Een opvolgmail schrijven na een sollicitatie

Als je na een sollicitatie op een reactie van het bedrijf moet wachten, kan dat eindeloos lijken. Door op de juiste manier met het bedrijf te communiceren om navraag naar je sollicitatie te doen, kun je net een beetje extra opvallen. Als je niet te opdringerig bent, kun je een goeie opvolgmail schrijven, die een blijvende indruk maakt.

Methode 1

Methode 1 van 1:

Een opvolgmail schrijven

Pdf downloaden

1
Geef het een paar dagen de tijd. Hoewel er verschillend wordt gedacht over hoe lang je moet wachten voordat je navraag doet naar een sollicitatie, is er over het algemeen overeenstemming dat je dat niet eerder dan na drie tot vijf dagen moet doen. Sommigen zeggen dat je minstens een hele week moet wachten, terwijl anderen vinden dat vijf werkdagen goed is. Bedenk dat er waarschijnlijk tientallen, of zelfs honderden sollicitanten voor deze baan zijn, en dat het gewoon tijd kost om door alle sollicitaties heen te lopen en de juiste kandidaten voor de volgende ronde te selecteren; je wilt jezelf niet opdringen door te snel navraag te doen.^[1]XBron
- Sommige personeelsmanagers zeggen zelfs dat ze liever helemaal geen opvolg-e-mails willen zien. Ze vinden dat hierdoor de aandacht wordt afgeleid en ze minder tijd hebben om gekwalificeerde kandidaten te selecteren; tegelijk zeggen andere personeelsmanagers dat je door navraag te doen opvalt en enthousiasme en 'zin in' de baan toont.^[2]XBron
2
Adresseer je e-mail aan de juiste persoon. Idealiter stuur je de e-mail aan de persoon waarbij je ook naar de baan solliciteerde. Als je de naam van die persoon kent, laat je zien dat je goed hebt opgelet; als je overal hebt gezocht, maar geen naam kunt vinden, is 'Beste personeelsmanager' de beste aanhef.^[3]XBron
- Als je goed op de website van het bedrijf zoekt, lukt het je misschien om de contactinformatie van de personeelsmanager te vinden.
- Je kunt ook op het bedrijfsprofiel op LinkedIn kijken of je de contactinfo van de personeelsmanager kunt vinden.
- Bel als het even kan niet naar het kantoor om de naam van de personeelsmanager te vragen. Als je de naam niet kunt vinden, moet je niet alleen bellen om die op te vragen.
- Let goed op dat je iemands naam goed spelt. Door niets ontwikkelt een negatief lijntje zich beter, dan door het foutief spellen van iemands naam.
3
Gebruik de juiste aanhef en onderwerp. Als je de naam van de personeelsmanager kent, kun je daar gewoon 'Beste' voor zetten, boven je eigenlijke bericht, net zoals je in je sollicitatiebrief hebt gedaan; 'Beste mijnheer Smit' is een goeie aanhef. Ga, omdat het een e-mail is, niet populair of informeel doen door 'Hoi' of 'Hallo' te zeggen; het is belangrijk om een beetje formeel te blijven.
- Als onderwerp van je e-mail is iets eenvoudigs als 'Navraag naar sollicitatie Editor' voldoende. Als bij de functie naar een specifiek nummer wordt verwezen, kun je dat aan het onderwerp toevoegen.
- Denk eraan dat de personeelsmanager voor verschillende functies aan het werven is, dus het is belangrijk om zo specifiek mogelijk te zijn. Je zou zelfs je naam in de onderwerp-regel kunnen zetten, om het voor de personeelsmanager makkelijker te maken om je sollicitatie op te zoeken.
4
Geef aan op welke functie je gesolliciteerd hebt en wanneer. Hou het kort en bondig. Zeg wanneer je gesolliciteerd hebt, hoe je de vacature gevonden hebt, en dat je nog niets gehoord hebt. Je zou, als je geen bevestiging ontvangen hebt, ook nog kunnen zeggen dat je zeker wilt weten dat de personeelsmanager al je documenten in goede orde ontvangen heeft; dit is een beetje listige manier om navraag te doen. Je zou iets eenvoudigs kunnen zeggen als:^[4]XBron
- Geachte heer Smit,
  Vorige week solliciteerde ik naar de functie van Editor, waarvan ik de vacature op Monsterboard vond. Ik heb over deze functie nog niets van uw bedrijf terug gehoord en zou graag willen bevestigen dat mijn sollicitatie in goede orde is ontvangen.
5
Herhaal je enthousiasme en kwalificaties voor de functie. Vertel de personeelsmanager nu in een paar zinnen dat je enthousiast hebt gesolliciteerd en leg uit waarom de baan goed bij je past. Hierdoor is de e-mail niet alleen een vervelend kattenbelletje om te laten weten dat je er nog bent, maar meer een bericht waarin je je kwalificaties voor de baan nog eens benadrukt. Je kunt iets eenvoudigs zeggen als:^[5]XBron
- Door mijn enthousiasme en ervaring pas ik precies bij deze baan. Ik ben de afgelopen vijf jaar editor voor een tijdschrift geweest en ben blij met de kans om mijn schrijf- en editingervaring bij uw bedrijf verder te ontwikkelen.
6
Sluit op een enthousiaste manier af. Sluit positief af door te zeggen dat je snel van hen hoopt te horen; bied aan om eventueel documenten nog een keer op te sturen, als die niet op de juiste plek terecht gekomen zijn, herhaal je contactinformatie en bedank de personeelsmanager voor zijn of haar tijd. Hou het kort en bondig, maar laat zien hoeveel de baan voor je betekent. Je zou iets kunnen zeggen als:
- Neem, als u nog vragen over mijn kwalificaties hebt of nog aanvullende informatie nodig heeft, alstublieft contact met me op. Ik hoor graag van u en bedank u voor uw tijd.
  Met vriendelijke groet,
  Maria Jansen
7
Lees het concept goed na. Laat de e-mail even met rust en kijk er daarna weer naar. Kijk de spelling en grammatica na op fouten en kijk naar hoe de e-mail in het algemeen loopt. Deze e-mail kan net zo belangrijk blijken als een nette sollicitatiebrief en cv, dus geef hem de aandacht die hij verdient.
- Je zou het concept ook hardop kunnen lezen, zodat je zeker weet dat het goed loopt en hout snijdt. Dit geeft je ook een idee of je voldoende enthousiast en respectvol overkomt.
Zodra je de boel goed hebt nagekeken en je blij bent met de e-mail, verstuur hem dan. Stuur hem niet vaker dan één keer – het laatste waar de personeelsmanager op zit te wachten is 50 e-mails van jou, omdat je denkt dat je de 'verstuur'-knop steeds mist. Haal diep adem, klik op de knop 'Versturen' en laat de computer een tijdje met rust.
9
Ontspan je en wacht af. Nu je e-mail af is, moet je het ook een beetje ruimte geven. Bel niet na een half uur op om te vragen of de e-mail goed is aangekomen en schrijf er ook morgen niet nog één. Je kunt nu zeggen dat je er alles aan hebt gedaan: je hebt een sterke sollicitatie gedaan en je hebt de zaak opgevolgd. Heb vertrouwen dat de kracht van de cv en sollicitatiebrief in combinatie met je volharding je een goede uitgangspositie voor een nader gesprek hebben gegeven.
- Wees niet ontmoedigd als je niet meteen iets terug hoort. Het kost personeelsmanagers soms weken om door alle sollicitaties van mogelijke kandidaten heen te lopen, en sommigen nemen vanwege de drukte misschien helemaal geen contact met je op. Probeer dit niet persoonlijk op te vatten en ga verder met de volgende kans.
- Hoewel sommige mensen de neiging hebben om via de telefoon op te volgen, moet je voordat je dat overweegt wel zeker weten dat je genoeg geduld hebt gehad. Je kunt hiermee als kandidaat opvallen, maar het kan ook opdringerig overkomen. Dus let erop, als je gaat bellen, dat je met vertrouwen spreekt, de personeelsmanager nog een keer laat weten dat de baan je op het lijf geschreven is en wees respectvol.
Advertentie

Tips

Denk goed na over je e-mailadres en wat het over je zegt. Is 'surfgast' of 'winkelmeisje' wat je met een mogelijke werkgever wilt communiceren? Misschien loont het om een nieuwe account te maken met je naam erin of iets professioneels. Alles draait hier om verbinding maken met en een beeld neerzetten voor de personeelsmanager en dat vraagt aandacht voor alle aspecten van je communicatie.
Bedenk dat de personeelsmanager naast het werven van nieuwe medewerkers vaak nog een 'gewone' baan heeft. Wees dus, als je met ze communiceert, respectvol en bondig, zodat je boodschap gladjes landt.
Kijk naar je e-mailhandtekening en zorg ervoor dat die er professioneel uitziet. Soms worden voor berichten aan vrienden e-mailinstellingen gebruikt, waarbij namen worden afgekort, of grappige teksten of plaatjes bij onze naam worden gevoegd. Denk eraan dat je zelf serieus moet zijn, als je serieus genomen wilt worden, dus maak je e-mail zo goed mogelijk.
Pak de kans om je beste kwaliteiten nog een keer voor het voetlicht te brengen. Dat helpt de personeelsmanager om je sollicitatie in het hoofd te houden, als die nog niet gelezen is, of het geheugen even op te frissen, als dat wel al is gebeurd.
Kies een standaard lettertype voor je e-mail. In vetgedrukt roze schrijven is misschien OK voor je vrienden, maar je wilt hier professionaliteit uitstralen, dus hou het op zwart Arial, Times New Roman, of een ander, goed leesbaar lettertype.

Advertentie

Waarschuwingen

Wees nooit opdringerig, veeleisend of zelfingenomen. Wees niet onbeleefd in je communicatie met de personeelsmanager, want hij of zij neemt de uiteindelijke beslissing. Ze begrijpen dat het wervingsproces belangrijk voor je is, maar het is waarschijnlijk maar een klein onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden, dus je maakt alleen maar een negatieve indruk door onbeleefd of opdringerig te doen.
Let goed op de adressering van de e-mail. Het komt in grotere bedrijven vaak voor dat degene die in eerste instantie op je sollicitatie reageert niet de personeelsmanager is, maar iemand van de afdeling personeelszaken, die aan de werving meewerkt. Let altijd op de functie van degene die met betrekking tot de baan waar je op hebt gesolliciteerd contact met je opneemt. Als het erop lijkt dat een medewerker van de afdeling personeelszaken contact met je opgenomen heeft, vraag dan beleefd wie de personeelsmanager is en hoe je met hem of haar in contact kunt komen.

Advertentie