効果的にコミュニケーションをとる方法

年齢、これまでの経緯や経験に限らず、効果的な伝え方とは学んで習得することのできるスキルです。最も偉大なリーダーと呼ばれた人物もまたコミュニケーションに長け、雄弁でした。事実、コミュニケーションは大学で取得する学位の中でも最も人気のある分野の一つです。卓越したコミュニケーターの価値は社会でも認知されています。少しの自信と基本的知識を身につけることで、自分の意見を苦労せずに伝えることができるようになります。

パート 1

パート 1 の 5:

適した環境を用意する

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正しいタイミングを選ぶ　適時適所という言葉があるように、物事には正しいタイミングと正しい場所があり、コミュニケーションも例外ではありません。
- 夕方の遅い時刻に深刻な話を始めないようにしましょう。金銭問題や長期的な日程決めといった点について最も疲れている時間帯に相談されて喜ぶ人はほとんどいないでしょう。その代わりに、こうした重要なトピックの伝達や話し合いは、午前や午後の早い時間を選びましょう。相手の考えも冴え、時間もあり、明白な返答を得られる可能性も高まるでしょう。
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率直で親密な会話を促す　会話が始まり、話に花が咲き、どんどん深い話をしていけるような正しい場所を選びましょう。（誰かの訃報や別れ話といった）良いニュースとはいえないような内容を伝える必要がある時は、公共の場、あるいは同僚や他人がすぐ近くにいるようなセッティングは避けるようにしましょう。個別に伝えることで、相手に敬意と気遣いを示しましょう。こうすることで会話が始まり、広く、且つ深い相互理解に代わっていく余地が生まれ、より距離の縮んだ双方向の意思の疎通が適切に機能するようになります。
- 複数の相手に何かを伝える必要が合う場合は、事前に音響を確認し、自分の声を明確に発することができるよう練習しておきましょう。必要に応じてマイクも使い、観客があなたの言葉をしっかり聞き取れるようにしましょう。
会話を中断させてしまう可能性のある電子機器すべての電源を切りましょう。電話が鳴ってしまった場合は、笑い飛ばしてから直ちに電源を切り、話を続けましょう。このような外的要素を話を脱線させる口実として使うのはやめましょう。こうした要因であなただけでなく話の相手の注意も散漫になり、コミュニケーションをとろうとした努力も台無しになるでしょう。
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パート 2

パート 2 の 5:

伝え方を整理する

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アイデアを頭の中で整理し明白にする　この作業は、どのようなアイデアであっても伝える前に行っておきましょう。自分が熱を入れているトピックについて話す場合は、話していくうちに不明瞭にならないよう、事前にいくつかの要点に的を絞っておきましょう。こうした要点が錨のような役割を果たし、コミュニケーションに焦点と明瞭さが生まれます。
- 話をする前に3つの要点をまとめておき、それに従って進めると良いでしょう。こうすることでトピックが本題からそれてしまっても、慌てることなく3つの要点のなかの1つあるいは2つに戻ってくることが出来るでしょう。場に適していれば要点を書き留めておくと便利です。
会話を開始した直後から伝えたい内容を明白に表現するようにしましょう。例えば、情報の伝達、情報の獲得、あるいは行動の開始といったことが話の目的であるとしましょう。あなたがコミュニケーションの成果として求めていることを相手も事前に分かっていれば、話もより円滑に進むはずです。
3つの要点について話し始めた際は、伝えたいメッセージを補助し、さらにそのメッセージを裏付けることができるように話しましょう。既に論点について考え、重要点が引き出されていれば、使いやすく効果的な言い回しが心にしっかりと刻まれる可能性もあります。こうしたフレーズを恐れずに使いあなたの要点を強調しましょう。自信に満ちた著名な話者でさえも、要点を強調し、補強するために重要なセリフは何度も再利用してきました。ただし、全体的なメッセージの明確さ、直球さを維持するようにしましょう。
時間を割いて話を聞き反応してくれた聞き手に謝意を示しましょう。今回のコミュニケーションがどのような結果につながったとしても、たとえ話の反応やその後のディスカッションが期待通りに進まなかったとしても、全員の意見と時間に対して敬意を示し、丁寧に締めくくりましょう。
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パート 3

パート 3 の 5:

話し方で上手く伝える

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本題の会話やプレゼンに入る前にこの手順を行いましょう。お気に入りの逸話などで話を始めると、よりスムーズに本題に進めるでしょう。このような努力で聞き手はあなたのことを「自分たちと似ていて、同じような日常の出来事に問題意識を持っている人」だと認識してくれる可能性も高まります。
自分のメッセージを明白に、あいまいな点を残さずに伝えることが大切です。そうすることで、聞き手の全員がメッセージを理解できるような伝わり方になるでしょう。耳にした言葉が聞き手の記憶に残るのは、難なく内容を理解することが出来た時です。つまり、はっきりと言葉を発し、複雑な語彙を用いずにシンプルな単語で伝えることが不可欠です。
ボソボソと話さない　間違いなく聞き取れるような声量で話せば、静かすぎる、あるいは上の空といった印象を与えずにコミュニケーションをとることができます。重要なポイントについて話す際は特に、適切な発声を心がけ、誤解が生じないよう徹底しましょう。人と接することに対する不安から、ボソボソと話すことが自己防衛の手段として習慣化してしまっている人は、自宅の鏡の前でメッセージを伝える練習をしましょう。また、気心の知れた人と、あなたが伝えたいと考えているアイデアを話し合ってみることが功を奏することもあります。こうすることで、伝えたい内容が頭の中で固まっていくでしょう。どのような練習や言葉の微調整も、自信を高めていくことにつながるということに気づきましょう。
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自分が聞き手となった時は熱心に耳を傾け、表情からも関心があることを示す　熱心に聞きましょう。コミュニケーションとは双方向であるということ、自分が聞き手にまわることで色々と気づけるということを忘れないようにしましょう。熱心に耳を傾けることで、自分のメッセージがどの程度相手に伝わったのか、正確に理解されているのか、微調整が必要なのかといった点を確認することが出来ます。聞き手が困惑しているようであれば、ここまであなたが話したことを自分自身の言葉で振り返ってもらうようお願いしてみましょう。こうすることで、伝えようとしていたメッセージのどの部分が誤って解釈されているのかを識別し、訂正することが可能になります。
- 聞き手の感情を認めましょう。認められていると感じられることで心を開きやすくなり、動揺している時は少し気持ちが落ち着くでしょう。
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声を操る　終始同じトーンで話してしまうと聞いている人が飽きてしまう可能性もあります。そのため、コミュニケーションに長けた人は様々なトーンを使い分けてコミュニケーションの効果を高めています。Norma Michael^{[1]X出典文献Norma Michael, How to Say What You Mean, (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5} は次のようなコツを挙げています。
- 1つのポイントから次のポイントに移る際はトーンと声量を上げてみましょう。
- 特に重要な点について話したり、話した内容を要約する時は声量を上げ、速度を落としましょう。
- キビキビと話しつつも、行動を求める時はキーワードを強調するために少し間をおきましょう。
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パート 4

パート 4 の 5:

ボディーランゲージで伝える

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もちろん聞き手となっている人と面識がないことも、まだ個別に自己紹介をしていない最近加わったばかりの新しい友人ということもあるでしょう。それでも相手はあなたの言葉にうなずいたり、理解のある眼差しを向けてくれているでしょう。こうした仕草が見られる場合、相手はあなたに共感していることを意味しています。あなたの方からも相手の存在を承認して、その気持ちに応えましょう。
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明白なボディランゲージを選び、あいまいさを残さない　意識して表情を用いましょう。情熱的な様子を示し、ソフトで優しく、理解があるように映る表情を用いることで聞き手が共感してくれるよう努めましょう。顔をしかめたり眉をひそめるといったネガティブな表情は見せないよう気をつけましょう。ただし、どのような表情がマイナスに受け取られるのかという点は、特に文化背景といったその時の状況に左右されるので、場に合わせて調整しましょう。
- 例えば握りしめたこぶし、前かがみの姿勢、あるいは沈黙といった異文化間同士の衝突を示唆するような、これまで見たことの無い仕草を素早く把握しましょう。^{[2]X出典文献Don W Prince and Michael H Hoppe, Listen and Watch for Cultural Differences, in Communicating Across Cultures, (2000), pp.14-19} 特定の文化にあまり知識がない場合、不慣れな状況で観客を前にして（あるいは誰かに向かって）話す前に、想定されるコミュニケーション面の課題について尋ねておくようにしましょう。
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目と目を合わせる　アイコンタクトをすることで親密さを生み出し、あなたが信頼のおける人間だということに相手も納得し、関心を示すようになります。会話やプレゼンの最中は、可能であれば聞き手の一人一人と目を合わせ、その状態を適宜維持することが不可欠です。ただし目を合わせすぎないことも大切です。自然に感じられるよう、1回で2～4秒間ほどアイコンタクトをするようにしましょう。^{[3]X出典文献Linda Talley, Body Talk, Career World, a Weekly Reader publication 38.6, (April-May 2010), p.6}
- 聞き手の全員を話しに含めることを忘れないようにしましょう。役員会議室などで話をしている場合は、席についている役員の一人一人と目を合わせましょう。特定の一人を無視すると、攻撃的な態度として受け取られ、商談や面接、成功といった目的は達成できなくなるでしょう。
- 聴衆に向けて話している場合は、最大2秒間、間を置きながらその中の一人と目を合わせ、次に視線をそらし、話を再開しましょう。こうすることで聴衆の一人一人が、あなたに認めてもらっているような気持ちになるでしょう。
- アイコンタクトはその土地の文化によって左右されるということも覚えておきましょう。アイコンタクトが不快に感じられたり不適切と受け取られる場合もあります。人前で話をする前に誰かに尋ねてみたり調べておくようにしましょう。
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呼吸や小休止を自分に有利になるよう活用する　間をとるということには威力があります。著名なビジネスコーチSiimon Reynoldsは著書の中で、間を置くことで観客は話し手に向かって身を乗り出し耳を傾けるようになると述べています。つまり、話し手は自分の要点を強調し、聞き手は話し手が述べた内容を処理するための時間を得られるようになります。さらに、コミュニケーションに説得力が増し、吸収しやすく、心地よく聞こえるようになるでしょう。^{[4]X出典文献Siimon Reynolds, Why People Fail; The 16 obstacles to success and how you can overcome them, (2010), p. 94, ISBN 978-0-670-07431-0}
- 2～3回深呼吸をして自分を落ち着かせてからコミュニケーションを開始しましょう。
- 話している間の安定した等間隔の呼吸を習慣づけましょう。こうすることでブレない落ち着いた声で話をすることが出来るようになるほか、話しているあなた自身の気持ちも落ち着くでしょう。
- 話している内容の息抜きとして間を挟むようにしましょう。
手を使ったジェスチャーは注意しながら用いるようにしましょう。話している最中の自分の手のしぐさがどのようなことを伝えているのか意識するようにしましょう。自分の話している内容の要点を強調するために非常に有効な手の仕草（オープンジェスチャー）がある一方で、気を散らせたり攻撃的と聴衆の一部に受け取られる仕草もあります。後者によって会話や聞く努力が終了してしまう傾向があります（クローズドジェスチャー）。自分以外の話者がどのように手の仕草を用い、どのように解釈されているのかを観察してみるのも良いでしょう。効果が高く、観客の関心を高める使い方は自分も取り入れましょう。自然でゆっくりとした、話している内容を強調するようなジェスチャーが最も効果的とされています。
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それ以外のボディランゲージにも気を配る　視線の行き先、服についた埃をとる手の動き、頻繁に鼻をすすったり足を引きずるような仕草、体を揺り動かす癖などに気をつけましょう。こうした小さなジェスチャーも蓄積すると、必ずメッセージのインパクトを弱めることになるでしょう。
- 自分が話している姿を誰かに録画してもらい、それを早送りで見て確認しましょう。何度も繰り返される仕草、自分が無意識で行っている癖が、かなり目立ち滑稽に見えるはずです。特定の仕草に照準をあてることが出来れば、無意識で行っていたボディーランゲージを改善し、再発をしないよう自分で気をつけることも可能になります。
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パート 5

パート 5 の 5:

意見が対立している場で効果的にコミュニケーションをとる

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誰かを弁護したり、過度に守る行為は控えましょう。このような行動をとってしまうと、勢力争いが生じ状況は更に悪化してしまいます。参加者が着席している場面では、周囲に合わせて自分も席に着きましょう。.
意見が異なる立場の人にも話す機会を与えましょう。話し終わるまで待ってから自分も話し始めるようにしましょう。
怒鳴ったり、意見が異なるグループとそのメンバーの行動を非難する行為は控えましょう。
話しの合間に時間をとり、「私自身の理解が正しいか確認させてほしいのですが、そちらとしてはXXXという意見だということで間違いないでしょうか」といった言い回しを使って確認しましょう。
誰かが怒って部屋から出て行ってしまった場合は、追いかけてはいけません。相手にはまず出ていかせて、気持ちが落ち着いて話を続ける気になってから戻ってきてもらいましょう。
こうした行為もまた、勢力争いを引き起こし、状況が悪化するばかりで終わりが見えなくなります。時に、賛成・反対のいずれかの立場をとり次に進まなければならないこともあります。
自分の懸案事項を述べようとしている時は、「私は」という一人称視点の言葉から始め、相手の行動に対してどのように「感じている」のかを伝えましょう。こうすることで聞き手側も、あなたが懸念していることを受け入れようと共感的な姿勢になるでしょう。例えば、「皆さんが適当すぎて、こっちは頭がおかしくなりそうだ」と言う代わりに「程度の異なる乱雑さの混在が問題となっているように感じます。私個人としては、乱雑な状態が考え方にも影響を及ぼし、達成できることを制限してしまっているように思います。正直なところ、こうした混乱は必要以上に私を不快にしています」と伝えてみましょう。
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ポイント

コミュニケーションをとっている時はアイコンタクトを欠かさないようにしましょう。
冗談は注意して取り入れましょう。話している内容に多少のユーモアを含めるという方法は高い効果を見込むことができる一方で、度を過ぎた冗談や耳の痛い話をする際のカモフラージュとして冗談を使うことはやめましょう。クスクス笑い、冗談を言い続けていると、聞き手もあなたの伝えようとしていること真剣に受け止めなくなるでしょう。
ネガティブ且つ無関心さを示すようなボディーランゲージは控えましょう。
失礼な言動は慎みましょう。
長々と話さないようにしましょう。伝えようとしていたことが理解されなかったり真面目に受け取られなくなる恐れがあります。
泣き言をいったり懇願するような行為も慎みましょう。こうした態度から尊敬や関心といった反応は生まれません。動揺している時は一旦離席し、熟慮してから話し合いの場に戻るようにしましょう。
実際にスピーチに長けている人の例をネット上で探してみましょう。Ted Talksで視聴回数が最も多い動画を調べてみても良いでしょう。お手本となる人は多数存在し、ネット上の動画ですぐに視聴することができます。「パーソナルコミュニケーションコーチ」だと思って参考にしてみましょう！
複数の聞き手や聴衆に対してプレゼンテーションを行う際は、回答に苦労させられそうな質問に対しても準備を怠らず、話の軌道をそらされて狼狽しないよう気をつけましょう。Michael Brownによれば、効果的に伝える立場を崩さないために、複数の聞き手や聴衆を前にして質問に対処する際、目安となる行動規範があります。それによると、出席している全員の代表として質問に耳を傾けることが重要です。これには、まず質問がないか尋ね、尋ねられた内容の要点を繰り返すといった要素も含まれます。質問に回答する際は、質問者から視線を移し、その場の全員が「答えを背負う」ような状態になるよう見渡しながら述べるようにしましょう。このような共有された回答を十分に生かし、次に進み方向転換をしましょう。^{[5]X出典文献Michael Brown, Speaking Easy, (undated), Media Associates, NZ, p.114.}