วิธีการ เขียนหนังสือรับรองการทำงาน

หนังสือรับรองการทำงาน คือหนังสือที่เป็นทางการ ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะออกให้โดยนายจ้างของลูกจ้าง ถึงบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับรองประวัติการทำงานของลูกจ้างคนนั้นๆ โดยปกติ หนังสือรับรองการทำงานจะถูกขอเพื่อนำไปใช้ประกอบการยื่นขอกู้เงิน ขอเช่าสินทรัพย์ สมัครงานใหม่ หรือเหตุผลอื่นๆ ที่ต้องยืนยันประวัติการทำงานของบุคคล ในการเขียนหนังสือรับรองการทำงาน คุณควรอธิบายว่าคุณเป็นใคร ให้ข้อมูลโดยสรุปเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของลูกจ้าง และยืนยันการจ้างงาน ข้อมูลทั้งหมดนี้ควรพิมพ์ลงในกระดาษหัวจดหมายบริษัทที่เป็นทางการ และคุณควรให้ข้อมูลในการติดต่อกลับ พร้อมทั้งลงลายมือชื่อของคุณด้วย คุณสามารถศึกษาวิธีการต่อไปนี้เพื่อใช้เป็นแนวทางในการเขียนหนังสือรับรองการทำงานที่สมบูรณ์ และถูกต้องแม่นยำ

ส่วน 1

ส่วน 1 ของ 2:

เตรียมเขียนหนังสือรับรองการทำงาน

ดาวน์โหลดบทความ

1
พิจารณาถึงวัตถุประสงค์ของการเขียนหนังสือรับรองการทำงาน. เนื้อหาและรูปแบบการเขียนหนังสือรับรองการทำงานจะแตกต่างกันตามบุคคลที่คุณจะเขียนถึง ถ้าคุณกำลังเขียนหนังสือรับรองการทำงานให้กับสถาบันการเงิน คุณก็ควรเขียนให้ดูเป็นทางการ และควรระบุข้อมูลทางการเงิน (เช่น เงินเดือน คอมมิชชั่น การปรับค่าจ้าง และโบนัส) ในทางตรงกันข้าม ถ้าคุณเขียนหนังสือฯ ให้กับพนักงานเพื่อนำไปใช้สมัครงานใหม่ คุณอาจเขียนให้ดูเป็นมิตรมากขึ้น และไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับการเงิน
- การเข้าใจถึงวัตถุประสงค์และขอบเขตของหนังสือรับรองการทำงานของคุณ จะช่วยให้คุณร่างหนังสือรับรองการทำงานที่ตรงตามความต้องการของผู้รับมากที่สุด
2
พิจารณาว่าใครควรเป็นผู้เขียนหนังสือรับรองการทำงาน. โดยปกติ หนังสือรับรองการทำงานจะเขียนโดยนายจ้างในนามของลูกจ้าง^{[1]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง} ในกรณีนี้ ลูกจ้างจะเป็นผู้ยื่นขอให้คุณออกหนังสือรับรองการทำงานให้ในฐานะนายจ้าง เพื่อนำไปใช้ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด ในทางตรงกันข้าม เป็นไปได้ที่ลูกจ้างจะเป็นผู้เขียนหนังสือรับรองการทำงานด้วยตัวเอง ซึ่งในกรณีนี้ คุณในฐานะลูกจ้างจะเขียนหนังสือฯ นี้เอง แล้วนำไปให้นายจ้างลงนามหรือปรับแก้ตามที่เห็นสมควร^{[2]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง} ถ้าเป็นไปได้ นายจ้างควรเป็นผู้เขียนหนังสือรับรองการทำงานให้ลูกจ้าง ไม่ใช่ให้ลูกจ้างเขียน
- ถ้าคุณเป็นนายจ้างที่เขียนหนังสือรับรองการทำงานให้ลูกจ้าง คุณสามารถปรับแต่งหนังสือฯ ให้เป็นไปตามข้อกำหนดของคุณ และสามารถควบคุมเนื้อหาของหนังสือฯ ได้ นอกจากนั้น หนังสือรับรองการทำงานที่ออกให้โดยนายจ้างจะดูน่าเชื่อถือและเป็นทางการ อย่างไรก็ดี ข้อเสียประการหลักก็คือเวลาที่ต้องใช้ไปกับการเขียนหนังสือฯ นี้ ในฐานะนายจ้าง คุณอาจมีภารกิจที่ต้องจัดการมากมาย และการเขียนหนังสือฯ นี้อาจกลายเป็นเรื่องที่กินเวลามาก กระนั้นก็ตาม หนังสือรับรองการทำงานมักสั้นและกระชับ ดังนั้น คุณอาจไม่ต้องใช้เวลามากนักในการเขียนก็ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเคยเขียนมาก่อนแล้ว
- ถ้าคุณเป็นลูกจ้างที่เขียนหนังสือรับรองการทำงานให้ตนเอง คุณจะสามารถกำหนดเนื้อหาของหนังสือได้เองและไม่ต้องเสียเวลาอธิบายความคิดให้นายจ้างของคุณ นอกจากนั้น การเขียนหนังสือรับรองการทำงานเอง ยังอาจช่วยลดความรู้สึกกดดันของนายจ้างเกี่ยวกับเวลาที่ต้องใช้ในการเขียนหนังสือฯ เองอีกด้วย (นั่นคือ การที่คุณเขียนหนังสือฯ นี้เอง อาจจะทำให้หัวหน้าของคุณรู้สึกยินดีเพราะพวกเขาจะไม่ต้องทำให้คุณ) อย่างไรก็ตาม นายจ้างของคุณต้องเป็นผู้ลงนามในหนังสือทุกครั้ง และเขาอาจไม่ต้องการลงนามในสิ่งที่คุณเขียนมาก็ได้ ในกรณีนี้ คุณอาจต้องใช้เวลามากขึ้นอีกในการเขียนหนังสือฯ ใหม่อีกครั้ง หรือต้องขอให้นายจ้างของคุณเป็นผู้เขียนให้คุณแทน
3
รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น. หลังจากที่คุณทราบแล้วว่าจะเขียนหนังสือฯ นี้ถึงใคร และใครจะเป็นผู้เขียน คุณก็ต้องรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเขียนหนังสือรับรองการทำงานที่สมบูรณ์
- ถ้าคุณเป็นนายจ้าง คุณก็จะต้องสอบถามลูกจ้างของคุณว่าเขาต้องการอะไรจากหนังสือฯ นี้ ซึ่งรวมถึงข้อมูลว่าหนังสือฯ นี้จะส่งไปให้ใคร วัตถุประสงค์ของหนังสือฯ ข้อมูลเฉพาะอื่นๆ ที่ต้องการให้ระบุ และหนังสือฯ นี้ต้องส่งออกไปเมื่อไหร่
- ถ้าคุณเป็นลูกจ้าง และเขียนหนังสือฯ นี้เอง คุณก็จะมีข้อมูลทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับการเขียน กระนั้นก็ตาม คุณควรสอบถามนายจ้างของคุณก่อนว่า เขาคาดหวังอะไรบ้างเกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงาน วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถเขียนหนังสือฯ ที่ตรงตามข้อกำหนดของนายจ้าง เพื่อที่เขาจะได้ยอมลงนามให้คุณ
โฆษณา

ส่วน 2

ส่วน 2 ของ 2:

เขียนหนังสือรับรองการทำงาน

ดาวน์โหลดบทความ

1
ใช้กระดาษหัวจดหมายบริษัท. เมื่อคุณเริ่มเขียนหนังสือรับรองการทำงาน คุณควรใช้กระดาษหัวจดหมายบริษัทฯ ทุกครั้ง ถ้าคุณเป็นนายจ้าง คุณก็ควรมีกระดาษนี้เตรียมเอาไว้พร้อม ถ้าคุณเป็นลูกจ้าง คุณควรขออนุญาตนายจ้างใช้กระดาษหัวจดหมายบริษัท การใช้กระดาษหัวจดหมายบริษัทฯ จะทำให้หนังสือฯ มีผลตามกฎหมายและช่วยให้ผู้รับเชื่อถือข้อความในหนังสือฯ นั้นๆ
- ถ้าคุณยังไม่มีกระดาษหัวจดหมายบริษัท คุณสามารถเริ่มโดยการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเขียนส่วนหัวของหนังสือฯ ก่อน ส่วนหัวของหนังสือฯ ควรครอบคลุมถึงชื่อสถานประกอบการของนายจ้าง ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล์ นอกจากนั้น ควรระบุด้วยว่าใครเป็นผู้เขียน (และตำแหน่งงานของเขา) รวมถึงวันที่เขียนหนังสือฯ
2
ใช้คำขึ้นต้นให้เฉพาะเจาะจงที่สุด. ถ้าคุณทราบชื่อของผู้รับ ให้ใช้คำขึ้นต้นเป็นชื่อของเขาเลย แต่ถ้าคุณไม่ทราบว่าใครจะเป็นผู้อ่านหนังสือฯ ก็ให้ใช้คำขึ้นต้นเป็นชื่อหน่วยงานแทน ตามด้วยเรื่องที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น
- ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณทราบที่อยู่และชื่อของผู้ที่คุณจะส่งหนังสือฯ ไป ให้เขียนลงไปต่อจากส่วนหัวของหนังสือฯ ตามด้วยคำขึ้นต้นที่เหมาะสม เช่น “เรียน [คุณจอห์น โด]” เป็นต้น
- ถ้าคุณไม่ทราบชื่อบุคคลที่คุณจะส่งหนังสือฯ ไปหา ให้ใช้คำขึ้นต้นเป็นชื่อหน่วยงาน ตามด้วยเรื่องของหนังสือฯ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังจะส่งหนังสือรับรองการทำงานไปให้สถาบันการเงินเพื่อการยื่นขอสินเชื่อของพนักงาน คุณอาจส่งหนังสือฯ ไปให้สาขาของสถาบันการเงินนั้น โดยระบุชื่อเรื่องว่า “หนังสือรับรองการทำงานสำหรับ [พนักงาน] เพื่อใช้ประกอบการขอสินเชื่อ” ตามด้วยคำขึ้นต้น เช่น “เรียน ผู้เกี่ยวข้อง”
3
อธิบายว่าคุณเป็นใคร. ในย่อหน้าแรกของหนังสือรับรองการทำงาน ให้เขียนว่าคุณเป็นใครและวัตถุประสงค์ของหนังสือฯ นี้คืออะไร คุณควรบอกว่าคุณมีตำแหน่งอะไรในบริษัท อายุงานของคุณ และบอกด้วยว่าคุณรู้จักลูกจ้างที่คุณรับรองการทำงานให้มานานแค่ไหนแล้ว ถึงแม้ว่าคุณจะเป็นลูกจ้างที่ร่างหนังสือฯ นี้เอง คุณก็ควรเขียนข้อความเสมือนว่านายจ้างของคุณเป็นผู้เขียน เพราะพวกเขาคือผู้ที่จะต้องลงนามในหนังสือฯ นั้น
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า: “ข้าพเจ้าชื่อบ๊อบ โจนส์ ตำแหน่งรองประธานฝ่ายขายและการตลาดของบริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น ข้าพเจ้าทำงานที่บริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น มาเป็นระยะเวลา 12 ปี และได้รู้จักกับลูกจ้างมา 7 ปี ปัจจุบันข้าพเจ้าเป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงของลูกจ้าง ซึ่งเป็นมาแล้วนาน 3 ปี”
4
รับรองการทำงาน. ย่อหน้าถัดไปจะเป็นการเขียนสรุปการจ้างงานลูกจ้างที่บริษัทฯ ซึ่งจะรวมวันที่เริ่มงาน ตำแหน่งงานในบริษัทฯ เป็นงานชั่วคราวหรือประจำ และปัจจุบันลูกจ้างนั้นยังทำงานที่บริษัทอยู่หรือไม่ ย่อหน้านี้จะรวมข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างด้วยถ้าจำเป็น
- ตัวอย่างเช่น ข้อความในย่อหน้านี้อาจเขียนว่า: “หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองการทำงานของลูกจ้าง ลูกจ้างได้ทำงานกับบริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น มาเป็นระยะเวลา 7 ปี โดยเข้าทำงานตั้งแต่วันที่ 7 กันยายน 2546 ลูกจ้างดำรงตำแหน่งเป็นผู้ช่วยผู้อำนวยการด้านการขาย ซึ่งเป็นตำแหน่งประจำของบริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น ปัจจุบัน ลูกจ้างยังมีสภาพความเป็นลูกจ้างของบริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น อยู่ ณ วันที่ 7 มกราคม 2554”
- ตัวอย่างการเขียนอีกแบบคือ: “หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่าลูกจ้างได้ทำงานกับบริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น เป็นระยะเวลา 7 ปี ลูกจ้างทำงานกับบริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น ตั้งแต่วันที่ 7 กันยายน 2546 ถึงวันที่ 7 มกราคม 2554 ลูกจ้างดำรงตำแหน่งเป็นผู้ช่วยผู้อำนวยการด้านการขายของบริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น ตลอดระยะเวลา 7 ปีของการเป็นลูกจ้างของบริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น ลูกจ้างมีฐานะเป็นพนักงานประจำ ได้รับเงินเดือนในอัตรา 65,000 เหรียญดอลลาร์สหรัฐต่อปี”
5
สรุปหน้าที่ความรับผิดชอบของลูกจ้าง. ย่อหน้านี้จะเป็นการสรุปหน้าที่ความรับผิดชอบของลูกจ้างในบริษัทฯ ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์ที่สุดในกรณีที่คุณออกหนังสือรับรองการทำงานให้ลูกจ้างที่ต้องการใช้หนังสือฯ นี้ไปประกอบการสมัครงานใหม่ แม้ว่าหนังสือรับรองการทำงานจะไม่ใช่หนังสือแนะนำจากบริษัท แต่ก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายถ้าคุณจะพูดถึงข้อดีของลูกจ้างตามความเห็นของคุณ มันจะช่วยส่งเสริมชื่อเสียงของคุณในฐานะนายจ้าง และเป็นการช่วยเหลือลูกจ้างของคุณในการสมัครงานใหม่ ซื้อสินทรัพย์ หรือขอสินเชื่อ
- วิธีหนึ่งของการเขียนย่อหน้านี้คือ: “หน้าที่ความรับผิดชอบของลูกจ้างในบริษัท เอบีซี คอร์ปอเรชั่น มีดังต่อไปนี้: ลูกจ้างรับผิดชอบการขายเครื่องนำความร้อนในเขตซานฟรานซิสโก รัฐแคลิฟอร์เนีย ลูกจ้างมีตำแหน่งในระดับผู้จัดการ และรับผิดชอบในการบริหารทีมงานขายประมาณเจ็ดถึงเก้าคน ลูกจ้างต้องสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า จัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้า และต้องรายงานผลการดำเนินงานด้านการขายให้สำนักงานใหญ่ทราบทุกๆไตรมาส”
6
หลีกเลี่ยงการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ หรือขัดต่อกฎหมายของลูกจ้าง. รัฐส่วนใหญ่มีกฎหมายกำกับไว้ว่าคุณสามารถ หรือไม่สามารถเปิดเผยข้อมูลอะไรในหนังสือแนะนำการจ้างงาน หรือในเอกสารอื่นๆ ให้กับนายจ้างรายใหม่^{[3]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง} บางรัฐอนุญาตให้คุณเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับลูกจ้างได้ต่อเมื่อได้รับความยินยอมจากลูกจ้างเท่านั้น^{[4]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง} ในขณะที่บางรัฐอนุญาตให้นายจ้างเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับลูกจ้างได้เกือบทุกอย่าง ตราบใดที่นายจ้างทำด้วยความสุจริตและด้วยเจตนาที่ดี^{[5]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง} ดังนั้น ก่อนที่จะเปิดเผยข้อมูลที่อ่อนไหวใดๆ ให้ตรวจสอบกฎหมายของรัฐของคุณก่อน ซึ่งคุณสามารถเริ่มต้นดูได้ที่นี่.
- ยกตัวอย่างเช่น รัฐอะแลสกาอนุญาตให้นายจ้างเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานได้ และนายจ้างจะได้รับการคุ้มครองจากการเปิดเผยข้อมูลนั้น ยกเว้นกรณีที่นายจ้างจงใจ หรือมีเจตนาเปิดเผยข้อมูลที่เป็นเท็จ บิดเบือน หรือข้อมูลที่ละเมิดสิทธิพลเมืองของลูกจ้าง^{[6]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- อีกตัวอย่างคือ รัฐคอนเนตทิคัต ซึ่งนายจ้างได้รับอนุญาตให้เปิดเผยข้อมูลใดก็ได้ที่เป็นข้อเท็จจริง^{[7]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
7
ให้ที่อยู่ในการติดต่อของคุณแก่ผู้รับ. ย่อหน้าสุดท้ายของหนังสือรับรองการทำงานควรบอกข้อมูลในการติดต่อของคุณ (นายจ้าง) ซึ่งเป็นเรื่องจำเป็นที่จะต้องใส่ข้อมูลนี้ เผื่อกรณีที่ผู้รับหนังสือฯ ของคุณมีคำถามเพิ่มเติม หรือมีข้อสงสัยอื่นๆ ดังนั้น อย่าลืมเขียนว่าผู้รับสามารถติดต่อคุณได้หากมีคำถามใดๆ
- ตัวอย่างเช่น ย่อหน้าในส่วนของข้อมูลการติดต่ออาจเขียนว่า “หากท่านมีคำถาม หรือต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม ท่านสามารถติดต่อข้าพเจ้าได้ที่ เบอร์โทรศัพท์ (555) 555-5555 หรือผ่านทางอีเมล์ [email protected]” ^{[8]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
8
ลงลายมือชื่อและส่งหนังสือฯ ออก. หลังจากที่คุณเขียนหนังสือฯ เสร็จแล้ว ให้เขียนคำลงท้าย ลงลายมือชื่อ และมอบหนังสือฯ ให้กับลูกจ้างของคุณ หรือส่งหนังสือฯ ไปยังผู้รับด้วยตัวคุณเอง
- ลงท้ายหนังสือว่า “ขอแสดงความนับถือ”
- ลงลายมือชื่อด้วยลายเซ็นที่เป็นทางการของคุณ และระบุตำแหน่งที่เป็นทางการ
- ประทับตราบริษัท หรือสัญลักษณ์อื่นใดที่บริษัทของคุณใช้สำหรับหนังสือประเภทนี้
โฆษณา

เคล็ดลับ

การยื่นคำร้องขอวีซ่าบางประเภทอาจกำหนดให้คุณระบุตำแหน่งที่ลูกจ้างจะทำงานหากได้รับการอนุมัติวีซ่าหรือใบอนุญาตทำงาน คุณอาจต้องกล่าวถึงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสำคัญของวีซ่าเพื่อการทำงานของผู้ยื่นคำร้อง
นายจ้างบางรายจะขอให้ลูกจ้างเป็นผู้เขียนหนังสือฯ เอง แล้วจึงค่อยเอามาให้นายจ้างลงลายมือชื่อ ถ้าคุณใช้วิธีนี้ โปรดอ่านข้อความในหนังสือให้ละเอียดถี่ถ้วนก่อนลงลายมือชื่อทุกครั้ง
บางบริษัทจะมีเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดทำหนังสือรับรองการทำงานโดยเฉพาะ และบางบริษัทฯ จะมีแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับหนังสือรับรองการทำงานของคุณ กรณีที่คุณไม่แน่ใจ ให้ตรวจสอบกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทคุณก่อน

โฆษณา

คำเตือน

ระบุข้อมูลทางการเงินเฉพาะกรณีที่ลูกจ้างร้องขอเท่านั้น^{[9]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง} ถ้าคุณเป็นลูกจ้างที่เป็นผู้ร่างหนังสือฯ ให้ตัวเอง คุณสามารถระบุข้อมูลมากแค่ไหนก็ได้เท่าที่คิดว่าจำเป็น
อย่าระบุข้อมูลส่วนตัวใดๆ ของลูกจ้าง นอกเสียจากว่าลูกจ้างจะยินยอมให้คุณทำได้^{[10]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
ถ้าลูกจ้างที่ขอหนังสือรับรองการทำงานไม่ได้เป็นพนักงานของบริษัทคุณแล้ว อย่าระบุเหตุผลที่เขาลาออกจากบริษัทคุณ แม้ว่าจะเป็นเหตุผลที่ดีก็ตาม ^{[11]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}