Cara Menulis Surel untuk Menindaklanjuti Lamaran Pekerjaan

Menunggu memang bukan pekerjaan yang menyenangkan, apalagi jika harus menunggu respons dari perusahaan setelah Anda mengirimkan lamaran pekerjaan. Waktu terasa berjalan sangat lambat dan menakutkan. Melakukan komunikasi dengan perusahaan menggunakan cara yang tepat untuk menindaklanjuti lamaran pekerjaan dapat membedakan Anda dari kandidat lainnya. Anda dapat menulis surel tindak lanjut yang memberikan kesan positif selama Anda bersikap profesional dan tidak terdengar memaksa.

Metode 1

Metode 1 dari 1:

Menulis Surel Tindak Lanjut

Unduh PDF

1
Tunggu setidaknya beberapa hari. Ada berbagai pendapat tentang berapa lama Anda harus menunggu sebelum menindaklanjuti aplikasi pekerjaan, tetapi konsensus umum mengatakan Anda harus menunggu setidaknya 3-5 hari. Sebagian orang berpendapat Anda harus menunggu seminggu penuh atau lebih, sementara sebagian lain menganggap lima hari kerja cukup pantas. Harap diingat bahwa perusahaan mungkin menerima puluhan, atau bahkan ratusan aplikasi untuk posisi yang sama dan butuh waktu untuk menyeleksi dan menemukan kandidat yang tepat untuk proses selanjutnya. Jangan sampai Anda terkesan memaksa atau tidak sabar dengan melakukan tindak lanjut terlalu cepat.^{[1]XTeliti sumber}
- Bahkan, beberapa manajer yang melakukan perekrutan mengatakan bahwa mereka memilih untuk tidak menerima surel tindak lanjut. Mereka menganggap taktik ini hanya untuk menarik perhatian dan membuang waktu yang mereka butuhkan untuk menyeleksi kandidat yang memenuhi syarat. Namun, manajer lain mengatakan bahwa surel tindak lanjut akan membuat Anda tampil menonjol dan menunjukkan antusiasme dan gairah untuk pekerjaan tersebut.^{[2]XTeliti sumber}
2
Kirimkan surel kepada orang yang tepat. Idealnya, Anda harus mengirim surel kepada orang yang sama kepada siapa Anda mengirimkan aplikasi. Jika Anda berhasil mendapatkan nama orang tersebut, hal itu menunjukkan bahwa Anda melakukan riset dengan sungguh-sungguh. Akan tetapi, jika Anda sudah berusaha dan tidak berhasil mendapatkan namanya, Anda cukup menuliskan, “Kepada Yth. Manajer SDM”.^{[3]XTeliti sumber}
- Jika Anda menelusuri situs web perusahaan dengan saksama, Anda mungkin akan beruntung menemukan informasi kontak untuk manajer perekrutan.
- Anda juga dapat memeriksa halaman LinkedIn perusahaan untuk menemukan informasi kontak dari manajer yang melakukan perekrutan di sana.
- Anda juga harus menahan diri untuk tidak menelepon kantor perusahaan dan menanyakan nama nama manajer perekrutan. Jika Anda tidak dapat menemukan nama orang tersebut, jangan menelepon.
- Jangan lupa untuk selalu memeriksa ejaan nama seseorang. Salah mengeja nama bisa menimbulkan kesan negatif yang akan merugikan Anda.
3
Tuliskan ucapan salam dan subjek yang benar dalam surel. Setelah Anda mengetahui nama manajer yang melakukan perekrutan, tuliskan “Kepada Yth. Bapak/Ibu” di depan namanya sebelum Anda sampai pada batang tubuh surel, sama seperti saat Anda menulis surat lamaran. Menulis, “Kepada Yth. Bapak Marzuki” adalah ucapan salam yang tepat.
- Anda dapat menulis “Menindaklanjuti Aplikasi untuk Posisi Editor” untuk subjek surel. Anda dapat menambahkan nomor referensi atau rekuisisi pada subjek jika ada.
- Ingatlah bahwa manajer perekrutan mungkin mencari beberapa posisi sekaligus. Jadi, penting untuk sespesifik mungkin. Anda bahkan dapat membubuhkan nama Anda pada subjek untuk memudahkan manajer perekrutan menemukan aplikasi Anda.
4
Tuliskan posisi yang Anda lamar dan kapan. Buatlah surel yang singkat dan sederhana. Mulailah dengan mengatakan kapan Anda mengirimkan aplikasi, bagaimana Anda mengetahui posisi tersebut, dan bahwa Anda belum menerima kabar berkenaan dengan aplikasi tersebut. Anda dapat menambahkan bahwa Anda ingin memastikan bahwa manajer perekrutan menerima aplikasi yang Anda kirimkan karena tidak mendapatkan konfirmasi. Ini bisa menjadi cara yang cerdik untuk melakukan tindak lanjut. Sebagai contoh, Anda bisa menulis sebagai berikut:^{[4]XTeliti sumber}
- Kepada Yth.
  Bapak Marzuki
  Dengan Hormat,
  Minggu lalu saya mengirimkan lamaran untuk posisi Editor yang diumumkan melalui JobID. Saya belum mendapatkan tanggapan dari perusahaan Anda mengenai lamaran pekerjaan tersebut dan ingin memastikan bahwa aplikasi saya diterima dengan baik.
5
Perlihatkan kembali antusiasme dan kualifikasi Anda untuk posisi tersebut. Tuliskan satu atau dua kalimat yang menyatakan bahwa Anda sangat antusias untuk melamar posisi tersebut dan jelaskan mengapa Anda cocok memegang tanggung jawab pekerjaan itu. Dengan cara ini, surel Anda bukan sekadar surel tindak lanjut yang mengganggu, tetapi juga menegaskan kualifikasi Anda untuk posisi tersebut. Anda dapat mengatakan sesuatu yang sederhana seperti:^{[5]XTeliti sumber}
- Antusiasme dan pengalaman yang saya miliki menjadikan saya sebagai kandidat yang cocok untuk posisi ini. Saya pernah menjabat sebagai editor untuk majalah gaya hidup selama lima tahun dan sangat antusias mendapatkan kesempatan untuk menunjukkan pengalaman menulis dan mengedit saya ke tingkat yang lebih tinggi dengan perusahaan Anda.
6
Tutuplah surel dengan kalimat yang antusias. Akhiri surel dengan pernyataan positif yang mengatakan bahwa Anda mengharapkan respons darinya secepatnya. Tawarkan untuk mengirim kembali berkas yang dibutuhkan jika dia tidak menerimanya dengan baik dan berikan kembali detail kontak Anda sambil tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada manajer perekrutan atas waktunya. Buatlah surel yang singkat dan sederhana, tetapi tetap menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut sangat berarti bagi Anda. Tulislah sesuatu seperti berikut:
- Silakan hubungi saya kapan saja jika Anda memiliki pertanyaan tentang kualifikasi saya atau membutuhkan dokumen lainnya. Saya menunggu tanggapan Anda dan ingin mengucapkan terima kasih untuk waktu Anda.
  Hormat saya,
  Marina Yusuf
7
Periksalah ejaan pada draf surel Anda. Diamkan surel selama beberapa waktu, kemudian periksa kembali. Periksa apakah ada kesalahan ejaan dan tata bahasa dan poles kembali surel sedemikian rupa sehingga terdengar luwes. Menulis surel tindak lanjut dengan benar sama pentingnya seperti menulis surat pengantar dan resume yang baik. Jadi, berikan perhatian yang layak.
- Anda bahkan dapat mencoba membaca draf keras-keras untuk memastikan kalimat Anda mengalir dengan baik dan mudah dipahami. Langkah ini juga memberi Anda kesempatan untuk memastikan apakah kalimat Anda terdengar antusias dan penuh rasa hormat.
Setelah Anda menyelesaikan semua pemeriksaan yang diperlukan dan puas dengan surel itu, kirimkan. Namun, jangan mengirim surel lebih dari sekali. Manajer perekrutan akan setengah mati kesal menerima 50 surel dari Anda karena kesalahan yang Anda lakukan saat mengklik tombol send. Tarik napas dalam-dalam, klik tombol send, dan menjauhlah dari komputer untuk sementara waktu.
9
Tunggulah dengan santai. Setelah surel selesai dikirim, biarkan surel itu melakukan tugasnya. Jangan menelepon 30 menit kemudian untuk mengetahui apakah mereka telah menerima surel Anda dan jangan menulis surel lain hari berikutnya. Pada tahap ini, Anda bisa menganggap bahwa Anda telah melakukan yang terbaik untuk melamar posisi tersebut. Anda telah mengirimkan aplikasi terbaik dan menindaklanjutinya. Yakinkan diri Anda bahwa kekuatan resume dan surat pengantar yang Anda kirimkan ditambah kegigihan dalam untuk menindaklanjutinya, akan memperkuat kesempatan Anda untuk mendapatkan wawancara pekerjaan.
- Jangan berkecil hati jika Anda tidak mendapatkan jawaban segera. Manajer perekrutan mungkin membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk menyeleksi kandidat potensial, dan sering kali mereka tidak membalas semua komunikasi karena sibuk menghadapi pekerjaan. Cobalah untuk tidak merasa tersinggung dan carilah kesempatan lain yang lebih baik.
- Meskipun beberapa orang mungkin merasa tergoda untuk menindaklanjuti lamaran pekerjaan melalui telepon, Anda harus memastikan telah menunggu dengan sabar sebelum mempertimbangkan tindakan ini. Taktik ini juga bisa membuat Anda tampak menonjol di antara kandidat lainnya, tetapi bisa juga membuat Anda terlihat memaksa. Jadi, pastikan Anda terdengar yakin, sambil mengingatkan manajer perekrutan bahwa Anda memiliki kualitas yang sesuai untuk pekerjaan tersebut. Jangan lupa untuk bersikap sopan jika memutuskan untuk menelepon.
Iklan

Tips

Pertimbangkan dengan baik alamat surel yang Anda gunakan dan bagaimana surel itu mencerminkan diri Anda. Apakah alamat surel “nonagilabelanja” atau “priaidamanhati” benar-benar menunjukkan potensi Anda kepada calon pemberi kerja? Mungkin Anda perlu membuat akun baru menggunakan nama asli atau sesuatu yang terdengar profesional. Seluruh proses ini bertujuan membangun koneksi dan citra yang baik di mata manajer perekrutan dan Anda harus memperhatikan semua aspek komunikasi Anda.
Ingatlah bahwa manajer perekrutan sering kali memiliki pekerjaan mereka sendiri selain melakukan proses perekrutan. Jadi, bersikap hormat dan tidak bertele-tele saat berkomunikasi dengannya akan membantu Anda menyampaikan maksud tanpa komplikasi yang tidak perlu.
Periksalah tanda tangan surel dan pastikan agar terlihat profesional. Terkadang kita membuat tanda tangan kotak surat yang bersifat informal untuk berkomunikasi dengan teman, bahkan menggunakan nama yang disingkat, ditambah teks atau gambar lucu di bawah nama. Ingatlah, jika ingin dianggap serius, Anda juga harus memperlakukan diri sendiri dengan serius. Jadi, pastikan surel memiliki kesempatan terbaik mewakili diri Anda.
Gunakan kesempatan itu untuk menyampaikan kembali kualitas terbaik diri Anda. Langkah ini akan membantu manajer perekrutan memiliki gambaran tentang aplikasi Anda jika dia belum sempat membacanya, atau akan membantu menegaskan gambaran itu jika dia sudah melakukannya.
Pilihlah fon standar untuk surel Anda. Menggunakan fon tebal berwarna merah muda cerah mungkin cocok untuk teman, tetapi Anda harus menunjukkan profesionalisme dalam komunikasi ini. Gunakan fon Arial, Times New Roman hitam, atau fon lain yang mudah dibaca.

Peringatan

Jangan pernah memaksa, menuntut, atau sombong. Jangan bersikap kasar saat menulis surel untuk manajer perekrutan karena dia memiliki wewenang untuk mengambil keputusan terakhir. Dia memahami bahwa proses perekrutan penting bagi Anda, tetapi sering kali pekerjaan itu hanya sebagian kecil dari tanggung jawabnya. Jadi, bersikap kasar atau memaksa hanya akan menimbulkan kesan negatif.
Berhati-hatilah saat mengirimkan surat. Dalam perusahaan besar, sering kali orang yang memberikan balasan untuk penerimaan aplikasi belum tentu manajer perekrutan. Bisa saja orang tersebut adalah karyawan dari departemen SDM yang menangani proses perekrutan. Pastikan Anda selalu memeriksa jabatan dari orang yang berkomunikasi dengan Anda untuk posisi pekerjaan yang Anda lamar. Jika orang yang menghubungi Anda ternyata karyawan departemen SMD, tanyakan dengan sopan siapa manajer yang melakukan perekrutan dan bagaimana Anda bisa menghubunginya.