재직 증명서 작성하는 법

재직증명서는 공식적인 서신으로 고용인이 요청하는 당사자에게 근무자의 재직을 확인하기 위해 보내는 것이다. 재직 증명서는 대출을 신청하거나 집을 빌릴 때 혹은 새로운 직장으로 이직할 때 등 다양한 이유로 근무자의 재직을 증명하기 위해 요구된다. 재직 증명서를 작성할 때는 본인의 정보, 근무자의 대한 간단한 요약, 그리고 재직 확인을 작성하며 공적인 레터헤드 (편지지의 윗부분에 인쇄된 개인, 회사, 단체의 이름과 주소)가 있어야 하며 작성자의 연락처와 사인이 함께 들어가야 한다. 아래 작성법을 읽고 정확하고 전문적인 재직 증명서를 작성해보자.

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재직 증명서 작성 준비하기

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재직 증명서를 작성하는 이유를 고려한다. 수신자에 따라 재직 증명서의 내용과 어투가 달라질 수 있다. 금융 회사로 보내야 한다면 전문적이고 공식적인 어투로 작성하며 재직자의 연봉, 인센티브, 보너스 등과 같은 급여 관련 정보를 함께 기입해야 할 수도 있다. 반대로 이직을 위한 재직 증명서라면 타 기업으로 보내는 서신이기 때문에 좀 더 친근한 어투를 사용할 수 있으며 위와 같은 급여 정보는 빼야 한다.
- 재직 증명서의 목적과 쓰임을 이해하는 것이 가장 수신자의 요구에 맞게 잘 작성할 수 있도록 도움이 된다.
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재직 증명서의 작성자에 관해 생각해본다. 일반적으로 재직 증명서는 근무자가 아닌 고용인이 작성한다. ^{[1]X출처 검색하기} 이 때는 재직자가 특정한 사유로 재직 증명서가 필요하다고 요청할 것이다. 반대로 스스로 재직 증명서를 쓸 때도 있는데 스스로 작성한 후 상관이 용도 및 상황에 맞추어 조정하고 사인할 수 있다. ^{[2]X출처 검색하기} 가능하다면 재직자가 아닌 상관 및 고용인이 재직 증명서를 작성하는 것이 그 반대의 경우보다 좋다.
- 재직자를 위해 재직 증명서를 작성해야 하는 고용인이라면 본인의 규격대로 증명서를 만들어 전달하고자 하는 내용을 조절할 수 있다. 또한 고용인이 재직 증명서를 작성하는 것이 증명서가 진본 임을 증명하기에도 적합하다. 하지만 문제는 재직 증명서를 작성하는 데 걸리는 시간이며, 대부분의 고용인이 많은 스케줄로 바쁘기 때문에 시간이 오래 걸릴 수도 있는 재직 증명서의 작성을 꺼리기도 한다. 이런 경우라면 재직 증명서를 짧고 간결하여 작성하여 시간을 너무 낭비하지 않고, 특히 과거에도 재직 증명서를 작성해 본 경험이 있다면 손쉽게 작성할 수 있다.
- 만약 스스로 재직 증명서를 작성하는 재직자의 입장이라면 상관이나 고용인으로부터 재직 증명서에 들어가야할 내용이나 정보를 받아 적으면 본인이 스스로 내용을 생각하고 작성하는데 너무 많은 시간을 쓰지 않아도 된다. 또한 스스로 재직 증명서를 작성하는 것이 고용인의 부담을 덜어주고 상관의 일을 대신 해주는 격이 되어 좋아한다. 하지만 고용인이 재직 증명서에 사인을 해야하며 간혹 재직자가 작성한 문서에 사인하는 것을 거부하는 고용인도 있으니 주의한다. 만약 이 경우에 해당된다면 다시 작성하고 수정하는데 시간을 더욱 쓰거나 고용인에게 작성을 부탁해야 한다.
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재직 증명서에 필요한 정보를 모은다. 재직 증명서의 수신자를 파악하고 작성자가 정해졌다면 재직 증명서에 포함되어야 할 정보를 모아야 한다.
- 고용인이라면 재직자에게 어떤 내용을 중심으로 작성하길 원하는지 물어본다. 재직 증명서의 수신자와 목적 그리고 포함되어야 할 정보 및 보내는 날짜 등을 묻는다.
- 스스로 재직 증명서를 작성하는 피고용인이라면 재직 증명서 작성에 필요한 모든 정보가 있어야 하며, 상관에게 어떤 정보가 재직 증명서로 전달이 되어야 하는지 조언을 구해보는 것도 좋다. 이렇게 하면 본인이 스스로 작성한 재직 증명서에 상관이나 고용인의 사인을 받는 일이 더욱 수월해진다.
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재직증명서 작성하기

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회사 레터헤드를 사용한다. 재직 증명서를 작성할 때는 항상 공식적인 레터헤드를 사용하여 작성해야 한다. 고용인이라면 레터헤드를 사용하는 것에 익숙할 것이며, 재직자라면 상관에서 요청하여 공식적인 레터헤드를 사용해도 될지 묻는다. 공식적인 레터 헤드를 사용하는 것은 서신을 합법화 하며 수신자가 서신의 내용을 신뢰할 수 있도록 한다.
- 사용 가능한 레터헤드가 없다면 컴퓨터로 레터 헤드를 만들 수 있다. 이 때는 회사 이름, 주소, 전화 번호 및 이메일 주소를 기입해야 하며 수신자 (직책 포함) 및 서신 작성 날짜도 잊지 않는다.
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가능한 특별하게 서신을 작성한다. 수신자의 성명을 알고 있다면 직접 그 사람에게 서신이 갈 수 있도록 성명을 표기한다. 수신자 및 서신을 읽을 사람에 대한 정보가 없다면 일반적인 기관으로 보내는 서신이라고 생각하고 어텐션 라인 (상용문 등에서 특정 수신인을 적는 행)에서 서신이 무엇에 대한 것인지 밝힌다.
- 예를 들면 수신자의 성명과 주소를 할 때 헤딩 바로 밑에서 "[OOO] 님께"와 같이 그 사람의 성명으로 시작하여 작성해 나간다.
- 만약 수신자에 대한 정보가 없다면 적합한 부서로 보내고 어텐션 라인 (상용문 등에서 특정 수신인을 적는 행)에서 서신이 무엇에 대한 것인지 밝힌다. 예를 들면 대출을 위해 재직 증명서를 금융 기관으로 보낼 때, 해당 금융 기관의 영업점으로 보내며 "[OOO]의 대출 심사 서류를 위한 재직증명서." 시작하고 "관계자 제위에게" 라고 인사말을 적는다.
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작성자에 대해 밝힌다. 첫 문단에서 작성자가 누구인지, 그리고 재직 증명서의 목적이 무엇인지 밝힌다. 회사 내 본인의 직함과 일한 기간 그리고 재직자를 알고 지낸 기간을 기입한다. 재직자 스스로 작성하는 경우에도 사인을 받는 상관이나 고용인이 쓴 것처럼 작성한다.
- 예를 들면 다음과 같다. "제 이름은 OOO이며 ABC 기업 내 영업 마케팅부 상무입니다. 저는 ABC 기업에서 12년간 일해오고 있으며 피고용인과 몇 년간 함께 근무하고 있습니다. 3년 전부터 피고용인의 직속 상관으로 있습니다."
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재직 증명을 한다. 다음 문단은 피고용인의 재직 상황을 간략하게 요약한다. 고용 날짜, 직책, 고용 형태 (계약직, 정규직 등), 현재 근무 유무 등을 적는다. 필요한 경우 이 문단에서 피고용인의 급여 관련 정보를 적기도 한다.
- 예를 들면 다음과 같다. "이 서신은 피고용인의 재직을 증명하기 위한 것입니다. 피고용인은 2009년 7월부터 ABC 기업에서 7년간 근무하고 있으며 현재 영업팀 과장으로 근무 중입니다."
- 또 다른 예시도 참고한다. "이 서신은 피고용인의 재직을 증명하기 위한 것입니다. 피고용인은 2003년 7월부터 ABC 기업에서 7년간 근무하였습니다. 7년간 영업팀 과장으로 근무 하였고 연봉은 6,500 만원이었습니다."
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재직자의 직책 및 직무에 대해 서술한다. 이 문단은 회사 내 재직자의 직책을 요약하여 기입하는 곳으로 이직을 위한 재직 증명서라면 이 문단이 중요한 역할을 한다. 재직 증명서가 비록 추천서는 아니지만 재직자에 대해 긍정적인 서술을 하여 나쁠 것이 없다. 고용인으로써 평판에도 좋은 영향을 끼칠 것이며 재직자의 대출, 이직, 하우징 등에 도움이 될 수 있다.
- 이 문단의 예는 다음과 같다. "ABC 기업 내 재직자의 직책은 다음과 같습니다. 캘리포니아 샌프란시스코 지역에서 라디에이터 판매에 책임을 지고 관리직에 있으며 7-9명의 영업 직원들을 이끌었습니다. 또한 고객 만족 및 고객 대응 직무를 맡아 분기별 보고를 통해 본사와 영업 진행 및 성과에 대해 협조하였습니다."
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재직자에 관한 민감하고 불법적인 정보를 서술하지 않는다. 대부분의 주는 장례의 고용주에게 전달되는 추천서 및 기타 서신에 서술이 가능한 정보와 가능하지 않은 정보에 대한 규제법이 있다. ^{[3]X출처 검색하기} 어떤 주들은 재직자의 허락 아래 개인적인 정보를 허용하는 곳도 있다.^{[4]X출처 검색하기} 어떤 곳은 재직자가 숨길 것이 없다면 신뢰를 심어주기 위해 재직자에 대한 거의 모든 정보를 기입하는 것을 허용하기도 한다. ^{[5]X출처 검색하기} 어떤 민감한 정보를 기입하기 전에 먼저 법적인 규제가 없는지 확인해보자. 다음 주소에 접속해 확인할 수 있다. 여기.
- 예를 들면, 알래스카에서는 고용인이 업무 수행도와 의도적 혹은 고의로 거짓 정보나 오해의 소지가 있는 정보 그리고 재직자의 권리를 침해하는 정보를 한 것이 아닌 이상 그로 인한 법적 책임을 피할 수 있다. ^{[6]X출처 검색하기}
- 또 다른 예는 코네티컷으로, 고용인이 사실에 기반한 진실된 정보는 제한없이 서술할 수 있다. ^{[7]X출처 검색하기}
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서술자의 연락처를 남긴다. 마지막 문단은 고용인의 연락처를 적는 곳이다. 수신자가 관련 정보에 대해 문의할 경우에 대비하여 연락처를 남기는 것은 필수이며 수신자가 연락해도 좋다는 문장과 함께 작성하도록 한다.
- 예를 참고한다. "추가적인 정보나 궁금하신 사항이 있을 때 망설이지 말고 다음의 번호 및 이메일로 연락 바랍니다. (555) 555-5555 혹은 [email protected]."^{[8]X출처 검색하기}
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사인하고 재직 증명서를 보낸다. 서신을 완성하면 사인하여 수신자에게 직접 전달하거나 재직자에게 건낸다.
- 서신은 "진심을 담아," 혹은 "건승을 빕니다" 등의 말로 마무리 한다.
- 서신은 항상 공식적인 서명과 직책으로 사인한다.
- 회사가 일반적으로 이러한 서신에 사용하는 공식적인 우편이나 증명서를 사용한다.
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팁

몇몇 비자 신청서는 비자나 워킹 비자를 위한 비자 일 때 재직자의 직책에 관해 쓰는 것을 요구할 수도 있다. 취업을 위함 비자 신청서의 경우 더 자세한 정보가 필요할 수도 있다.
몇몇 회사들은 재직 증명서나 각종 특별한 템플릿을 사용해 서신을 보내는 일을 맡아 하는 직원이 있는 경우도 있다. 확실하지 않다면 인사부에 확인해본다.
어떤 고용인들은 재직자가 직접 재직 증명서를 작성하게 하여 나중에 본인이 사인만 하는 것을 선호하기도 한다. 만약 본인의 상관이 여기에 해당 된다면 사인을 받기 전 내용을 잘 점검한다.

경고

재직자가 요청할 때에만 급여 관련 정보를 서술한다. ^{[9]X출처 검색하기} 스스로 재직 증명서를 작성하는 피고용자라면 본인이 원하는 대로 내용을 조정한다.
재직자가 허용하지 않는 한 어떠한 개인적인 정보도 담지 않도록 한다. ^{[10]X출처 검색하기}
재직 증명서를 요청하는 재직자가 재직 중이 아니라면 퇴사의 이유를 밝히지 않는다 (우호적인 퇴사였다고 하더라도). ^{[11]X출처 검색하기}