कैसे प्रूफ ऑफ एम्प्लॉयमेंट के लिए एक पत्र लिखें

एक प्रूफ ऑफ एम्प्लॉयमेंट का पत्र (अर्थात, एक एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र) एक औपचारिक पत्राचार होता है जिसे अक्सर अनुरोध करने वाली पार्टी को, एक कर्मचारी के एम्प्लॉयर द्वारा, कर्मचारी की वर्क हिस्ट्री को सत्यापित करने के उद्देश्य से, लिखा जाता है। एक एम्प्लॉयमेंट के वेरिफिकेशन पत्र की आवश्यकता प्रायः तब होती है जब कोई व्यक्ति ऋण के लिए आवेदन करता है, संपत्ति किराए पर लेने का प्रयास करता है, एक नई नौकरी के लिए आवेदन करता है, या उसके एम्प्लॉयमेंट हिस्ट्री को सत्यापित करने का कोई अन्य कारण हो। जब आप एक एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र लिखते हैं, तो आपको यह बताना चाहिए कि, आप कौन हैं, कर्मचारी की ड्यूटीज़ का सही सारांश प्रदान करें, और एम्प्लॉयमेंट की पुष्टि करें। यह सब प्रोफेशनल लेटरहेड पर किया जाना चाहिए और आपको अपनी कांटैक्ट-जानकारी के साथ-साथ अपना हस्ताक्षर करना भी सुनिश्चित करना चाहिए। एक पूर्ण और सटीक प्रूफ ऑफ एम्प्लॉयमेंट पत्र बनाने के दिशानिर्देशों के लिए नीचे दिए गए निर्देश पढ़ें।

विधि 1

विधि 1 का 2:

प्रूफ ऑफ एम्प्लॉयमेंट पत्र लिखने की तैयारी करना

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विचार करें कि आप प्रूफ ऑफ एम्प्लॉयमेंट पत्र क्यों लिखेंगे: आपके प्रूफ ऑफ एम्प्लॉयमेंट पत्र का कंटेन्ट और टोन इस पर निर्भर करेगा कि यह पत्र किसे भेजा जा रहा है। यदि आप एक वित्तीय संस्थान के लिए प्रूफ ऑफ एम्प्लॉयमेंट पत्र लिख रहे हैं, तो आप एक प्रोफेशनल टोन अपना सकते हैं और आपको वित्तीय जानकारी भी (जैसे कि वेतन, कमीशन, वेतन में वृद्धि और बोनस) शामिल करना पड़ सकता है। इसके विपरीत, यदि आप एक ऐसे कर्मचारी के लिए पत्र लिख रहे हैं जो नई नौकरियों के लिए आवेदन कर रहा हो, तो आपका पत्र का टोन अधिक फ्रेंडली हो सकता है और आप वित्तीय जानकारी छोड़ सकते हैं।
- अपने एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र के उद्देश्य और स्कोप को समझने से आपको एक ऐसे पत्र का मसौदा तैयार करने में मदद मिलेगी जो प्राप्तकर्ता की ज़रूरतों के सबसे अधिक अनुकूल होगा।
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इस बारे में सोचें कि प्रूफ ऑफ एम्प्लॉयमेंट पत्र किसको लिखना चाहिए: आम तौर पर, एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र, कर्मचारियों की ओर से एम्प्लॉयर द्वारा लिखे जाएंगे।^{[१]Xरिसर्च सोर्स}ऐसी स्थिति में, एक कर्मचारी आपसे, एम्प्लॉयर से, कांटैक्ट करके एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र की माँग करेगा। दूसरी ओर, एक कर्मचारी के लिए खुद ही एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र लिखना संभव हो सकता है। इस स्थिति में, आप, कर्मचारी के रूप में, स्वयं पत्र लिखेंगे और फिर अपने एम्प्लॉयर से हस्ताक्षर करने के लिए कहेंगे या उसे उनकी पसंद के अनुसार अडेप्ट (adapt) करने के लिए कहेंगे।^{[२]Xरिसर्च सोर्स} जब भी संभव हो, एम्प्लॉयर को कर्मचारी की ओर से पत्र लिखना चाहिए, न कि इसके उल्टा।
- यदि आप एक कर्मचारी के लिए पत्र लिखने वाले एम्प्लॉयर हैं, तो आप अपने स्पेसिफिकेशन्स के अनुरूप पत्र को कस्टमाइज़ कर पाएंगे और आप संदेश को नियंत्रित करने में सक्षम होंगे। इसके अलावा, एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र स्वयं लिखने से, एम्प्लॉयर के रूप में, आप पत्र को वास्तविकता और प्रामाणिकता प्रदान करेंगे। हालांकि, इन पत्रों को लिखने में समय लगता है और यही इसकी प्रमुख कमी होती है। एक एम्प्लॉयर के रूप में, आपके कार्यक्रमों में व्यस्त रहने की संभावना रहती है और इन पत्रों को लिखने में काफी समय लग सकता है। इसके साथ ही, एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र अक्सर छोटे और संक्षिप्त होते हैं, इसलिए आपको लिखने में अधिक समय की ज़रूरत नहीं पड़ती है, खासकर यदि आप पहले भी इस प्रक्रिया से गुजर चुके हों।
- यदि आप एक कर्मचारी हैं जो खुद के लिए पत्र लिख रहें हैं, तो आप यह बताने में सक्षम होंगे कि प्राप्तकर्ता को कौन सी जानकारी दी जानी है और आपको अपने एम्प्लॉयर को अपने विचारों को बताने में समय नहीं लगेगा। साथ ही, अपना खुद का पत्र लिखने से आपके एम्प्लॉयर को, ऐसे पत्र को लिखने के लिए लगने वाले समय के कारण होने वाले किसी भी दबाव को, कम किया जा सकता है (यानी, अपना खुद का पत्र लिखने से आपका बॉस खुश हो सकता है क्योंकि उसे आपके लिए यह काम नहीं करना पड़ेगा)। हालांकि, एक एम्प्लॉयर को हमेशा पत्र पर हस्ताक्षर करना होता है और हो सकता है कि जो कुछ भी आपने लिखा है वह उस पर हस्ताक्षर न करना चाहें। यदि ऐसा होता है, तो आपको पत्र को फिर से लिखने में और भी समय लगाना पड़ सकता है या आप एम्प्लॉयर को इसे लिखने के लिए मजबूर कर सकते हैं।
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आवश्यक जानकारी एकत्रित करें: एक बार जब आप समझ जाएं, कि आपका पत्र किसको जाएगा और किसे पत्र लिखना है, तो आपको एक पूर्ण एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र लिखने के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता होगी।
- यदि आप एम्प्लॉयर हैं, तो आपको कर्मचारी के साथ बातचीत करने की आवश्यकता होगी, कि वह पत्र में क्या चाहता है। इसमें इस बारे में जानकारी शामिल होगी कि पत्र किसके पास भेजा जाएगा, पत्र का उद्देश्य क्या है, किन स्पेसिफिक्स को शामिल करने की आवश्यकता है, और इसे कब भेजने की जरूरत है।
- यदि आप कर्मचारी हों और आप अपना पत्र स्वयं लिख रहे हों, तो आपके पास पत्र लिखने के लिए आवश्यक सारी जानकारी होगी, फिर भी आप पहले अपने एम्प्लॉयर से बात करके पूछ सकते हैं कि वह एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र में क्या लिखवाना चाहते हैं। इससे आपको अपने एम्प्लॉयर के स्पेसिफिकेशन्स के अनुसार पत्र लेखन सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी ताकि वह इस पर हस्ताक्षर कर दें।

विधि 2

विधि 2 का 2:

प्रूफ ऑफ एम्प्लॉयमेंट पत्र लिखना

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कंपनी के लेटरहेड का प्रयोग करें: जब आप एक एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र लिखना शुरू करते हैं, तो आप हमेशा कंपनी के आधिकारिक लेटरहेड का उपयोग करना चाहेंगे। यदि आप एम्प्लॉयर हैं, तो इसे आपके पास हमेशा उपलब्ध होना चाहिए; यदि आप कर्मचारी हैं, तो आपको अपने एम्प्लॉयर से पूछना चाहिए कि क्या आप उनके आधिकारिक लेटरहेड का उपयोग कर सकते हैं। आधिकारिक लेटरहेड का उपयोग, पत्र को वैध बनाएगा और आपके प्राप्तकर्ता को पत्र की सामग्री पर भरोसा दिलाने में मदद करेगा।
- यदि आपके पास आधिकारिक लेटरहेड उपलब्ध न हो, तो आप अपने पत्र पर हेडर बनाने के लिए कंप्यूटर का उपयोग कर सकते हैं। ऐसा करते समय, हेडर में एम्प्लॉयर की कंपनी का नाम, पता, फोन नंबर और ईमेल पता शामिल करना चाहिए। इस बारे में भी जानकारी प्रदान करनी चाहिए कि पत्र कौन लिख रहा है (और उसकी जॉब टाइटल) और किस तारीख को पत्र लिखा जा रहा है।
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पत्र को यथा-संभव व्यक्ति विशेष को संबोधित करें: यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम जानते हों, तो पत्र सीधे उसी को संबोधित करें। यदि आप नहीं जानते कि आपका पत्र कौन पढ़ेगा, तो उसे आम तौर पर संस्था को संबोधित करें, ध्यान दें और पत्र की अटेन्शन लाइन में यह भी लिखें कि पत्र किस बारे में है।
- उदाहरण के लिए, यदि आप उस व्यक्ति का पता और नाम जानते हैं जिसे आप पत्र भेज रहे हैं, तो उसे सीधे अपने हेडर के नीचे लिखें। हेडर के बाद "प्रिय [मिस्टर जॉन डो]"। उचित अभिवादन के साथ आगे लिखें।
- यदि आप नहीं जानते कि पत्र को किसे संबोधित करना है, तो इसे आम तौर पर उपयुक्त विभाग को भेजें, जिसमें अटेन्शन लाइन में यह बताया गया हो कि पत्र किस बारे में है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कर्मचारी को ऋण दिलाने के उद्देश्य से वित्तीय संस्थान को पत्र भेज रहे हों, तो आप वित्तीय संस्थान के स्थानीय शाखा कार्यालय को एक पत्र भेज सकते हैं जिसमें अटेन्शन लाइन में लिखा होगा, "ऋण प्राप्ति के उद्देश्य से [कर्मचारी] के लिए एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन"। उचित अभिवादन के साथ आगे बढ़ें जैसे कि "जिस किसी से भी संबन्धित हो"।
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बताएं कि आप कौन हैं: आपके एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र के पहले मुख्य पैराग्राफ में, आप बताएं कि आप कौन हैं और पत्र का उद्देश्य क्या है। कंपनी में आपका टाइटिल क्या है, उसे पत्र में शामिल करें, साथ ही आप कितने समय से काम कर रहें हैं, और आप कितने समय से कर्मचारी को, जिसके बारे में आप पत्र लिख रहे हैं, जानते हैं। भले ही आप कर्मचारी हों जो खुद ही पत्र लिख रहा हो, फिर भी आप पत्र ऐसे पत्र लिखेंगे जैसे कि यह आपके एम्प्लॉयर की तरफ से लिखा जा रहा है क्योंकि वह ही इस पर हस्ताक्षर करेंगे।
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "मेरा नाम बॉब जोन्स है और मैं एबीसी कार्पोरेशन में सेल्स और मार्केटिंग का सीनियर वाइस-प्रेसिडेंट हूं। मैं 12 साल से एबीसी कार्पोरेशन में काम कर रहा हूं और सात साल से इस कर्मचारी को जानता हूं। मैं पिछले तीन वर्षों से और वर्तमान में भी, कर्मचारी का डाइरैक्ट सुपरवाइजर हूं।"
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एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन प्रदान करें: अगला मुख्य पैराग्राफ आपकी कंपनी में कर्मचारी के एम्प्लॉयमेंट को समराइज़ करेगा। इसमें कर्मचारी के एम्प्लॉयमेंट की तारीख, कंपनी में उसका टाइटिल, नौकरी अस्थायी या स्थायी है, और क्या कर्मचारी अभी भी वहां काम करता है शामिल होगा। यदि आवश्यक हो तो इस पैराग्राफ में कर्मचारी की वित्तीय जानकारी भी शामिल करें।
- उदाहरण के लिए, एक स्वीकार्य पैराग्राफ में यह लिखा हो सकता है: "यह पत्र का उद्देश्य कर्मचारी के एम्प्लॉयमेंट की पुष्टि करना है। कर्मचारी ने 7 सितंबर, 20०३ से सात वर्षों तक एबीसी कार्पोरेशन के लिए काम किया है। कर्मचारी एसोसिएट सेल्स-डाइरेक्टर के पद पर है, जो एबीसी कार्पोरेशन में एक स्थायी पद है। कर्मचारी अभी भी, 7 जनवरी, 2011 को, एबीसी कार्पोरेशन में एक एसोसिएट सेल्स-डाइरेक्टर के रूप में काम कर रहा है।"
- एक और उदाहरण इस तरह हो सकता है: "यह पत्र इस बात की पुष्टि करता है कि कर्मचारी ने सात साल तक एबीसी कार्पोरेशन के लिए काम किया। कर्मचारी ने 7 सितंबर, 2003 से 7 जनवरी, 2011 तक एबीसी कार्पोरेशन में काम किया। कर्मचारी का टाइटिल एसोसिएट सेल्स-डाइरेक्टर था जब वह एबीसी कार्पोरेशन में कार्यरत था। कर्मचारी ने एबीसी कार्पोरेशन के साथ सभी सात वर्षों में फुलटाइम कार्य किया था और उसे ₹40,50,000 का वार्षिक वेतन दिया गया।"
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कर्मचारी की ड्यूटीज़ को समराइज़ करें: यह पैराग्राफ आपके संगठन में कर्मचारी के ड्यूटीज़ का वर्णन करेगा। यदि आप किसी अन्य नौकरी के लिए आवेदन करने वाले कर्मचारी के लिए एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र लिख रहे हों, तो यह जानकारी बहुत उपयोगी होगी। हालांकि एक एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र, लेटर ऑफ रिकामेनडेशन नहीं होता है, परंतु कर्मचारी के बारे में यदि आपके पास कोई पॉज़िटिव फीड-बैक है तो उसे शामिल करने में कोई परेशानी नहीं होनी चाहिए। यह एम्प्लॉयर के रूप में आपकी प्रतिष्ठा को बढ़ाने में मदद करेगा और आपके कर्मचारी को नई नौकरी खोजने, संपत्ति या ऋण को प्राप्त करने में मदद करेगा।
- इस पैराग्राफ को लिखने का एक संभावित तरीका यह होगा: "एबीसी कार्पोरेशन के साथ कर्मचारी की ड्यूटीज़ में निम्नलिखित शामिल थे: कर्मचारी कैलिफोर्निया के सैन-फ्रांसिस्को क्षेत्र में रेडिएटर बेचने के लिए जिम्मेदार था। कर्मचारी ने प्रबंधकीय पद संभाला और सात से नौ लोगों की सेल्स-टीम को प्रेरित करने के लिए जिम्मेदार था। कस्टमर सैटिस्फैक्शन सुनिश्चित करना, ग्राहकों के शिकायतों का निपटान करना, और बिक्री की प्रगति के बारे में कॉर्पोरेट मुख्यालय को तिमाही रिपोर्ट भेजना उसकी ज़िम्मेदारी थी।"
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कर्मचारी के बारे में संवेदनशील या अवैध जानकारी साझा न करें: अधिकांश राज्यों में कुछ ऐसे नियम होते हैं जो संभावित एम्प्लॉयर्स के लिए एम्प्लॉयमेंट संदर्भों और अन्य बयानों में क्या कह सकते हैं या नहीं कह सकते हैं, को रेगुलेट करते हैं।^{[३]Xरिसर्च सोर्स} कुछ राज्य, आपको केवल उस कर्मचारी की सहमति से ही, उसके बारे में जानकारी प्रदान करने की अनुमति देते हैं।^{[४]Xरिसर्च सोर्स} अन्य राज्य एक एम्प्लॉयर को किसी कर्मचारी के बारे में लगभग कुछ भी प्रकट करने की तभी तक अनुमति देते हैं जब तक वे ईमानदारी और अच्छे विश्वास के साथ स्टेटमेंट दे रहे होते हैं।^{[५]Xरिसर्च सोर्स} किसी भी संवेदनशील जानकारी को प्रकट करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप अपने राज्य के कानूनों का पालन कर रहे हैं। शुरू करने के लिए आप यहाँ देख सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, अलास्का एक एम्प्लॉयर को नौकरी में परफ़ोर्मेंस के बारे में जानकारी प्रकट करने की अनुमति देता है, और एम्प्लॉयर उन स्टेटमेंट्स के लिए उत्तरदायी नहीं होगा जब तक एम्प्लॉयर जानबूझकर झूठी या भ्रामक जानकारी नहीं दे रहा है, या जानकारी जो कर्मचारी के नागरिक अधिकारों का उल्लंघन करती है।^{[६]Xरिसर्च सोर्स}
- एक और उदाहरण कनेक्टिकट (Connecticut) का है, जहां एक एम्प्लॉयर को किसी भी सत्य स्टेटमेंट ऑफ फ़ैक्ट को प्रकट करने की अनुमति है।^{[७]Xरिसर्च सोर्स}
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प्राप्तकर्ता को अपनी कांटैक्ट-जानकारी दें: आपके एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन पत्र के अंतिम पैराग्राफ में आपकी (एम्प्लॉयर की) कांटैक्ट-जानकारी शामिल होनी चाहिए। इस जानकारी को इसलिए शामिल करना आवश्यक है, कि यदि आपके पत्र के प्राप्तकर्ता के पास कोई फॉलो-अप प्रश्न या चिंता हो तो वह आपसे संपर्क कर सके। यह बताना सुनिश्चित करें, कि जानकारी प्राप्त करने के लिए प्राप्तकर्ता द्वारा कांटैक्ट करना उचित है।
- उदाहरण के लिए, आपका कांटैक्ट पैराग्राफ इस तरह लिखा जा सकता है: "यदि आपके पास कोई प्रश्न हो या आपको और अधिक जानकारी की आवश्यकता हो, तो कृपया मुझसे (+91) 1860-000-1234 या [email protected] पर कांटैक्ट करने में संकोच न करें।" ^{[८]Xरिसर्च सोर्स}
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पत्र पर हस्ताक्षर करें और भेजें: जब आप अपना पत्र पूरा कर लें, तो आप अंत में उस पर हस्ताक्षर करें, और या तो इसे अपने कर्मचारी को देंगे या फिर इसे प्राप्तकर्ता को स्वयं भेजेंगे।
- "सिन्स्यरली," या "बेस्ट" लिखकर अपना पत्र समाप्त करें।
- पत्र पर हस्ताक्षर करते समय, हमेशा अपने आधिकारिक हस्ताक्षर और जॉब-टाइटिल का उपयोग करें।
- आधिकारिक मुहर या वेरिफिकेशन शामिल करें, जो आपकी कंपनी आमतौर पर इस प्रकार के पत्रों के लिए उपयोग करती है।

सलाह

कुछ वीजा या ग्रीन कार्ड के आवेदनों की यह आवश्यकता हो सकती है कि आप बताएं कि वीसा या ग्रीन कार्ड दिए जाने की स्थिति में, कर्मचारी कौन सी पोजीशन संभालेगा। आपको वीज़ा आवेदक के एम्प्लॉयमेंट के महत्व के बारे में अधिक जानकारी देने की आवश्यकता हो सकती है।
कुछ कंपनियों में एम्प्लॉयमेंट वेरिफिकेशन करने के लिए निर्दिष्ट लोग होते हैं, और अन्य के पास विशेष प्रारूप होते हैं जिनका उपयोग, आपको पत्र लिखते समय करना होता है। यदि इस बारे में आप आश्वस्त न हों, तो अपने मानव संसाधन विभाग से पूछें।
कुछ एम्प्लॉयर्स, कर्मचारी को ही पत्र तैयार करने के लिए कह देते हैं, जिसे बाद में एम्प्लॉयर द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है। यदि आप ऐसा करते हैं, तो हस्ताक्षर करने से पहले, पत्र को अच्छी तरह से पढ़ना सुनिश्चित करें।

चेतावनी

यदि आपका कर्मचारी अनुरोध करे, केवल तभी उसकी वित्तीय जानकारी शामिल करें।^{[९]Xरिसर्च सोर्स} यदि आप कर्मचारी हों और स्वयं अपने लिए पत्र लिख रहे हों, तो जितनी भी जानकारी देना आप जरूरी समझते हों, उतनी जानकारी शामिल कर सकते हैं।
अपने कर्मचारी के बारे में कोई व्यक्तिगत जानकारी शामिल न करें जब तक कि वह आपको ऐसा करने के लिए अधिकृत नहीं करता/करती है।^{[१०]Xरिसर्च सोर्स}
यदि वेरिफिकेशन पत्र का अनुरोध करने वाला कर्मचारी अब आपके साथ काम नहीं कर रहा हो, तो उसके नौकरी छोड़ने का कोई कारण न दें, भले ही यह सौहार्दपूर्ण रहा हो।^{[११]Xरिसर्च सोर्स}