Effectief communiceren

Wat ook je achtergrond, leeftijd of ervaring is, effectief communiceren is een vaardigheid die je kunt leren. Met wat zelfvertrouwen en basiskennis kan ook jij je punt maken. Hier lees je hoe.

Methode 1

Methode 1 van 5:

De juiste omgeving voor communicatie scheppen

Pdf downloaden

1
Kies de juiste tijd. Zoals het cliché zegt, is er voor alles een tijd en een plaats, en dat is voor communicatie niet anders.
- Bewaar discussies over zware onderwerpen zoals financiën of weekplanning niet tot de late avond. Er zullen maar weinig mensen blij van worden om met dit soort onderwerpen te worden geconfronteerd als ze moe zijn. Bewaar zware onderwerpen voor de ochtend of middag als mensen alert, beschikbaar en helder zijn.
2
Kies de juiste plek. Als je iemand iets moet vertellen wat waarschijnlijk niet zo goed zal vallen (zoals een sterfgeval of een scheiding), doe dat dan niet in het openbaar, bij collega's of dichtbij andere mensen. Wees respectvol en medelevend met de persoon die het bericht ontvangt en communiceer met hem/haar alleen. Zo kun je open met diegene praten en zorg je dat het gesprek beide kanten op goed verloopt.
- Als je een presentatie geeft aan een groep, zorg dan dat je van te voren de akoestiek hebt gecontroleerd en dat je hebt geoefend duidelijk te spreken. Gebruik een microfoon als dat nodig is om door het publiek gehoord te worden.
Zet alle elektronica uit die tijdens de conversatie af zouden kunnen gaan. Als er een telefoon gaat, lach er dan de eerste keer om, en zet hem onmiddellijk uit en ga door met het gesprek. Laat externe afleiding je concentratie niet verstoren. Dat leidt zowel jou als je luisteraar af, en zal de communicatie de das om doen.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 5:

Organiseer je communicatie

Pdf downloaden

1
Wees georganiseerd en maak je ideeën in je hoofd duidelijk. Dit moet je doen voordat je deze ideeën wilt gaan vertellen. Als je gepassioneerd bent over een onderwerp kun je onduidelijk worden als je niet van te voren wat kernpunten hebt bedacht waarover je het wilt gaan hebben.
- Een goede richtlijn is om drie hoofdpunten te kiezen, en je communicatie daar omheen op te bouwen. Op die manier kun je, als je van het onderwerp afdwaalt, weer terugkeren naar één of meer van je drie hoofdpunten zonder dat je zenuwachtig wordt. Het kan ook helpen die hoofdpunten op te schrijven.
2
Wees duidelijk. Wees vanaf het begin duidelijk in wat je wenst over te brengen. Je doel kan bijvoorbeeld zijn om anderen te informeren, of om informatie te verkrijgen, of om actie te initiëren. Mensen moeten van te voren weten wat jij verwacht van je communicatie.
3
Blijf bij het onderwerp. Als je eenmaal begint met het uiteenzetten van je drie hoofdpunten, zorg dan dat alles wat je zegt bijdraagt aan de conversatie of het debat. Als je al van te voren hebt nagedacht over de punten en de essentie van je ideeën die je wilt overbrengen, is de kans groot dat enkele relevante zinnen in je hoofd zijn blijven hangen. Wees niet bang om die te gebruiken om je punt duidelijk te maken. Zelfs de meest zelfverzekerde en gerenommeerde sprekers hergebruiken hun zinnen voor een groter effect.
4
Bedank je luisteraar(s). Bedank de persoon of groep voor hun tijd om te luisteren en reageren. Wat ook de uitkomst van de communicatie is, zelfs als de reactie op jouw praatje of discussie negatief was, het getuigt van goede manieren om het gesprek beleefd en met respect voor andermans inzet af te ronden.
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 5:

Communiceren door middel van een toespraak

Pdf downloaden

1
Stel de luisteraars op hun gemak. Dit moet je doen voor je jouw conversatie of presentatie begint. het kan soms helpen te beginnen met een favoriete anekdote. Zo kan de luisteraar zich met jou identificeren.
2
Articuleer. Het is belangrijk duidelijk te spreken zodat de boodschap duidelijk overkomt op een manier dat elke luisteraar het kan verstaan. Jouw woorden worden onthouden als mensen meteen begrijpen wat je zegt. Het betekent dat je je woorden duidelijk uitspreekt, waarbij je liever simpele woorden gebruikt dan ingewikkelde en dat je op een volume spreekt waarbij je zeker gehoord wordt, en zonder over te komen als te verlegen of ongeïnteresseerd.
Let er goed op om belangrijke woorden extra goed te articuleren, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Als je soms mompelt omdat je bang bent voor een groep te spreken, oefen dan thuis voor de spiegel. Laat je toespraak eerst horen aan je familieleden of vrienden, zodat je de boodschap beter onder woorden kunt brengen. Zowel oefenen als het ontwikkelen van je woorden zullen je meer zelfvertrouwen geven.
4
Wees aandachtig als je luistert en zorg ervoor dat je gezichtsuitdrukking interesse uitdrukt. Luister actief. Communicatie gaat twee kanten op. Onthou dat je niet leert terwijl je praat. Als je luistert kun je zien hoeveel van je boodschap bij je luisteraars is binnengekomen en of het wel of niet goed aankomt. Het kan nuttig zijn om luisteraars te vragen om in hun eigen woorden te herhalen wat jij zojuist hebt verteld.
Een monotone stem is niet fijn om naar te luisteren. Een goed spreker zal "stemkleur" gebruiken om de communicatie te versterken. Norma Michael raadt aan de toon en het volume van je stem omhoog te laten gaan als je van het ene naar het andere onderwerp overschakelt, en om langzamer en wat harder te praten als je een speciaal punt of een opsomming wilt maken . ^{[1]XBronNorma Michael, How to Say What You Mean, (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5} Ze raadt ook aan om levendig te spreken, maar pauzes te laten vallen om hoofdpunten te benadrukken als je actie van je luisteraars verwacht.
Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 5:

Communiceren door middel van lichaamstaal

Pdf downloaden

1
Herken mensen. Je hoeft natuurlijk niet alle mensen in je publiek te kennen, maar ze zullen allemaal met je meeknikken en de hele tijd bewust naar je kijken. Dat betekent dat ze contact met je maken. Beloon ze dus met je erkenning.
2
Duidelijkheid van je bedoelingen kan overgebracht worden door middel van lichaamstaal. Gebruik bewust gezichtsuitdrukking. Probeer passie uit te stralen en empathie voor de luisteraar op te brengen met zachte, bewuste gezichtsuitdrukkingen. Vermijd negatieve gezichtsuitdrukkingen zoals fronzen of opgetrokken wenkbrauwen. Wat wel of niet negatief is hangt af van de context, ook de culturele, dus bekijk de situatie goed.
- Let op onverwacht gedrag dat kan betekenen dat je een culturele botsing veroorzaakt, zoals een gebalde vuist, een ingezakte houding of zelfs een stilte. ^{[2]XBronDon W Prince and Michael H Hoppe, Listen and Watch for Cultural Differences, in Communicating Across Cultures, (2000), pp.14-19} Als je de cultuur niet kent, vraag dan eerst om informatie over verschillen in communicatie.
3
Kijk mensen aan als je communiceert. Oogcontact zorgt voor een goede verstandhouding, helpt mensen te overtuigen dat je betrouwbaar bent en laat zien dat je geïnteresseerd bent. Tijdens een conversatie of presentatie s het belangrijk om de andere(n) in de ogen te kijken en dat contact even vast te houden (maar overdrijf het niet; het moet natuurlijk voelen, ongeveer 2-4 seconden). ^{[3]XBronLinda Talley, Body Talk, Career World, a Weekly Reader publication 38.6, (April-May 2010), p.6}
- Onthou om je hele publiek in je op te nemen. Als je een vergaderzaal toespreekt, kijk dan elke persoon even aan. Een bepaald persoon negeren kan beledigend zijn, en je kunt hierdoor belangrijke dingen mislopen.
- Als je een groot publiek toespreekt, pauzeer dan even en maak met iemand uit het publiek zo'n 2 seconden oogcontact voor je verder gaat met je verhaal. Dit helpt om individuele leden van het publiek zich persoonlijk aangesproken te laten voelen.
- Let op dat oogcontact cultureel bepaald is. In sommige culturen is het ongepast. Doe er van te voren onderzoek naar.
4
Gebruik ademhalen en pauzes in je voordeel. Er zit een bepaalde kracht in pauzeren. Simon Reynolds zegt dat pauzeren een publiek de kans geeft in te haken en te luisteren. Het helpt jou je punten te benadrukken en geeft de luisteraar de tijd om wat is gezegd te laten bezinken. Ook maakt het je communicatie overtuigender en je toespraak makkelijker om naar te luisteren.^{[4]XBronSiimon Reynolds, Why People Fail; The 16 obstacles to success and how you can overcome them, (2010), p. 94, ISBN 978-0-670-07431-0}
- Haal diep adem om jezelf stabiel te voelen voor je begint met communiceren.
- Maak het de gewoonte om goed, regelmatig te ademen tijdens een conversatie, dan hou je een rustige, stabiele stem. Het zorgt ook dat je ontspannen blijft.
- Gebruik pauzes om een adempauze te nemen in wat je zegt.
5
Gebruik handgebaren voorzichtig. Wees je bewust van wat je handen zeggen terwijl je praat. Sommige handgebaren kunnen heel effectief zijn om je punt te benadrukken (open gebaren), terwijl andere afleidend of beledigend kunnen zijn voor sommige luisteraars, of kunnen ervoor zorgen dat het gesprek wordt afgesloten (gesloten gebaren). Het helpt ook naar andermans handgebaren te kijken om te zien hoe ze op jou overkomen.
6
Controleer andere lichamelijke signalen. Kijk goed of je ogen niet afdwalen, of dat je aan je kleding plukt of steeds je neus ophaalt. Deze kleine gebaren stapelen zich op en kunnen de effectiviteit van je boodschap teniet doen.
Advertentie

Methode 5

Methode 5 van 5:

Effectief communiceren in een conflictsituatie

Pdf downloaden

Ga niet hoger staan of over de ander heen hangen. Dit creëert een machtsstrijd en tilt het conflict naar een ander niveau. Als de ander zit, moet jij ook gaan zitten.
2
Luister naar de andere partij. Laat ze zeggen hoe ze zich voelen. Wacht tot ze helemaal uitgepraat zijn voordat je zelf gaat spreken.
3
Spreek met een kalme stem. Ga niet schreeuwen of de andere partij beschuldigen. Laat ze weten dat je hun punt hebt gehoord en die kant van het verhaal begrijpt.
4
Probeer de ruzie niet koste wat kost te beëindigen. Als de persoon de kamer uit loopt, volg hem/haar dan niet. Laat het gaan en hervat het gesprek als hij/zij gekalmeerd is.
5
Probeer niet het laatste woord te hebben. Nogmaals, dit kan leiden tot een machtsstrijd die nooit ophoudt. Soms moet je het er over eens zijn dat je het oneens bent, en gewoon verder gaan.
6
Gebruik "ik" boodschappen. Als je je zorgen onder woorden brengt, probeer de zin dan te beginnen met "ik…". Daardoor staat de andere persoon meer open voor je klachten. Zeg bijvoorbeeld in plaats van "Jij bent zo slordig en daar word ik gek van" liever " Ik heb het gevoel dat die rommel een probleem is in onze relatie".
Advertentie

Tips

Wees voorzichtig met humor. Hoewel een beetje humor verweven in wat je wilt bespreken heel effectief kan zijn, moet je het niet overdrijven en er niet op vertrouwen als oplossing van dingen die je moeilijk vindt te vertellen. Als je grapjes blijft maken en steeds lacht, wordt je communicatie niet serieus genomen.
Ga niet ratelen. Dan wordt je boodschap niet begrepen.
Ga niet zeuren of smeken. Daarmee krijg je geen respect of interesse van je luisteraar. Als je erg boos bent, excuseer jezelf dan en kom later terug als je tijd hebt gehad om er over na te denken.
Zoek op het internet naar voorbeelden van goede sprekers in actie. Er zijn heel veel rolmodellen te vinden in online video's. Zie ze als je persoonlijke communicatie coaches!

Advertentie