Como Se Comunicar Com Eficiência

Comunicar-se eficientemente é uma habilidade valiosa, não importa a sua idade, origem ou nível de experiência. Os grandes líderes da humanidade foram também comunicadores e oradores exímios. De fato, os cursos de graduação mais populares da atualidade são relacionados com a comunicação, tamanho o reconhecimento que se dá a bons comunicadores. Basta um pouco de autoconfiança e noções básicas de oratória para que você possa expor as suas ideias claramente.

Parte 1

Parte 1 de 5:

Criando o ambiente adequado

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Escolha a ocasião certa. Diz o provérbio que há uma hora e um lugar para tudo — e isso se aplica também à comunicação.
- Evite discutir tópicos difíceis tarde da noite. Muita gente se aflige quando precisa defrontar-se com assuntos de extrema relevância (como finanças e cronogramas de longo prazo) quando está cansada. Em vez disso, reserve as manhãs e tardes, quando as pessoas estão alertas, disponíveis e aptas a se articular com clareza, para entregar mensagens ou debater acerca desses temas.
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Propicie um diálogo íntimo e franco. Escolha um lugar adequado, que ofereça a liberdade necessária para a comunicação se abrir, florescer e amadurecer. Notícias difíceis (a morte de alguém querido ou um término de namoro) não devem ser dadas em público, perto de colegas ou outras pessoas. Seja respeitoso e atento levando a pessoa a um lugar mais privado. Isso cria as condições para que o diálogo se aprofunde de acordo com a complexidade do assunto e para que haja um amplo entendimento entre as partes.
- Se precisa falar a um grupo, confira de antemão a acústica do lugar e pratique uma projeção clara da voz. Use um microfone se o público não puder ouvi-lo de outro modo.
Desligue todos os dispositivos que possam interromper a conversa. Na hipótese de o telefone tocar, aja com bom humor, mas desligue-o imediatamente e dê seguimento à conversa. Tudo o que possa dispersar a concentração será um entrave tanto a você como aos interlocutores, matando qualquer possibilidade de comunicação.
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Parte 2

Parte 2 de 5:

Organizando o que se quer comunicar

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Organize as ideias na mente e dê contorno a elas. Isso tem de ser feito antes de qualquer tentativa de comunicá-las. Quando um assunto inspira entusiasmo, é difícil falar dele sem se atrapalhar, sendo importante destilá-lo numa série de pontos-chave e ater-se a eles. Os pontos-chave funcionam como âncoras, dando enfoque e clareza à sua exposição.
- A regra geral é escolher três pontos principais e estruturar a argumentação em torno deles. Assim, se você fugir do assunto, poderá retornar aos pontos-chave sem um esforço muito grande. Anote-os, se sentir que isso vai ajudá-lo.
Desde o princípio, deixe claro o seu propósito, que poderia ser simplesmente transmitir informações, obter informações dos ouvintes ou instá-los a agir. Se as pessoas souberem o que esperar, tudo fluirá mais tranquilamente.
Cuide, ao elaborar os três pontos-chave, para que cada incremento traga desenvolvimento e reforço ao que quer passar. Se esses pontos já foram estudados e reduzidos aos seus elementos fundamentais na sua mente, você poderá elaborar comentários pertinentes com facilidade. Não tenha medo de enunciá-los para enfatizar os seus argumentos. Até mesmo os oradores mais habilidosos e conhecidos recorrem à recursividade para amparar o que têm a dizer. Lembre-se de ser direto e claro.
Ouvir e responder à sua mensagem pede tempo e dedicação das partes envolvidas, afinal. Não importa qual resultado você obtenha depois da sua exposição — ainda que ele contrarie as suas expectativas —, arremate-a com cortesia, demonstrando a sua gratidão pelo esforço e o tempo alheios.
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Parte 3

Parte 3 de 5:

Comunicando-se verbalmente

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Antes que se iniciem a conversa ou a exposição, comece contando uma anedota para ajudar a quebrar o gelo. Assim, o ouvinte poderá encará-lo como um igual, alguém cujas preocupações são as mesmas que as dele.
É importante que a mensagem se transmita claramente, sem ambiguidades e em termos nos quais possa ser entendida pelo receptor. Suas palavras só poderão ser lembradas na mesma medida em que puderem ser instantaneamente compreendidas. Escolha, desse modo, palavras precisas e simples, evitando recorrer a termos nebulosos ou complicados.
Enuncie as palavras com clareza. Projete a voz num volume audível a todos e sem transparecer timidez ou alheamento. Seja especialmente cuidadoso na enunciação dos seus pontos-chave para prevenir erros de interpretação. Se você é dado a murmurar ou tem outros vícios de oratória, pratique a sua fala em casa, diante do espelho ou de alguém íntimo, com quem você ficaria à vontade para fazer esse exercício. Ele ajuda a consolidar o discurso na sua mente. Ademais, praticar e melhorar o discurso vai apenas ajudá-lo a se sentir mais confiante.
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Quando desempenhar o papel de ouvinte, manifeste interesse pela sua expressão facial. Ouça ativamente. Lembre-se: a comunicação é uma via de mão dupla. Quem muito fala, pouco aprende. Além do quê, ouvir atentamente ajuda a estimar se a sua mensagem foi adequadamente compreendida e, caso não tenha sido, quais pontos do discurso devem ser modulados. Ao perceber qualquer confusão por parte dos ouvintes, peça a um deles para comentar, com as próprias palavras, tudo o que você acabou de dizer. Isso o ajudará a identificar e corrigir as falhas da sua exposição.
- Reconheça os sentimentos do interlocutor para que ele possa se abrir ou encontrar conforto diante de notícias desconcertantes.
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Fale de maneira envolvente. A monotonia não é agradável ao ouvido — por isso os bons comunicadores tentam usar todas as cores da sua paleta vocal. Eis o que recomenda a autora Norma Michael:^{[1]XFonte de pesquisaNorma Michael. How to Say What You Mean (sem tradução). 1988. p. 33. ISBN 0-474-00303-5.}
- Elevar a entonação e o volume ao mudar de assunto.
- Elevar o volume e falar devagar quando se chega a um ponto-chave ou à síntese da exposição.
- Quando se faz um convite à ação, falar energética e pausadamente para enfatizar as palavras mais importantes.
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Parte 4

Parte 4 de 5:

Comunicando-se corporalmente

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Você não precisa conhecer bem cada membro da plateia ou aquele novo amigo do seu grupo — mas eles trocarão olhares com você tal como os outros presentes. Em outras palavras, uma conexão entre vocês se estabelecerá. Recompense-a com o seu reconhecimento!
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Escolha uma linguagem corporal clara e inequívoca. As expressões faciais têm de ser bem utilizadas: manifeste entusiasmo e apele à simpatia do ouvinte por meio de um olhar delicado, generoso e atento. Evite expressões negativas, como arquear ou erguer as sobrancelhas. O que se percebe ou não como negativo depende do contexto, sobretudo o cultural. Aja de acordo com a ocasião.
- Fique atento a expressões de aborrecimento comuns a todas as culturas: punhos cerrados, postura descuidada ou mesmo o silêncio.^{[2]XFonte de pesquisaListen and Watch for Cultural Differences. In: Don W. Prince e Michael H. Hoppe. Communicating Across Cultures (sem tradução). 2000. pp. 14—19.} Quem não tem intimidade com a cultura dos ouvintes pode, antes da exposição, tirar as dúvidas com algum nativo sobre os desafios que talvez venha a enfrentar.
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Comunique-se olho no olho. O contato visual aprofunda a relação entre as partes, além de demonstrar confiabilidade e interesse. Seja numa conversa, seja numa apresentação, é importante procurar os olhos do ouvinte e manter o contato com eles sempre que for possível. Mas não exagere — mire o interlocutor de dois a quatro segundos por vez, que é um período confortável.^{[3]XFonte de pesquisaLinda Talley. Body Talk. Career World, a Weekly Reader Publication, v. 38, n. 6, abr./maio 2010. p.6.}
- Esteja ciente da plateia. Se você está falando perante o conselho da empresa, olhe cada membro nos olhos. Negligenciar uma ou outra pessoa pode facilmente ser tomado como ofensa, colocando-se em risco o seu negócio, a sua contratação ou o que quer que você espere obter.
- Se você está falando a uma plateia, estabeleça contato visual com espectadores por um ou dois segundos durante as suas pausas para ajudar a plateia a se sentir valorizada.
- Tenha ciência de que outras culturas podem fazer um julgamento diverso a respeito do contato visual. Em algumas, ele é considerado inquietante ou mesmo inapropriado. Pesquise ou pergunte a colegas sobre isso de antemão.
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Use a respiração e as pausas a seu favor. As pausas são um recurso poderoso. Induzem, segundo o autor Simon Reynolds, a plateia a inclinar o corpo para a frente e a ouvir com atenção. Ajudam a enfatizar elementos do discurso e dão tempo para digerir o que foi dito. Por fim, tornam a fala mais instigante, confortável e fácil de absorver.^{[4]XFonte de pesquisaSimon Reynolds. Why People Fail: The 16 obstacles to success and how you can overcome them (sem tradução). 2010. p. 94. ISBN 978-0-670-07431-0.}
- Encontre a estabilidade respirando fundo algumas vezes antes de começar.
- Habitue-se a respirar com constância e firmeza ao falar. Assim, a voz mantém-se calma e estável, e você estará sempre relaxado.
- Aproveite as pausas para respirar.
Eles devem ser usados com muito cuidado, pois as nossas mãos também podem transmitir certos recados. Alguns gestos (os de receptividade) amparam os argumentos do orador, ao passo que outros (os de intransigência) podem distrair e ofender, potencialmente obstruindo a comunicação. Observe as mãos de outros oradores, tentando refletir sobre o que elas comunicam, e imite tudo o que seja eficiente e interessante. Observe como os bons movimentos das mãos tendem a ser naturais, lentos e simpáticos.
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Seja vigilante quanto aos sinais emitidos pelo corpo. Não deixe o seu olhar se perder, não mexa as mãos desnecessariamente e nem fungue, arraste os pés, oscile o corpo etc. Por mais sutis que esses movimentos sejam, eles têm um efeito cumulativo e tiram o foco da mensagem.
- Peça a alguém que grave um vídeo da sua exposição e depois veja-a em alta velocidade. Isso deixará bem evidentes — e até meio cômicos — os seus gestos repetitivos e hábitos inconscientes. Estando ciente deles, será mais fácil corrigir-se e evitá-los.
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Parte 5

Parte 5 de 5:

Comunicando-se com eficiência durante conflitos

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Não fique de pé e nem se incline ameaçadoramente sobre o interlocutor, pois isso cria uma disputa por dominância, levando o debate a desenrolar-se em outros planos além do verbal. Se os outros estiverem sentados, sente-se também.
Espere-a terminar para começar a falar.
Não grite e nem acuse o interlocutor ou as suas atitudes.
"Se eu o entendi bem, você quis dizer que..."
Se a pessoa sair da sala, não a siga. É melhor que ela vá agora e retorne quando estiver calma e pronta para conversar.
Isso também daria abertura a uma disputa por dominância, cuja tendência é intensificar-se indefinidamente. Às vezes, o melhor é aceitar as diferenças e seguir adiante.
Enfatizar o modo como você se sente com os atos dos outros faz com que as suas queixas sejam mais acessíveis, importantes. Em vez de dizer, suponhamos, "A sua preguiça está me deixando maluco", diga, "Acho que as nossas discrepâncias de organização são um problema. Estar no meio da bagunça afeta o meu estado de espírito, faz eu me sentir menos capaz do que sou de fato. Sendo sincero, a bagunça talvez me perturbe mais do que deveria".
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Dicas

Mantenha o contato visual ao se comunicar.
Seja cauteloso com o senso de humor. Salpicar a sua fala com alguns gracejos pode ser eficiente, mas não exagere e nem se valha do humor para florear assuntos difíceis. Quem abusa do riso e da piada não é levado a sério.
Evite uma linguagem corporal negativa ou apática.
Não seja grosseiro.
Não resmungue — o que não apenas dificulta a compreensão da sua fala, como pode conferir a ela certa comicidade.
Não reclame e nem se humilhe. Nenhuma dessas atitudes desperta respeito ou interesse. Se estiver muito comovido, peça licença e retome a discussão mais tarde, depois de pensar melhor no assunto.
Procure exemplos de grandes oradores na internet. Assista às Ted Talks mais populares. Há muitos vídeos de oradores em quem você pode se inspirar. Pense neles como instrutores pessoais de oratória!
Se você vai falar a um grupo ou plateia, prepare-se para receber perguntas difíceis, respondê-las e seguir de onde parou sem se abalar. Michael Brown tem uma dica preciosa para manejar perguntas difíceis sem abandonar a comunicação eficiente: recomenda que o orador seja um porta-voz da dúvida levantada, pedindo esclarecimentos ao autor e repetindo a pergunta à plateia. A resposta deve ser dirigida a todos — com o olhar do orador a abarcar não só quem teve a dúvida como toda a plateia — para que possa ser aceita universalmente. Ao concluir a resposta, retome a exposição.^{[5]XFonte de pesquisaMichael Brown. Speaking Easy (sem tradução). Sem data. Media Associates, Nova Zelândia. p.114.}