지원 후 연락이 없을 때 추가 메일 보내는 방법 - 전문가 의견

지원서를 작성하여 제출한 후 회사로부터 연락을 받기까지 기다리는 시간은 힘들고 마치 끝없는 기다림인것처럼 느껴질 수 있다. 올바른 방법으로 지원 후 추가 문의 메일이나 연락을 취하면 다른 경쟁자와 차별화 될 수 있다. 전문적인 태도로 소통하고 너무 밀어 부치지 않은 한, 추가 이메일을 보내는 것이 담당자에게 긍정적인 인상을 남기는 데도 도움이 된다.

방법 1

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추가 이메일 작성하기

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지원 후 최소한 며칠은 기다린다. 지원 후 얼마 동안 기다려야 하는지에 대해 의견이 분분하지만, 일반적으로 3-5일 후에도 연락이 없을 때는 추가 메일을 보내도 좋다. 어떤 사람들은 일주일 이상 기다려야한다고 생각하는 반면 또 다른 사람들은 영업일 기준 5일이 적절하다고 조언한다. 명심할 점은 본인이 지원한 직책에 수십 또는 수백 명의 지원자가 지원했을 가능성이 높으며, 이 경우 지원서를 확인하고, 2차 면접의 자격을 갖춘 지원자를 찾는데 시간이 많이 소요될 수 있다. 그러므로 너무 성급하게 추가 이메일을 보내면 마치 밀어 부치는 듯한 인상을 주거나 인내심이 부족해 보일 수 있으므로 주의한다. ^{[1]X출처 검색하기}
- 사실 일부 인사 담당자는 추가 이메일을 받지 않는 것을 선호하기도 한다. 그 이유는 이 방법이 주의를 끌기 때문에, 그로 인해 자격을 갖춘 후보자를 선택하는 데 할애해야 할 시간을 낭비하게 된다고 생각하기 때문이다. 하지만 이와 다른 견해를 가진 다른 인사 담당자들은 후속 이메일을 보내는 것이 많은 지원자들 중 눈에 띄고 본인의 열정과 진심을 어필할 수 있다고 생각한다. ^{[2]X출처 검색하기}
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이메일은 올바른 수신자에게 보내도록 한다. 이상적으로는, 추가 이메일이 지원서에 기재된 인사 담당자에게 보내지는 것이다. 만약 해당 담당자의 이름이 알고 있다면, 회사에 대한 연구를 했음을 보여줄 수도 있다. 하지만 검색과 웹사이트 등에서 담당자의 이름을 확인할 수 없는 경우, "친애하는 인사 담당자님께"라고 작성하는 것이 가장 좋다. ^{[3]X출처 검색하기}
- 회사 웹 사이트를 꼼꼼히 살펴보면, 인사 담당자 및 고용 관리자의 연락처 정보를 찾을 수 있다.
- 또한 해당 회사의 Linked In 페이지를 확인하여 인사 담당자의 연락처 정보를 찾을 수도 있다.
- 인사 담당자의 이름을 묻기 위해 사무실에 전화하지 않도록 한다. 담당자의 이름을 어디서도 확인할 수 없다고 하더라고 이를 위해 회사에 전화하지 않는다.
- 항상 이름의 철자가 올바른지 확인한다. 담당자의 이름을 잘못 표기하는 것은 부정적인 인상을 남길 수 밖에 없기 때문이다.
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올바른 인사말과 적합한 제목을 고른다. 인사 담당자의 이름을 안다면, 커버 레터와 같은 방법으로 인사말을 작성한다. 영문 이메일의 경우 담당자 명 앞에 "Dear"를 붙이고 한글 이메일의 경우 "친애하는 ooo 담당자님께" 적합하다. 예를 들면, "Dear Mr. Smith" 혹은 "친애하는 김철수 담당자님께" 가 된다. 절대 "안녕하세요" 또는 "저기" 등과 같이 비격식, 비공식적인 인사말을 사용하지 않는다. 항상 공식적 그리고 형식적인 방식으로 이메일을 작성하는 것이 중요하다.
- 이메일 제목은 "에디터 포지션 지원 관련 문의" 등과 같이 단순 명료한 것이 효과적이다. 해당 지원 공고에 특정한 참조 번호 등이 있다면, 해당 번호를 제목에 붙이는 것도 좋다.
- 인사 담당자가 여러 직책 채용을 함께 관리할 수 있으므로 최대한 구체적으로 작성하는 것이 중요하다. 또한 본인의 신청서를 쉽게 찾을 수 있게 하기 위해 제목에 본인의 이름을 표기하는 것이 좋다.
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본인의 지원서 제출 시기 및 해당 직위에 대해 명시한다. 단, 이 부분에 대해서는 짧고 간략하게 작성하도록 한다. 간단하게 지원 시기와 해당 구인 정보를 알게 된 경로를 작성하고 그와 함께 아직 회신을 받지 못했다는 말을 더한다. 만약 지원서 제출 후 어떠한 지원 확인 메일 등을 받지 못했다면, 본인의 지원서가 잘 작성되어 인사 담당자에게 제출되었는지 확인하고 싶다는 뜻을 전해도 좋다. 이는 부담스럽지 않고 유연하게 후속 이메일을 보내는 방법이다. 예를 들면 다음과 같이 작성할 수 있다. ^{[4]X출처 검색하기}
- 친애하는 김철수 담당자님께
- "지난 주 구인구직 사이트에 게시된 에디터 구인 공고를 보고 지원서를 제출했습니다. 하지만 지원 후 귀사로 부터 어떠한 연락을 받지 못했습니다. 제 지원서가 잘 접수되었는지 확인하기 위해 연락 드립니다."
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해당 직책에 대한 본인의 열정과 자격을 어필한다. 이제 간단하게 한두 문장으로, 해당 직책에 지원하게 되어 기쁜 마음과 본인이 그에 적합하다고 생각되는 이유에 대해 설명한다. 이는 본인이 그 직책에 대한 자격 요건을 갖추었다고 한번 더 어필하게 되어, 해당 후속 이메일을 단순히 성가신 "확인" 메일 이상으로 만들어 주게 된다. 예를 들면 다음과 같이 작성할 수 있다. ^{[5]X출처 검색하기}
- 제 열정과 근무 경험은 저를 해당 직책에 적합한 사람이라는 것을 잘 보여줍니다. 저는 지난 5년 동안 라이프 스타일 매거진의 편집자로 근무했으며, 귀사의 편집자 직책은 현재 제 자신의 글쓰기 및 편집 경험을 한 단계 더 끌어 올려 줄 수 있는 기회로 생각됩니다."
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열정적이고 큰 인상을 남길 수 있는 마무리로 이메일을 마친다. 가까운 시일 내에 회신 받길 기대한다는 등의 긍정적인 마무리가 좋다. 파일이나 자료가 정확히 전달되지 않은 경우를 대비해, 필요한 문서를 다시 보내고 본인의 회신 연락처 역시 재확인한다. 또한 후속 이메일을 읽고 확인하는데 시간을 할애해준 인사 담당자에게 감사를 표하는 것도 잊지 않는다. 짧고 명료하게 해당 직책이 본인에게 의미하는 바를 충분히 보여주는 것이 중요하다. 다음과 같은 예시를 참고한다.
- 제 문서 및 자격 요건에 대해 궁금한 사항이 있거나 추가 자료가 필요하신 경우 언제든지 저에게 연락 주시길 바랍니다. 할애 해주신 시간에 감사드리며 회신 기다리겠습니다."
  김민지 드림
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메일 내용을 재확인하고 교정한다. 바로 이메일을 보내지 않고, 잠시 동안 다른 일을 하거나 쉬었다가 다시 읽어보자. 철자 및 문법 오류를 수정하고, 전체 내용을 확인하며 이메일 내용의 흐름이 자연스러운지 평가한 뒤 필요한 부분은 조정한다. 이렇게 이메일을 올바르게 교정하는 것은 커버 레터와 이력서 만큼이나 중요하기 때문에 그만한 노력과 주의를 기울이도록 한다.
- 작성한 이메일을 크게 읽으면서, 메일 내용이 전체적으로 부드럽게 연결되고 앞뒤 말이 맞는지 확인하는 것도 좋은 방법이다. 또한 이를 통해 작성된 이메일의 어조가 충분히 정중하며 본인의 열정을 담아내는데 적합하지 확인할 수 있다.
전체적인 내용 확인 후 필요한 부분을 수정하였다면 이제 이메일을 보낸다. 하지만 지원 확인 이메일은 한 번 이상 보내지 않도록 해야한다. 한 지원자에게서 클릭 실수로 같은 메일을 50개 받는 것 만큼 인사 담당자가 싫어하는 것은 없을 것이다. 심호흡을 하고 보내기 버튼을 클릭한 다음부터는 한동안 컴퓨터를 멀리한다.
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뒤로 물러서서 기다린다. 추가 이메일을 보냈다면 이제 기다리는 일만 남았다. 이메일을 보낸 지 30분 후에 해당 메일이 잘 갔는지 확인 전화를 하거나 또 다른 메일을 보내는 행동을 피한다. 이 시점에서는, 지원자로서 본인이 할 수 있는 최선을 다했다고 할 수 있다. 최고의 신청서를 제출했고, 그에 따른 후속 조치를 취했다. 이제 본인의 이력서와 커버 레터 그리고 본인의 끈기가 2차 면접이라는 결과를 이어질 수 있을 것이라고 자신감을 갖고 기다린다.
- 빠르게 회신을 받지 못하더라도 너무 실망하지 않는다. 인사 담당자가 지원 서류를 확인하는데 몇 주가 걸릴 수 있으며 그 중 몇몇은 너무 많은 업무량 때문에 회신이 불가능 할 수도 있다. 그러므로 회신을 받지 못했다고 할지라도 이를 개인적으로 받아들이지 말고 하지 말고 또 다른 기회를 향해 다시 노력한다.
- 어떤 사람들은 지원 확인 전화를 하기도 하지만, 사실 이는 좋지 않다. 회사에 전화를 하기 전 먼저 충분한 인내심을 가지고 기다릴 수 있어야 한다. 이는 본인을 수많은 지원자들 사이에 더욱 눈에 띄게 만들어 주기도 하지만, 성급한 사람처럼 보이거나 밀어 부치는 듯한 느낌을 줄 수 있다는 점도 고려해야 한다. 만약 전화를 하기로 결정했다면, 통화 중 상대방을 존중하 태도와 자신감을 갖고, 인사 담당자에게 왜 본인이 해당 직책에 적합한 사람인지 상기시키도록 한다.
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팁

본인의 이메일 주소를 한번 더 확인한다. 이메일 주소 역시 본인이 어떤 사람인지 보여주는 대목이다. 그러므로 "hotsurferdude (섹시한 서퍼)" 또는 "shopaholicgirl (쇼핑 알콜 중독)" 등과 같은 이메일 주소는 잠재적인 고용주와 소통 시 적합하지 않다고 할 수 있다. 본인의 이름이나 전문적인 단어를 사용한 또 다른 계정을 만드는 것이 적합할 수도 있다. 추가 이메일을 보내는 이 모든 과정은 인사 담당자와 소통하고 및 좋은 이미지를 남기게 하기 위한 것이다. 즉, 소통 과정의 모든 측면에 주의를 기울여야 한다.
채용 담당자는 채용 과정 및 본인의 업무도 함께 처리해야 한다. 따라서 예의 바르고 간결한 방식으로 의사를 전달하는 것이 좀 더 원활하고 효율적인 의사 소통에 도움이 된다.
이메일의 서명이 전문적으로 보이는지 확인한다. 가끔 친구와 주고 받은 메일에서 사용한 짧은 약식 서명이나 재미있는 문구 혹은 사진 등이 자동으로 서명 뒤에 오도록 설정되어 있는 경우가 있다. 업무상 서신은 진지한 태도로 작성하여야 상대방 역시 본인을 진지한 지원자로 인식할 수 있다는 것을 명심한다. 소소한 디테일에 신경 써 본인의 이메일이 가장 효과적으로 전달될 수 있도록 한다.
더욱 잘 정돈되고 철저하게 교정된 메일을 작성하도록 한다. 만약 인사 담당자가 아직 본인의 지원서를 읽지 않았다면, 담당자의 마음을 사로 잡을 수 있도록 할 수 있다. 반대로 이미 지원서를 읽었다면 담당자가 가진 본인에 대한 이미지를 더욱 좋게 긍정적으로 만드는데 도움이 될 것이다.
이메일에 사용하는 폰트는 표준 글꼴을 선택한다. 굵은 분홍색 텍스트로 작성된 이메일은 친구들에게 좋을지 모르지만, 형식적이고 전문성을 표현할 필요가 있는 공식 메일은 Arial, Times New Roman 또는 다른 읽기 쉬운 글꼴을 사용하고 색은 검은 색으로 설정한다.

경고

고압적인, 까다로운, 밀어 부치는 듯한 태도를 삼가도록 한다. 인사 담당자가 최종 결정을 내리게 되므로, 의사 소통 시 무례하게 행동하지 않도록 한다. 인사 부서의 사람들은 지원자들에게 해당 직책과 기회가 중요하다는 것을 이해하지만, 대부분 매일 겪는 업무 중 일부일 뿐이므로, 무례하게 행동하면 부정적인 인상만 남기게 될 뿐이다.
편지를 보낼 때 주의를 기울인다. 종종 규모가 큰 회사에서는 지원서를 확인하는 사람이 반드시 인사 담당자가 아닐 수 있으며, 채용 절차를 진행하는 인사부 내 한 명일 수 있다. 그러므로 항상 본인의 지원서를 보낸 사람과, 현재 연락을 취하는 상대방의 직위를 확인하도록 한다. 회신을 한 사람이 인사부 직원인 경우, 정중하게 인사 담당자가 누구인지 그리고 어떻게 그/그녀와 연락 할 수 있는지 문의하도록 한다.