كيفية التواصل الفعّال

أيًا كان عمرك، وخبراتك السابقة، وخلفيتك الثقافية والمجتمعية، فإن مهارة التواصل الفعال هي شيء لازم في حياتك من جهة، وأمر من الممكن أن تتعلمه من جهة أخرى. أعظم القادة على مدار كل فترات التاريخ كانوا خطباء رائعين، وأصحاب مهارة كبيرة في التواصل الفردي والجماهيري. في الحقيقة، فإن التواصل: فن الإعلام والقيادة؛ هو أشهر الكليات الدراسية مؤخرًا، بسبب أن العالم صار مدركًا لأهمية وقيمة الأفراد القادرين على التواصل الفعّال. بالقليل من الثقة الشخصية، والمعرفة لأساسيات هذه المهارة، سوف تكون قادرًا على الوصول لهدفك في وقت قليل.

طريقة 1

طريقة 1 من 5:

خلق البيئة الصحيحة

تنزيل المقال

1
اختر الوقت الصحيح. كما تقول الجملة الشائعة: "هناك وقت ومكان مناسبين لكل شيء." والتواصل بدوره لا يختلف في ذلك.
- تجنب بدء المناقشة حول المواضيع الثقيلة في الوقت المُتأخر من الليل. القليل من الأفراد سوف يشعرون بسعادة للتعامل مع المواضيع الشائكة، مثل: (الماديات، والجدولة طويلة المدى.. أو غير ذلك) عندما يكونون في حالة ذهنية وبدنية مُرهَقة. بدلًا من ذلك، تأكد من توصيل الرسائل وبدء المحادثات حول المواضيع الهامة في الوقت المُبكر من الصباح، أو بعد الظهيرة، عندما يكون الطرف الآخر منتبهًا، ومُتاحًا، وأكثر استعدادًا للرد بوضوح.
2
اعتمد على المُناقشة المُنطلقة والمفتوحة. اختر المكان المناسب، الذي يتيح فرصة لعملية التواصل أن تكون مزدهرة ومنفتحة وفي درجة من النضج. إذا كنت في حاجة لإخبار الشخص بشيء ما غير سار (مثل: أخبار الموت أو الانفصال العاطفي)، فلا تقم بذلك في مكان عام، وسط الزملاء أو بالقرب من الآخرين. كن مُحترمًا ومُقدرًا للشخص عن طريق جعل هذا النوع من التواصل يتم في مكان خاص. سوف يتيح لك ذلك فرصة على أن تكون متحررًا أكثر في الحوار، والتحدث بوضوح ودقة، ويجعل كلًا منكما قادرًا على الفهم الناضج والتعامل الصحيح مع المعلومات المذكورة.
- إذا كنت تقوم بالتقديم أمام مجموعة من الناس، فتأكد من اختبار الصوتيات مُسبقًا، والتمرن على جعلك صوتك واضحًا. استخدم الميكروفون، عند الحاجة، للتأكد من أن صوتك مسموع من الجميع.
قم بغلق كل الأجهزة الإلكترونية التي قد تعيق المحادثة. إذا رنّ الهاتف، اسخر من ذلك في المرة الأولى، ثم أغلقه في الحال وواصل التحدث. لا تسمح لأي مشتتات خارجية أن تجعلك منحرفًا عن مسار تركيزك. سوف يؤثر ذلك سلبًا عليك وعلى من تتحدث إليه، وبالتالي سيعود ذلك بالضرر على فاعلية المحادثة.

طريقة 2

طريقة 2 من 5:

تنظيم المحادثات

تنزيل المقال

1
كن مُنظمًا واجعل الأفكار الواضحة في عقلك. يجب أن تقوم بذلك "قبل" محاولة التواصل حول أي فكرة. إذا كنت تشعر بالحماس والشغف حول موضوع ما، فإن أفكارك ستكون مشوشة إذا لم تستهدف بعض النقاط الرئيسية التي تلتزم بها أثناء التحدث. هذه الكلمات والأفكار الرئيسية سوف تعمل بمثابة المرساة ونقاط الارتكاز، التي تساعد في جعل عملية التواصل التي تقوم بها واضحة وقوية.
- من الأشياء مضمونة النجاح بحكم التجربة أن تختار ثلاثة نقاط أساسية وتجعل التواصل منصبًا عليها. بهذه الطريقة، إذا سار الحديث بعيدًا عن الموضوع الأساسي، يمكنك أن تعود إلى نقطة ما من تلك النقاط الأساسية الأولى بدون أن تشعر بالارتباك. كتابة هذه النقاط، إذا كان من الملائم ذلك، قد يساعدك كثيرًا.
كن واضحًا فيما تحاول قوله، من البداية. على سبيل المثال، قد يكون غرضك هو إخبار الآخرين، أو الحصول على معلومات، أو المبادرة بفعل. إذا عرف من تتحدث إليه الغرض الأساسي للمحادثة، سوف تمضى الأمور بشكل أكثر سلاسة.
ما أن تبدأ في التحدث عن نقاطك الثلاث الأساسية، فتأكد من أن كل شيء تقوله يضيف إلى الرسالة التي نويت أن تنقلها من خلال المحادثة وتدعمها وتثبتها. إذا فكرت من قبل حول "المسألة" وقمت بتصفية وترشيح الأفكار والمواضيع بعقلك، للتركيز فقط على الأهم منها، بنسبة كبيرة ستجد أن الجمل وثيقة الصلة بالموضوع والهامة هي التي سوف تخطر في بالك أثناء الحديث. لا تقلق من أن تستخدم ذلك من أجل التأكيد على أفكارك. المتحدثون الواثقون والمشهورون للغاية، يلتزمون دائمًا بتجربة استخدام الخطوط الرئيسية للمحادثة مرة تلو مرة للتأكيد على قيمة خطبهم. تأكد من أنك تجعل رسالتك واضحة ومباشرة.
وجه الشكر للفرد أو المجموعة التي تأخذ من وقتها من أجل الاستماع لك والتفاعل مع ما تقوله. بغض النظر عن النتائج المترتبة عن عملية التواصل، وحتى إذا كانت ردود الفعل على حديثك أو على المناقشة على عكس ما تمنيته، فقم بإنهاء الحديث بطريقة مُتأدبة، عن طريق توجيه الشكر لمشاركات الجميع ووقتهم.

طريقة 3

طريقة 3 من 5:

التواصل من خلال الخطابات

تنزيل المقال

يجب عليك القيام بذلك قبل الانطلاق في محادثتك أو عرضك التقديمي. يمكنك في الكثير من الأحيان أن تبدأ بحكاية مُفضلة. يساعد ذلك المستمعين على التعرف عليك، وتعريفك بداخل عقولهم بوصفك شخص شبيه بهم، وتمر بنفس ما يمرون به كل يوم في حياتهم.
من الضروري أن تكون رسائلك واضحة بشكل لا لبس فيه، بحيث تكون بصياغة وشكل يقدر كل مستمع على فهمه. يتذكر الناس كلماتك فقط عندما يقدرون على فهم ما تحاول قوله على الفور. يتطلب ذلك أن تكون طريقتك في التحدث مميزة وواضحة وأن تستخدم أبسط الكلمات والصيغ بدلًا من الجمل المُعقدة.
تحدث بطبقة صوت مضمون أن يسمعها الجميل، بحيث لا تكون هادئة أو مرتفعة جدًا. اهتم للغاية بالنطق الصحيح للنقاط الأساسية لحديثك، بحيث تتجنب أي نوع من سوء الفهم. إذا كانت التمتمة واحدة من المشكلات التي تقع فيها بسبب الخوف من التواصل مع الآخرين أو في الأحاديث العامة، فتدرب جيدًا على خطابك في المنزل، أمام المرآة. يكون من الجيد كذلك أن تناقش ما ترغب في قوله مع الأشخاص الذين ترتاح إليهم. يساعدك ذلك على ترسيخ الرسالة بداخل عقلك. عليك كذلك أن تدرك أن كل تمرين وتعديل على كلماتك، يساعدك على بناء الثقة.
4
كن منتبهًا عند الاستماع، وتأكد من أن تعبيرات وجهك تعكس تركيزك وانتباهك لما يُقال. استمع بتركيز. عليك أن تدرك أن التواصل هو طريق ذو اتجاهين، وأنك عندما تتحدث لا تتعلم أي شيء جديد، على عكس ما يحدث لخبراتك وعقلك عن الاستماع. كن مستمعًا نشطًا؛ سيجعلك ذلك قادرًا على قياس مدى وصول رسالتك للطرف الآخر، وما إذا تم استقبال ما تقوله بطريقة صحيحة أم أنها تحتاج للمزيد من التأكيد على نقاط الرسالة. إذا ظهر على جمهورك أنهم مرتبكون، قد يكون من الجيد أن تطلب منهم ذكر بعض من الأشياء التي قُلتها، ولكن بصياغتهم الخاصة. سوف يساعدك ذلك على تحديد وجهات النظر الخاطئة تجاه ما كنت تحاول قوله، وتصحيح هذه الأخطاء.
- التحقق من مشاعر المستمعين. سوف يشجعهم ذلك على التحدث معك براحة أكبر، ويساعدهم على الشعور بحالة أفضل، خاصة إذا كانوا يشعرون بالانزعاج أو القلق.
5
استخدم صوتك بشكل مثير للاهتمام. الصوت الرتيب، آحادي النغم، لا يكون ذو وقع سار للأذن، لذلك فإن المُتحدث الجيد يستخدم الألوان الصوتية المختلفة من أجل تعزيز وزيادة كفاءة عملية التواصل. نورما مايكل، في كتابها "كيف تقول ما تقصده" ^{[١]Xمصدر بحثيNorma Michael, How to Say What You Mean, (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5} تنصح بما يلى:
- ارفع نغمة ودرجة الصوت عندما تنتقل من موضوع أو نقطة ما إلى أخرى.
- ارفع صوتك وقلل من عدد الكلمات وسرعة الحديث عند التحدث في نقطة ذات أهمية خاصة من حديثك، أو عند تلخيص مضمون الرسالة كلها.
- تحدث بخفة ونشاط، لكن هدئ من سرعة الحديث للتأكيد على الكلمات الرئيسية، عند طلبك لرد فعل معين على ما تقول.

طريقة 4

طريقة 4 من 5:

التواصل بلغة الجسد

تنزيل المقال

بالطبع، ليس من الضروري أن تتواصل بلغة الجسد مع كل فرد من الجمهور. لكنهم يومئون لك وينظرون لك بدراية ومعرفة . ما يعنى أنهم يحاولون التواصل معك. لذلك عليك أن توجه انتباهك لهم!
2
كن واضحًا وغير مبهم في لغة جسدك. استخدم تعبيرات الوجه بوعي. اسعَ جاهدًا إلى إظهار شغفك وخلق حالة تعاطف من قبل من يستمع إليك، عن طريق استخدام تعبيرات الوجه الناعمة والرقيقة. تجنب تعبيرات الوجه السلبية، مثل: العبوس أو الحواجب المرتفعة. كون التعبير سلبيًا أو غير سلبي يعتمد على السياق، خاصة السياق الثقافي للأفراد، لذلك استرشد من خلال الموقف نفسه.
- كن سريعًا في التعرف على أي سلوك غير متوقع قد يسبب صدام عابر للثقافات، مثل: قبضة اليد، أو الوضعية المتراخية، أو حتى الصمت. ^{[٢]Xمصدر بحثيDon W Prince and Michael H Hoppe, Listen and Watch for Cultural Differences, in Communicating Across Cultures, (2000), pp.14-19} إذا كنت لا تعرف الثقافة بشكل وثيق، اسأل عن تحديات التواصل التي قد تواجهها قبل أن تبدأ في الحديث.
3
التواصل البصري. يبنى التواصل بين العينين العلاقة، ويساعد في إقناع الأفراد أنك تستحق الثقة، ويظهر الاهتمام. أثناء المناقشة أو العرض التقديمي، من الضروري أن تنظر في أعين من يستمع إليك قدر الإمكان، وأن تحافظ على تواصل معه لفترة معقولة من الوقت. انتبه لعدم القيام بالأمر لوقت أطول من اللازم. استخدم نظرات العين لفترة طبيعية (بين 2 إلى 4 ثواني) في المرة. ^{[٣]Xمصدر بحثيLinda Talley, Body Talk, Career World, a Weekly Reader publication 38.6, (April-May 2010), p.6}
- تذكر أن توجه حديثك لكل الجمهور. إذا كنت تخاطب مجلس الإدارة، فانظر لكل عضو منهم في عينه. تجاهل أي فرد منهم قد يعتبر بمثابة إشارة عدائية قد تمهد خسارتك لعملك التجاري، أو قبول مبادرتك أو المشروع الذي تتحدث عنه، أو أيًا كان ما تسعى لتحقيقه.
- إذا كنت تخاطب الجمهور، فتوقف وتواصل بصريًا مع فرد منهم لمدة ثانيتين قبل أن تواصل حديثك. هذا يساعد الأفراد من الحضور على الشعور بالقيمة الشخصية.
- كن منتبهًا إلى أن التواصل البصري عملية مختلفة باختلاف الثقافات. في بعض الثقافات تعتبر عملية مقلقة وغير مناسبة. اسأل عن ذلك أو قم باجراء عملية بحث مسبقة.
4
استخدم التنفس والوقفات الكلامية لصالحك. يوجد فائدة وقوة كبيرة للمتحدث متاحة من خلال الوقفات الكلامية. يقول "سيمون رينولدز" أن الوقفات تسبب اتكاء الحضور وانتباههم لما يقال. كما تساعدك للتأكيد على أفكارك وتتيح للمستمعين الوقت لفهم واستيعاب ما قلته. وتساعد كذلك في جعل عملية التواصل معبرة بشكل مقنع أكثر وتجعل خطابك من السهل استيعابه وتقبله. ^{[٤]Xمصدر بحثيSiimon Reynolds, Why People Fail; The 16 obstacles to success and how you can overcome them, (2010), p. 94, ISBN 978-0-670-07431-0}
- قم بأخذ بعض الأنفاس العميقة من أجل جعل نفسك في وضعية مستقرة قبل أن تبدأ في التواصل والحديث.
- التزم بعادة التنفس الثابت والقوي أثناء المحادثات. يساعدك ذلك في المحافظة على استقرارك ويجعلك أكثر استرخاءًا.
- استغل الوقفات أثناء الكلام لأخذ متنفس واستراحة مما تقوله.
استخدم حركات اليد بحرص أثناء الحديث. كن واعيًا بما تقوله يداك أثناء الحديث. بعض حركات اليد قد تكون فعّالة جدًا في التعبير عن وجهة نظرك (الإيماءات الإيجابية)، بينما البعض منها قد يكون مشتتًا أو حتى هجوميًا بالنسبة لبعض المستمعين، ويجعلهم يميلون لإنهاء المحادثة (الإيماءات السلبية). من الجيد كذلك مراقبة حركات اليد لمن يتحدث معك لأخذ انطباع عن نظرتهم الداخلية لك. قم بمحاكاة الإيماءات التي تجدها فعّالة وإيجابية. لاحظ أن أكثر الإيماءات الجيدة تكون طبيعية وهادئة وقوية وواضحة.
6
راقب بقية إشاراتك الجسدية. كن منتبهًا لعينك الزائعة، أو العبث بيديك في الجروح الجسدية، أو الشهيق/ وجر القدم/ الاهتزاز المستمر، وما شابه. هذه الإيماءات الصغيرة تأتي بنتيجة عكسية على كفاءة التواصل والرسالة التي تحاول نقلها للطرف الآخر.
- اطلب من شخص ما أن يسجل حديثك، وابذل الكثير من الوقت والجهد في مشاهدة نفسك. جرب تشغيل الفيديو بسرعة عالية للأمام، وراقب أي إيماءات متكررة أو أفعال جسدية غير واعية، سيظهر ذلك بشكل كوميدي نوعًا ما. ما أن تتوصل لمثل هذه السلوكيات، سيكون من الأسهل عليك أن تعدل لغة الجسد الغير مقصودة تلك وأن تراقب عدم ظهورها من جديد في المرات التالية.

طريقة 5

طريقة 5 من 5:

التواصل الفعّال في أوقات الخلاف

تنزيل المقال

لا تقف أو تحوم حول الشخص الآخر. يخلق هذا صراع على السلطة، ويدفع النزاع إلى مستوى آخر. إذا كان الطرف الآخر جالسًا، فيجب عليك أن تجلس معه.
اترك فرصة لأصحاب الرأي المخالف أن يتحدثوا عما يشعرون به. انتظر حتى ينتهوا من الحديث كليًا قبل أن تبدأ الحديث بدورك.
لا تصرخ أو توجه اتهامات للطرف الآخر أو لأفعالهم.
استخدم صياغات مثل: "إذا فهمت بطريقة صحيحة ما تحاولون قوله، فرأيكم هو… "
إذا خرج الطرف الآخر من الغرفة، لا تتبعه. اترك له فرصة القيام بذلك وأن يعود عندما يكون بحالة أهدأ وعلى استعداد للحديث.
مرة أخرى، قد يسبب ذلك أزمة صراع على السلطة متصاعدة ولا تنتهي أبدًا. في بعض الأحيان، يكون من الواجب عليك أن توافق أو لا توافق ثم تبتعد بهدوء.
استخدم صياغات جمل تستخدم الضمير "أنا" وتتحدث عنك أنت وليس عن الطرف الآخر. عندما تتحدث عن مخاوفك، فتحدث بوضوح عن نفسك. كيف تؤثر أفعال الطرف الآخر عليك. سيجعل ذلك الطرف الآخر أكثر تفهمًا وقابلية على استقبال شكواك برحابة صدر. على سبيل المثال، بدلًا من قول "أنت قذر وفوضوي، وتجعلنى على وشك الجنون"، جرب قول: " أعتقد أننا مختلفين فيما يخص مسألة النظافة والنظام في المنزل. هذه الفوضى تؤثر سلبًا عليّ وتحد من قدرتي على القيام بالأشياء. هذه (الكركبة) والفوضى تجعلني غير مرتاح للغاية."

أفكار مفيدة

كن منتبهًا عند استخدامك للدعابات. فبينما أن المزحة المناسبة المضافة بإحكام لما تتحدث عنه قد تكون بالغة الفائدة، يبقى من الواجب عليك ألا تبالغ في هذا الأمر، وألا تعتمد على المزاح فقط من أجل تغطية الأشياء التي تجد صعوبة في قولها بشكل مباشر. إذا واصلت المزاح والسخرية كل الوقت، فإن عملية التواصل التي تحاولها لن يتم أخذها بجدية أبدًا.
لا تنتحب أو تترافع. أيًا من ذلك لا يجلب لك الاحترام أو الاهتمام. إذا كنت تشعر بالاحباط للغاية، فاستأذن وواصل الحديث فيما بعد، حيث تمنح نفسك فرصة للتفكير في الأمر من جديد.
تأكد من أنك تتواصل بصريًا أثناء التحدث مع الآخرين.
لا تتلعثم بالكلام. لا تتحدث في الكثير من المواضيع الغير مترابطة. سوف يؤدي ذلك لجعل رسالتك غير مفهومة ولن يفكر فيها المستمعون بجدية.
تأكد من أنك لا تملك لغة جسد سلبية أو فاترة.
ابحث عبر الإنترنت عن أمثلة للمتحدثين الرائعين. شاهد مجموعة من أشهر فيديوهات TED. هناك العديد من الأمثلة المتاحة عبر الفيديوهات الأونلاين. تعامل مع هؤلاء الأفراد المتميزين بمثابة مدربي التواصل الشخصيين لك.
تجنب التحدث بطريقة غير مهذبة.
إذا كنت تلقى خطابًا أمام مجموعة من الحضور، فكن مستعدًا للأسئلة الصعبة المحتمل توجيهها لك؛ بحيث لا تشعر فجأة أنك أمام ضربة غير متوقعة تجعلك مرتبكًا ومحتارًا. للمحافظة على وضعية جيدة من التواصل، عند التعرض إلى الأسئلة الصعبة أثناء إلقاء خطاب أمام مجموعة كبيرة من الناس، ينصح "مايكيل براون" بقاعدة ذهبية للتعامل مع مثل هذه المواقف، وتنص على: الاستماع نيابة عن جميع الحاضرين، بما يتضمن طرح الأسئلة وتكرار الموضوع. ثم عليك أن تشارك الرد مع جميع الحاضرين، ما يعنى أن تنتقل بعينك من عند صاحب السؤال إلى بقية الحاضرين، ثم تطلب من الحضور الإجابة. ثم استفد من هذه الإجابة المشتركة للمضى قدمًا والانتقال إلى موضوع آخر. ^{[٥]Xمصدر بحثيMichael Brown, Speaking Easy, (undated), Media Associates, NZ, p.114.}