die op de vergadering worden gepresenteerd, en helpt mensen die het moeilijk hebben om elk genoemd onderwerp bij te houden. Hieronder zie je een voorbeeld van het type overzicht dat je waarschijnlijk wilt gebruiken:
- I. Begrotingsitems met hoge prioriteit
  - A. Reisbudget werknemers
    B. Tarieven dealers
    - i. Een betere deal onderhandelen?
    C. Kosten lobbyen
  II. Maatregelen voor verbetering omzet
  - A. Alternatieve service-overeenkomsten
    - i. Opties presenteren aan klanten
      ii. Feedback vragen
    B. Herinvestering in mobiele technologie
  ...enzovoort.
8
Controleer de agenda op fouten voor je deze uitdeelt. Omdat sommige aanwezigen erg op de vergaderingsagenda kunnen vertrouwen, is het een erg goed idee om deze op fouten te controleren voor je hem uitdeelt. Dit doen is niet slechts een gunst voor de aanwezigen — het straalt ook positief af op je aandacht voor detail en de waarde die je hebt voor jouw positie.
- Bovendien kan controleren dat er geen fouten in je agenda staan, je tijd besparen en je gezicht redden, want tijd spenderen aan het uitleggen van een agenda vol fouten kan je vergadering in de war sturen en gênant zijn voor jou, vooral als er belangrijke mensen aanwezig zijn.
Advertentie

Een agendasjabloon gebruiken

1
Gebruik een sjabloon dat is meegeleverd met je tekstverwerker. Veel tekstverwerkingsprogramma's, zoals Microsoft Office, Pages voor Mac enzovoort, hebben standaard sjablonen voor allerlei persoonlijke en professionele documenten, waaronder ook agenda's voor vergaderingen. Met deze sjablonen kun je verrassend snel en eenvoudig een professioneel ogend document maken. Gewoonlijk zijn dit soort sjablonen ingedeeld in logische secties met een esthetisch aangename indeling — je hoeft alleen maar de relevante gegevens te typen in de bijbehorende ruimtes, en je bent klaar om te gaan!
- Hoewel elke tekstverwerker enigszins anders is, zullen de meeste met de mogelijkheid voor sjablonen je laten navigeren naar de sjablonen via de menubalk bovenaan het venster van het programma.
- Als je tekstverwerker sjablonen kan gebruiken, maar geen gepaste sjablonen heeft voor vergaderingsagenda's, kun je er een downloaden van de website van de maker van het programma. Sjablonen voor Microsoft Word zijn bijvoorbeeld verkrijgbaar via office.microsoft.com^[1]XBron, terwijl je sjablonen voor Pages voor Mac kunt vinden in de Apple App store.
2
Je kunt ook een sjabloon downloaden van een externe bron. Als je tekstverwerker niet standaard wordt geleverd met agendasjablonen en je ze niet kunt krijgen op de officiële site, maak je dan geen zorgen — er zijn online genoeg gratis sjablonen verkrijgbaar. Een eenvoudige zoektocht op de zoekmachine van je voorkeur naar bijvoorbeeld "vergadering agenda sjabloon" zal je tientallen relevante resultaten opleveren. Omdat niet al deze resultaten echter van officiële, betrouwbare bronnen komen, is het belangrijk onderscheid te maken als je kiest welke sjablonen je gaat gebruiken. Hieronder staan een paar externe sites die je misschien wilt bezoeken:
- Save Word Templates^[2]XBron — Deze professionele site biedt veel kwaliteitssjablonen voor Microsoft Word.
- Word Templates Online^[3]XBron — Nog een goede bron voor Word-sjablonen. Deze pagina biedt echter slechts een paar keuzes.
- iWorkCommunity^[4]XBron — een goed agendasjabloon voor Pages. Dit sjabloon is echter voor oudere versies van Pages (voor '09).
- De App Store heeft ook talloze sjablonen voor Pages. Helaas zijn deze niet allemaal gratis verkrijgbaar.^[5]XBron
3
Vul de velden in je sjabloon in. Als je eenmaal een geschikt sjabloon hebt gevonden in je tekstverwerker, of er een gedownload die je goed vindt, hoef je alleen maar het sjabloon in te vullen met de benodigde gegevens. De meeste sjablonen zullen duidelijk gemarkeerde gebieden hebben om namen, tijden, gespreksonderwerpen, sectietitels enzovoort in te typen. Vul alle relevante velden in om je agenda compleet te maken, en controleer na afloop je werk even op fouten. Hoe handig agendasjablonen ook kunnen zijn, ze beschermen je niet tegen spel-, grammatica- en feitelijke fouten.
- Laat geen velden leeg. Niets ziet er amateuristischer uit dan, bijvoorbeeld, een regel in een schema waarin alleen staat "Hier typen". Als er om een of andere reden onderdelen zijn van het sjabloon die je niet wilt invullen, verwijder deze dan in plaats van ze leeg te laten.
4
Maak kleine wijzigingen om je agenda aan je behoeften aan te passen. Sjablonen voor vegaderingsagenda's kunnen erg handig zijn, maar er is geen reden waarom je exact vast zou moeten houden aan de standaard stijl en indeling van de agenda. Voel je vrij om naar eigen inzicht wijzigingen aan te brengen in inhoud en stijl van het sjabloon, om te zorgen dat je agenda voldoet aan de normen die je bedrijf voor jou heeft gesteld, en die jij hebt gesteld voor de vergadering.
- Bijvoorbeeld, als je een bepaald sjabloon er erg goed vindt uitzien, maar de koptekst ervan is zo lang dat het afleidt, voel je dan vrij om overbodige secties van de koptekst naar eigen inzicht te verwijderen, zolang je dat op zo'n manier doet dat de indeling van het document niet wordt verpest, of dat de agenda er lelijk uitziet.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 2:

Best practices voor het gebruik van een agenda

Pdf downloaden

1
Selecteer eerst de belangrijkste onderwerpen. Bij het plannen van vergaderingen is het meestal goed beleid om de belangrijkste onderwerp vooraan te plaatsen in het schema. Hiermee bereik je twee dingen. Ten eerste zorgt het dat iedereen deze belangrijke onderwerpen kan bespreken wanneer ze op hun scherpst en nog niet vermoeid zijn aan het begin van de vergadering. Ten tweede zorgt het dat, voor het geval de vergadering voortijdig eindigt of bepaalde aanwezigen weg moeten voor het einde, de belangrijke onderwerpen al zijn besproken.
- Vergadering gaan niet altijd zoals gepland. Als kleine, onbelangrijke onderwerpen wegvallen aan het eind van een vergadering, kan het mogelijk zijn die zelf op te lossen, of later een andere vergadering te plannen. Als je echter niet in staat bent de belangrijkste gespreksonderwerpen te behandelen, is je vergadering er niet in geslaagd een deel van de doelstelling te bereiken, wat voor jou zowel frustrerend als gênant kan zijn. De belangrijkste onderwerpen bovenaan je schema zetten voorkomt meestal dit probleem.
2
Houd je aan het schema van je agenda, maar wees flexibel. Bij het plannen en leiden van een vergadering is een van de grootste gevaren dat deze langer duurt dan gepland. Werknemers hebben meestal een hekel aan te lange vergaderingen, en terecht, want ze kunnen ontzettend saai zijn, en voorkomen dat mensen in plaats ervan echt werk doen. Om te zorgen dat je vergadering op schema blijft, houd je een oog op de klok, en als je de kans krijgt ga je beleefd verder door iets te zeggen als: "we moeten echt naar het volgende onderwerp als we hier op tijd weg willen."
- Vergaderingen verlopen vaak echter niet volgens plan, dus moet je voorbereid zijn om te compenseren als een onderdeel van je vergadering langer duurt dan je had gewild. Wees flexibel in het zoveel mogelijk bespreken in de beperkte tijd die je hebt voor je vergadering. Bijvoorbeeld, als een deel van je vergadering uitloopt, kan je de discussie voor andere delen van je vergadering inkorten, of relatief onbelangrijke onderdelen van de vergadering helemaal weglaten om te zorgen dat deze op tijd is afgelopen.
3
Begin ruim voor de vergadering je agenda te schrijven. Hoewel agenda's niet noodzakelijkerwijs even belangrijk zijn als andere soorten zakelijke documenten (zoals verslagen, spreadsheets met gegevens, presentatiedia's, enz.), wil je toch dat je agenda er zo professioneel en gelikt mogelijk uitziet, vooral als je deze met je collega's deelt tijdens de vergadering. Om te zorgen dat je genoeg tijd hebt om een kwalitatief goed document te produceren, begin je zo vroeg mogelijk met het schrijven van je agenda.
- Vroeg beginnen geeft je ook het voordeel dat je feedback kunt ontvangen op je agenda voor de vergadering. Een voorlopige versie van je agenda delen met collega's of chefs, en vragen om hun input, kan je helpen gebreken te herstellen en ontbrekende details toe te voegen die er eerst niet waren. Als je wacht tot de laatste seconde met het schrijven van je agenda, heb je misschien geen tijd om deze feedback te vragen.
- Hoewel je ermee weg kan komen om agenda's te schrijven voor gewone, alledaagse vergadering op de dag voor de vergadering, kan het weken duren om belangrijke vergadering voor te bereiden.
4
Deel de agenda met de aanwezigen voor de vergadering. Om te zorgen dat iedereen ter vergadering verschijnt met volledige kennis van het te bespreken onderwerp, zal je de agenda willen van tevoren met iedereen willen delen. Afhankelijk van de bedrijfscultuur waar je werkt, kan dit betekenen dat je verschillende exemplaren uitprint en ze persoonlijk uitdeelt, of dat je de agenda gewoon als bijlage e-mailt. Hoe je je agenda ook verspreidt, zorg dat deze vrij is van technische fouten voor je deze verstuurt.
- Afhankelijk van het belang van de vergadering, wil je aanwezigen de agenda waarschijnlijk minstens een uur of twee voor de vergadering geven. Voor grote, belangrijke vergaderingen kan het noodzakelijk zijn de agenda een dag of langer van tevoren te sturen.
- Aangezien mensen het vaak druk hebben of vergeetachtig zijn, is het een slim idee om een aantal extra exemplaren van de agenda mee te nemen naar de vergadering voor het geval iemand de zijne vergeet.
Advertentie

Tips

Als iemand de vergadering niet kan bijwonen, overweeg dan een "Aangekondigd afwezig" sectie te maken bovenaan de agenda, of laat hier ruimte voor open en kondig deze gewoon aan tijdens de vergadering.
Een uitstekend hulpmiddel voor een productieve vergadering is gebruikmaken van "DARV": Doelstellingen, Agenda, Rollen & Verantwoordelijkheden. Je vergadering moet allereerst een doelstelling hebben. Als je alleen maar een vergadering houdt om informatie te geven, verspil dan niet de tijd van mensen met een vergadering. Stuur ze een nieuwsbrief. De doelstelling moet een actieve component hebben en zo mogelijk een product om te laten zien: "Bepaal de kwartaaldoelen voor het team". De agenda is een lijst met onderwerpen die je aanpakt om die doelstelling te bereiken, met een tijdslimiet om je op koers te houden. Bijvoorbeeld "1. Controleer de status van de doelen van vorig kwartaal (15 minuten), 2. Rondvraag suggesties voor doelen (20 minuten), 3. Kies top 5 doelen (10 minuten), etc." Voor Rollen en Verantwoordelijkheden bepaal je wie de vergadering leidt, wie notuleert, en wie actiepunten toewijst die resulteren uit de vergadering.
Als je bedrijf een speciaal formulier heeft voor agenda's, gebruik je dit formulier als sjabloon. Voor sommige plekken is het essentieel om je aan de formule te houden.
Afhankelijk van waar je collega's de voorkeur aan geven, kan het nuttig zijn een deadline aan te houden voor mensen om ideeën voor te stellen voor op de agenda. Noem een slotdatum en tijd, en houd je daaraan. Maak ruimte voor toevoegingen waar deze de agenda verbeteren, of wanneer gebeurtenissen in de plaats komen van je oorspronkelijke agenda.

Advertentie