Comment rédiger une lettre de confirmation d'emploi

Une lettre de confirmation d'emploi est un document officiel souvent adressé par l'employeur à un autre établissement, afin de valider les antécédents professionnels d'un employé. En général, cette correspondance est requise lorsqu'une personne fait une demande de prêt, tente de louer des biens ou pose sa candidature à un nouveau poste. Une telle lettre est également demandée pour vérifier des antécédents professionnels. Lorsque vous rédigez une lettre de confirmation d'emploi, vous devez vous présenter, communiquer des renseignements exacts concernant les fonctions de l'intéressé et confirmer l'emploi. Pensez à vous servir d'un papier à entête officiel, assurez-vous de fournir vos coordonnées et de signer la lettre. Nous vous invitons à continuer votre lecture pour vous familiariser avec la manière de rédiger une lettre de confirmation d'emploi complète et précise.

Partie 1

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Se préparer à rédiger la lettre

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Déterminez les raisons qui vous poussent à écrire une lettre de confirmation d'emploi. Votre contenu et votre style peuvent varier en fonction du destinataire de la lettre. S'il s'agit d'un établissement financier, il est préférable d'adopter un style formel. Probablement, vous serez amené à inclure des renseignements financiers, par exemple des salaires, des commissions, des augmentations et des primes. En revanche, si la lettre concerne un employé qui pose sa candidature à un nouvel emploi, vous pouvez la rédiger dans un style amical et omettre les renseignements financiers.
- En comprenant le but et la portée de la lettre, vous serez à même de rédiger un document qui répond précisément aux besoins du destinataire.
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Identifiez la personne la mieux placée pour rédiger la lettre. Généralement, cette lettre est rédigée par l'employeur au nom de l'employé ^{[1]XSource de recherche}. Dans ce cas, c'est l'employé qui vous demande, en votre qualité d'employeur, de lui délivrer une attestation de travail dans un but déterminé. D'autre part, il est aussi possible pour un employé d'écrire la lettre lui-même. Dans cette situation, l'employé rédige la lettre, puis demande à l'employeur de la signer. Celui-ci peut la modifier si nécessaire ^{[2]XSource de recherche}. Mais d'une manière générale, il revient à l'employeur de rédiger la lettre au nom de l'employé et non l'inverse.
- Si vous écrivez une telle lettre pour l'un de vos employés, vous pourrez la personnaliser selon vos normes et en contrôler le contenu. De plus, la lettre aura plus de poids, car vous en êtes l'auteur, en votre qualité d'employeur. Toutefois, il s'agit d'avoir le temps de réaliser cette tâche. En tant qu'employeur, vous aurez probablement un horaire chargé. D'un autre côté, la rédaction de ces lettres risque d'être fastidieuse. Cependant, il faut reconnaitre que généralement les lettres de confirmation d'emploi sont courtes. Par conséquent, la rédaction ne prendra pas beaucoup de temps, surtout si vous avez rédigé de telles lettres auparavant.
- Si vous écrivez votre propre lettre en tant qu'employé, vous choisirez plus facilement les informations à dévoiler au destinataire. De plus, vous n'aurez pas besoin de faire part à votre employeur de vos idées concernant la question. D'ailleurs, la rédaction de votre propre lettre peut le libérer de toute pression en rapport avec les délais de préparation de la lettre. En d'autres termes, votre patron sera heureux parce qu'il n'aura pas à rédiger la lettre pour vous. Cependant, il devra toujours la signer et il peut hésiter à le faire, compte tenu de ce que vous avez écrit. Si tel est le cas, vous serez probablement obligé à réécrire la lettre et perdre du temps ou amener l'employeur à la rédiger à votre place.
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Rassemblez les informations requises. Lorsque vous connaitrez le destinataire, vous aurez besoin de recueillir les éléments nécessaires pour rédiger la lettre dans sa totalité.
- Si vous êtes l'employeur, pensez à vous entretenir avec l'employé pour fixer la teneur de la lettre. Notamment, vous devrez préciser les informations sur le destinataire, le but de la lettre, les points à inclure et la date d'expédition.
- Si vous êtes l'employé et que vous devez écrire la lettre vous-même, vous disposerez de toutes les informations nécessaires, même s'il faut discuter d'abord avec votre employeur pour savoir ce qu'il attend de cette lettre. Cela vous aidera à rédiger une lettre qui correspond aux exigences de votre employeur et qui ne posera aucun problème lors de la signature.
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Partie 2

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Rédiger une lettre de confirmation d'emploi

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Utilisez un papier à entête de la société. En vue d'écrire votre lettre, munissez-vous toujours d'un papier portant l'entête officiel de la société. Si vous êtes l'employeur, efforcez-vous d'appliquer automatiquement cette règle. Si vous êtes l'employé, vous devez demander à votre patron l'autorisation de vous servir d'un papier à entête de l'entreprise. Une lettre rédigée sur un tel papier sera plus officielle et encouragera le destinataire à faire confiance au contenu.
- Si vous ne disposez pas de papier à entête, vous pouvez en créer un en utilisant votre ordinateur. L'entête devrait indiquer le nom de la société, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique. Il devrait également contenir des informations sur l'auteur de la lettre, sa fonction et la date à laquelle la lettre a été écrite.
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Soyez précis en inscrivant l'adresse du destinataire. Si vous connaissez son nom, adressez-lui la lettre directement. Dans le cas contraire, indiquez l'adresse de l'entreprise tout en mentionnant l'objet de la lettre.
- Par exemple, si vous connaissez l'adresse et le nom du destinataire, inscrivez-les sous l'entête. Ensuite, continuez avec une formule d'appel comme « cher (Monsieur Jean Peuplu) ».
- Si vous ignorez le nom du destinataire, adressez la lettre à l'un des services de l'entreprise, en indiquant l'objet sur une ligne. Par exemple, s'il s'agit de saisir un établissement financier pour permettre à l'employé d'obtenir un prêt, vous pouvez envoyer la lettre à la succursale locale de cet établissement. Vous pouvez indiquer l'objet de la lettre par une expression comme « Lettre de confirmation d'emploi de (nom de l'employé) aux fins d'obtenir un prêt. »
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Présentez-vous. Consacrez le premier paragraphe de votre lettre à expliquer qui vous êtes et quel est l'objet de la lettre. Vous devez indiquer votre fonction, votre ancienneté dans l'entreprise et la durée de votre relation avec l'employé. Même si vous êtes l'employé, vous écrirez la lettre du point de vue de votre employeur, puisque c'est lui qui la signera.
- Par exemple, vous pourriez écrire : « Mon nom est Robert Lingot et je suis le directeur des ventes et du markéting chez ABC. Je travaille pour cette entreprise depuis 12 ans. Je connais l'employé depuis sept ans et je suis son chef hiérarchique direct depuis trois ans. »
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Confirmez l'emploi de l'intéressé. Dans le paragraphe suivant, vous résumerez la fonction de l'employé au sein de l'entreprise. Vous indiquerez notamment les dates du passage de l'employé dans les différentes fonctions qu'il a occupées, son titre actuel dans l'entreprise, s'il fait partie du personnel temporaire ou permanent et s'il exerce encore. C'est dans ce paragraphe que vous inclurez les informations financières de l'employé, si nécessaire.
- Voici un exemple de ce que vous pouvez écrire. « Nous confirmons par la présente que l'employé est au service de l'entreprise ABC depuis sept ans, à compter du 7 septembre 2003. Il occupe à titre permanent le poste de directeur adjoint des ventes depuis le 7 janvier 2011. »
- Voici un autre exemple. « Nous attestons par la présente que l'employé a travaillé pour l'entreprise ABC pendant sept ans, et ce depuis le 7 septembre 2003 jusqu'au 7 janvier 2011. Au cours de cette période, il a occupé, à temps plein, le poste de directeur adjoint des ventes et il a bénéficié d'un salaire annuel de 65 000 €. »
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Résumez les tâches de l'intéressé. Dans ce paragraphe, vous décrirez les fonctions de l'employé au sein de l'entreprise. Ces informations seront très utiles, si vous écrivez une lettre concernant une personne qui présente sa candidature à un autre emploi. Bien qu'une lettre de confirmation d'emploi soit différente d'une lettre de recommandation, il est toujours bon d'y inclure des appréciations favorables à l'intéressé. Ainsi, vous améliorerez votre réputation en tant qu'employeur et vous aiderez votre employé dans sa recherche d'un nouveau travail, d'une propriété ou d'un prêt.
- Voici un exemple de ce paragraphe. « Au sein de l'entreprise ABC, l'employé a d'abord été responsable de la vente des radiateurs en Provence. Il a occupé un poste de direction et il a été chargé d'animer une équipe comprenant entre sept et neuf personnes. Il a été notamment chargé d'assurer la satisfaction des clients, traiter leurs réclamations et faire un rapport trimestriel au siège social de l'entreprise à propos de l'évolution des ventes dans sa région. »
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Ne communiquez pas des informations sensibles ou illégales sur l'employé. La plupart des pays ont des lois concernant la nature des informations qu'une entreprise peut divulguer sur les membres de son personnel à un employeur potentiel ^{[3]XSource de recherche}. Certaines règlementations vous permettent de fournir des renseignements sur un employé uniquement avec son consentement ^{[4]XSource de recherche}. D'autres n'offrent pratiquement aucune possibilité à un employeur de révéler quoi que ce soit concernant ses employés, tant qu'ils sont honnêtes et de bonne foi ^{[5]XSource de recherche}. Avant de divulguer des informations sensibles, examinez les lois de votre pays en la matière. Pour avoir plus d'exemples, visitez Legifrance.
- Par exemple en Alaska (États-Unis), un employeur peut fournir des renseignements sur le rendement au travail. Sa responsabilité ne sera pas engagée tant qu'il n'a pas sciemment ou intentionnellement divulgué des renseignements faux ou trompeurs ou des informations qui violent les droits civils de l'employé ^{[6]XSource de recherche}.
- Un autre exemple est donné par l'État du Connecticut, où l'employeur est autorisé à révéler toute information véridique ^{[7]XSource de recherche}.
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Donnez vos coordonnées au destinataire. Le dernier paragraphe de votre lettre doit contenir des informations concernant les coordonnées de l'employeur. Il est nécessaire d'inclure ces renseignements pour permettre au destinataire de vous contacter en cas de besoin. Assurez-vous aussi de préciser que le destinataire peut le faire.
- Voici un exemple. « Si vous avez des questions ou si vous désirez de plus amples renseignements, n'hésitez pas à me téléphoner au (555) 555-5555 ou à m'écrire à l'adresse électronique suivante : [email protected] ^{[8]XSource de recherche}. »
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Signez la lettre et envoyez-la. Une fois que votre lettre est terminée, vous devez conclure et la signer. Vous pouvez soit la remettre directement à l'intéressé ou l'envoyer au destinataire.
- Concluez votre lettre avec une formule de politesse, par exemple, « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »
- Signez toujours votre lettre en apposant votre signature officielle et en indiquant votre fonction au sein de l'entreprise.
- Veillez à procéder aux vérifications d'usage et à faire apposer les cachets officiels selon les normes que votre entreprise applique pour ce type de lettres.
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Conseils

Certaines sociétés désignent des personnes pour rédiger les lettres de confirmation d'emploi, tandis que d'autres ont mis au point des modèles de lettres que vous devez utiliser. Si vous avez un doute, vérifiez auprès du service des ressources humaines de votre entreprise.
Pour certaines demandes de visa, vous serez amené à indiquer le poste que l'intéressé occupera, si le visa ou le titre de séjour est accordé. Vous aurez peut-être besoin d'être précis à propos de l'importance de la fonction qu'occupera le demandeur du visa.
Certains employeurs demandent à l'intéressé de rédiger la lettre lui-même et de la soumettre à l'employeur pour signature. Si vous demandez cela, veillez à lire attentivement la lettre avant de la signer.

Avertissements

N'incluez des informations financières que si l'employé vous demande de le faire ^{[9]XSource de recherche}. Si vous êtes l'employé et si vous rédigez la lettre vous-même, vous pouvez inclure toutes les informations que vous estimerez utiles.
Évitez d'inclure des renseignements personnels concernant un employé, à moins qu'il ne vous autorise à le faire ^{[10]XSource de recherche}.
Si l'intéressé ne fait plus partie de votre équipe, ne justifiez pas son départ, même s'il s'est déroulé dans des circonstances amicales ^{[11]XSource de recherche}.