Ein Schreiben über einen Beschäftigungsnachweis erstellen

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In diesem Artikel:

Vorbereitung

Einen Beschäftigungsnachweis erstellen

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Literaturhinweise

Ein Beschäftigungsnachweis (d.h. eine Bestätigung, dass du eine Anstellung hast) ist ein formelles Schreiben, das oftmals vom Arbeitgeber eines Arbeitnehmers für jemanden, der einen solchen verlangt, geschrieben wird. Der Zweck eines solchen Schreibens ist die Anstellung einer Person zu bestätigen. Ein Beschäftigungsnachweis wird oft verlangt, wenn jemand einen Kredit beantragt, eine Immobilie mieten möchte, sich für einen neuen Job bewirbt oder wenn es irgendwelche anderen Gründe gibt, aus denen die Beschäftigung nachgewiesen werden soll. Wenn du einen Beschäftigungsnachweis schreibst, solltest du angeben, wer du bist, eine wahrheitsgemäße Zusammenfassung der Aufgaben des Mitarbeiters nennen und die Anstellung bestätigen. All dies solltest du mit einem professionellen Briefkopf machen und darauf achten, dass du deine Kontaktdaten angibst. Außerdem musst du das Schreiben unterzeichnen. Lies die Anleitung unten für Anweisungen, wie du ein vollständiges, zutreffendes Schreiben für einen Beschäftigungsnachweis erstellst.

Vorgehensweise

Methode 1

Methode 1 von 2:

Vorbereitung

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   Überlege dir, warum du einen Beschäftigungsnachweis erstellst. Je nachdem, für wen du den Beschäftigungsnachweis schreibst, kann der Inhalt und der Tonfall abweichend sein. Wenn du einen Beschäftigungsnachweis für ein Finanzinstitut schreibst, kannst du einen professionelleren Tonfall an den Tag legen und musst vielleicht auch finanzielle Daten bereitstellen (z. B. Gehälter, Provisionen, Gehaltserhöhungen und Boni). Wenn du im Gegensatz dazu einen Beschäftigungsnachweis für einen Mitarbeiter schreibst, der sich für einen neuen Job bewirbt, kann dein Tonfall freundlicher sein und du kannst finanzielle Daten wahrscheinlich auslassen.

   • Wenn du den Zweck und den Umfang des Beschäftigungsnachweises verstehst, hilft dir das beim Entwurf eines Schreibens, das am besten den Bedürfnissen des Empfängers entspricht.
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   Denke darüber nach, wer den Beschäftigungsnachweis schreiben sollte. Normalerweise werden solche Beschäftigungsnachweise im Auftrag der Angestellten von deren Arbeitgeber geschrieben. In diesem Fall kommt der Angestellte wahrscheinlich auf dich, den Arbeitgeber, zu und bittet dich um einen Beschäftigungsnachweis für einen bestimmten Zweck. Es kann aber auch möglich sein, dass ein Arbeitnehmer den Beschäftigungsnachweis selbst erstellt und du als Arbeitnehmer das Schreiben unterzeichnest und gegebenenfalls vorher noch anpasst. Wenn möglich sollte der Arbeitgeber das Schreiben im Auftrag des Arbeitnehmers schreiben, nicht umgekehrt.

   • Wenn du als Arbeitgeber ein Schreiben für einen Arbeitnehmer schreibst, kannst du das Schreiben entsprechend deiner Spezifikationen anpassen und die überbrachte Botschaft bestimmen. Wenn du den Beschäftigungsnachweis außerdem als Arbeitgeber selbst schreibst, verleiht ihm dies mehr Echtheit und Authentizität. Der wesentliche Nachteil ist allerdings die Zeit, die das Erstellen eines solchen Schreibens erfordert. Als Arbeitgeber hast du wahrscheinlich einen vollen Terminkalender und das Ausstellen solcher Beschäftigungsnachweise kann zeitaufwändig werden. Abgesehen davon sind Beschäftigungsnachweise oft kurz und knapp, daher musst du vielleicht nicht allzu viel Zeit dafür aufwenden, vor allem, wenn du das vorher schon einmal gemacht hast.
   • Wenn du als Arbeitnehmer dein eigenes Schreiben erstellst, kannst du bestimmen, welche Informationen dem Empfänger übermittelt werden und musst keine Zeit damit vertun, deinem Arbeitgeber deine Vorstellungen zu nennen. Außerdem kann es den zeitlichen Druck deines Arbeitgebers zum Erstellen des Schreibens verringern (d.h. es kann deinen Chef glücklich machen, wenn du es selbst erstellst, weil er es dann nicht machen muss). Der Arbeitgeber muss das Schreiben aber immer unterzeichnen und vielleicht möchte er nichts unterzeichnen, das du geschrieben hast. Wenn dies der Fall ist, musst du vielleicht noch mehr Zeit dafür aufwenden, den Brief umzuschreiben, oder du musst deinen Arbeitgeber dazu drängen, den Beschäftigungsnachweis für dich zu schreiben.
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   Stelle die erforderlichen Informationen zusammen. Wenn du weißt, für wen der Beschäftigungsnachweis ist und wer das Schreiben erstellt, musst du die benötigten Informationen zusammenstellen, um einen vollständigen Beschäftigungsnachweis zu erstellen.

   • Wenn du der Arbeitgeber bist, musst du dich mit dem Arbeitnehmer darüber unterhalten, was er mit dem Schreiben bezwecken möchte. Dazu gehören Informationen, an wen das Schreiben geht, welchen Zweck es hat, welche Angaben es enthalten muss und wann es abgeschickt werden muss.
   • Wenn du der Arbeitnehmer bist und das Schreiben selbst erstellst, wirst du alle Informationen haben, die es braucht, um den Brief zu schreiben, auch wenn du vielleicht zuerst mit deinem Arbeitgeber sprechen und ihn fragen möchtest, was er von einem Beschäftigungsnachweis erwartet. Dies hilft dafür zu sorgen, dass du das Schreiben nach den Angaben des Arbeitgebers erstellst, damit er es anschließend auch unterschreibt.
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Methode 2

Methode 2 von 2:

Einen Beschäftigungsnachweis erstellen

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   Verwende den Firmenbriefkopf. Wenn du einen Beschäftigungsnachweis erstellst, solltest du immer das Briefpapier der Firma verwenden. Wenn du der Arbeitgeber bist, solltest du dies immer parat haben; wenn du der Arbeitnehmer bist, solltest du deinen Arbeitgeber fragen, ob du das offizielle Briefpapier verwenden darfst. Dadurch wird das Schreiben legitimiert und der Empfänger kann auf den Inhalt des Briefs vertrauen.

   • Wenn du kein offizielles Briefpapier hast, kannst du auf dem Computer einen Briefkopf erstellen. Wenn du das machst, sollte der Name, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse der Firma angegeben werden. Außerdem sollte angegeben werden, wer den Brief schreibt (inklusive Stellenbezeichnung), und an welchem Datum das Schreiben erstellt wird.
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   Adressiere den Brief so genau wie möglich. Wenn du den Namen des Empfängers kennst, adressiere das Schreiben direkt an ihn. Wenn du nicht weißt, wer dein Schreiben lesen wird, adressiere es an die Organisation allgemein und erkläre in einer Aufmerksamkeitszeile, worum es in dem Schreiben geht.

   • Wenn du z. B. die Adresse und den Namen der Person kennst, an die der Brief geht, schreibe dies direkt unter den Briefkopf. Schreibe anschließend eine angemessene Anrede wie etwa "Sehr geehrter Herr Schmidt".
   • Wenn du nicht weißt, an wen du den Brief adressieren sollst, schicke ihn an eine allgemein passende Abteilung und erkläre in einer Aufmerksamkeitszeile, worum es in dem Schreiben geht. Wenn du das Schreiben z. B. an ein Finanzinstitut schickst, damit ein Angestellter einen Kredit bekommt, kannst du es an die lokale Filiale schicken. In der Aufmerksamkeitszeile sollte stehen "Beschäftigungsnachweis für [Angestellter] zum Zweck einer Kreditvergabe". Schreibe anschließend eine angemessene Anrede wie z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren".
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   Nenne, wer du bist. Im ersten Textabsatz des Beschäftigungsnachweises solltest du angeben, wer du bist und was der Sinn des Schreibens ist. Du nennst deinen Titel in der Firma, wie lange du dort schon arbeitest und wie lange du den Arbeitnehmer kennst, für den du den Brief schreibst. Selbst wenn du den Brief als Arbeitnehmer selbst schreibst, solltest du das Schreiben dennoch so verfassen, als käme es vom Arbeitgeber, da er es unterzeichnen wird.

   • Du könntest z. B. schreiben "Mein Name ist Johann Meyer und ich bin der Senior Vice President im Bereich Sales & Marketing der Firma ABC. Ich arbeite seit zwölf Jahren bei Firma ABC und kenne den Arbeitnehmer seit sieben Jahren. Seit drei Jahren bin ich der direkte Vorgesetzte des Arbeitnehmers."
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   Weise die Beschäftigung nach. Im nächsten Absatz wird die Anstellung des Arbeitnehmers in deiner Firma zusammengefasst. Dazu gehören Anstellungsdaten, sein Titel in der Firma, ob der Job vorübergehend oder dauerhaft ist und ob der Arbeitnehmer noch dort arbeitet. In diesem Absatz werden falls erforderlich die finanziellen Daten des Arbeitnehmers genannt.

   • Ein akzeptabler Absatz könnte z. B. so aussehen: "Mit diesem Schreiben wird die Anstellung des Arbeitnehmers bestätigt. Der Arbeitnehmer arbeitet seit sieben Jahren für die Firma ABC. Beginn der Anstellung war der 7. September 2009. Der Arbeitnehmer trägt den Titel als Associate Sales Director. Dies ist eine dauerhafte Position in der Firma ABC. Der Arbeitnehmer hat diese Position seit dem 7. Januar 2013 inne."
   • Ein weiteres Beispiel kann so aussehen: "Dieses Schreiben bestätigt, dass der Arbeitnehmer seit sieben Jahren für Firma ABC arbeitet. Der Arbeitnehmer arbeitete vom 7. September 2009 bis 7. Januar 2017 als Associate Sales Director bei Firma ABC. Der Arbeitnehmer war die gesamten sieben Jahre in Vollzeit bei Firma ABC angestellt und erhielt ein Jahresgehalt von 65.000 €."
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   Fasse die Aufgaben des Arbeitnehmers zusammen. In diesem Absatz werden die Aufgaben des Arbeitnehmers in deiner Firma beschrieben. Diese Informationen sind besonders nützlich, wenn du einen Beschäftigungsnachweis für einen Mitarbeiter schreibst, der sich für einen anderen Job bewirbt. Während ein Beschäftigungsnachweis kein Empfehlungsschreiben ist, schadet es nicht, dein positives Feedback über den Arbeitnehmer mit aufzunehmen. Dies dient deinem Ruf als Arbeitgeber und hilft deinem Arbeitnehmer bei seiner Suche nach einem neuen Job, einer neuen Immobilie oder einem Kredit.

   • Eine Möglichkeit, wie du diesen Absatz schreiben könntest, wäre: "Zu den Aufgaben des Arbeitnehmers bei Firma ABC gehörten: Der Arbeitnehmer war für den Verkauf von Heizungen in der Region Baden-Württemberg in Deutschland verantwortlich. Er hatte eine leitende Position und war für die Motivation eines Vertriebsteams aus sieben bis neun Personen verantwortlich. Der Mitarbeiter musste die Kundenzufriedenheit sicherstellen, mit Kundenbeschwerden umgehen und vierteljährlich die Umsatzentwicklung an die Hauptniederlassung berichten."
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   Vermeide die Preisgabe sensibler oder illegaler Daten über den Arbeitnehmer. In den meisten Staaten gibt es Gesetze, die bestimmen, was du in Arbeitnehmerreferenzen und anderen Aussagen gegenüber angehenden Arbeitgebern sagen darfst und was nicht. In einigen Staaten darfst du Informationen über einen Arbeitnehmer nur mit dessen Zustimmung bereitstellen. In anderen Staaten darf ein Arbeitnehmer fast alles über einen Arbeitnehmer preisgeben, solange er ehrlich ist und die Aussage in gutem Glauben trifft. Bevor du irgendwelche sensiblen Daten preisgibst, informiere dich über die lokalen Gesetze.

   • In Alaska darf ein Arbeitgeber z. B. Informationen über die Leistung im Job angeben und muss dafür nicht haften, es sei denn, er macht wissentlich oder bewusst falsche oder irreführende Angaben oder Angaben, die gegen die bürgerlichen Rechte des Arbeitnehmers verstoßen.
   • Ein weiteres Beispiel ist Connecticut, wo ein Arbeitgeber jede wahrheitsgemäße Aussage treffen darf, sofern sie den Fakten entspricht.
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   Nenne dem Empfänger deine Kontaktdaten. Der letzte volle Absatz des Beschäftigungsnachweises sollte deine Kontaktdaten als Arbeitgeber enthalten. Du musst diese Daten nennen, falls der Empfänger des Schreibens Fragen oder Anliegen hat. Gib an, dass es okay ist, wenn dich der Empfänger kontaktiert.

   • Im letzten Absatz könnte z. B. stehen: "Wenn du irgendwelche Fragen hast oder weitere Informationen benötigst, scheue dich nicht, mich unter 1234 56789 oder [email protected] zu kontaktieren."
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   Unterschreibe den Brief und schicke ihn ab. Wenn du das Schreiben fertiggestellt hast, nimmst du eine Grußformel auf, unterzeichnest es und gibst es entweder dem Arbeitnehmer oder schickst es selbst an den Empfänger.

   • Beende den Brief mit "Mit freundlichen Grüßen".
   • Unterzeichne den Brief immer mit deiner offiziellen Signatur und deiner Stellenbezeichnung.
   • Versieh das Schreiben mit dem offiziellen Stempel der Firma, wenn deine Firma einen solchen hat.
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Tipps

• Bei manchen Anträgen für ein Visum kann es sein, dass du angeben musst, welche Position der Arbeitnehmer innehaben wird, wenn er das Visum oder die Arbeitserlaubnis bekommt. Es kann sein, dass du die Wichtigkeit der Anstellung des Arbeitnehmers, der das Visum beantragt, detaillierter beschreibst.
• In einigen Firmen gibt es spezielle Leute, die Beschäftigungsnachweise erstellen, andere Firmen haben spezielle Vorlagen, die du für das Schreiben verwenden solltest. Wenn du dir nicht sicher bist, frage in der Personalabteilung nach.
• Manche Arbeitgeber bitten den Arbeitnehmer, das Schreiben zu entwerfen, welches dann später vom Arbeitgeber unterschrieben wird. Wenn du das so machst, dann lies das Schreiben sorgfältig durch, bevor du es unterzeichnest.

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Warnungen

• Nenne finanzielle Informationen nur, wenn der Arbeitnehmer sie verlangt. Wenn du das Schreiben als Arbeitnehmer selbst schreibst, kannst du so viele Informationen aufnehmen, wie du denkst, dass sie nötig sind.
• Nenne keine persönlichen Daten deines Arbeitnehmers, es sei denn, er autorisiert dich dazu.
• Wenn der Arbeitnehmer, der einen Beschäftigungsnachweis möchte, nicht mehr bei dir arbeitet, nenne keinen Grund für sein Ausscheiden.

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