कैसे अपने बच्चे के टीचर को पत्र लिखें

X

यह आर्टिकल लिखा गया सहयोगी लेखक द्वारा Kathy Slattengren, M.Ed.. कैथी स्लेटेंग्रेन एक पेरेंट एजुकेटर और Priceless Parenting की कोच और संस्थापक हैं। दो दशक से अधिक के अनुभव के साथ कैथी माता-पिता को अपने बच्चों के साथ मजबूत, प्रेमपूर्ण संबंध बनाने में मदद करने में माहिर हैं। इन्होंने Priceless Parenting की ऑनलाइन क्लास, प्रेजेंटेशन, कोचिंग और किताबों के माध्यम से दुनिया भर में हजारों माता-पिता की मदद की है। कैथी ने मिनेसोटा विश्वविद्यालय से कंप्यूटर विज्ञान और मनोविज्ञान में बैचलर की डिग्री और वाशिंगटन विश्वविद्यालय से Education and Instructional Design में मास्टर की डिग्री प्राप्त की है। कैथी National Parenting Education Network, US Alliance to End the Hitting of Children, International Society for Technology in Education की एक सदस्य हैं, और Parent Learning Link की संस्थापक सदस्य हैं। Priceless Parenting को ABC News, Komo News, King 5 News, National PTA, Parent Map, और Inspire Me Today में प्रदर्शित किया गया है।

यहाँ पर 8 रेफरेन्स दिए गए हैं जिन्हे आप आर्टिकल में नीचे देख सकते हैं।

यह आर्टिकल ५,४९१ बार देखा गया है।

स्कूल के वर्षों के दौरान किसी न किसी पॉइंट पर अधिकतर पेरेंट्स को उनके बच्चों के टीचर से मिलने की जरूरत आती ही है | ऐसे कई कारण हो सकते हैं जिनके कारण आपको टीचर को पत्र लिखना पड़े जिनमे बच्चे की बीमारी से लेकर अपॉइंटमेंट लेने और परेशानी बताने तक कई कारण शामिल होते हैं | ज्यादातर टीचर ईमेल का इस्तेमाल करते हैं जिन पर पत्र-व्यवहार करना काफी आसान और जल्दी हो जाता है लेकिन आप ट्रेडिशनल नोट या पत्र भी लिख सकते हैं | सोच-विचार करके बनाये गये ईमेल या पत्र से आप अपने बच्चे के टीचर के साथ एक मजबूत संवाद स्थापित कर सकते हैं |

विधि 1

विधि 1 का 2:

अपने बच्चे के टीचर को ईमेल करें

आर्टिकल डाउनलोड करें

1
पता लगायें कि कब पत्र या ईमेल लिखना है: ऐसे कई कारण होते हैं जिनमे आपको अपने बच्चे के टीचर से सम्पर्क करना पड़ सकता है | यह काम उतना ही सरल होता है जितना किसी गंभीर परेशानी का पता लगाना होता है | नीचे कुछ ऐसे मौके दिए गये हैं जिनमे आपको टीचर को पत्र या ईमेल लिखना पड़ता है:
- सम्पर्क हटाने से पहले या बच्चे को नए स्कूल में शुरुआत करने से पहले खुद का परिचय दें |
- परेशानी की चर्चा करें |
- अपने बच्चे की परफॉरमेंस या असाइनमेंट के बारे में सवाल पूछें |
- मीटिंग करने का आग्रह करें |
- विशेष परिस्थितियों के बारे में टीचर को जानकारी जैसे अपंगता या पारिवारिक समस्याएं |
- बच्चे की बीमारी या अपॉइंटमेंट के लिए माफ़ी मांगें |
2
आवश्यक जानकारी इकट्ठी करें: टीचर को ईमेल या पत्र लिखने के लिए जरुरी सभी जानकारी इकट्ठी करें जिससे एक प्रोफेशनल टाइप का पत्र लिख पायें |^{[१]Xरिसर्च सोर्स} सभी आवश्यक जानकारी होने से लम्बे चौड़े पत्र-व्यवहार से बचा जा सकता है और इससे यह भी प्रदर्शित होता है कि आप टीचर का सम्मान करते हैं और उस इशू को गंभीरता से ले रहे हैं |^{[२]Xरिसर्च सोर्स}
- अपने बच्चे से पूछें की वे अपनी टीचर को किस नाम से पुकारते हैं या फिर स्कूल की वेबसाइट पर उनका नाम खोजें |
- सभी पूरक दस्तावेजों की कॉपी तैयार रखें | उदाहरण के लिए, अगर आपका बच्चा अपंगता से जूझ रहा है तो आपको डॉक्टर के डायग्नोसिस और जरुरी एजुकेशनल प्लेसमेंट डॉक्यूमेंट की कॉपी की आवश्यकता होगी |^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
3
पहला ड्राफ्ट बनायें: इकट्ठी की गयी जानकारी के इस्तेमाल से बच्चे के टीचर के लिए एक ईमेल ड्राफ्ट करें | इससे आपको अपनी चिंता को पूरी तरह से व्यक्त करने का समय मिल जाता है और आप समझ जाते हैं कि आपको क्या लिखना है और क्या बदलाव करने हैं |
- “प्रति” वाली जगह में ईमेल एड्रेस लिखने से बचें जिससे आप दुर्घटनावश पहले ड्राफ्ट को सेंड न कर पायें |
- जितना हो सके ड्राफ्ट को संक्षिप्त और छोटा रखें |^{[४]Xरिसर्च सोर्स}
- ईमेल की टोन को पर्सनल, सभ्य और प्रोफेशनल रखें |^{[५]Xरिसर्च सोर्स}
- अपने और अपने बच्चे के नाम और लिखने के कारण का संक्षिप्त परिचय दें | उदाहरण के लिए, उदाहरण के लिए, लिखें “प्रिय श्रीमती फ़र्नान्डिस जी, मेरा नाम सुषमा है और मैं सुरभि अरोरा की माँ हूँ | मैं यह ईमेल इसलिए लिख रही हूँ क्योंकि सुरभि को मैथ्स की क्लास में परेशानी अनुभव होती है |”
- पूरा ईमेल एक से तीन पैराग्राफ में लिखने की कोशिश करें | इसमें आप जो परेशानी या चिंता शामिल करना चाहती हैं, करें | आप टीचर से यह भी पूछ सकती हैं कि आप उनको और अपने बच्चे के रचनात्मक ढंग को सपोर्ट करने में किस तरह मदद कर सकती हैं |
- टीचर को उनके ध्यान देने और अन्य परामर्श के लिए अपनी कांटेक्ट इनफार्मेशन देने के लिए धन्यवाद देते हुए ईमेल बंद करें | उदाहरण के लिए, सुरभि की परेशानी पर ध्यान देने के लिए आपका बहुत-बहुत धन्यवाद | आप किसी भी समय ईमेल या (022) 2433578 पर कांटेक्ट कर सकती हैं | मैं सुरभि की परेशानी का समाधान खोजने के लिए आपके साथ काम करने की आशा रखती हूँ |”
4
पॉजिटिव टोन रखें: ड्राफ्ट बनाते समय जितना हो सके, भाषा को सकारात्मक रखने की कोशिश करें | जब बात बच्चे के बारे में हो तो निराश होना स्वाभाविक होता है | लेकिन अपने ईमेल की टोन को सकारात्मक और ऊर्जावान रखने से आप अपने बच्चे के टीचर के साथ खुला और फलदायक संवाद स्थापित कर सकती हैं |
- टीचर के साथ दोषारोपण वाली भाषा का इस्तेमाल करने से बचें |
- समझ, सहयोग और बातचीत जैसे शब्दों का चयन करें |
- सकारात्मक और फलदायक जैसे विशेषणों का इस्तेमाल करें |
- शब्दों को उक्तियों में समाहित करें जैसे “मुझे सुरभि से पता चला कि उसे मैथ्स में परेशानी हो रही है | वो और मैं इसमें थोडा सक्रिय बदलाव लाना चाहते हैं और उसकी परफॉरमेंस सुधारने के लिये, अगर हम आपके साथ कुछ काम कर पायें तो हमे बहुत ख़ुशी होगी |”
5
ईमानदार रहें: अधिकतर बच्चे काफी ईमानदार होते हैं और बच्चे की जबान फिसलने जैसे कारणों के एक्स्पोज होने पर पत्र में जूठ बोल सकते हैं | प्रोफेशनल टोन मेन्टेन करते समय अपने पत्र में जितना हो सके, ईमानदारी रखने की कोशिश करें |
- प्रत्यक्ष रहें; उदाहरण के लिए, कहें “मुझे ऑफिस की तरफ से म्यूजियम जाना है और मैं एक्स्ट्रा-करीकुलर लर्निंग एक्सपीरियंस देने के लिए अपने बच्चे को अपने साथ ले जाना चाहती हूँ | क्या कृपा करके आप उसे और मुझे बता सकती हैं कि शुक्रवार को क्लास फिर से ज्वाइन करने तक उसे कौन सा होमवर्क पूरा करना होगा?”
6
सोच-विचार बंद करें और ईमेल में एडिट करें: प्राथमिक ईमेल ड्राफ्ट करने के बाद, उसके कंटेंट और टोन पर ध्यान देने के लिए खुद को थोडा समय दें | इसके बाद, जरुरी एडिटिंग करें | इससे न केवल आपको टेक्स्ट को जोड़ने या हटाने का मौका मिल जायेगा बल्कि आपको वर्तनी (स्पेलिंग), विराम चिन्ह (पंक्चुएशन) या व्याकरण सम्बन्धी अशुद्धियाँ ( grammatical errors) की भी पहचान हो जाएगी |^{[६]Xरिसर्च सोर्स}
- चेक करें कि रिवाइज्ड मेल में परिचय, बॉडी और क्लोजिंग ऐसी हो जो पूरी तरह से ईमानदार और सक्रिय या फलकारी साबित हो |
- खुद को पत्र जोर से पढ़कर सुनाएँ जिससे आपको संभावित गलतियाँ या ऐसी उक्तियाँ मिल सकती हैं जो दोषारोपण या नकारात्मकता रखती हैं |^{[७]Xरिसर्च सोर्स}
- आप अपने पत्र को किसी दोस्त, अपने पति या दूसरे एजुकेशनल प्रोफेशनल से पढने के लिए भी कह सकती हैं | वे पत्र के बारे में आपको कुछ ऐसी सलाह दे सकते हैं जिससे आपका पत्र ज्यादा मजबूत और ज्यादा पॉजिटिव बन सके |
7
पत्र में सुखद शुभकामनाएं लिखें और पत्र पूरा करें: ड्राफ्ट में बदलाव करने के बाद, एक सुखद और प्रोफेशनल शुभकामनाएं लिखें और पत्र बंद करें | इससे टीचर के मन में आपके पत्र के प्रति ज्यादा सम्मान की भावना आएगी और रचनात्मक प्रतिक्रिया के लिए एक टोन सेट हो पायेगी |
- आपका बच्चा जिस तरह से अपने टीचर का संबोधन करता है, उसी तरह से शुभकामनाएं लिखें | उदाहरण के लिए, “प्रिय मिसेज फ़र्नान्डिस” लिखकर कॉमा लगाएं | अगर आपको नहीं जानती कि टीचर शादीशुदा हैं या नहीं तो “मिसेज या श्रीमती” लिखने की बजाय “मिस या कुमारी” लिखें |
- अगर आप पहले से टीचर से नहीं मिले हैं और उसने आपको अपने पहले नाम से संबोधन करने की अनुमति न दी हो तो कभी भी टीचर के पहले नाम का इस्तेमाल न करें |
- “आभारी” लिखते हुए कॉमा लगाकर पत्र लिखना बंद करें | आभारी के बाद “मुझे आपके जबाव का इंतज़ार रहेगा” लिखें जिससे टीचर को पता चल सके कि आप प्रतिक्रिया पाना चाहते हैं |
- इसमें अपना नाम और कांटेक्ट नंबर डालें जिससे टीचर आपसे सम्पर्क कर सकें |
8
सम्बंधित दस्तावेज साथ में अटेच करें: अपने ईमेल के नेचर के आधार पर उसमे वे दस्तावेज शामिल करें जो आपकी चिंता का स्पष्टीकरण दे सकें | इससे टीचर को उस केस के लिए और उसे बेहतर रूप से समझने के लिए रिफरेन्स मिल सकता है |
- ध्यान रखें कि आपकी फाइल्स आसान और सुलभ फॉर्मेट में होनी चाहिए |
9
ईमेल एड्रेस डालें: अपने ईमेल को भेजने से पहले आपको टीचर का ईमेल एड्रेस डालना होगा | स्कूल की वेबसाइट से चेक करके सुनिश्चित करें कि आपने उनके ईमेल में सही स्पेलिंग और फॉर्मेट का इस्तेमाल किया है या नहीं |
- अपने पीटीआई या दूसरे टीचर को इस सम्बन्ध में शामिल करते हुए जरुरी कॉपी भेजें |
- ईमेल की एक्स्ट्रा कॉपी रखने के लिए अपने पास एक ब्लाइंड कॉपी रखें और इसके साथ यह भी सुनिश्चित करें कि ईमेल सफलतापूर्वक सेंड हुआ है या नहीं |
इसे भेजने से पहले एक आखिरी बार अपना ईमेल पढ़ें | इससे कुछ भूलने, कुछ शामिल करने या कोई गलती होने की रिस्क बहुत कम रह जाएगी |
11
टीचर को प्रतिक्रिया देने के लिए समय दें: टीचर व्यस्त होती हैं और कई बार उनके पास तुरंत प्रतिक्रिया देने या आपके नोट पर ध्यान देने का समय नहीं होता | अपने बच्चे की टीचर को जांचने या फॉलोअप करने से पहले उन्हें प्रतिक्रिया देने के लिए थोडा समय दें |^{[८]Xरिसर्च सोर्स}
- अगर आप समय से प्रतिक्रिया पाना चाहते हैं तो उसमे कोई एक विशेष तारीख लिखें |^{[९]Xरिसर्च सोर्स}
- अगर आपको एक सप्ताह के अंदर प्रतिक्रिया न मिले तो अपने ईमेल या पत्र का फॉलोअप करें |

विधि 2

विधि 2 का 2:

टीचर को अपने हाथ से लिखा हुआ पत्र भेजें

आर्टिकल डाउनलोड करें

1
जानें कि हाथ से लिखा हुआ नोट कब भेजना चाहिए: ईमेल की तुलना में हाथ से लिखे गये नोट पत्र-व्यवहार के काफी ज्यादा पर्सनल रूप होते हैं | ऐसी कुछ सिचुएशन हो सकती हैं जिनमे आपको हाथ से लिखकर टीचर को नोट भेजना पड़ें | इनमे शामिल हैं:
- धन्यवाद नोट
- एक संक्षिप्त परिचय
- बच्चे की बीमारी के कारण क्लास में उपस्थित न होने के लिए माफ़ी माँगना |^{[१०]Xरिसर्च सोर्स}
2
यथासंभव स्पष्ट और साफ़ लिखें: आपको ध्यान रखना होगा कि टीचर आपका नोट आसानी से पढ़ सकें | नोट लिखते समय आपकी लिखावट की जल्दीबाज़ी पर ध्यान दें |
- अगर आपकी हैण्डराइटिंग गन्दी है तो धीरे-धीरे लिखें | इससे आपका पत्र ज्यादा स्पष्ट रूप से पढ़ा जा सकता है |
- ऐसी पेंसिल या पेंस का इस्तेमाल न करें जिनकी स्याही आसानी से फ़ैल जाए | पत्र लिखने के लिए बॉलपॉइंट पेन सबसे बेहतर होते हैं |
- लिखते समय प्राथमिक ड्राफ्ट बनाने पर विचार करें और फिर इस टेक्स्ट को अपने नोट में हाथों से लिखें | इससे आप जो भी लिखना चाहते हैं, उसके बारे में ज्यादा डिटेल से सोच सकते हैं |
- कंप्यूटर से अपने नोट का प्रिंट आउट निकालें और अगर आप चाहें तो इस पर अपने हाथों से हस्ताक्षर करें |
3
नोट लिखें: अगर आप टीचर के लिए अपने हाथ से पत्र लिखना चाहते हैं तो ईमेल की तरह ही प्रोसेस फॉलो कर सकते हैं | लेकिन, अगर सिचुएशन ज्यादा गंभीर न हो तो जैसे आपको धन्यवाद नोट ही लिखना हो तो आपको कई सारे ड्राफ्ट बनाने की कोई जरूरत नहीं पड़ती |
- अगर आपके पास उपलब्ध हो तो पर्सनलाइज्ड स्टेशनरी का इस्तेमाल करें | अगर आपके पास नहीं है तो एक साफ़ और बिना सलवटों वाला पेपर इस्तेमाल करें |
- पेपर पर सबसे ऊपर तारीख लिखें |
- तारीख के नीचे शुभकामनाएं डालें | उदाहरण के लिए, “प्रिय मिसेज फर्नांडिस” लिखकर कॉमा लगायें |
- ईमेल में लिखे जाने वाले समान एलिमेंट का इस्तेमाल करें | यथासंभव नोट को संक्षिप्त और छोटा रखने पर ध्यान दें | उदाहरण के लिए,“प्रिय मिसेज फर्नांडिस, मेरा नाम सुषमा है और मैं सुरभि की माँ हूँ | मैथ्स क्लास में उसकी मदद करने के लिए मैं दिल से आपको धन्यवाद देना चाहती हूँ | वह मैथ्स में कुछ परेशानी अनुभव कर रही थी और मैं सच में बहुत शुक्रगुजार हूँ कि उसकी प्रॉब्लम को विस्तार से समझाने के लिए आपने स्कूल के बाद भी उसे समय दिया | अगर मैं किसी तरह से मैं आपके काम आ सकूं तो मुझे जरुर बताएं | आपकी आभारी, सुषमा अरोरा |”
- अपने हस्ताक्षर के साथ नोट पर साइन करें और जरूरत पड़ने पर नीचे अपने नाम का प्रिंटेड वर्शन डालें |
4
नोट को चेक करें: नोट भेजने से पहले, उसकी प्रूफरीडिंग करें | इससे आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि उसमे कोई गलती तो नहीं है, आप कुछ लिखना भूल तो नहीं गयीं या उसमे कहीं फैली हुई स्याही या अस्पष्ट हिस्सा तो नहीं है |
- अगर उसमे कोई ध्यान देने योग्य गलतियाँ हो तो पत्र को फिर से लिखें |
5
नोट दें: ऐसे कई अलग-अलग तरीके होते हैं जिनसे आप अपने बच्चे के टीचर तक हाथ से लिखा हुआ नोट पहुंचा सकते हैं | नोट की औपचारिकता के आधार पर या किसी ख़ास तारीख तक पहुँचाने के उद्देश्य से आप अपने नोट को नीचे दिए गये तरीकों से भेज सकते हैं:
- मेल करें; ध्यान दें की इसमें आपने ऊपर टीचर का नाम डाला हो और फिर उसके नीचे स्कूल की जानकारी डाली हो |
- खुद अपने हाथों से दे; टीचर तक पत्र पहुंचाने के लिए नोट या पत्र को ऑफिस स्टाफ के पास छोड़ दें |
- अपने बच्चे के साथ; आप अपने बच्चे के साथ भी नोट भेज सकते हैं | लेकिन ध्यान रखें कि वो टीचर को पत्र देना भूल भी सकती है | अगर आप चाहें तो उस पत्र को उसके कोट पर ऐसी जगह पिनअप कर दें जहाँ से टीचर स्पष्ट रूप से देख सकें |