كيفية كتابة خطاب إثبات وظيفي

تنزيل المقال

تنزيل المقال

خطاب إثبات الوظيفة (خطاب التحقق من موقف الموظف) هو مراسلة رسمية تُكتب عادًة بواسطة صاحب العمل للطرف الطالب من أجل تأكيد تاريخ عمل الموظف. يُطلب خطاب إثبات الوظيفة في أغلب الأحيان عندما يريد العامل طلب قرض أو تأجير ملكية أو التقدم لوظيفة جديدة أو أي غرض آخر لإثبات تاريخ العمل. يجب أن توضح هويتك عندما تريد كتابة خطاب إثبات الوظيفة وتقدم ملخصًا وافيًا لمتطلبات عملك وتثبت أنك على قوة العمل. يجب أن يكون هذا كله مُلحقًا في خطاب مهني يحتوي على وسائل الاتصال الخاصة بك وتوقيعك. اقرأ التعليمات في الأسفل حتى تتعلم طريقة كتابة خطاب دقيق ووافي لإثبات التوظيف.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 2:

الإعداد لكتابة خطاب إثبات الوظيفة

تنزيل المقال

1. 
   1
   اذكر الغرض الذي تكتب لأجله هذا الخطاب. يعتمد المحتوى والأسلوب على الجهة التي سوف تقدم لها خطاب إثبات الوظيفة. يجب أن تستخدم طريقة أكثر احترافية وترفق معلومات عن الأمور المالية إذا كان خطاب إثبات الوظيفة مُقدمًا لأغراض مالية، مثل: المرتبات أو زيادة الحوافز والراتب الإضافي. يجب أن يكون أسلوبك أكثر ودًا وتتجنب الأمور المالية إذا كنت تكتب الخطاب لموظف مُقبل على وظيفة جديدة.

   • يساعد فهم غرض وإطار خطاب إثبات الوظيفة على انتقاء المعلومات الواردة في الخطاب، بحيث تكون أكثر ملائمة لاحتياجات المستفيد.
2. 
   2
   فكر في أمر الشخص الذي سيكتب خطاب إثبات الوظيفة. يُكتب الخطاب في الوضع الطبيعي بواسطة صاحب جهة العمل التي يعمل لديها الموظف. سيتصل الموظف بك وبصاحب العمل في هذه الحالة لطلب خطاب إثبات الوظيفة لأجل غرض معين، وعلى الجانب الآخر يمكن للموظف كتابة خطاب إثبات الوظيفة بنفسه. ستكتب أنت والموظف الخطاب بأنفسكم في هذه الحالة ثم تطلبوا من صاحب العمل أن يضع توقيعه أو يصدق على الخطاب. يجب أن يقوم صاحب العمل بكتابة الخطاب نيابة عن الموظف كلما كان ذلك ممكنًا وليس العكس.

   • يمكن أن توفق الخطاب طبقًا لمعاييرك وأن تتحكم بالرسالة إذا كنت صاحب عمل يكتب الخطاب للموظف. كتابتك للخطاب بصفتك صاحب العمل يعطي الخطاب مصداقية أيضًا. أكبر تحدي سوف يواجهك هو الوقت الذي تكرسه لكتابة هذه الخطابات، حيث يمكن أن تصبح كتابتك لمثل هذه الخطابات مضيعًة للوقت إذا كنت صاحب عمل بسبب جدولك الزمني المشغول، ولهذا السبب فإن خطاب إثبات الوظيفة يكون قصيرًا ومختصرًا حتى لا تضطر لقضاء وقت طويل في كتابة الخطاب.
   • ستتمكن من تحديد المعلومات اللازمة التي يحتاجها مُستقبل الخطاب إذا كنت الموظف صاحب الخطاب، وذلك دون الحاجة للتردد على صاحب العمل وإملاء أفكارك عليه. كتابة خطابك الخاص أيضًا يمكن أن يقلل الضغط الواقع على صاحب العمل بشأن الوقت المُخصص لكتابة الخطاب بنفسه (كتابة خطابك بنفسك سيجعل رئيسك في العمل سعيدًا لأنه لم يضطر لكتابته لك). سيضطر صاحب العمل لتوقيع الخطاب بنفسه وربما لا يرغب في التوقيع على خطاب لم يكتبه بيده. ستضطر لقضاء وقت أكثر في إعادة كتابة الخطاب مرة تلو الاخرى في هذه الحالة أو تطالب صاحب العمل بكتابته لك.
3. 
   3
   جمع المعلومات المطلوبة. ستحتاج لتجميع المعلومات الضرورية لإكمال خطاب إثبات الوظيفة بمجرد علمك بالجهة المُستقبلة والشخص الذي سيكتب الخطاب.

   • اعقد محادثة مع الموظف عن الغرض وراء الخطاب إذا كنت صاحب العمل. هذا قد يشمل معلومات عن الجهة التي ستستقبل الخطاب وغرض الخطاب والمواصفات التي سيحتاج لتضمينها وميعاد إرسال الخطاب.
   • ستكون معك كل المعلومات التي تحتاجها لكتابة الخطاب إذا كنت الموظف وتكتب خطابك الخاص، ربما ستحتاج للحديث في البداية مع صاحب العمل وسؤاله عما يتوقعه من خطاب إثبات الوظيفة أولًا. هذا قد يساعد في التأكد من كتابتك للخطاب وفقًا للمعايير التي يريدها صاحب العمل لذلك سوف تحصل على توقيعه عليه.

جزء 2

جزء 2 من 2:

كتابة خطاب إثبات الوظيفة

تنزيل المقال

1. 
   1
   استخدم صيغة خطاب الشركة. ستحتاج دائمًا لاستخدام الصيغة الرسمية لخطاب الشركة عندما تبدأ في كتابة خطاب إثبات الوظيفة. يفترض أنك على دراية بهذه الصيغة، إذا كنت صاحب عمل، ولكن إذا كنت موظفًا يجب أن تسأل صاحب العمل عن إمكانية استخدام خطابهم الرسمي. استخدام الصيغة الرسمية في الخطاب سيعطيه الصفة القانونية وسيساعد المُستقبل على الثقة في محتوى الخطاب.

   • يمكنك الاستعانة بالكمبيوتر لكتابة مقدمة خطابك إذا لم تتوافر لك مقدمة خطاب رسمية. يجب أن تتضمن المقدمة الاسم والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني الخاصين بالشركة كما يجب أن تكتب المعلومات حول هوية كاتب الخطاب (والمسمى الوظيفي) وتاريخ كتابة الخطاب.
2. 
   2
   أرسل الخطاب بشكل شخصي قدر الإمكان. أرسل الخطاب بشكل مباشر للمُستقبل إذا كنت تعرف هويته. خاطب المؤسسة بشكل عام إذا لم تكن تعرف الشخص الذي سيقوم بقراءة الخطاب مع كتابة سطر ملاحظة لتفسير غرض الخطاب.

   • اكتب على سبيل المثال: اسم وعنوان الشخص الذي سترسل له الخطاب تحت المقدمة مباشرة إذا كنت تعرفهم. أتبِع هذا بالتحية المناسبة مثل "عزيزي [الأستاذ/ .... .....]."
   • أرسل الخطاب للإدارة العامة المختصة وألحقه بسطر ملاحظة تفسر فيها طبيعة الخطاب إذا لم تكن تعلم عنوان الشخص المُستقبل. على سبيل المثال، إذا كنت سترسل الخطاب لجهة مالية من أجل حصول أحد الموظفين على قرض ربما ستحتاج لإرسال الخطاب للمكتب المحلي للمؤسسة المالية مع سطر ملاحظة يقول "خطاب إثبات وظيفة خاص بـ [اسم الموظف] من أجل الحصول على منحة تأمين"، ثم اتبع الأمر بالتحية المناسبة مثل "لمن يهمه الأمر".
3. 
   3
   وضح هويتك. تحتاج لتوضيح هويتك وغرض الخطاب في النصف الأول من موضوع خطاب إثبات الوظيفة. عليك أن تُضمن المسمى الوظيفي الخاص بك في الشركة ومدة العمل التي قضيتها هناك ومدة معرفتك بالموظف الذي سوف تكتب الخطاب لأجله. سوف تحتاج لكتابة الخطاب بصيغة صاحب العمل حتى لو كنت موظفًا تكتب الخطاب بنفسك إذا كان الخطاب سيُوقع بواسطة صاحب العمل.

   • يمكنك كتابة الآتي على سبيل المثال: "اسمي .... .... وأنا نائب رئيس قسم المبيعات والتسويق في شركة ABC وقد مكثت في العمل لدى الشركة لمدة 12 عام وعرفت فيها الموظف صاحب الشأن لمدة سبع سنين، وأعمل حاليًا كمشرف مباشر على الموظف وذلك منذ حوالي ثلاث سنوات."
4. 
   4
   وفر إثباتًا وظيفيًا. سوف تخلص الفقرة التالية من الموضوع الوضع الوظيفي للموظف مع الشركة بحيث تشمل تواريخ الموظف في الوظيفة ومنصبه في الشركة وإذا ما كانت الوظيفة دائمة أو مؤقتة وإذا ما كان الموظف لا يزال يعمل هناك. يجب أن تشمل هذه الفقرة أوضاع الموظف المالية إذا كانت ضرورية.

   • على سبيل المثال يمكن كتابة: "هذا الخطاب لتأكيد الوضع الوظيفي للموظف حيث عمل لدى شركة ABC لمدة سبع سنوات بدأت في السابع من سبتمير 2003، عمل خلال هذه المدة كمدير إدارة المبيعات وهو منصب دام هنا في شركة ABC وسيظل العامل في هذه الوظيفة في شركة ABC حتى السابع من يناير 2011."
   • سوف يبدو نموذج آخر مثل ذلك: "هذا الخطاب لتأكيد أن الموظف عمل لشركة ABC لمدة سبع سنوات حيث عمل الموظف لدى الشركة من 7 سبتمبر 2003 حتى السابع من يناير 2011، وكان يعمل كمدير لإدارة المبيعات أثناء عمله لدى الشركة بشكل كامل لمدة السبع سنوات التي قضاهم لدى الشركة وكان راتبه السنوي يساوي 60000 جنيه."
5. 
   5
   لخص مهام الموظف. سوف تصف هذه الفقرة واجبات الموظف في المؤسسة وستساعد المعلومات بشكل أكبر عندما تكتب خطاب إثبات الوظيفة لموظف مُقبل على وظيفة أخرى. لا يضر أبدًا إذا ألحقت أي انطباع إيجابي عن الموظف، لأن خطاب إثبات الوظيفة ليس بخطاب ترشيح وسوف يساعد هذا في تحسين سيرتك كصاحب عمل ويساعد الموظف في رحلة البحث عن وظيفة جديدة أو إيجار أو قرض.

   • هذه طريقة محتملة لكتابة تلك الفقرة: "واجبات الموظف مع شركة ABC تتضمن الآتي: الموظف كان مسئولًا عن عمليات البيع والتسويق الخاصة بالشركة في مدينة الإسكندرية، وكان في موضع رئيسي ومسئولًا عن تحفيز فريق مبيعات مكون من 7 إلى 9 أشخاص. الموظف كان مسئولًا عن إرضاء المستهلك والتعامل مع شكاوي العميل وكان يرسل تقارير بصورة موسمية (كل ثلاثة شهور) لإخبار الرؤساء عن حركة المبيعات."
6. 
   6
   تجنب مشاركة المعلومات الحساسة أو غير القانونية عن الموظف. تمتلك معظم الجهات الإدارية بعض القوانين التي تتضمن ما يجب قوله وما لا يجب في مراجع التعيين والجمل الأخرى لأجل صاحب العمل المحتمل. تسمح لك بعض الجهات بتزويد المعلومات عن الموظف فقط عند موافقته على ذلك، بينما تسمح قوانين عمل في بعض البلدان لصاحب العمل بإفشاء أي معلومة عن الموظف، طالما كان أمينًا في طرح المعلومة ويكتبها بإخلاص شديد. تأكد من إطلاعك على القوانين المنظمة قبل إفشاء أية معلومات حساسة. يمكنك البدء بالإطلاع عليها هنا.

   • تسمح بعض القوانين على سبيل المثال تسمح لصاحب العمل بإفشاء المعلومات عن الأداء الوظيفي وصاحب العمل سيكون في حصانة تعفيه من المسؤولية عن هذه الجمل إلا إذا عُلم أن صاحب العمل يرسل معلومات خاطئة أو مضللة أو معلومات تنتهك حقوق الموظف المدنية.
   • مثال آخر، تسمح بعض القوانين لصاحب الوظيفة بإفشاء الحقائق المثبتة.
7. 
   7
   أعط المُستقبل معلومات التواصل الخاصة بك. يجب أن تحتوي آخر فقرة في خطاب إثبات الوظيفة على معلومات التواصل الخاصة بصاحب العمل. تضمين هذه المعلومات ضروري في حالة أن مُستقبل الخطاب لديه أي رغبة في معرفة المزيد من المعلومات أو تحفظات لاحقة. تأكد أن المنطقة التابع لها لا تمتلك أي مشكلة في تواصل المُستقبل معك.

   • يمكن أن ينص الخطاب على سبيل المثال عما يلي: "أرجوك لا تخجل من التواصل معي على رقم ***** أو على البريد الخاص إذا كنت تملك أي سؤال أو تريد معلومات إضافية."
8. 
   8
   وقع الخطاب وأرسله. اكتب خاتمة وقم بتوقيع الخطاب بمجرد الانتهاء من الخطاب وأعطه إلى الموظف أو أرسله لمُستقبل الخطاب بنفسك.

   • أنهِ خطابك بكلمة "مع خالص الشكر" أو "أفضل التمنيات".
   • وقع دائمًا الخطاب باستخدام التوقيع الرسمي أو المسمى الوظيفي.
   • أضف الطوابع البريدية الرسمية أو العلامات التي تستخدمها شركتك عادًة في هذا النوع من الخطابات.

أفكار مفيدة

• تحتاج بعض طلبات الحصول على فيزا من البنك كتابة الوظيفة التي يشغلها الموظف حتى يتم منح الموظف الفيزا أو البطاقة الخضراء (الجرين كارد)، وربما ستحتاج لتفاصيل أكثر عن أهمية عمل الموظف طالب الفيزا.
• تمتلك بعض الشركات أفراد مختصين بكتابة خطابات إثبات الوظيفة والبعض الآخر يمتلك صيغ ثابتة يجب أن تتبعها. تابع مع إدارة الموارد البشرية إذا لم تكن متأكدًا.
• يطلب بعض أصحاب العمل من الموظف عمل الخطاب الذي سيوقعوه لاحقُا. تأكد من قراءة الخطاب بعناية إذا طلبت مثل ذلك.

تحذيرات

• ضمن المعلومات المالية إذا طلب الموظف ذلك منك. يمكنك أن تكتب المعلومات التي تراها مهمة إذا كنت أنت الموظف صاحب الشأن.
• لا تُضمن معلومات شخصية عن الموظف إلا إذا طلب منك فعل الأمر.
• إذا طلب موظف ما خطاب إثبات وظيفة ولكنه لم يعد يعمل معك فلا توضح سبب مغادرته للعمل حتى لو بدا الأمر سلميًا.