كيفية إرسال الخطابات إلى الصناديق البريدية

تنزيل المقال

تنزيل المقال

يختلف الأمر إرسال الخطابات إلى رقم الصندوق البريدي مباشرة في كونك ستكتب رقم الصندوق بدلًا من العنوان المعتاد. ابدأ بكتابة اسم المُرسل إليه في السطر الأول على الظرف ومن ثم اسم الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها (في حالة كنت تراسله على محل عمله). بعد ذلك اكتب رقم الصندوق البريدي، يليه اسم المدينة أو المحافظة والكود البريدي لها. احرص على أن تنسيق الخطاب بشكل صحيح يتماشى مع إرشادات البريد القياسية لتضمن وصوله للمكان الصحيح.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 2:

إرسال خطاب أو طرد

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابدأ بكتابة عنوان المُرسل إليه على منتصف الظرف. ابدأ بكتابة اسم وعنوان الشخص أو الجهة المُرسل إليها على الظرف في المنتصف، واحرص على أن تكتب المعلومات بشكل واضح حتى يسهل التعامل معها وإرسالها إلى العنوان الصحيح.

   • إذا كتبت العنوان بشكل غير صحيح أو غير واضح فقد ينتج عن ذلك إيصال رسالتك على نحوٍ خاطئ.
2. 
   2
   اكتب الاسم الأول والأخير لللمُستلِم في السطر الأول. يُمكنك أيضًا إضافة الاسم الأوسط، ولكن في أغلب الأحيان يُمكن الاكتفاء بالاسمين الأول والأخير لإيصال الرسالة إلى الشخص الصحيح. يُفضل أن تكتب اسم الشخص بالكامل في حالة كنت تشك في إمكانية حدوث لغط أو تشابه في الاسماء.

   • يصعب أن يتم إرسال رسالة موجهة إلى "محمد رمضان عبدالرحيم" إلى شخص آخر اسمه "محمد عبدالرحيم".
   • استخدم اللقب الخاص بالمُرسل إليه لتتجنب الوقوع في الخطأ، استخدم الألقاب مثل "السيد" أو "السيدة" أو "الدكتور" أو "البروفيسور".
3. 
   3
   اكتب اسم المؤسسة أو الجهة. إذا كنت ترسل رسالتك أو طردك إلى شخص معين في مؤسسة أو شركة، فيجب كتابة اسم المؤسسة في السطر التالي لاسم الشخص. على سبيل المثال يكون السطرين في بداية رسائل العمل كالآتي: "محمد رمضان عبدالرحيم/ الشركة الدولية لتجارة الأدوية".

   • لا داع لكتابة مزيد من التفاصيل في هذه النقطة مثل وظيفة الشخص أو منصبه في الشركة.
4. 
   4
   اكتب رقم الصندوق البريدي. يبدأ أي رقم صندوق بريدي بالحروف المختصرة للكلمة وهي "ص.ب" أي "صندوق بريد" وبالإنجليزية "BOP"؛ أي "Post Office Box"، ومن ثم تُتبع برقم الصندوق المكون من رقمين لخمسة أرقام في العادة. تتطلب بعض الأنظمة البريدية كتابة حروف ورقم الصندوق البريدي دون أيّة علامات ترقيم، مثل النقطة، لتصبح مثلًا "ص ب" بدلًا من "ص.ب" أو "PO Box" وليس "P.O.Box.".

   • تتسلم العديد من الجهات وكذلك الأفراد خطاباتهم على رقم الصندوق البريدي الخاص بهم؛ يعني ذلك بكتابة رقم الصندوق البريدي وحسب بدلًا من كتابة العنوان المفصل للمُستلِم، لأنك لن تحتاج سوى لواحدٍ منهم فقط.
   • تختلف الصناديق البريدية في نظام العمل بها بين الدول وبعضها، ولهذا قد لا تجد أمامك جميع اختيارات الشحن مُتاحة إذا ما كنت تُرسل خطابًا أو طردًا على رقم الصندوق البريدي في دولة معينة.
5. 
   5
   اكتب اسم المدينة والكود البريدي الخاص بها في السطر الأخير. أخيرًا حان وقت تحديد المنطقة الموجه إليه الخطاب، اكتب اسم المدينة أو المقاطعة أو الولاية ثم أضف فصلة ومسافة ثم اكتب الكود البريدي للمدينة. يتم كتابة الكود البريدي قبل المدينة في بعض الدول مثل فرنسا وكندا.

   • اكتب الاختصار الخاص بالمدينة أو الولاية إذا ما كنت على علم به. في بعض الدول يتم اختصار المدن باختصار من حرفين يتم إضافته على العنوان البريدي، مثل: "القاهرة Cairo" اختصارها "CA" أو في أمريكا نجد أن الاختصار "NY" هو اختصار لولاية "نيويورك New York".
   • أضف اسم الدولة في سطر أسفل المدينة والكود البريدي، هذا إذا ما كنت ترسل خطابك إلى دولة أخرى غير دولتك.

جزء 2

جزء 2 من 2:

إتمام بقية المعلومات اللازمة

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابحث عن رقم الصندوق البريدي. من المُفترض أن تتمكن من العثور على عنوان الشخص أو الجهة التي تراسلها إذا ما بحثت عليه على الإنترنت، أو ربما يكون متوفرًا لديك في ورقة أو في إيصال شراء. انسخ العنوان كما هو موضح أمامك واكتبه على خطابك.

   • إذا كنت ترد على رسالة فستجد أن رقم الصندوق البريدي موضح ضمن عنوان المراسلة في السطر الأول أو الثاني في أعلى يسار الظرف.
   • يُمكنك البحث على الإنترنت أو الاتصال بالديل لمعرفة الرقم البريدي المخصص للعنوان المحدد إذا لم يكن موضحًا.
2. 
   2
   اكتب رسالتك بوضوح. تذكر أن رسالتك سيتم فتحها وفرزها وإيصالها على يد أكثر من شخص، بالإضافة إلى أن المُستلِم يجب أن يتمكن من قراءة الرسالة في الحال، ولهذا يجب عليك أن تراجع رسالتك بعد كتابتها، وأن تحرص على الكتابة بخط واضح.

   • اطبع معلومات التواصل أفضل من كتابتها بخط اليد حتى تتجنب الوقوع في الخطأ عند محاولة الكتابة بخط متصل أو مُنمق.
   • إذا كنت تعاني أثناء الكتابة فجرّب أن تكتب بالحروف الكبيرة لتضمن الوضوح.
   • جرّب كتابة عنوانك في ورقة جانبية أولًا لتتأكد من كتابتك له بشكل واضح، إذا ما شككت أنه لن يكون واضحًا لشخص يقرأه لأول مرة.
3. 
   3
   اكتب عنوان المُراسلة الخاص بك. اكتب عنوانك على أعلى يسار الظرف أو الطرد بنفس القياس الذي كتبت به عنوان التوصيل أو أصغر قليلًا. غير ذلك قد يتم اللغط بينه وبين عنوان التوصيل.

   • اكتب العنوان الأمثل بالنسبة لك إذا ما أراد المُستلم أن يتواصل معاك لاحقًا.
4. 
   4
   ضع الطوابع البريدية المناسبة. أضف الطوابع البريدية أو طوابع الشحن المدفوعة على أعلى يسار الظرف أو الطرد لتضمن تغطية نفقات التوصيل. احرص على عدم إخفاء أي من العناوين بسبب وضعك للطوابع.

   • اعرف أولًا ما تكلفة الطوابع المطلوبة لإيصال ظرفك أو طردك إلى المكان المطلوب، اسأل عامل البريد عن ذلك.
   • تتطلب المراسلات الدولية طوابع أغلى وملئ بعض الاستمارات الخاصة بعملية التوصيل والتي يجب عليك تقديمها من أجل إتمام عملية الشحن.
5. 
   5
   راجع الأخطاء. راجع رسالتك قبل إرسالها لتضمن كتابة جميع المعلومات بشكل صحيح، من الضروري أن تكتب الأرقام على نحو صحيح. إذا ما تأكدت من المراجعة فقد حان وقت وضع الرسالة في صندوق البريد أو إرسالها من مكتب البريد الأقرب لك.

   • قد يتعامل مكتب البريد وعامل التوصيل مع بعض الأخطاء المقبولة التي تكتب فيها اسم المدينة ولكن مع اختصار خاطئ، أما الأرقام البريدية الخاطئة فلا يمكن التعامل معها وينتج عنها توصيل رسالتك إلى مكان آخر غير المنشود أو ربما عدم توصيلها على الإطلاق.

أفكار مفيدة

• استخدم أقلام الحبر الغامقة في كتابة عنوان المُرسل إليه، وتجنب استعمال الأقلام الرصاص سهلة المسح.
• اكتب بخط يتماشى حجمه مع حجم الظرف كي لا تبدو المعلومات فوضوية وقبيحة التنسيق على الظرف.