Cara Berkomunikasi dengan Efektif

Berapapun usia Anda, atau apa pun latar belakang dan pengalaman Anda, komunikasi efektif adalah keterampilan yang bisa dipelajari. Umumnya, pemimpin-pemimpin besar sepanjang masa merupakan komunikator dan orator hebat. Bahkan, komunikasi adalah salah satu jurusan paling populer pada tingkat pendidikan tinggi, dan kemampuan berkomunikasi dengan efisien telah diakui orang banyak. Dengan sedikit kepercayaan diri dan pengetahuan mendasar tentang komunikasi, Anda akan mampu mengemukakan pendapat dalam waktu singkat.

Bagian 1

Bagian 1 dari 5:

Menciptakan lingkungan yang tepat

Unduh PDF

1
Pilihlah waktu yang tepat. Seperti ungkapan yang sering kita dengar: ada tempat dan waktu untuk segalanya, demikian pula untuk komunikasi.
- Hindari memulai diskusi hal-hal berat di waktu malam. Hanya segelintir orang yang senang membicarakan topik berat seperti keuangan atau perencanaan jangka panjang saat mereka lelah. Sebaliknya sampaikanlah pesan atau berdiskusilah mengenai hal ini di pagi atau sore hari saat orang lebih siaga, sedia dan umumnya lebih mampu menanggapi dengan jelas.
2
Fasilitasi perbincangan yang terbuka dan akrab. Pilihlah tempat yang tepat yang memberikan kebebasan untuk berbicara dengan terbuka, sehingga pembicaraan berkembang dan matang. Jika Anda harus menyampaikan berita buruk (seperti kematian atau perceraian), jangan lakukan di depan orang banyak, di antara rekan kerja atau orang lain. Hormatilah orang dengan berkomunikasi dengan mereka di tempat yang lebih pribadi. Hal ini juga dapat memberikan ruang lebih untuk mengembangkan dialog, dengan pengertian dan keterlibatan serta memastikan bahwa pembicaraan berlangsung dua arah.
- Jika Anda presentasi di depan sekelompok orang, pastikan mengecek akustik ruangan sebelumnya dan cobalah mempraktikkan suara Anda dengan jelas. Gunakan mikrofon jika perlu untuk memastikan penonton dapat mendengar Anda.
3
Hindari semua kemungkinan gangguan. Matikan “semua” elektronik yang dapat mengganggu pembicaraan. Jika telepon berdering, matikan pada deringan pertama, lalu matikan telepon sepenuhnya serta lanjutkan pembicaraan. Jangan biarkan gangguan eksternal mengganggu konsentrasi Anda. Mereka bisa menganggu baik Anda maupun pendengar Anda dan dapat membunuh pembicaraan secara efektif.
Iklan

Remove distractions.

Bagian 2

Bagian 2 dari 5:

Menyusun komunikasi Anda

Unduh PDF

1
Susun dan klarifikasi ide dalam kepala. Hal ini harus dilakukan “sebelum” Anda mencoba mengomunikasikan ide apa pun. Jika Anda bersemangat akan suatu topik, ide-ide Anda bisa tercampur baur jika Anda tidak menargetkan beberapa pesan kunci saat berkomunikasi. Pesan kunci ini dapat bertindak sebagai jangkar yang menetapkan fokus dan kejelasan pada komunikasi Anda.
- Aturan praktis adalah untuk memilih tiga poin utama, dan fokuslah ke ketiganya. Dengan demikian, jika topik keluar dari jalur, Anda bisa kembali ke salah satu dari ketiga poin tersebut tanpa rasa bingung. Menulis poin-poin tersebut dapat membantu.
2
Sejelas mungkin. Jelaskan apa yang ingin Anda harapkan dihasilkan dari perbincangan tersebut. Contoh, tujuannya bisa jadi untuk memberi informasi, memperoleh informasi atau memulai aksi. Jika semua orang tahu apa yang mereka harapkan dari komunikasi ini, semua akan lebih lancar.
3
Tetap fokus pada topik. Setelah Anda menyampaikan ketiga poin utama, pastikan semua pesan Anda memperkuatnya. Jika Anda sudah memikirkan lebih jauh isu-isu tersebut dan merangkumnya menjadi beberapa ide besar, frase-frase penting tersebut kemungkinan besar akan melekat di kepala Anda. Jangan takut menggunakannya untuk memperkuat pesan Anda. Bahkan pembicara yang paling percaya diri dan terkenal pun akan menggunakan ulang kalimat-kalimat kunci mereka lagi dan lagi sebagai bentuk penekanan dan penguatan. Ingat untuk menjaga keseluruhan pesan tetap jelas dan langsung.
4
Berterimakasihlah kepada pendengar. Berterimakasihlah pada orang atau kelompok untuk waktu dan tanggapan mereka. Apa pun hasil yang Anda peroleh dari komunikasi ini, walaupun berbeda dari keinginan Anda, akhiri dengan sopan dan hargai seluruh masukan dan waktu orang.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 5:

Berkomunikasi dalam bentuk pidato

Unduh PDF

1
Membuat pendengar nyaman. Hal ini bisa dilakukan sebelum memulai diskusi atau presentasi. Misalkan dengan menceritakan anekdot favorit. Hal ini bisa membantu pendengar untuk mengidentifikasi Anda sebagai salah satu dari mereka dengan persoalan keseharian yang sama.
2
Artikulasikan diri Anda. Penting untuk menyampaikan pesan secara jelas dan tidak ambigu sehingga pesan tersebut diterima secara jelas oleh setiap pendengar. Semua kata-kata Anda akan diingat karena orang akan langsung menangkap apa yang Anda maksud. Untuk ini, Anda harus menyampaikan kata-kata dengan jelas dan menggunakan bahasa yang lebih sederhana dan tidak rumit.
Bicaralah dalam level suara yang cukup keras sehingga bisa didengar seluruh pihak dan tidak tampak sebagai terlalu diam atau menarik diri. Pastikan untuk melafalkan dengan baik kalimat kunci untuk menghindari adanya kesalahpahaman. Jika Anda terbiasa bergumam saat tegang, cobalah untuk melatih diri mengungkapkan pesan Anda depan cermin. Terkadang saat terbaik untuk mendiskusikan poin komunikasi Anda adalah di lingkungan yang nyaman. Hal ini dapat membantu membentuk pesan dalam kepala Anda. Ingat bahwa melatih dan memperbaiki cara pelafalan kata dapat membantu membangun rasa percaya diri.
4
Dengarkan dengan seksama dan pastikan bahwa ekspresi wajah Anda mencerminkan ketertarikan. Ingat bahwa komunikasi berjalan dua arah, dan saat Anda berbicara, Anda tidak belajar. Dengan aktif mendengarkan, Anda bisa mengira-ngira seberapa banyak dari pesan Anda sampai ke pendengar dan apakah pesan tersebut diterima dengan baik atau harus diperbaiki. Jika pendengar Anda tampak bingung, tanyakanlah pada pendengar untuk mengulang apa yang Anda sampaikan dalam bahasa mereka sendiri sehingga bisa membantu mereka mengerti. Hal ini juga dapat membantu Anda mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahpahaman yang mungkin terjadi.
5
Suara yang menarik. Suara monoton tidak menarik untuk telinga, karenanya komunikator yang baik menggunakan warna suara untuk meningkatkan komunikasi. Norma Michael merekomendasikan^{[1]XTeliti sumberNorma Michael, How to Say What You Mean, (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5} bahwa Anda:
- Meninggikan suara dan kencangkan volume Anda saat berpindah dari satu topik atau poin ke yang lain.
- Mengencangkan volume Anda dan pelankan penyampaian pesan saat ada pesan yang khusus atau tengah menyimpulkan.
- Berbicara dengan cepat, tapi berhenti sejenak untuk menekankan kata kunci saat meminta aksi.
Iklan

Bagian 4

Bagian 4 dari 5:

Berkomunikasi dengan bahasa tubuh

Unduh PDF

1
Kenali orang. Tentu, Anda tidak selalu mengenal tiap orang di kursi penonton atau ada beberapa teman baru di kelompok, namun mereka mengangguk bersama dengan Anda dan memandang Anda dengan akrab. Ini berarti bahwa mereka terhubung dengan Anda. Jadi hargai mereka dengan memberi pengakuan pada mereka!
2
Beri bahasa tubuh yang jelas dan tidak ambigu. Atur raut wajah Anda dengan sadar. Upayakan agar mencerminkan semangat dan menggugah empati pendengar dengan menggunakan ekspresi yang lembut. Hindari penggunaan ekspresi wajah yang negatif seperti mengerutkan kening atau mengangkat alis. Negatif tidaknya raut wajah terkait pada konteks, terutama konteks budaya, sehingga tergantung situasi di mana Anda berada.
- Mengidentifikasi secara cepat gaya tubuh yang tak terduga, yang diakibatkan oleh perbedaan budaya, semisal mengepalkan tangan, postur tubuh yang membungkuk atau diam.^{[2]XTeliti sumberDon W Prince and Michael H Hoppe, Listen and Watch for Cultural Differences, in Communicating Across Cultures, (2000), pp.14-19} Jika Anda tidak mengenal baik budayanya, cobalah bertanya mengenai tantangan komunikasi yang mungkin Anda hadapi “sebelum” Anda mulai berbicara dengan (atau pada) orang yang tidak Anda kenali konteks budayanya.
3
Kontak mata dalam komunikasi. Kontak mata dapat membangun hubungan yang baik serta dapat meyakinkan orang bahwa Anda dapat dipercaya serta menunjukkan ketertarikan. Selama percakapan atau presentasi, penting untuk melihat ke mata orang lain jika mungkin, serta menjaga kontak pada jumlah waktu yang wajar. Berhati-hatilah agar tidak berlebihan. Gunakan kontak mata secukupnya sekitar 2-4 detik sekali waktu. ^{[3]XTeliti sumberLinda Talley, Body Talk, Career World, a Weekly Reader publication 38.6, (April-May 2010), p.6}
- Jangan lupa untuk berbicara dengan seluruh penonton. Jika Anda berbicara di depan panel, lihatlah mata seluruh anggota panel. Mengabaikan seseorang dapat menyinggung mereka, bisa menyebabkan Anda kehilangan bisnis, tidak diterima, ataupun kesuksesan apa pun itu yang tengah Anda raih.
- Jika Anda berbicara pada penonton luas, berhentilah sejenak dan buatlah kontak mata dengan salah satu anggota penonton untuk satu-dua detik sebelum memulai berbicara lagi. Hal ini bisa membuat para individu dalam penonton merasa dihargai.
- Sadarilah bahwa kontak mata itu berbeda di tiap budaya. Di beberapa budaya, hal ini dianggap meresahkan dan tidak pantas. Cobalah bertanya terlebih dahulu atau melakukan penelitian sebelumnya.
4
Gunakan pernafasan dan jeda untuk kepentingan Anda. Ada kekuatan dalam jeda. Simon Reynold mengatakan bahwa jeda dapat menarik pendengar untuk mendengarkan. Hal ini membantu Anda menegaskan poin Anda dan memberikan waktu bagi para pendengar untuk mencerna apa yang baru Anda katakan. Hal ini bisa membantu komunikasi Anda tampak lebih menarik, lebih mudah bagi pidato Anda untuk dicerna dan lebih nyaman untuk didengar. ^{[4]XTeliti sumberSiimon Reynolds, Why People Fail; The 16 obstacles to success and how you can overcome them, (2010), p. 94, ISBN 978-0-670-07431-0}
- Tarik nafas dalam-dalam untuk menenangkan diri sebelum mulai berkomunikasi.
- Biasakan untuk bernafas dengan dalam dan teratur saat berbincang. Hal ini bisa membuat suara anda tetap stabil tenang dan membuat Anda lebih rileks.
- Gunakan jeda untuk mengambil nafas dari apa yang Anda katakan.
5
Perhatikan bagaimana gerak tubuh Anda dapat dinilai orang. Gunakan gerakan tangan dengan hati-hati. Sadarilah apa yang dilakukan tangan Anda saat Anda berbicara. Beberapa gerakan tangan dapat sangat efektif untuk menggarisbawahi pesan Anda (gerakan terbuka), sementara gerakan lain dapat mengganggu atau menyinggung pendengar, bahkan cenderung menutup perbincangan (gerak tertutup). Anda bisa belajar dengan memperhatikan gerakan tangan pembicara lain dan melihat bagaimana pengaruhnya pada Anda sebagai pendengar. Tirulah gerakan yang Anda anggap efektif dan menarik. Ingatlah bahwa gerakan yang paling efektif adalah yang alami, pelan dan berempati.
6
Periksalah tanda tubuh Anda lainnya. Jagalah agar mata Anda tidak mengembara, tangan Anda tidak tampak gelisah, atau Anda tidak melakukan gerakan berulang seperti bergoyang-goyang, mengedipkan mata dengan gerakan cepat, menggoyangkan kaki Anda dan sebagainya. Gerakan kecil seperti ini mengurangi efektivitas pesan anda.
- Mintalah seseorang untuk merekam Anda saat berbicara, dan lihatlah penyampaian pesan Anda dalam tempo cepat. Setiap gerakan berulang atau kebiasaan tidak sadar akan menjadi sangat tampak dan lucu. Setelah Anda menemukan gerakan semacam itu, akan lebih mudah untuk memodifikasi bahasa tubuh yang tidak diinginkan dan memonitor hal tersebut untuk muncul kembali.
Iklan

Bagian 5

Bagian 5 dari 5:

Komunikasi efektif dalam konflik

Unduh PDF

Jangan menempatkan diri lebih tinggi dari lawan bicara Anda. Hal ini dapat menciptakan adanya perbedaan tingkat kekuasaan dan justru bisa membawa konflik ke tingkat yang berbeda. Jika mereka duduk, duduklah bersama mereka.
2
Dengarkan pihak lain. Biarkan mereka mengungkapkan perasaan mereka. Tunggu giliran Anda berbicara, jangan potong pembicaraan mereka.
3
Bicaralah dengan level suara yang tenang. Jangan berteriak atau membuat tuduhan mengenai pihak lain atau aksi mereka.
4
Biarkan mereka tahu bahwa Anda mendengarkan poin dan memahami sisi mereka. Ambil waktu untuk membuat pernyataan seperti, “Jika saya mengerti Anda dengan benar, Anda mengatakan bahwa….”
5
Jangan memaksa mengakhiri argumentasi. Jika seorang menarik diri dari argumentasi atau keluar ruangan, jangan ikuti mereka. Biarkan mereka melakukan hal tersebut dan bicaralah saat mereka lebih tenang dan siap untuk berbicara. #Jangan mencoba untuk selalu mendapatkan kata akhir. Lagi-lagi hal ini justru dapat memperuncing konflik yang justru takkan berakhir. Terkadang Anda harus setuju untuk tidak setuju dan lanjut.
6
Gunakan pesan “saya”. Jika Anda mengungkapkan keprihatinan, cobalah untuk memulai kalimat dengan “saya” dan menyatakan dengan jelas bagaimana mereka dapat membuat Anda “merasa”.Hal ini dapat membuat orang lebih mudah menerima keluhan Anda dan lebih berempati. Misalnya, alih-alih mengatakan “kamu berantakan dan itu bikin saya gila” cobalah “saya merasa bahwa keadaan berantakan ini menciptakan masalah bagi kita. Kekacauannya masuk ke dalam kepala saya, dan membuat saya merasa terbatas. Terus-terang, kekacauan ini sangat mengganggu saya lebih dari semestinya.”
Iklan

Tips

Berhati-hatilah dengan humor. Humor kecil yang Anda selipkan dalam diskusi bisa sangat efektif, namun jangan berkepanjangan dan berlindung di baliknya untuk menutupi hal yang sulit untuk dikatakan. Jika Anda terus-menerus cekikan dan bercanda, komunikasi Anda tidak akan dianggap serius.
Jika Anda memberikan presentasi pada kelompok atau penonton, siapkan diri mendapatkan pertanyaan sulit, sehingga Anda bisa tetap pada jalur Anda dan tidak kebingungan. Agar selalu bisa berkomunikasi dengan efektif, Michael Brown merekomendasikan ‘kaidah kencana’ untuk menghadapi pertanyaan sulit dalam konteks kelompok atau penonton. Ia menyarankan agar Anda mendengar dan mengulang pertanyaan dan isu yang dilontarkan dan berbicara atas nama semua orang yang ada di tempat. Berbagilah jawaban dengan orang banyak, dengan cara menggerakan mata Anda dari si penanya, dan melihat ke seluruh kelompok atau penonton agar sama-sama menjawab pertanyaannya. Garis bawahi jawaban bersama ini, lanjutkan pembicaraan dengan mengubah arah. ^{[5]XTeliti sumberMichael Brown, Speaking Easy, (undated), Media Associates, NZ, p.114.}
Jangan merengek atau memohon. Hal ini tidak akan menanamkan rasa hormat atau ketertarikan. JIka Anda sangat kecewa, permisilah keluar dan kembalilah pada diskusi saat Anda sudah lebih tenang.
Jangan mengoceh. Hal ini bisa membuat pesan Anda tidak dimengerti atau tidak ditanggapi dengan serius.
Lihatlah di internet untuk beberapa contoh pembicara hebat tengah beraksi. Surveilah beberapa yang paling sering dilihat, contohnya Ted Talks. Ada banyak panutan yang bisa dilihat di video secara online. Anggap mereka sebagai “pelatih komunikasi pribadi Anda”!