Come Comunicare in Modo Efficace

A prescindere dalla tua età, dalla tua storia o dalle tue esperienze passate, puoi riuscire a imparare a comunicare in modo efficace. Con un po' di fiducia in te stesso e di conoscenza delle basi della comunicazione, sarai in grado di esprimere la tua opinione. Ecco come fare.

Metodo 1

Metodo 1 di 5:

Creare l'Ambiente Giusto per la Comunicazione

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Scegli il momento giusto. Come dice il detto, c'è un tempo e un luogo per ogni cosa, e la comunicazione non fa eccezione.
- Evita di intraprendere discussioni su argomenti pesanti come le finanze o la pianificazione della settimana a tarda sera. Poche persone apprezzano di dover discutere argomenti importanti quando sono stanche. Riserva invece questi argomenti a mattina e pomeriggio, quando le persone sono vigili, disponibili e riusciranno più facilmente a rispondere con chiarezza.
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Scegli il posto giusto per una conversazione intima. Se devi dire qualcosa che non sarà ricevuto bene (come la notizia di un decesso o una separazione), non farlo in pubblico, quando sono presenti dei colleghi o in presenza di altre persone. Sii rispettoso e preoccupati di chi riceverà la comunicazione, informandolo in un luogo privato. Questo ti darà la possibilità di dialogare apertamente riguardo al messaggio, e garantirà che entrambe le parti possano esprimersi.
- Se devi parlare a un gruppo di persone, assicurati di verificare l'acustica in precedenza ed esercitati a parlare con voce chiara. Usa un microfono se necessario.
Rimuovi le distrazioni. Spegni tutti i dispositivi elettronici che potrebbero fare rumore durante la conversazione. Non lasciare che le distrazioni esterne siano un ostacolo per la tua concentrazione. Distrarranno te e il tuo interlocutore, impedendo una comunicazione appropriata.
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Metodo 2

Metodo 2 di 5:

Organizzare le Tue Comunicazioni

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Organizza e chiarisci le idee che hai in testa. Dovresti farlo prima di provare a comunicare queste idee. Se un argomento ti appassiona, potresti ingarbugliarti se non avrai pensato prima a cosa dire.
- Una buona regola da seguire è scegliere tre punti principali e incentrare la tua comunicazione su di essi. In questo modo, se divagherai, sarai in grado ritornare su uno di questi punti senza perdere il filo del discorso. Puoi scrivere questi punti se pensi sia di aiuto.
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Sii chiaro. Chiarisci il messaggio che vuoi trasmettere sin dall'inizio. Il tuo scopo ad esempio potrebbe essere informare altre persone, ottenere informazioni o iniziare un'azione. Le persone devono sapere prima cosa ti aspetti da una comunicazione.
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Rimani sull'argomento. Quando inizi a discutere i tre punti principali, assicurati che tutto quello che dirai aggiunga qualcosa alla conversazione. Se hai già pensato in anticipo ai problemi e alle idee che vuoi comunicare, probabilmente ti sovverranno delle frasi pertinenti. Non aver timore di usarle per sottolineare il tuo punto di vista. Anche gli oratori famosi e capaci utilizzano spesso le stesse frasi, per imprimerle nella memoria di chi li ascolta.
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Ringrazia il tuo pubblico. Ringrazia la persona o il gruppo di persone per il tempo che ti hanno concesso, ascoltandoti e rispondendoti. A prescindere dal risultato della comunicazione, anche se la risposta è stata negativa, è buona educazione concludere la conversazione con garbo ed evidenziando il tuo rispetto per le opinioni e il tempo delle altre persone.
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Metodo 3

Metodo 3 di 5:

Comunicare con un Discorso

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Metti a tuo agio chi ti ascolta. Dovrai farlo prima di intraprendere una conversazione o una presentazione. Può esserti utile iniziare con un aneddoto amato dal pubblico. Questo aiuterà chi ti ascolta a ritenerti uno di loro.
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Articola le tue parole. E' importante parlare in modo chiaro, così che il messaggio arrivi in modo che tutto il pubblico possa capirlo. Le tue parole saranno ricordate perché tutti potranno capire subito quello che dici. Dovrai pronunciare le parole in modo distinto, preferire le parole semplici a quelle complesse e parlare con un volume abbastanza alto da essere sentito, ma senza apparire troppo freddo e distaccato.
Evita di borbottare. Fai attenzione a pronunciare i punti salienti del tuo discorso per evitare qualunque tipo di fraintendimento. Se borbottare è un meccanismo di difesa che hai sviluppato per la paura di comunicare, esercitati a parlare a casa di fronte allo specchio. Discuti riguardo a cosa vuoi comunicare con le persone che ti fanno sentire a tuo agio, per sviluppare meglio il messaggio nella tua mente. La pratica e la scelta delle parole giuste riusciranno a farti acquisire fiducia in te stesso.
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Fai attenzione quando ascolti e assicurati che la tua espressione facciale rifletta il tuo interesse. Ascolta attivamente. La comunicazione è una strada a doppio senso. Ricorda che mentre parli, non stai imparando nulla. Ascoltando invece potrai capire se il messaggio è arrivato a chi ti ascolta e se è stato ricevuto correttamente. Può esserti utile chiedere a chi ti ascolta di ripetere con proprie parole ciò che hai detto, per assicurarti che non siano confusi o ti abbiano frainteso.
Un suono monotono non è piacevole da ascoltare. Un buon oratore sa usare il tono della voce per migliorare la comunicazione. Norma Michael consiglia di alzare il tono e il volume della voce quando passi da un argomento all'altro, e aumentare il volume e rallentare il ritmo di esposizione quando sottolinei un punto particolarmente importante o riassumi.^{[1]XFonte di ricercaNorma Michael, How to Say What You Mean, (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5} Consiglia anche di parlare in modo sbrigativo, ma fare delle pause per enfatizzare le parole chiave quando richiedi un azione.
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Metodo 4

Metodo 4 di 5:

Comunicare con il Linguaggio del Corpo

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Riconosci le persone. Certo, non conoscerai tutte le persone nel pubblico o il nuovo amico della vostra compagnia, ma loro annuiranno quando parlerai e ti osserveranno con attenzione. Questo significa che stanno creando una connessione con te. Perciò premiali con il tuo riconoscimento.
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La chiarezza di significato può essere espressa anche dal tuo linguaggio del corpo. Usa le espressioni facciali con cognizione. Cerca di trasmettere passione e generare empatia tra il pubblico usando espressioni facciali dolci, gentili e vigili. Evita le espressioni facciali negative, come le smorfie o le sopracciglia alzate. La definizione di espressione facciale negativa dipende dal contesto, incluso quello culturale, perciò adattati a ogni situazione.
- Fai attenzione ad alcuni gesti che possono essere interpretati diversamente secondo la cultura di chi ascolta, come un pugno chiuso, una postura pigra, o il silenzio.^{[2]XFonte di ricercaDon W Prince and Michael H Hoppe, Listen and Watch for Cultural Differences, in Communicating Across Cultures, (2000), pp.14-19} Se non conosci la cultura di chi ti ascolta, fai delle domande sugli usi di comunicazione del luogo prima di iniziare a parlare.
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Comunica con le persone guardandole negli occhi. L'incrocio di sguardi stabilisce un rapporto, aiuta le persone a credere che tu sia degno di fiducia, e dimostra il tuo interesse. Durante una conversazione o una presentazione, è importante guardare le persone negli occhi, se possibile, e mantenere il contatto visivo per un tempo ragionevole (non esagerare; continua finché ti sembra naturale, circa 2-4 secondi).^{[3]XFonte di ricercaLinda Talley, Body Talk, Career World, a Weekly Reader publication 38.6, (April-May 2010), p.6}
- Ricorda di coinvolgere tutto il tuo pubblico. Se stai parlando a un consiglio direttivo, guarda ogni membro del consiglio negli occhi. Trascurare una persona può essere interpretato come un'offesa e potrebbe farti perdere il lavoro, l'ammissione, il successo o qualunque sia il tuo obiettivo.
- Se ti stai rivolgendo a un pubblico, fai una pausa e incrocia lo sguardo di un membro del pubblico per circa 2 secondi, prima di allontanare lo sguardo e iniziare di nuovo a parlare. Questo ti aiuterà a far sentire partecipi singoli elementi del pubblico.
- Fai attenzione, il contatto visivo è interpretato in modo diverso secondo la cultura di appartenenza. In alcuni culture è considerato inappropriato o fastidioso. Fai delle ricerche e informati in anticipo.
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Usa la respirazione e le pause a tuo vantaggio. La pause sono uno strumento potente. Simon Reynolds sostiene che fare una pausa consente al pubblico di avvicinarsi e ascoltare. Ti possono aiutare a porre l'enfasi sui punti salienti e dà a chi ti ascolta il tempo di assimilare ciò che hai detto. Ti aiuteranno anche a rendere più interessante la conversazione e sarà più semplice ascoltare il tuo discorso.^{[4]XFonte di ricercaSiimon Reynolds, Why People Fail; The 16 obstacles to success and how you can overcome them, (2010), 94, ISBN 978-0-670-07431-0}
- Fai respiri profondi e calmati prima di iniziare a comunicare.
- Prendi l'abitudine di respirare in modo regolare e profondo durante una conversazione, per tenere una voce calma e sicura. Sarai anche più rilassato.
- Usa le pause per riprendere fiato.
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Gesticola con attenzione. Fai attenzione a quello che dicono le tue mani mentre parli. Alcuni gesti con la mani possono essere molto utili per evidenziare i concetti (gesti di apertura), mentre altri possono distrarre o offendere chi ti ascolta, e possono portare un'interruzione prematura della conversazione (gesti di chiusura). Ti sarà utile guardare i gesti delle altre persone per notare che effetto hanno su di te.
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Controlla gli altri segnali che trasmetti con il corpo. Fai attenzione a non perdere lo sguardo, a non levare i pelucchi dai tuoi vestiti e a non tirare su con il naso. Questi piccoli atteggiamenti ridurranno l'efficacia del tuo messaggio.
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Metodo 5

Metodo 5 di 5:

Comunicare in Modo Efficace Durante un Litigio

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Non stare in piedi e non sovrastarla. Farlo creerà una sfida di potere e porterà il conflitto a un altro livello. Se la persona è seduta, dovresti sederti anche tu.
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Ascolta la tua controparte. Lascia che esprima i suoi sentimenti. Attendi finché non ha finito di parlare prima di iniziare tu.
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Parla con voce calma. Non urlare e non lanciare accuse. Falle capire che hai compreso il suo punto di vista e lo condividi.
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Non cercare di concludere una lite a tutti i costi. Se la persona lascia la stanza, non seguirla. Consentile di farlo e lascia che ritorni quando sarà più calma e pronta a parlare.
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Non cercare di avere l'ultima parola. Anche in questo caso creeresti una battaglia di potere che potrebbe non avere fine. In alcuni casi potrai solo riconoscere di essere in disaccordo e andare avanti.
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Usa frasi con "Io". Quando dai voce alle tue preoccupazioni, cerca di usare frasi che inizino con "Io...". Farai in modo che l'altra persona sia più ricettiva alle tue lamentele. Ad esempio, invece di dire "Sei sbadato e questo mi fa arrabbiare", prova "Io credo che il tuo atteggiamento confusionario sia un problema per la nostra relazione."
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Consigli

Non lamentarti e non pregare. In nessun caso susciteresti rispetto o interesse in chi ti ascolta. Se sei molto turbato, allontanati e ritorna a discutere più tardi quando ti sarai chiarito le idee.
Non prolungarti troppo. Il tuo messaggio non sarà capito o non verrai preso sul serio.
Fai attenzione a usare l'umorismo. Anche se una piccola dose di umorismo può essere molto efficace, non esagerare e non affidarti ad esso per indorare la pillola se devi parlare di argomenti difficili. Se continui a sogghignare e a fare battute, non sarai preso sul serio.
Cerca su internet esempi di grandi oratori in azione. Esistono molti modelli a cui ispirarsi che potrai studiare guardando dei video online.
Se stai facendo una presentazione di fronte a un gruppo di persone o a un pubblico, preparati a rispondere alle domande difficili, in modo da non essere colto di sorpresa e da non sapere più come continuare. Per non perdere mai la capacità di comunicare in modo efficace, Michael Brown suggerisce una regola d'oro per gestire le domande difficili. Consiglia di ascoltare a nome di tutte le persone presenti, facendo domande e ripetendo il problema. Condividi la risposta con tutti, allontanando gli occhi da chi ti ha fatto la domanda e spostando lo sguardo su tutte le persone presenti per fare in modo che tutti si prendano la responsabilità della risposta. Approfitta di questa risposta collettiva per andare avanti e cambiare argomento.^{[5]XFonte di ricercaMichael Brown, Speaking Easy, (undated), Media Associates, NZ, p.114.}