Как написать письмо с просьбой о прохождении стажировки по электронной почте

В современном информационном мире нет ничего необычного в том, чтобы воспользоваться электронной почтой для того, чтобы устроиться на стажировку (и такой подход считается более чем нормальным). Если у вас есть приглашение на стажировку или вы хотели бы узнать о наличии возможности пройти стажировку, то напишите электронное письмо по указанному контакту. Однако электронное письмо должно быть написано максимально формально (как будто это настоящее бумажное письмо). Грамматика, приветствие и завершение должны соответствовать деловому стилю. Дважды проверьте свое письмо перед отправкой и запаситесь терпением.

Часть 1

Часть 1 из 4:

Подготовка к написанию электронного письма

Загрузить PDF

1
Заведите себе такой адрес электронной почты, который будет смотреться по-деловому профессионально. Во время деловой переписки пользуйтесь четким и логичным адресом электронной почты. Не стоит использовать прозвища, ненужные (дополнительные) символы и цифры. Вполне подойдет некая вариация вашего настоящего имени. Например: [email protected] — это более чем подходящий вариант.^{[1]XИсточник информации}
- Если ваш текущий адрес электронной почты связан с профилем в социальных сетях (и в этом профиле есть нечто непрофессиональное), то заведите себе другой адрес. Кроме того, настройте в этом профиле параметры конфиденциальности.^{[2]XИсточник информации}
Прежде чем проситься на стажировку, потратьте время на изучение компании, в которой вы хотели бы работать. Посетите веб-сайт. Прочитайте различные новостные статьи о данной организации. Если компания продвигает какой-то продукт (например, социальную сеть), то постарайтесь найти время на использование данного продукта в течение недели и протестируйте его качество. Изложите в письме собственные идеи. Потенциальные работодатели ценят тех кандидатов, которые что-то знают об их компании и могут логически целостно продемонстрировать свои знания.^{[3]XИсточник информации}
3
Найдите общие контакты. Очень выгодно иметь связи в компании. Воспользуйтесь такими социальными сетями, как LinkedIn и Facebook для того, чтобы выполнить поиск по ключевым словам, относящимся к данной компании. Если вы найдете какие-то контакты, то проверьте занимаемые должности. Вежливо попросите номер телефона или договоритесь о личной встрече. Попросите совет по поводу подачи заявления на стажировку.^{[4]XИсточник информации}
- Если вы пользуетесь LinkedIn, то вы сможете увидеть, кто из друзей ваших друзей работает в нужной организации. Не стесняйтесь просить их о том, чтобы они передали ваши контакты своим знакомым. Но при этом будьте тактичны и не обращайтесь к одному и тому же человеку несколько раз.
- Некоторые университеты открывают доступ к онлайн-базам данных выпускников. С помощью этих сайтов вы можете поискать тех людей, которые заняты на конкретной работе или занимают определенную должность. Те выпускники, которые предоставили свою контактную информацию, как правило, готовы получать электронные письма и/или телефонные звонки от студентов.^{[5]XИсточник информации}
- Во время разговора о компании необходимо упомянуть о том, что вы заинтересованы в стажировке. Расспрашивайте об организационной структуре компании, о рабочей обстановке, о целях и задачах бизнеса и так далее.
4
Определитесь, кто будет получателем вашего письма. Есть ли на брошюре с предложением о стажировке имя контактного лица? Если да, то используйте имя и адрес электронной почты этого человека. Если контактное лицо не указано, то позвоните в компанию и узнайте о том, кто занимается решением вопросов о стажировке. Если этим никто не занимается, то адресуйте свое электронное письмо начальнику отдела кадров предприятия. Если вы уже успели пообщаться с кем-то, кто уже работает в организации, то вы можете упомянуть об этом в начале своего электронного письма.
- Если вам не удалось найти имя какого-либо сотрудника, то адресуйте электронное письмо «Уважаемым господам или сотрудникам».
Вы же хотите, чтобы ваше электронное письмо выделялось из огромного объема почтовых сообщений? В таком случае лучше бы написать примерно так: «Иван Ветров: заявление на стажировку в компании Х». При необходимости используйте конкретную формулировку, которую требует работодатель.
Реклама

Часть 2

Часть 2 из 4:

Написание первого абзаца

Загрузить PDF

Обратитесь к получателю в соответствии с требованиями формально-делового стиля. Начните первую строку письма со слов «Уважаемый г-н / г-жа / Каменских» или «Здравствуйте, Антонина Павловна!» в зависимости от имени, должности и пола контактного лица. Не пишите «Привет, Марина» или просто «Привет». Начните с такого формального обращения, которое вы будете использовать в дальнейшем при написании письма.^{[6]XИсточник информации}
Сообщите получателю свое имя и статус (например, студент третьего курса, изучающий биологию в университете X). Укажите, как вы узнали о стажировке (нашли онлайн, прочли в газете или узнали от знакомых). Если у вас есть общие знакомые, то расскажите об этом как можно скорее. Например, вы могли бы написать «руководитель программы .../мой профессор/ и так далее... », затем указать точное место работы, должность и имя, «предложил мне связаться с вами».
Укажите предполагаемые даты начала и конца вашей стажировки; поясните, гибкий ли у вас график. Если вы готовы, например, посвятить стажировке весь период вашей практики в весеннем семестре, а также полные рабочие дни в течение лета, то поясните это. Укажите количество часов в неделю, в течение которых вы можете работать.
Вам нужна стажировка для учебы? Если вас это устраивает, то укажите, что вам нужна стажировка в первую очередь для получения опыта, и вы не требовательны к перечню должностных обязанностей и компенсации. Напишите о том, какие навыки вы надеетесь приобрести во время стажировки.
Упомяните нечто такое, чем (по вашему мнению) гордится компания. Избегайте упоминания каких-либо негативных новостей. Сохраняйте положительный тон письма. Например, вы могли бы написать: (название компании) имеет отличную репутацию, и я очень ценю вашу приверженность оказывать волонтерскую помощь бездомным животным.^{[7]XИсточник информации}
«Идеальный стажер — это тот, кто увлечен миссией компании. Начните письмо с указания конкретных вещей, которые вам понравились в деятельности организации. Затем напишите, что для вас будет честью получить возможность пройти стажировку именно там. А после в виде списка укажите, что вы можете предложить этой компании».
Реклама

Часть 3

Часть 3 из 4:

Написание второго абзаца

Загрузить PDF

1
Расскажите о своей квалификации и опыте. Расскажите в нескольких предложениях о курсовых проектах и предыдущем опыте работы, а также о наличии каких-либо важных для выполнения данной работы навыков. Продемонстрируйте, как ваши знания могут принести пользу организации. Добавьте информацию о рабочей и волонтерской деятельности, а также поясните, как приобретенный ранее опыт подготовил вас к прохождению стажировки. Подчеркните, каким образом вы сможете внести свой вклад в совершенствование и развитие организации. Ваш потенциальный работодатель должен поверить в то, что вы сможете справиться с поставленными задачами.^{[8]XИсточник информации}
- Описывайте свой трудовой опыт с помощью сильных выражений с глаголами. Вместо того, чтобы писать: «Я стажировался в отделе маркетинга в течение двух лет», — громко заявите о себе: «Будучи стажером в отделе маркетинга, я создавал оригинальный и свежий контент, разрабатывал электронные и печатные версии рекламных проспектов, а также развивал рынок сбыта с помощью социальных сетей для организации численностью пятьдесят человек».^{[9]XИсточник информации}
- Перечень навыков может включать в себя активность в социальных сетях, организацию мероприятий и множество других вещей.
2
Упомяните о своих академических и неакадемических успехах. Напишите о своих достижениях в учебе. Если вы выступали в роли лидера какой-то группы, то опишите свои обязанности и/или достижения. Вы возглавляли комитет или комиссию? Вы тренировали спортивную команду? Говорите об этом кратко, так чтобы не потерять внимание читателя.
- Вместо использования прилагательных для того, чтобы описать себя, воспользуйтесь конкретными примерами, которые продемонстрируют ваши качества. Например, вместо того, чтобы говорить: «Я — амбициозный студент», — напишите: «На протяжении всей учебы я был одним из лучших студентов на курсе».
Реклама

Часть 4

Часть 4 из 4:

Завершение электронного письма

Загрузить PDF

Обсудите, когда и как вы будете обращаться к работодателю для того, чтобы отслеживать статус вашего заявления. Оставьте свою контактную информацию: имя, адрес электронной почты, номер телефона и укажите время, когда вы бываете доступны. Вы могли бы написать: «Со мной можно связаться как по телефону, так и по электронной почте. Если вы не сможете связаться со мной, то я перезвоню вам (в следующий понедельник)».
Вежливо поблагодарите читателя за то время, которое он потратил на просмотр письма. Закончите письмо теплыми словами, такими как «с уважением». Если вы уже общались с этим человеком по телефону или лично, то вы можете использовать такое прощание, как «с наилучшими пожеланиями». Не используйте слово «спасибо» или просто «всего доброго» для завершения деловой переписки. Укажите имя и фамилию, например Иван Ветров, а не просто Иван.^{[10]XИсточник информации}
3
Подумайте о вложениях к письму. Не прикрепляйте свое резюме к незапрошенному адресатом электронному письму по поводу устройства на стажировку. Если компания не занимается активным поиском стажеров, то сотрудники могут не захотеть открывать вложения (особенно в том случае, если это противоречит их правилам информационной безопасности на рабочих местах). Если в рекламной брошюре просят прислать резюме, то приложите к письму документ в формате PDF (а не Word, где форматирование может быть потеряно/изменено во время открытия на другой операционной системе).
- Некоторые работодатели иногда предупреждают, что они не открывают вложения к электронным письмам. Если вы с этим столкнетесь, то добавьте в текст электронного письма свое сопроводительное письмо и резюме. Проследите, чтобы они были отделены друг от друга пробельными строками: так работодателю будет проще отличить каждый документ.
Если организация с вами не связалась, то отправьте письмо еще раз, а лучше — позвоните им. Вы могли бы написать: «Уважаемый г-н Каменски, меня зовут (имя), и я жду ответа на электронное письмо, которое я отправил вам на прошлой неделе, касательно (осенней) стажировки. Я был бы признателен за возможность обсудить этот вопрос. Спасибо. С уважением, Иван Ветров».^{[11]XИсточник информации}
Реклама

Советы

Прикрепление сопроводительного письма придает делу формальный вид, а сообщения в электронных письмах, как правило, имеют неформальный характер. Если вы решите прикрепить сопроводительное письмо, то ваше сообщение должно быть коротким, но вежливым; обращаясь к работодателю, поясните, кем вы являетесь, по какому вопросу обращаетесь, и сообщите о том, что к письму прилагаются ваше резюме и сопроводительное письмо. Подпишитесь своим именем и добавьте свою контактную информацию.^{[12]XИсточник информации}
Ваше электронное письмо не должно выглядеть так, будто его сгенерировали с помощью программы. Оформляйте по-разному каждое отправляемое письмо, таким образом, в компании будут знать, что вы не занимаетесь массовой рассылкой писем для того, чтобы устроиться на стажировку.