كيفية كتابة بريد إليكتروني لمتابعة طلب التقدم لوظيفة

تنزيل المقالتنزيل المقال

قد يشعرك الانتظار بهوة عميقة من الوقت متعبة ولا نهاية لها، ما بين إرسال استمارة طلب توظيف واستقبال رد من الشركة، وقد يُبعدك التواصل رأسًا مع الشركة لمتابعة سير استمارتك عن المنافسة مع المرشحين الآخرين للوظيفة، لذا يمكنك كتابة خطاب متابعة وإرساله عبر البريد الإليكتروني تاركًا انطباعًا إيجابيًا طالما أنك محترف ولا تبدو متغطرسًا.

طريقة 1
طريقة 1 من 1:

كتابة خطاب المتابعة

تنزيل المقال
  1. How.com.vn العربية: Step 1 أعطِ الأمر مهلة لعدة أيام على الأقل.
    هناك إجماع عام على أنه عليك المتابعة بعد وقت لا يقل عن 3 إلى 5 أيام، رغم أن هناك تقارير متضاربة حول المدة التي يجب عليك انتظارها لتتبع استمارة توظيف حيث يرى البعض أن عليك الانتظار أسبوعًا كاملًا أو مدة أطول، بينما يرى آخرون أن 5 أيام عمل مدة مناسبة. تذكَّر فقط أن هناك على الأرجح عشرات أو حتى مئات من المتقدمين لنفس الوظيفة مثلك تمامًا، وأن تصنيف المتقدمين والعثور على المرشحين المؤهلين للوظيفة في الجولة التالية يستغرق وقتًا، لذا حاول ألا تبدو متغطرسًا أو غير صبورًا بتتبع طلب الوظيفة في وقت أقرب من اللازم.[١]
    • يقول بعض مديري التوظيف أنهم في الواقع يفضّلون عدم استقبال رسائل متابعة على البريد الإليكتروني على الإطلاق حيث يعتقدون أن هذا التكتيك يستهدف جذب الانتباه ويستنزف بعضًا من الوقت الذي يحتاجونه لاختيار المرشحين المؤهلين للوظيفة. هذا ما يُقال أحيانًا، فيما يرى مديري توظيف آخرين أن خطاب المتابعة سوف يمنحك موقعًا بارزًا بين المرشحين ويُظهر حماسك وشغفك لشغل الوظيفة.[٢]
  2. How.com.vn العربية: Step 2 وجِّه رسالتك إلى البريد الإليكتروني للشخص الصحيح.
    الشخص المثالي الذي عليك توجيه رسالتك إليه هو نفس الشخص الذي تواصلت معه عند التقدُّم للوظيفة. اكتب اسم الشخص إذا عثرت عليه وسوف يُظهر ذلك أنك قد بحثت عنه بالفعل، ولكن إذا بحثت في كل مكان ولم تستطع العثور عليه فقد يكون أفضل ما يمكنك كتابته هو "عزيزي مدير التوظيف".[٣]
    • قد تتمكَّن من العثور على معلومات التواصل الخاصة بمدير التوظيف إذا قمت بالبحث الكافي على الموقع الإلكتروني للشركة.
    • يمكنك أيضًا فحص صفحة الشركة على موقع "Linked In" لترى ما إذا كان بإمكانك العثور على معلومات التواصل الخاصة بمدير التوظيف هناك.
    • عليك تجنب الاتصال بالمكتب للسؤال عن اسم مدير التوظيف حتى إن لم تتمكن من العثور على اسمه.
    • تأكد دائمًا من هجاء اسم أي شخص، فلا شيء يمكن أن يخلق تواصلًا سلبيًا أسرع من الهجاء الخاطئ لاسم شخص ما.
  3. How.com.vn العربية: Step 3 اكتب التحية الصحيحة وسطر الموضوع.
    اكتب "عزيزي" أمام اسم مدير التوظيف بمجرد أن تعرفه قبل الدخول في صلب رسالتك الإلكترونية، تمامًا كما فعلت عندما كتبت خطاب التقدُّم؛ "عزيزي الأستاذ فلان" تحية مناسبة. لا تحاول أن تكون حميمًا أو غير رسميًا وتقول هاي لمجرد أنها رسالة بريد إليكتروني؛ فمن المهم الحفاظ على سياق الحديث الرسمي.
    • شيء بسيط مثل "متابعة استمارة تقدُّم لوظيفة محرر" سوف يفي بمهمة عنوان الرسالة، وإذا كان للوظيفة رقمًا مرجعيًا أو رقمًا للطلب يمكنك إضافته إلى العنوان.
    • تذكَّر أن مدير التوظيف قد يكون مسئولًا عن الإعلان عن وظائف لعدة مواقع في نفس الوقت، لذا من المهم أن تكون محدَّدًا قدر الإمكان، ويمكنك حتى وضع اسمك في عنوان الرسالة لتسهيل عثوره على استمارتك.
  4. How.com.vn العربية: Step 4 اذكر الوظيفة التي تقدمت لها ومتى تقدمت بالطلب.
    حافظ على ذكر هذه البيانات بشكل موجز وبسيط؛ فقط ابدأ بقول متى تقدمت لشغل الوظيفة وكيف عرفت بها وأنك لم تتلقَّ ردًا على طلبك. يمكنك إضافة أنك تود التأكد من أن مدير التوظيف قد استقبل ما قدمته حيث أنك لم تتلقَّ أي شكل من أشكال تأكيد استقبال طلبك؛ فهذه طريقة متستِّرة لمتابعة الطلب. يمكنك أن تقول شيئًا بسيطًا كهذا:[٤]
    • "عزيزي الأستاذ فلان"،
      "تقدمت الأسبوع الماضي لوظيفة محرر التي أعلنتم عنها عبر موقع (.......). لم أتلقَّ ردًا حتى الآن من شركة "......." بخصوص هذه الوظيفة وأود تأكيد أنكم قد استقبلتم طلبي".
  5. How.com.vn العربية: Step 5 عزِّز من إظهار حماسك ومواصفاتك التي تؤهلك لشغل الوظيفة.
    عليك الآن إخبار مدير التوظيف في جملة أو جملتين فقط، أنك متحمس بشدة للتقدُّم إلى الوظيفة، ووضِّح له ما الذي يجعلك مرشحًا مناسبًا لها بشكل رائع. سوف يجعل ذلك رسالتك أكثر من مجرد رسالة مزعجة "للتأكد فحسب"، بل رسالة تعزِّز تأهلك لشغل الوظيفة، ويمكنك أن تقول شيئًا بسيطًا كهذا:[٥]
    • "حماسي وخبرتي يجعلاني مرشحًا مناسبًا للغاية لهذه الوظيفة، فقد عملتُ محررًا في مجلة للمنوعات خلال السنوات الخمس الماضية، ومتحمس بشدة لفرصة نقل خبرتي بالكتابة والتحرير إلى مستوى أكثر تطورًا مع شركتكم".
  6. How.com.vn العربية: Step 6 اكتب نهاية حماسية.
    أنهِ رسالتك بعبارة إيجابية تقول فيها أنك تتطلع إلى تلقي رد من الشركة قريبًا. قدِّم عرضًا لإعادة إرسال أي ملفات في حالة عدم وصولها إلى الشركة بالشكل الصحيح وإعادة تأكيد تفاصيل التواصل معك، مع التأكد من توجيه الشكر لمدير التوظيف على ما استغرقته من وقته أو وقتها الثمين. حافظ على ذلك الجزء من رسالتك قصيرًا وبسيطًا مع إظهار كم تعني هذه الوظيفة بالنسبة لك. يمكنك أن تقول شيئًا بسيطًا كهذا:
    • "أرجو التواصل معي في أي وقت إذا وُجدت لديكم أسئلة تتعلق بمؤهلاتي أو احتجتم أي مواد إضافية. أتطلع إلى استقبال رد منكم وأود أن أشكركم على ما استغرقته من وقتكم الثمين".
      "خالص التحية"
      "اسمك ثنائي".
  7. How.com.vn العربية: Step 7 راجِع مسودة رسالتك.
    أعطِ الرسالة مدة قصيرة من الوقت ثم عُد إليها لفحص أخطاء الهجاء والقواعد النحوية، وتأكِّد من جودة اللجهة خلال السياق العام للرسالة، فأهمية التأكد من صحة هذه الأمور تعادل أهمية تجهيز خطاب تقدُّم السيرة الذاتية على أعلى مستوى، لذا أعطِ الأمر التركيز الذي يستحقه.
    • يمكنك محاولة قراءة المسودة التي كتبتها بصوت عالٍ للتأكد من تدفق الكلمات بنعومة ومنطقيتها، كما يمكن أن يمنحك ذلك إحساسًا بما إذا كنت قد حافظت على لهجة حماسية ومفعمة بالاحترام أم لا.
  8. How.com.vn العربية: Step 8 أرسِل الرسالة عبر البريد الإليكتروني.
    أرسِل رسالتك بمجرد أن تستكمل الفحوصات الضرورية وتسعد بالنتيجة النهائية، لكن لا تُرسٍلها أكثر من مرة؛ فآخر ما يحتاجه مدير التوظيف هو استقبال 50 رسالة منك بسبب الضغط المتكرر خطأً على زر الإرسال. استنشِق نفسًا عميقًا واضغط على زر الإرسال وابتعِد عن الحاسب الآلي لبعض الوقت.
  9. How.com.vn العربية:
    9
    اجلس مجددًا وانتظر. أعطِ الأمر مساحة من الحرية بعد أن ترسل رسالتك، ولا تتبعها بمكالمة هاتفية بعد 30 دقيقة للتأكد من وصولها إلى الشركة أو تكتب رسالة جديدة في اليوم التالي. يمكنك عند هذه النقطة أن تتذكَّر أنك بذلت قصارى جهدك للتقدُّم لهذه الوظيفة: فقد قدمت استمارة قوية لطلب التوظيف وتابعت سيرها. كن واثقًا أن قوة سيرتك الذاتية وخطاب التقدُّم، إلى جانب إصرارك على متابعة طلب التقدُّم سوف يضعونك في موقع قوي ينتهي بك إلى مقابلة مع أصحاب العمل.
    • لا تُصاب بالإحباط إذا لم تتلقَّ ردًا سريعًا من الشركة، فقد يستغرق مديرو التوظيف أسابيع لتصنيف استمارات المرشحين المحتملين للوظيفة، وبعضهم قد لا يتصل بك على الإطلاق بسبب إرهاقهم الشديد من العمل. حاول ألا تتعامل مع ذلك بصورة شخصية وتحرَّك للبحث عن فرصة جديدة.
    • عليك التأكد من أنك قد انتظرت بصبر قبل التفكير في متابعة طلب التوظيف هاتفيًا، رغم أن البعض قد ينجذبون لهذه الفكرة حيث قد يجعلك مرشحًا بارزًا لكنه أيضًا قد يؤدي دورًا عكسيًا ويُظهرك كشخص متغطرس؛ لذا تأكد أنك تبدو واثقًا بنفسك وذكِّر مدير التوظيف ما الذي يجعلك مرشحًا مناسبًا تمامًا، وحافظ على لهجتك المفعمة بالاحترام إذا قررت بالفعل الاتصال هاتفيًا.

أفكار مفيدة

  • فكِّر جيدًا في عنوان بريدك الإليكتروني وما يقوله للآخرين عنك. هل يمكن لعنوان يحمل عبارة "الساخن المتأنق" أو "المغرمة بالتسوق" أن يوصِّل حقًا ما تريد أن تقوله عن نفسك كموظف محتمل؟ ربما يكون عليك أن تنشئ حسابًا جديدًا باستخدام اسمك أو كلمات احترافية، فهذه العملية بأكملها تتعلق بالتواصل مع مدير التوظيف وصورتك الذهنية لديه، وهذا يتطلب الانتباه إلى كل جوانب التواصل.
  • تذكَّر أن مدير التوظيف سوف يكون لديه عادةً عمل خاص عليه القيام به إلى جانب إدارة عملية التوظيف، لذا سوف يساعدك الحفاظ على لهجة الاحترام والإيجاز عند التواصل معاه على تأكيد وصولها إليه دون مشاكل.
  • افحص توقيعك على رسالة البريد الإليكتروني للتأكد من أنه يبدو محترفًا، حيث توجد بعض الأمور المعتادة في رسائلك الواردة للتواصل مع الأصدقاء، تكون بها أسماؤنا مختصرة أو نصوص أو صور مرحة تالية لأسمائنا. تذكَّر أن عليك التعامل مع نفسك بجدية إذا أردت أن يتعامل معك الآخرون بجدية، لذا أعطِ رسالتك أفضل فرصة ممكنة.
  • استغل الفرصة لإعادة توصيل أفضل جودة عليك تقديمها حيث يساعد هذا مدير التوظيف على تكوين فكرة عن استمارتك في ذهنه إذا لم يكن قد قرأها بعد، أو سيساعد على إعادة تكوين معتقداتهم عنها إذا كانوا قد قرأوها بالفعل.
  • اختر حجمًا قياسيًا للخط في رسالتك، فقد يكون كتابة رسالتك بالخط الوردي السميك أمر جيد بالنسبة لمراسلة أصدقائك؛ لكنك تحتاج إلى استخدام خط أسود من نوع Arial أو Times New Roman أو أي خط آخر تسهل قراءته، حتى رسم صورة احترافية في هذا التواصل.

تحذيرات

  • لا تكن متغطرسًا أو متعجرفًا أو لحوحًا ولا تكن قليل الحس الذوقي في تواصلك مع مدير التوظيف لأن القرار الأخير في يده، وهو يفهم أن عميلة التوظيف مهمة بالنسبة لك، لكنها غالبًا تكون مجرد جزء صغير من يومه، لذا فإن التواصل بطريقة مفتقرة للذوق أو متغطرسة لن يخلق إلا انطباعًا سلبيًا.
  • كن حذر عند وضع عنوان الخطاب، فعادةً في الشركات الكبرى لن يرد على استمارتك مدير التوظيف بالضرورة، فغالبًا يوجد شخص ما داخل قسم الموارد البشرية يتعامل مع عملية التوظيف. تأكد دائمًا من المسمى الوظيفي للشخص الذي تواصل معك، وتأكد في المقابل من المسمى الوظيفي الذي تتقدم لشغله. استفسِر بأدب عمن هو مدير التوظيف وكيف يمكنك التواصل معه إذا بدا أن من تواصل معك هو موظف بقسم الموارد البشرية.

المزيد حول هذا المقال

How.com.vn العربية: فريق عمل ويكي هاو
شارك في التأليف::
كاتب في فريق ويكي هاو
ساهم فريق عمل ويكي هاو في إعداد المقال. يعمل فريقنا المُدرب من المحررين والباحثين على التحقق من دقة المعلومات وقابليتها للتطبيق بالنسبة للقراء.

يعمل فريق ويكي هاو على مراقبة كتابات فريق التحرير لضمان أن كل المقالات تُلبي معايير الجودة الخاصة بالموقع. تم عرض هذا المقال ٥٦٬٩٧٠ مرة/مرات.
تصنيفات: البحث عن عمل
تم عرض هذه الصفحة ٥٦٬٩٧٠ مرة.

هل ساعدك هذا المقال؟