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A nadie le agrada asistir a una reunión que se prolonga sin propósito. Si eres el encargado de escribir la agenda, evita este inconveniente creando una agenda clara que establezca los temas que se tratarán y el tiempo que se dedicará para cada uno. Si creas un plan y lo sigues, lograrás mucho más y no harás que tus colegas pierdan su valioso tiempo.
Pasos
Solicítales información a tus colegas. Las personas se involucrarán más en la reunión si pueden expresar su opinión sobre la agenda. Pídeles sugerencias sobre lo que debería incluirse y trata de agregar algunas de sus recomendaciones en la agenda.[1]- Puedes enviar con anticipación un correo electrónico o visitar a cada persona.
- Asegúrate de hacerlo al menos 6 o 7 días antes para que los miembros del equipo puedan contribuir. Procura terminar la agenda 3 o 4 días antes de la reunión.
Establece tus objetivos principales. Debe haber un propósito definido para la reunión, ya sea tomar una decisión, informar, hacer planes para el futuro o dar informes sobre algún avance. De lo contrario, no habría razón para reunirse.[2]- Puede haber más de una meta en una reunión. Por ejemplo, es posible que quieras compartir algunos informes sobre el avance para poder tomar decisiones para el futuro.
Enfócate en los temas que afecten a más de unas personas. Si un punto de la agenda puede resolverse mediante una reunión de 2 personas, exclúyelo. Usa el valioso tiempo de la reunión para resolver los problemas donde todos deben opinar.[3]- Por ejemplo, si debes hablar con alguien sobre un nuevo proyecto, programa una reunión aparte para hacerlo.
- Si usas el tiempo valioso de la reunión para tratar un problema que unas cuantas personas pueden resolver, los demás sentirán que están perdiendo el tiempo. Además, programar reuniones con muchas personas es difícil, por lo que debes aprovechar la oportunidad al máximo.
Reduce los puntos de la agenda a lo que quieras tratar. Ordena las prioridades para la reunión. Quizás no puedas tratar todos los temas, así que no te apartes de lo más importante.[4]- Por ejemplo, si deben tratarse "los plazos para negociar los proyectos", "los informes sobre el avance", "los proyectos nuevos" y "un intercambio de ideas", quizás no haya suficiente tiempo para el intercambio de ideas durante esta reunión.
- Puedes programar reuniones más pequeñas para tratar los puntos que no puedas incluir en la agenda principal de la reunión grande.
Programa primero los temas más importantes. Por lo general, cuando se planifican reuniones, es recomendable concentrarse al principio en los temas más importantes. De esta forma, te aseguras de que todos los participantes puedan opinar al respecto cuando están más atentos y menos cansados al principio de la reunión.- Por ejemplo, quizás debas colocar la toma de decisiones antes de los informes sobre el avance (a menos que sea necesario escuchar los informes para tomar las decisiones).
- Además, si la reunión debe finalizar antes de tiempo o si algunos de los participantes deben irse antes de que finalice, ya se habrán tratado los temas más importantes.
Planifica el tiempo que llevará cada tema. Aunque no puedas saber con exactitud cuánto tiempo se necesitará para cada tema, sí debes tener una idea general. Ten presente cuánto durará la reunión y la cantidad de temas que deben tratarse. Trata de asignar más tiempo para los temas más importantes.[5]- Por ejemplo, puedes asignar 30 minutos para los informes sobre el avance, 10 minutos para presentar las opiniones y 10 minutos para votar sobre los nuevos plazos.
- Si no estableces un tiempo para cada tema, la agenda no podrá llevarse a cabo. Antes de la reunión, ten en cuenta los tiempos, ya que podrías decidir que no es posible cubrir todo lo esperado en el tiempo asignado.
- Ten en cuenta la cantidad de asistentes para determinar los intervalos de tiempo. Si tienes 15 personas y 15 minutos para tratar un tema, significa que cada persona puede hablar menos de un minuto. Aunque no hablen todos, podría ser un tiempo limitado.[6]
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Crea primero un título para la agenda y la reunión. El título debe indicarle al lector que el documento es una agenda. Además, debe presentar el tema de la reunión. Cuando hayas tomado la decisión, coloca el título en la parte superior del documento en blanco. Elige un título sencillo y directo.- Por ejemplo, el título podría ser "Agenda para la reunión de julio: Nuevas ideas de proyectos" o "Agenda para la reunión de agosto de 2019: Aumento de los plazos para los proyectos".
- Usa una fuente ejecutiva simple como Times New Roman o Calibri.
Aparta un tiempo de la reunión para la bienvenida y los saludos. En esta parte, los asistentes podrán saludarse. También será un momento para que tú o los otros líderes den inicio a la reunión y hablen de los temas principales que se tratarán.[7]- También puedes hacer una actividad para romper el hielo si hay muchas personas que no se conocen.
- Si la agenda es para una reunión grande (como una conferencia), quizás el tiempo que se necesite para esta parte sea significativo. Si se trata de una pequeña reunión en la oficina, puedes asignarle solo unos minutos a esta parte.
- También puedes dejar al principio un tiempo para cambios en la agenda.
Redacta los temas de la agenda en forma de preguntas para estimular a los miembros del equipo. Si colocas únicamente unas cuantas palabras en la agenda, tus colegas podrían confundirse. Una pregunta proporciona contexto y les permitirá pensar al respecto con anticipación.[8]- Por ejemplo, en lugar de escribir "Plazos para los proyectos", podrías escribir "¿Pueden ampliarse los plazos de los proyectos para atender la demanda cada vez mayor?".
- Si fuera necesario, coloca una descripción breve debajo de la pregunta.
Escribe los tiempos estimados a un lado de cada tema. Aunque no es necesario que incluyas los tiempos, quizá sea de utilidad para que los asistentes se preparen. De esta forma, podrán solicitar más tiempo si lo necesitan, por ejemplo.[9]- Asimismo, les permite a los participantes reducir sus comentarios si el tiempo es corto.
Crea un proceso para cada tema. El proceso establece la forma en que se abordará cada tema de la agenda. Por ejemplo, si se hablará de modificar los plazos de los proyectos, cada persona deberá abordar el tema desde un punto distinto del proceso. Si estableces un proceso, todos los participantes estarán en sintonía.[10]- Por ejemplo, si el tema es "¿Pueden ampliarse los plazos de los proyectos para atender la demanda cada vez mayor?", el proceso podría ser "10 minutos para hablar sobre el avance actual. 15 minutos para establecer lo necesario para aumentar la productividad. 10 minutos para comparar las ventajas y las desventajas. 5 minutos para votar si los plazos deben ampliarse".
Determina quién dirigirá cada parte de la agenda. Ten en cuenta a la persona que dirigirá cada parte de la reunión. No debes sorprender a la persona, sino acordarlo con anticipación y luego escribirlo en la agenda.[11]- Si tú mismo dirigirás toda la reunión, puedes escribirlo en la parte superior.
Asigna el tiempo para los invitados especiales. Si invitarás a alguien a la reunión para hablar sobre temas importantes, debes asignarle una fracción del tiempo de la reunión. Anota a cada invitado una sola vez en la agenda, aunque tenga más de un tema para hablar. De esta forma, podrá organizar sus temas como le parezca conveniente.- Será mejor que te comuniques antes con los invitados para saber cuánto tiempo necesitará cada uno para su tema. De esta forma, evitarás los vergonzosos conflictos con respecto a la agenda.
Deja un espacio para otros asuntos. Debes incluir esta parte al final de la agenda para poder preguntarles a los participantes si es necesario tratar algo más en la reunión. Esto también les permitirá a los miembros hablar sobre algo que se haya olvidado anteriormente.[12]- Si incluyes esta parte en la agenda, los asistentes sabrán que podrán participar, aunque el tema que quieran tratar no esté incluido en la agenda.
- También puedes incluir en esta sección un tiempo para preguntas y respuestas.
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Agrega los detalles de la reunión. Incluye la hora, la fecha y el lugar de la reunión. Agrega también los nombres de todos los participantes. De esta forma, todos sabrán con anticipación con quién podrán relacionarse durante la reunión.[13]- También es recomendable que incluyas a las personas que normalmente asistirían pero que no podrán estar en esta reunión. Deja en claro que no asistirán.
- Incluye un mapa o las instrucciones si algunos de los asistentes no conocen el área donde se realizará la reunión.
Anota cualquier tarea previa que deba hacerse para la reunión. Quizás tus colegas deban leer algo con anticipación o investigar algunas soluciones. Es posible que también deban pensar en ciertos problemas.[14]- Crea esta área en la parte inferior de la agenda. Reálzala con negrita o resáltala para que los participantes la vean.
Revisa que la agenda no contenga errores antes de distribuirla. Algunos asistentes podrían depender de la agenda en gran medida, así que es recomendable que corrijas los errores y revises que esté completa antes de repartirla. Esto no es solo una cortesía para los participantes, sino que también demuestra respeto y refleja de forma positiva la atención que les prestas a los detalles.
Envía la agenda 3 o 4 días antes de la reunión. Entrégales a tus colegas la agenda para que la vean y puedan prepararse. No debes enviarla muy pronto porque podría pasarse por alto.[15]- Si se trata de una reunión más grande como una conferencia, quizás debas presentar la agenda con varios meses de anticipación.
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Consejos
- Trata de usar una plantilla incluida en el procesador de textos. Muchos programas para procesar textos (como Microsoft Office, Pages para Mac, etc.) contienen plantillas para crear muchos documentos personales y profesionales, entre los cuales puedes encontrar agendas para reuniones. Estas plantillas te permiten crear un documento profesional de forma fácil y rápida.
- Si la empresa tiene un formulario especial para crear las agendas, usa dicho formulario como plantilla.
- Cíñete a la agenda, pero sé flexible. Mantente pendiente del reloj para asegurarte de que se siga la agenda durante la reunión. Cuando puedas, adelanta la reunión cortésmente diciendo algo como "Debemos pasar al siguiente tema si queremos terminar a tiempo".
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Referencias
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-a-good-agenda-free-template/
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://www.thebalancecareers.com/how-to-develop-an-effective-meeting-agenda-1918731
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
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- ↑ https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-a-good-agenda-free-template/
- ↑ https://www.thebalancecareers.com/how-to-develop-an-effective-meeting-agenda-1918731
- ↑ https://www.thebalancecareers.com/how-to-develop-an-effective-meeting-agenda-1918731
- ↑ https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-a-good-agenda-free-template/
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Categorías: Artículos destacados | Reuniones
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