Как написать уточняющее электронное письмо после заявления о приеме на работу

Ожидание ответа после подачи заявления или собеседования может вызывать волнение, ведь соискатель хочет понять, как он справился и что о нем думает работодатель. Верный подход к коммуникации с компанией поможет вам выделиться на фоне конкурентов. Ответные электронные письма следует рассматривать как дополнительную возможность выразить интерес к должности и произвести хорошее впечатление. Если вести себя как профессионал и не действовать навязчиво, работодатель наверняка оценит ваши старания и желание получить должность.

Метод 1

Метод 1 из 3:

Уточните статус вашего заявления

Загрузить PDF

1
Подождите хотя бы несколько дней. Единого мнения о времени ожидания после подачи заявки не существует, но принято считать, что следует подождать хотя бы 3-5 дней.
- На самом деле некоторые специалисты по найму заявляют, что предпочли бы вовсе не получать уточняющих писем. Они полагают, что данная тактика призвана привлекать внимание и она только отнимает время, необходимое для отбора квалифицированные кандидатов. Тем не менее, другие говорят, что ответное уточняющее письмо поможет вам выделиться в позитивном смысле.^{[1]XИсточник информации}
- Главное понимать, что вместе с вами на должность могут претендовать десятки соискателей, а на просмотр заявлений и отбор кандидатов требуется время. Письмо не должно показывать вас навязчивым или нетерпеливым человеком, поэтому не следует спешить.^{[2]XИсточник информации}
2
Адресуйте письмо правильному человеку. В идеале следует адресовать письмо тому человеку, к которому вы обращались для подачи заявления. Если не удается найти имя, попробуйте написать «Уважаемый менеджер по найму».^{[3]XИсточник информации}
- Часто контактные данные менеджера по найму сотрудников можно найти на сайте компании.
- Всегда проверяйте орфографию. Мало что может сформировать отрицательное впечатление так же быстро, как ошибки в имени человека.
3
Четко и прямо укажите тему. Используйте простую фразу вроде «Уточнение по заявлению на должность редактора». При наличии шифра искомой должности можно указать номер в строке темы.
- Учитывайте, что менеджер по найму может искать сотрудников на несколько должностей сразу, поэтому будьте предельно конкретны. Можно даже указать свое имя в строке темы, чтобы поиск вашего заявления не занял много времени.
4
Используйте уместное приветствие. Просто напишите «Уважаемый» перед именем менеджера по найму как и в мотивационном письме. Не следует переходить на неформальные обращения вроде «Приветствую» или «Привет». На данном этапе ваше электронное сообщение должно оставаться деловым.
- «Уважаемый Сергей Геннадиевич» будет уместным приветствием.
5
Укажите должность и дату подачи заявления. В начале письма укажите, когда вы подавали свое заявление, как нашли вакансию, а также сообщите о желании узнать о состоянии заявления. При этом можно добавить о желании убедиться, что компания получила ваши материалы.^{[4]XИсточник информации}
- Пишите просто, например «Уважаемый Сергей Геннадиевич, на прошлой неделе я подавал Вам заявление на должность редактора в ответ на вакансию на сайте Avito. В связи с отсутствием ответа я хотел бы убедиться, что Вы получили мое заявление».
6
Подтвердите ваш энтузиазм и квалификацию, необходимую для должности. Скажите менеджеру по найму, что вы рады возможности подать заявление, а также объясните, почем вы так подходите на эту должность. Детально опишите свою квалификацию.^{[5]XИсточник информации}
- Например: «Мой энтузиазм и опыт делают меня подходящим кандидатом. Я работал редактором литературного журнала последние 5 лет и очень рад возможности выйти на новый уровень вместе с Вашей компанией».
7
Завершите письмо краткой и простой, но воодушевленной фразой. Завершите свое электронное письмо на позитивной ноте и скажите, что вы ждете скорого ответа. Также предложите повторно прислать любые документы на случай, если предыдущая отправка была оформлена неправильно. Поблагодарите человека за уделенное время.
- Например, «Прошу связаться со мной при наличии любых вопросов о моей квалификации или необходимости дополнительных материалов. Жду Вашего ответа и благодарю за уделенное мне время».
- Подпишите письмо «С уважением, [ваше имя]», а в следующей строке укажите номер телефона.
8
Проверьте черновик письма перед отправкой. Перепроверьте орфографию и грамматику, а также оцените и подкорректируйте общую плавность текста. Качество данного письма так же важно, как уровень вашего мотивационного письма и резюме, поэтому уделите тексту столько внимания, сколько потребуется. Когда все будет готово, нажмите кнопку отправки.
- Прочитайте письмо вслух, чтобы проверить плавность текста и отсутствие смысловых ошибок.
9
Запаситесь терпением на время ожидания. После отправки письма сделайте передышку и просто подождите. Не следует сомневаться, что убедительность вашего резюме и мотивационное письмо вместе с настойчивостью помогут вам получить приглашение на собеседование.
- Люди часто испытывают соблазн уточнить информацию по телефону, но перед таким шагом вам следует терпеливо подождать ответ. Телефонный звонок может не только показать ваше желание получить должность, но также быть воспринятым как излишняя навязчивость.
- Если вы решились позвонить, старайтесь говорить уверенно и вежливо, а также напомните, что делает вас подходящим кандидатом на должность.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

Напишите благодарственное письмо после собеседования

Загрузить PDF

1
Начните с четкой и прямой темы письма. Менеджер по найму может получать сотни писем в день. Чтобы выделиться в потоке писем и привлечь внимание человека, используйте грамотную прямую тему письма.^{[6]XИсточник информации}
- Напишите «Собеседование на должность редактора – Благодарность». При наличии шифра для должности можно указать номер в строке темы.
Письмо должно быть адресовано человеку или людям, которые проводили собеседование. Если вы не помните всех имен, постарайтесь вспомнить хотя бы имя главного менеджера по найму. В случае сомнений загляните на сайт компании или просто позвоните в приемную и уточните.^{[7]XИсточник информации}
3
Поблагодарите человека за уделенное вам время искренними и конкретными фразами. Укажите конкретную должность или даже время и дату собеседования, чтобы облегчить задачу человеку, который проводит много подобных встреч.^{[8]XИсточник информации}
- Не ограничивайтесь словами «Благодарю за уделенное время». Лучше написать «Благодарю за возможность пройти собеседование на должность редактора в журнале “Литература”. Я искренне ценю Ваше время и внимание».
4
Выразите свой энтузиазм в отношении должности и компании. Сообщите, что именно нравится вам в компании. Вам близка миссия компании? Это местное предприятие? Компания является новатором на рынке технологий? Скажите, на что именно вы обратили внимание.^{[9]XИсточник информации}
- Можно написать «Я знаю всего несколько столь же инновационных компаний, в которых я мог бы развивать свою карьеру в данной отрасли».
- «Для меня будет честью работать в компании, которая так высоко ценит своих сотрудников».
5
Повторно подчеркните, почему вы лучше других подходите на должность. При необходимости можно перечитать описание служебных обязанностей в объявлении, чтобы подчеркнуть качества и навыки, необходимые работодателю. Если идеальный кандидат должен иметь уверенные навыки общения, то сообщите о своих навыках коммуникации.^{[10]XИсточник информации}
- Как правило, работодатели ценят надежных, мотивированных соискателей, которые стремятся способствовать успехам компании.^{[11]XИсточник информации} Не забудьте упомянуть об этом.
Возможно, вы забыли упомянуть о значимом опыте работы или ситуации, которая характеризует вас с лучшей стороны как кандидата на должность. Если вы обдумали более обстоятельный ответ или объяснение для одного из вопросов на собеседовании, то уточните детали.^{[12]XИсточник информации}
7
Предоставьте работодателю возможность задать вам уточняющие вопросы. В завершающих строках сообщите, что вы готовы обсудить любые возможные вопросы или опасения, которые могут возникнуть.^{[13]XИсточник информации}
- Например, «Прошу связаться со мной по телефону или электронной почте при наличии любых дополнительных вопросов или опасений, которые Вы хотели бы обсудить. При необходимости личной встречи прошу сообщить дату и время, чтобы я освободил этот день от других дел».
- Не забудьте указать свой номер телефона в конце письма для удобства связи.
8
Внимательно прочитайте письмо. После составления текста сделайте небольшой перерыв и снова вернитесь к письму. Внимательно перечитайте текст, чтобы найти возможные ошибки или автоматические исправления. Также проверьте общую плавность письма.^{[14]XИсточник информации}
- Помните, что вы все еще пытаетесь произвести хорошее впечатление, поэтому письмо должно быть написано на высоком уровне.
- Прочитайте письмо вслух, чтобы проверить плавность текста и отсутствие смысловых ошибок, а также убедиться, что письмо написано воодушевленным и вежливым тоном.
Отправьте письмо людям, которые проводили собеседование, в течение 24 часов. За это время собеседование все еще будет свежим в памяти всех участников. Своевременная благодарность покажет менеджеру по найму ваше стремление получить должность и поможет лучше запомнить вас.^{[15]XИсточник информации}
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

Напишите уточняющее письмо при отсутствии ответа

Загрузить PDF

1
Подождите указанное время, прежде чем писать еще одно письмо. Если работодатель указал, что надеется принять решение в течение недели, то письмо следует отправить через семь дней. Если речь шла о двух неделях, то подождите хотя бы четырнадцать дней.^{[16]XИсточник информации}
- Не спешите, чтобы не произвести впечатление навязчивого или нетерпеливого человека. Может оказаться, что менеджер проводил несколько собеседований на разные должности и ему нужно время для обработки информации.^{[17]XИсточник информации}
2
Четко и прямо укажите тему. К этому моменту менеджер по найму с помощниками могли провести много других собеседований, поэтому важно писать максимально конкретно. Можно даже указать в поле темы свое имя для удобства поиска вашего заявления.
- Например, можно указать «Уточнение по собеседованию на должность редактора» или «Вопрос по собеседованию от 06/12/2018, Ольга Иванова». При наличии шифра искомой должности можно указать номер в строке темы.
- Можно ответить на предыдущее письмо. Приписка «Re:» перед темой письма покажет, к какому вопросу относится данное сообщение, и может ускорить процесс прочтения.^{[18]XИсточник информации}
Если вам не удалось найти имена всех людей, которые проводили собеседование, то адресуйте письмо людям, которым вы писали благодарственное письмо.
4
Укажите должность, на которую вы проходили собеседование, а также сообщите, что вы все еще заинтересованы в работе. Выражайте мысли кратко и просто. Также укажите дату собеседования и имя ответственного менеджера по найму. Не забудьте сказать, что с вами до сих пор не связались по поводу ответа компании.^{[19]XИсточник информации}
- Например, «Пишу Вам касательно собеседования на должность редактора, которое я проходила в прошлый понедельник. Вы упоминали, что намерены принять окончательное решение до конца недели. С тех пор со мной никто не связывался, поэтому я хотела бы уточнить этот момент. Очень надеюсь на Ваш ответ».^{[20]XИсточник информации}
5
Завершите письмо на позитивной ноте. В конце сообщите, что вы надеетесь на скорый ответ. Также можно напомнить свои контактные данные и предложить связаться с вами при наличии любых дополнительных вопросов. Пишите кратко и просто, но покажите, что хотите получить эту должность.
- «Прошу связаться со мной при наличии любых вопросов или необходимости в дополнительной информации. Благодарю Вас за уделенное время и надеюсь на скорый ответ».
- Завершите письмо словами «С уважением, [ваше имя]».
6
Перечитайте и отредактируйте черновик письма. После составления текста сделайте небольшой перерыв и снова вернитесь к письму. Внимательно перечитайте текст, чтобы найти возможные ошибки и подкорректировать общую плавность письма.
- Прочитайте письмо вслух, чтобы убедиться, что текст написан вежливо и профессионально, без смысловых ошибок или громоздких фраз.
7
Запаситесь терпением и ждите ответ. На данном этапе следует признать, что вы сделали все возможное для получения должности. Вы подали убедительное заявление, прошли собеседование и написали уточняющее письмо.
- Не расстраивайтесь, если не получите ответ сразу. Может потребоваться время, пока менеджер по найму завершит все собеседования и свяжется с соискателями.
СОВЕТ СПЕЦИАЛИСТА
Shannon O'Brien, MA, EdM
Личностный и карьерный тренер
Шеннон О'Брайен — основательница и главный консультант Whole U., службы карьерного и личностного консультирования в Бостоне, Массачусетс. С помощью консультирования, мастер-классов и электронного обучения Whole U. помогает людям найти работу своей мечты и жить сбалансированной, осмысленной жизнью. Шеннон была названа карьерным и личностным тренером номер 1 в Бостоне, Массачусетс, на основании отзывов на Yelp. О ее работе говорили на Boston.com, Boldfacers и UR Business Network. Имеет степень магистра технологий, инноваций и образования, полученную в Гарвардском университете.
Shannon O'Brien, MA, EdM
Личностный и карьерный тренер
Каким образом написать уточняющее письмо, чтобы не произвести впечатление навязчивого человека? Само по себе уточнение не является излишней навязчивостью. Жизнь и работа временами могут быть напряженными и хаотичными, поэтому менеджерам по найму часто требуется напоминание. Своим деловым письмом вы оказываете им услугу. Людям следует менять свое представление об уточняющих письмах.
Реклама

Советы

Даже если вас не взяли на должность, все равно можно оставаться на связи. Добавьте такого работодателя в свой список контактов, чтобы расширить список деловых знакомств.^{[21]XИсточник информации}
Не забывайте, что помимо обработки вашего заявления менеджер по найму может быть занят другими делами. Помните об уважении и пишите лаконично для эффективного общения.

Предупреждения

Учитывайте, что может сказать о вас адрес электронной почты. Не используйте для деловой переписки личную почту с неуместным адресом вроде «krasavchik666» или «ryzhayabestiya». Лучше создать другую учетную запись со своим именем или более деловым адресом.
Никогда не ведите себя навязчиво, требовательно или надменно. Не грубите менеджеру, ведь ему предстоит принимать окончательное решение. Он понимает, что вы хотите получить работу, но вы являетесь лишь одним кандидатом из сотни, поэтому грубость и навязчивость произведут только отрицательное впечатление.