효과적으로 의사소통하는 방법

효과적인 의사소통은 나이, 배경, 경험과 상관없이 습득할 수 있는 기술이다. 가장 훌륭한 리더는 언제나 탁월한 소통가이면서 연설자라고 할 수 있다. 실제로 오늘날 커뮤니케이션은 대학에서 가장 인기 있는 과정에 속한다. 효과적으로 의사소통하는 사람의 가치를 인정하기 때문이다. 약간의 자신감과 기본적인 지식을 갖춘다면, 곧바로 자신의 생각을 잘 전달할 수 있을 것이다.

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올바른 환경 조성하기

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알맞은 시간을 선택한다. 모든 일에는 적당한 시간과 장소가 있기 마련이며 의사소통도 다를 바 없다.
- 늦은 저녁시간에 무거운 주제에 관한 대화를 시작하지 않는 것이 좋다. 가장 피곤함을 느끼는 시간에 재정이나 장거리 일정과 같은 문제를 다루는 것을 환영하는 사람은 거의 없을 것이다. 오전이나 오후에 정신이 맑으면서 시간이 있고 분명하게 대답할 수 있을 때, 무거운 주제에 대한 메시지를 전달하고 대화하는 것이 좋다.
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개방적이고 친밀한 대화가 가능하게 한다. 의사소통이 개방적이고 꽃을 피우며 무르익을 수 있도록 자유로움이 있는 알맞은 장소를 선택하자. 누군가에게 다소 불편한 내용(죽음 또는 이별과 같은)을 이야기해야 하는 경우에는, 공공장소나 동료, 또는 다른 사람들 주위에서 하지 않아야 한다. 상대방을 존중하고 염두에 두며 사적인 장소에서 대화하는 것이 좋다. 그러면 대화가 더욱 폭넓어지고 상호간에 더 많은 이해를 할 수 있어서 양방향 소통의 과정이 올바르게 이루어질 것이다.
- 만일 모임에서 대표로 말한다면, 사전에 음향시설을 제대로 확인하고 목소리를 분명하게 내는 연습을 해야 한다. 필요한 경우, 청중들이 당신의 목소리를 잘 들을 수 있도록 마이크를 사용하자.
휴대폰이 울리면 먼저 웃고 난 다음, 곧바로 전원을 끄고 이야기를 계속한다. 당신의 집중력을 흐트러뜨리는 외부적인 방해요소들을 허용해서는 안 된다. 그러한 요소들은 당신과 청중 모두 산만하게 만들어서 효과적인 의사소통을 저해할 것이다.
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체계적인 의사소통 하기

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머리 속의 생각을 체계적이고 분명하게 만든다. 이 과정은 반드시 어떤 생각을 소통하기 ‘이전’에 이루어져야 한다. 어떤 주제에 대해서 열정이 있는데, 대화할 때 중점적으로 전달할 요점을 준비하지 않는다면 생각이 혼란스러워질 수 있다. 요점은 의사소통에 집중력과 명료함을 부여하는 닻과 같은 역할을 할 것이다.
- 경험에 근거한 좋은 방법은 세 가지 요점을 선택하고 그것에 초점을 맞추어 의사소통 하는 것이다. 그러면 대화가 주제에서 벗어날 때 당황하지 않고 세 가지 요점에 해당하는 이야기로 되돌아올 수 있을 것이다. 요점을 기록해 놓는 것도 도움이 될 수 있다.
처음부터 전달하고자 하는 바를 분명히 해야 한다. 예를 들어, 당신의 목적이 다른 사람에게 공지하거나 정보를 얻고, 또는 행동을 개시하는 것일 수 있다. 만일, 사람들이 의사소통에서 당신이 기대하는 바를 미리 안다면, 상황이 더욱 순조롭게 진행될 것이다.
세가지 요점을 전달하기 시작했으면, 당신의 말하는 모든 내용에 의도한 메시지를 덧붙여서 그것을 강화해야 한다. 이미 문제점들을 생각해보았고 핵심적인 사항들을 엄선했다면, 유용한 관련 문구들이 마음속에 자리잡을 것이다. 당신의 요점을 강조하기 위해서 이 문구들을 사용하도록 하자. 자신감 있고 유명한 강연자들도 강조하고 강화하기 위해서 핵심적인 문구를 반복하여 사용한다. 전반적인 메시지가 명확하고 직설적인 것이 좋다.
이야기를 듣고 응답하기 위해 시간을 내어준 사람과 모임에 감사해야 한다. 당신의 소통에 대한 결과가 어떻든지 상관없이, 심지어 기대했던 것과 다른 반응이 있더라도 시간을 내서 들어준 모든 사람들에게 존중을 표하며 공손하게 마쳐야 한다.
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연설로 의사소통하기

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이 단계는 대화나 프레젠테이션을 시작하기 전에 하는 것이 좋다. 좋아하는 일화로 시작하면 도움이 된다. 그러면 청중이 당신을 자신과 똑같이 행동하고 일상생활에서 동일한 걱정을 가진 사람으로 여길 것이다.
모든 청중들이 당신의 메시지를 이해할 수 있도록 명확하고 분명하게 전달하는 것이 중요하다. 청중들이 당신이 말하는 내용을 듣는 즉시 이해할 수 있으면 기억하게 된다. 내용을 명확하게 전달하고 복잡한 어휘보다 단순한 어휘를 사용할 필요가 있다.
정확하게 발음한다. 확실히 들을 수 있는 목소리 크기로 말하고, 너무 조용하거나 늘어지지 않게 말해야 한다. 요점을 올바르게 발음하기 위해 특별히 신경을 써서 청중이 오해하는 일이 없도록 하자. 의사소통에 두려움이 있어서 중얼거리는 습관으로 방어하게 되었다면, 집에서 거울 앞에 서서 메시지 전달하는 연습을 하자. 때로는 당신이 편안하게 여기는 사람과 함께 소통하고 싶은 내용을 대화하는 것이 가장 좋은 방법이다. 그러면 자신의 머리 속에 그 내용을 견고하게 할 수 있다. 연습하고 표현을 개선하면 자신감을 키우는데 도움이 된다는 사실을 기억하자.
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상대방의 말을 들을 때 주의를 기울이고 표정으로 관심을 나타낸다. 적극적으로 듣자. 의사소통은 양방향으로 이루어져야 하며, 당신만 이야기하면 배울 수 없다는 사실을 기억하자. 적극적으로 들으면 당신의 메시지가 청중에게 얼마나 전달되었는지 여부와, 올바르게 이해시켰는지, 또는 수정해야 할 부분은 없는지 등을 알아볼 수 있다. 만일, 청중이 혼란스러워하는 것 같다면, 당신이 말한 내용 일부를 그들의 언어로 설명하게 하는 것이 도움이 된다. 그러면 당신이 의도한 것과 다른 잘못된 견해를 확인하고 바로잡을 수 있을 것이다.
- 사람들의 감정을 확인한다. 이렇게 하면 솔직해지도록 격려할 수 있고, 화가 나 있다면 기분을 풀어줄 수 있다.
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흥미로운 목소리로 말한다. 단조로운 목소리는 듣기 좋지 않기 때문에, 훌륭한 연설가는 의사소통 기술을 향상시키는 음색을 사용한다. 노마 마이클(Norma Michael)은 다음과 같은 방법을 권한다.^{[1]X출처 검색하기Norma Michael, How to Say What You Mean, (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5}
- 한 가지 주제나 요점에서 다른 것으로 전환할 때 목소리 톤과 크기를 높여라.
- 특별한 부분을 강조하거나 요약할 때마다 목소리를 크게 하고 천천히 전달해라.
- 힘차게 말하되 행동을 요구할 때는 키워드를 강조하기 위해서 잠시 멈춰라.
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바디랭귀지로 의사소통하기

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물론 청중들이나 모임에서 새로운 친구를 반드시 알아야 하는 것은 아니지만, 당신을 따라서 고개를 끄덕이며 당신을 바라보고 있는 사람들이다. 이것은 당신과 유대관계를 맺고 있다는 뜻이므로, 감사함으로 보답해야 한다!
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바디랭귀지를 분명하고 확실하게 한다. 의식적으로 얼굴표정을 짓는다. 부드럽고 온화한 얼굴표정을 지어서 열정을 나타내고 청중의 공감을 이끌어내도록 노력해야 한다. 얼굴을 찡그리거나 눈썹을 치켜 올리는 것과 같은 부정적인 표정을 짓지 않도록 하자. 부정적인 표정은 맥락에 따라, 특히 문화적인 배경에 따라 달라지므로, 주어진 상황에 따르는 것이 좋다.
- 주먹을 꽉 쥐기, 구부정한 자세, 침묵 등과 같이 문화적 갈등을 일으킬만한 예상치 못한 행동을 재빨리 파악해야 한다.^{[2]X출처 검색하기Don W Prince and Michael H Hoppe, Listen and Watch for Cultural Differences, in Communicating Across Cultures, (2000), pp.14-19}상대방의 문화를 자세히 모르는 경우라면, 익숙하지 않은 문화적 배경의 사람들과 대화를 시작하기 ‘이전’에 의사소통의 어려움에 대해 질문하도록 하자.
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의사소통할 때 눈을 마주친다. 시선을 마주치면 친분을 형성하고, 사람들에게 신뢰감을 주며, 관심을 표현할 수 있다. 대화나 프레젠테이션을 하면서 적당한 시간 동안 상대방과 시선을 마주치고 바라보는 것이 중요하다. 과하지 않도록 주의하며, 한 번에 약 2~4초 정도 자연스럽게 느껴질만큼 눈을 마주치는 것이 좋다.^{[3]X출처 검색하기Linda Talley, Body Talk, Career World, a Weekly Reader publication 38.6, (April-May 2010), p.6}
- 모든 청중들을 수용해야 한다. 이사회에서 연설을 하고 있다면 이사회의 모든 구성원들과 시선을 마주친다. 한 사람이라도 소홀하게 대하는 경우에는 불쾌함을 주기 쉬워서, 사업, 학업, 성공 등 성취하려고 노력하는 것들을 잃을 수도 있다.
- 청중 앞에서 연설을 하는 경우, 휴식을 취했다가 다시 시작하기 전에 최대 2초 동안 한 사람과 시선을 마주치는 것이 좋다. 그러면 청중 개개인으로 하여금 존중 받는다는 느낌이 들게 할 수 있다.
- 시선을 마주치는 것이 문화적으로 어떻게 받아들여지는지 알아야 한다. 어떤 문화권에서는 불안정하거나 부적절한 것으로 간주될 수도 있다. 이것을 알기 위해 사전에 특별히 질문하거나 조사를 하자.
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호흡과 일시정지를 유리하게 사용한다. 잠시 멈추는 것에는 힘이 있다. 사이먼 레이놀즈(Simon Reynolds)는 일시정지가 청중이 몸을 기울여서 듣도록 만든다고 말했다. 당신의 요점을 강조하면서 청중이 들은 내용을 이해하기 위한 시간을 가지게 해준다. 또한, 의사소통이 더욱 설득력 있다는 인상을 주며, 연설 내용을 받아들이기 쉽고 편안하게 만들 것이다.^{[4]X출처 검색하기Siimon Reynolds, Why People Fail; The 16 obstacles to success and how you can overcome them, (2010), p. 94, ISBN 978-0-670-07431-0}
- 의사소통을 시작하기 전에 차분해지기 위해서 심호흡을 몇 번 한다.
- 대화하는 동안 안정적이고 규칙적으로 호흡하는 습관을 가지면, 진정되고 차분한 목소리를 유지할 수 있으며, 긴장을 푸는데도 도움이 될 것이다.
- 말하다가 잠시 멈춰서 숨 돌리는 시간을 가진다.
손짓을 사용할 때 주의하자. 말하면서 손짓이 나타내는 바를 잘 알고 있어야 한다. 어떤 손짓은 자신의 의견을 강조하는데 있어서 매우 효과적인 반면(열린 제스처), 상대방의 주의를 산만하게 하거나 심지어 불쾌하게 만들어서 대화와 경청을 중단시키는 손짓도 있다(닫힌 제스처). 이것은 다른 사람들이 당신을 향해서 사용하는 손짓의 의미를 알아보는데도 도움이 된다. 효과적이고 관심을 끄는 제스처를 따라서 해보자. 가장 효과적인 제스처는 자연스럽고 느리면서 분명히 강조할 수 있다.
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다른 신체적 신호들도 계속 확인한다. 흔들리는 시선, 손으로 옷을 만지작거리기, 끊임없이 훌쩍거리기, 돌아다니기, 흔들기 등과 같은 행동에 주의해야 한다. 이러한 작은 제스처들이 합쳐져서 메시지의 전달 효과가 약해지기 때문이다.
- 다른 사람에게 당신이 연설하는 모습을 녹화하게 한 다음, 빠른 속도로 재생하여 살펴보는 시간을 가진다. 반복되는 제스처와 무의식적인 습관이 너무 눈에 띄거나 다소 우스꽝스러울 수도 있다. 그러한 행동을 발견하는 것을 목표로 삼았다면, 의도하지 않은 바디랭귀지를 수정하고 다시 하지 않도록 모니터링 할 수 있다.
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갈등 속에서 효과적으로 의사소통하기

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상대방보다 더 우위에 서지 않도록 하자. 권력 싸움을 일으켜서 또 다른 차원의 갈등상황이 초래될 수 있기 때문이다. 상대방이 앉아있는 곳에 당신도 함께 나란히 자리해야 한다.
상대방이 어떻게 느끼는지 말하게 하고, 말이 완전히 끝날 때까지 기다렸다가 당신이 말한다.
상대방에게 소리를 지르거나, 그 사람과 행동을 비난하지 않도록 하자.
“제가 제대로 이해했다면, 말씀하신 뜻이~”와 같은 표현을 사용하는 것이 좋다.
상대방이 방에서 나가버린다고 해서 따라가지 말자. 내버려두고 좀 더 차분해져서 대화할 준비가 되었을 때 돌아오게 하자.
다시 한 번 강조하지만, 그러한 말은 상황을 악화시키고 결코 끝나지 않을 권력 싸움을 일으킬 수 있다. 때로는 서로의 의견차이를 인정하고 넘어가야 한다.
당신의 염려를 표현할 때 “나는~”으로 시작하는 문장을 사용하고 상대방의 행동으로 인해 어떻게 ‘느꼈는지' 분명하게 밝힌다. 그러면 상대방이 당신의 불만을 더 잘 수용하고 공감할 수 있을 것이다. 예를 들어, “당신이 너무 지저분해서 내가 미치겠어요.”라고 말하는 대신, “내가 느끼기에 불결함의 기준이 서로 달라서 문제가 될 것 같아요. 어수선하면 내 마음도 그렇게 되는 것 같아서 제한 받는 느낌이에요, 솔직히 지저분하면 나도 더 불안해지는 것 같아요.”라고 말해보자.
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팁

의사소통하는 동안 반드시 시선을 마주쳐야 한다.
유머에 주의한다. 약간의 유머를 사용하면 대화가 매우 효과적일 수 있지만, 너무 지나친 유머나 어려운 주제를 피하기 위해서 사용하는 유머는 좋지 않다. 계속해서 웃거나 농담을 한다면, 진지한 의사소통이 되기 어려울 것이다.
부정적이거나 냉담한 바디랭귀지를 사용하면 안 된다.
무례하지 말자.
장황하게 이야기하면 안 된다. 메시지가 이해하기 어렵거나 진지하게 받아들여질 수 없을 것이다.
우는 소리를 하거나 애원하지 말자. 두 가지 방법 모두 존중이나 관심을 불러일으키지 못한다. 당신이 매우 화가 난 경우에는 양해를 구하고 생각해보는 시간을 가진 다음 다시 대화를 하는 것이 좋다.
인터넷에서 훌륭한 연설가가 말하는 예를 찾아본다. 가장 조회수가 높은 테드 토크(Ted Talks) 영상들을 조사해보자. 온라인으로 바로 볼 수 있는 역할 모델들의 영상들이 매우 많다. 그 사람들을 당신의 ‘커뮤니케이션 코치’처럼 여기도록 하자!
모임이나 청중들에게 프레젠테이션을 할 때, 당황하거나 쩔쩔매는 일이 없도록 어려운 질문들에 대비해야 한다. 효과적인 의사소통을 유지하기 위해서, 마이클 브라운(Michael Brown)은 모임이나 청중들 앞에서 어려운 질문들에 대처하는 황금률을 소개한다. 질문과 문제점을 반복해서 말하는 것과 함께, 현재 있는 모든 사람들을 대신해서 경청하는 것이 좋다고 한다. 답변을 모든 사람과 공유해야 한다. 즉, 모여 있는 모든 사람들이 ‘대답’을 할 수 있도록 질문자와 참석자들에게 눈을 돌려야 한다는 뜻이다. 이 공유된 답변을 활용하여 방향을 전환할 수 있다.^{[5]X출처 검색하기Michael Brown, Speaking Easy, (undated), Media Associates, NZ, p.114.}