Cách để Sử dụng Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm tạo cơ sở dữ liệu cho phép người dùng dễ dàng lưu trữ và chỉnh sửa chúng. Phần mềm này phù hợp với mọi công việc, từ một dự án nhỏ đến một kế hoạch kinh doanh lớn, nó là một phần mềm trực quan. Chính điều này đã biến Microsoft Access thành một công cụ rất hữu ích để trình bày cơ sở dữ liệu, bạn không cần sử dụng bảng hay cột. Hãy xem bài hướng dẫn sau và bắt đầu làm quen với phần mềm này.

Phần 1

Phần 1 của 6:

Tạo Cở sở Dữ liệu Mới

Tải về bản PDF

1
Nhấp chuột vào tab Tập tin (File) rồi chọn “Mới” (New). Cơ sở dữ liệu chứa đựng toàn bộ dữ liệu ở nhiều dạng thức khác nhau. Bạn có thể chọn mục mở một cở sở dữ liệu trống, cơ sở dữ liệu web trống, hoặc chọn một trong các mẫu có sẵn.
- Cơ sở dữ liệu trống là dạng tiêu chuẩn của Access, thích hợp nếu sử dụng thông thường. Khi tạo cơ sở dữ liệu trống sẽ đồng thời tạo một bảng.
- Cơ sở dữ liệu web được thiết kế tương thích với công cụ xuất bản trực truyến của Access. Khi tạo cơ sở dữ liệu web sẽ đồng thời tạo một bảng khác.
- Các mẫu là những cơ sở dữ liệu được dựng trước và tương thích với nhiều phạm vi sử dụng. Chọn một trong các mẫu cho sẵn nếu bạn không muốn tốn nhiều thời gian để thiết kế cấu trúc của cơ sở dữ liệu.
Sau khi hoàn thành việc chọn kiểu, đặt tên tương ứng với nội dung của cơ sở dữ liệu đó. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với nhiều cơ sở dữ liệu cùng lúc. Gõ tên tập tin vào hộp thoại "Tên Tập tin" (File Name). Chọn "Tạo" (Create) để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu mới.
Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 6:

Nhập Dữ liệu vào Cơ sở Dữ liệu

Tải về bản PDF

1
Xác định cấu trúc phù hợp nhất với dữ liệu. Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống, bạn sẽ muốn sắp xếp nó theo cách hợp lý nhất và thêm các cấu trúc thích hợp. Sau đây là một vài cách định dạng và tương tác với dữ liệu trên Access:
- Bảng – đây là cách phổ biến để lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Bảng có thể so sánh với bảng tính trên Excel: dữ liệu được sắp xếp theo hàng và cột. Do đó, việc nhập các dữ liệu quan trọng từ Excel và các phần mềm tương tự khác là việc tương đối đơn giản.
- Biểu mẫu – đây là cách để nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Trong khi bạn phải nhập trực tiếp dữ liệu vào bảng, dùng biểu mẫu sẽ nhanh chóng và trực quan hơn.
- Báo cáo – cách này giúp tóm tắt và hiển thị dữ liệu trên cơ sở dữ liệu. Báo cáo để phân tích dữ liệu và đưa ra câu trả lời cho câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như lợi nhuận là bao nhiêu, khách hàng thuộc khu vực nào. Nó chủ yếu được thiết kế khi cần in ra.
- Truy vấn – đây là cách thu thập và lọc dữ liệu. Bạn có thể dùng truy vấn để hiện thị các truy vấn cụ thể từ nhiều bảng. Bạn cũng có thể dùng nó để tạo và cập nhật dữ liệu.
2
Tạo bảng đầu tiên. Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống, nó sẽ tự động tạo một bảng trống. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng theo cách thủ công hoặc sao chép và dán nội dung từ nguồn khác.
- Mỗi phần của dữ liệu nên được viết vào các cột (trường) riêng biệt, còn mỗi hồ sơ là một hàng riêng biệt. Ví dụ, điền tên khách hàng vào từng hàng, tương ứng với mỗi cột là các mẩu thông tin khác nhau về khách hàng đó (tên, tên họ, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại.v.v).
- Bạn có thể đổi tên nhãn của mỗi cột để dễ dàng biết được nội dung cột đó. Nhấp đúp chuột vào phần tiêu đề của cột để đổi tên.
3
Nhập dữ liệu từ nguồn khác. Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một tập tin hay một vị trí cụ thể, bạn có thể thiết lập cho Access nhận các thông tin đó và tự nhập vào cơ sở dữ liệu. Đây là cách hiệu quả để lấy thông tin từ một trang chủ hay nguồn chia sẻ khác.
- Nhấp chọn tab Dữ liệu Ngoài (External Data).
- Chọn kiểu tập tin bạn muốn nhập. Trong mục “Nhập và Liên kết” (Import and Link), bạn sẽ thấy một vài kiểu tập tin. ODBC là viết tắt của Kết nối Cơ sở dữ liệu Mở, bao gồm cơ sở dữ liệu như SQL.
- Chuyển hướng tới vị trí chứa dữ liệu. Nếu nó thuộc một trang web, bạn cần cung cấp địa chỉ trang web đó.
- Ở cửa sổ tiếp theo, chọn "Xác định cách và vị trí lưu trữ dữ liệu trên cơ sở dữ liệu hiện tại" (Specify how and where you want to store the data in the current database). Chọn "OK". Làm theo các bước trên màn hình để nhập dữ liệu.
4
Thêm một bảng khác. Bạn sẽ muốn lưu các hồ sơ khác nhau trên những cơ sở dữ liệu khác nhau. Điều này giúp cơ sở dữ liệu chạy mượt hơn. Ví dụ, bạn tạo bảng lưu thông tin khách hàng và dùng bảng khác để lưu thông tin đặt hàng. Bạn có thể liên kết thông tin khách hàng với bảng thông tin đặt hàng. Add another table. You will want to keep your different records in different databases.
- Trong mục Tạo (Create) ở tab Home, chọn nút tạo bảng. Bảng mới sẽ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu. Bạn có thể nhập thông tin tương tự như cách nhập ở bảng đầu.
Quảng cáo

Phần 3

Phần 3 của 6:

Thiết lập Mối liên hệ giữa Các Bảng

Tải về bản PDF

1
Bạn cần hiểu cách hoạt động của các khóa. Mỗi bảng sẽ có một khóa chính và duy nhất cho mỗi mục. Theo mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Đó là các trường đuwọc liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu. Trường liên kết chứa dữ liệu giống nhau.
- Ví dụ, trong bảng Đơn hàng, bạn có trường ID của những Khách hàng đặt hàng sản phẩm. Bạn có thể tạo mối liên hệ giữa trường ID Khách hàng đó với trường ID trong bảng Thông tin Khách hàng.
- Sử dụng mối liên hệ sẽ giúp dữ liệu phù hợp, hiệu quả và dễ đọc.
2
Nhấp chọn tab Công cụ Cơ sở dữ liệu (Database Tools). Chọn nút Liên hệ (Relationships) trong mục Liên hệ. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ mới hiển thị cái nhìn tổng quan của các bảng trong cơ sở dữ liệu. Mỗi trường được liệt kê dưới tên bảng.
- Bạn cần phải tạo trường cho khóa ngoài trước khi tạo liên hệ. Ví dụ, nếu bạn muốn dùng ID Khách hàng trên bảng Đơn hàng, tạo trường trên bảng Đơn hàng, đặt tên là Khách hàng và để trống. Đảm bảo rằng trường này có cùng định dạng với trường liên kết (trong trường hợp này là số thứ tự).
3
Kéo trường bạn muốn đặt làm khóa ngoài. Thả trường đó vào trường vừa được tạo. Nhấp chuột vào Tạo (Create) trên cửa sổ xuất hiện để tạo mối liên hệ giữa các trường. Mội đường sẽ xuất hiện giữa hai bảng, kết nối các trường với nhau.
- Chọn mục “Buộc Tham chiếu Toàn vẹn” (Enforce Referential Integrity) khi tạo liên hệ. Điều này nghĩa là khi dữ liệu một trường thay đổi, trường còn lại cũng tự động cập nhật. Nó giúp dữ liệu được đồng nhất chính xác.
Quảng cáo

Phần 4

Phần 4 của 6:

Tạo Truy vấn

Tải về bản PDF

1
Bạn cần hiểu vai trò của truy vấn. Truy vấn là hoạt động cho phép bạn xem, nhập và chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng. Có rất nhiều kiểu truy vấn, từ dạng tìm kiếm cơ bản cho tới tạo một bảng dựa trên dữ liệu có sẵn. Truy vấn là công cụ cần thiết để làm báo cáo.^{[1]XNguồn nghiên cứu}
- Truy vấn được chia thành hai dạng chính: Lựa chọn và Hành động. Truy vấn lựa chọn sẽ lấy dữ liệu từ bảng và tính toán. Truy vấn hành động có thể nhập, chỉnh sửa và xóa dữ liệu trong bảng.
Nếu bạn muốn tạo một truy vấn lựa chọn thông thường, dùng Thuật sĩ Truy vấn và thực hiện theo từng bước hướng dẫn. Bạn có thể truy cập chức năng này trên tab Tạo (Create). Thao tác này cho phép bạn xem từng trường cụ thể trong bảng.
Quảng cáo

Tạo Truy vấn Lựa chọn với Tiêu chuẩn

Bạn có thể dùng các tiêu chuẩn để thu hẹp truy vấn tiêu chuẩn và chỉ hiển thị nội dung cần thiết. Để bắt đầu, chọn tab Tạo (Create) rồi chọn Thiết kế Truy vấn.
Hộp thoại Hiển thị Bảng (The Show Table) sẽ xuất hiện. Nhấp đúp chuột vào bảng cần chạy truy vấn, sau đó nhấp chọn Đóng (Close).
Nhấp đúp chuột vào các trường muốn thêm vào truy vấn. Các trường sẽ được thêm vào bảng Thiết kế (Design).
4
Thêm tiêu chuẩn. Bạn có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau, như văn bản hoặc chức năng. Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn hiển thị giá cao hơn 1 triệu VNĐ ở trường “Mức giá”, bạn cần nhập >=1 vào trường tiêu chuẩn. Nếu bạn chỉ muốn hiển thị các khách hàng ở Hà Nội, nhập Hà Nội vào trường tiêu chuẩn.
- Bạn có thể thêm nhiều tiêu chuẩn vào mỗi truy vấn.
Nút Chạy nằm trong tab Thiết kế (Design). Kết quả Truy vấn sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Nhấn phím Ctrl + S để lưu truy vấn.
Quảng cáo

Tạo Truy vấn Lựa chọn với Các Tham số

Truy vấn tham số cho phép bạn xác định những gì muốn lấy mỗi lần chạy truy vấn. Ví dụ, nếu bạn có cơ sở dữ liệu khách hàng đến từ nhiều thành phố, bạn có thể chạy một truy vấn tham số để yêu cầu hiển thị kết quả thành phố bạn cần xem.
Thêm trường được tách vào truy vấn bằng cách nhấp đúp chuột vào trường đó ở bảng tổng quan.
3
Thêm tham số vào mục Tiêu chuẩn (Criteria). Tham số có ký hiệu “[]” xung quanh nó. Văn bản bên trong ngoặc sẽ hiển thị trên yêu cầu khi chạy truy vấn. Ví dụ, để yêu cầu một thành phố, chọn ô Tiêu chuẩn và gõ [Tên Thành phố:].
- Bạn có thể kết thúc tham số bằng ký hiệu “?” hoặc “:”, không được dùng “!” hoặc “.”
Bạn có thể dùng nhiều tham số để tự tạo phạm vi cho kết quả của truy vấn. Ví dụ, với trường Ngày tháng, bạn có thể tạo một phạm vi ngày tháng bằng cách nhập Từ [Ngày bắt đầu:] Đến [Ngày kết thúc:]. Bạn sẽ nhận được yêu cầu khi chạy truy vấn.^{[2]XNguồn nghiên cứu}
Quảng cáo

Tạo một Truy vấn Tạo Bảng

Bạn có thể dùng truy vấn để tách các dữ liệu cụ thể từ bảng có sẵn và tạo một bảng với những dữ liệu đó. Điều này đặc biệt hữu dụng nếu muốn chia sẻ một phần cụ thể trong cơ sở dữ liệu, hay tạo một biểu mẫu cụ thể cho các tập cơ sở dữ liệu con. Trước tiên bạn cần tạo một truy vấn lựa chọn.
Nhấp đúp chuột vào bảng cần lấy dữ liệu. Bạn có thể chọn nhiều bảng một lúc nếu cần.
Nhấp đúp chuột vào trường cần dùng từ bảng tổng quan. Trường này sẽ được thêm vào bảng truy vấn.
Nếu bạn muốn xác định dữ liệu cụ thể từ một trường, dùng mục tiêu chuẩn để thiết lập bộ loc. Xem mục “Tạo Truy vấn Lựa chọn với Tiêu chuẩn” (Creating a Select Query with Criteriasection) phía trên để biết thêm chi tiết.
Trước khi tạo bảng, chạy truy vấn để kiểm tra dữ liệu được tách ra. Điều chỉnh tiêu chuẩn và trường cho đến khi bạn nhận được toàn bộ dữ liệu mình muốn.
Nhấn phím Ctrl + S để lưu truy vấn. Nó sẽ xuất hiện trên khung điều hướng phía trái màn hình. Nhấp chuột vào truy vấn để chọn nó một lần nữa, sau đó chọn tab Thiết kế (Design).
Một cửa sổ sẽ xuất hiện yêu cầu bạn đặt tên bảng. Nhập tên bảng và nhấn OK.
Bảng mới sẽ được tạo dựa trên dữ liệu xuất ra từ truy vấn. Bảng này sẽ xuất hiện trên khung điều hướng ở phía trái màn hình.
Quảng cáo

Tạo một Truy vấn Bổ sung

Bạn có dùng truy vấn bổ sung để nhập dữ liệu từ một bảng có sẵn vào bảng vừa tạo. Điều này khá có ích nếu bạn cần nhập thêm nhiều dữ liệu vào bảng vừa tạo với truy vấn tạo bảng.
Thao tác này sẽ mở hộp thoại Bổ sung. Hãy chọn bảng cần thêm.
Ví dụ, nếu bạn tạo bảng với tiêu chuẩn “2010” ở trường Năm, hãy đổi thành năm bạn muốn thêm vào, ví dụ như “2011”.
Đảm bảo chọn trường tương ứng với mỗi cột bạn muốn bổ sung. Ví dụ, nếu bạn sử dụng thay đổi trên, dữ liệu nên được thêm vào trường Năm ở hàng Thêm Vào (Append To).
Nhấp chọn nút Chạy (Run) trên tab Thiết kế (Design). Truy vấn sẽ chạy và thêm dữ liệu vào bảng. Bạn có thể mở bảng để xác minh xem dữ liệu có chính xác không.
Quảng cáo

Phần 5

Phần 5 của 6:

Tạo và Dùng Biểu mẫu

Tải về bản PDF

Biểu mẫu cho phép bạn dễ dàng quan sát dữ liệu ở mỗi trường, cũng như nhanh chóng chuyển đổi giữa các hồ sơ hoặc tạo cái mới. Biểu mẫu rất cần thiết với các phần mở rộng của dữ liệu, hầu hết người dùng đều thấy biểu mẫu dễ sử dụng hơn bảng.
2
Nhấp chọn nút Biểu mẫu (Form) trong tab Tạo (Create). Thao tác này sẽ tự động tạo một biểu mẫu dựa trên các trường trong bảng. Access thực hiện công việc tạo bảng khá tốt khi các trường đều có kích thước phù hợp, tuy nhiên bạn có thể thay đổi kích thước và di chuyển bất kỳ yếu tố nào trên biểu mẫu nếu muốn.
- Nếu bạn không muốn thấy một trường cụ thể nào trên biểu mẫu, nhấp chuột phải vào trường đó và chọn Xóa (Delete).
- Nếu bảng có mối liên hệ, mộg bảng dữ liệu sẽ xuất hiện dưới mỗi hồ sơ, hiển thị mối liên hệ giữa các dữ liệu. Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu kết nối dễ dàng hơn theo cách này. Ví dụ, mỗi đại diện bán hàng sẽ có một khách hàng tương ứng trong cơ sở dữ liệu.
Nút mũi tên ở phía dưới cùng dùng để di chuyển giữa các hồ sơ. Các trường sẽ áp dụng bằng cách ghi lại dữ liệu khi chuyển đổi giữa chúng. Bạn có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.
Nó nằm ở góc phía trên bên trái, và cho phép bạn thay đổi các giá trị của bảng bằng cách sử dụng biểu mẫu.
Bạn có thể chỉnh sửa văn bản ở bất kỳ trường hồ sơ nào để thay đổi dữ liệu trong bảng. Thay đổi sẽ tự động được cập nhật vào bảng, cũng như ở các bảng liên kết.
Nhấp chuột vào nút “Thêm Hồ sơ” (Add Record) gần nút điều hướng để tạo hồ sơ mới ở phía dưới cùng danh sách. Bạn có thể dùng các trường để nhập dữ liệu vào hồ sơ mới trong bảng. Cách nhập thông tin mới này dễ hơn việc nhập thông qua bảng.
Hãy nhớ lưu biểu mẫu bằng cách nhấn phím Ctrl + S để bạn có thể dễ dàng truy cập lại vào lần sau. Nó sẽ xuất hiện trên khung điều hướng ở phía trái màn hình.^{[3]XNguồn nghiên cứu}
Quảng cáo

Phần 6

Phần 6 của 6:

Tạo một Báo cáo

Tải về bản PDF

Báo cáo cho phép bạn xem tóm tắt dữ liệu một cách nhanh chóng. Chúng thường được dùng để báo cáo thu nhập hoặc vận chuyển, hay có thể được thay đổi để dùng trong bất kỳ trường hợp nào. Báo cáo lấy dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn bạn vừa tạo.
2
Nhấp chọn tab Tạo (Create). Chọn dạng báo cáo muốn tạo. Có một số cách khác nhau để tạo báo cáo. Access có thể tạo báo cáo tự động, hoặc tạo theo cách thủ công.
- Báo cáo – tạo một báo cáo tự động với tất cả dữ liệu từ nguồn. Dữ liệu sẽ không được nhóm lại, tuy nhiên dạng này đủ để hiển thị những thứ cần thiết đối với cơ sở dữ liệu nhỏ.
- Báo cáo trống – tạo một báo cáo trống mà bạn có thể tự nhập số liệu vào. Bạn có thể chọn bất kỳ trường trống nào để tự tạo báo cáo.
- Báo cáo thuật sĩ – loại này sẽ hướng dẫn bạn các quá trình tạo báo cáo, cho phép chọn và nhóm dữ liệu, sau đó định dạng một cách chính xác.
3
Thiết lập nguồn cho báo cáo trống. Nếu bạn tạo báo cáo trống, bạn cần chọn một nguồn để tạo ra nó. Trước tiên, nhấp chọn tab Sắp xếp (Arrange) rồi chọn Bảng Thuộc tính (Property Sheet). Ngoài ra, bạn có thể nhấn phím Alt + Enter.
- Chọn mũi tên đi xuống ngay cạnh trường Nguồn Hồ sơ (Record Source). Một danh sách các bảng và truy vấn có sẵn sẽ xuất hiện. Chọn một và nó sẽ được chỉ định trong báo cáo.
4
Thêm trường vào báo cáo. Sau khi có nguồn, bạn có thể bắt đầu thêm trường vào báo cáo. Nhấp chọn tab Định dạng (Format), sau đó chọn Thêm Trường Đã tồn tại (Add Existing Fields). Danh sách các trường sẽ xuất hiện ở khung bên phải.
- Nhấp chuột và kéo trường bạn muốn thêm vào khung Thiết kế (Design). Hồ sơ sẽ xuất hiện trong báo cáo. Khi bạn thêm các trường khác, chúng sẽ tự động được sắp xếp như các trường có sẵn.
- Bạn có thể thay đổi kích thước các trường bằng cách nhấp chuột vào cạnh và kéo chuột.
- Xóa trường trong báo cáo bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề và nhấn phím Delete.
5
Thêm nhóm vào báo cáo. Nhóm cho phép bạn nhanh chóng phân tích thông tin trong báo cáo và sắp xếp các thông tin liên quan. Ví dụ, nếu bạn muốn gộp nhóm bán hàng theo khu vực hay người bán hàng. Nhóm sẽ cho phép bạn thực hiện thao tác này.
- Nhấp chọn tab Thiết kế (Design), sau đó chọn Nhóm & Sắp xếp (Group & Sort).
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ điểm nào trong trường muốn thêm vào nhóm. Chọn Nhóm vào (Group On) trên menu.
- Một tiêu đề sẽ được tạo cho nhóm. Bạn có thể điều chỉnh tiêu đề tùy ý.
Sau khi hoàn thành báo cáo, bạn có thể lưu lại hoặc chia sẻ hoặc in ra giống như các tài liệu khác. Sử dụng báo cáo để chia sẻ hiệu suất của công ty với các nhà đầu tư, thông tin cho nhân viên,v,v.
Quảng cáo

Lời khuyên

Microsoft Access mở trong "Backstage View" cung cấp tùy chọn cho phép bạn mở, tạo mới hoặc truy cập lệnh chỉnh sửa bất kỳ cơ sở dữ liệu nào.

Cảnh báo

Một vài chức năng trên Access không phải lúc nào cũng có sẵn, tùy thuộc vào kiểu cơ sở dữ liệu bạn tạo. Ví dụ, bạn không thể chia sẻ cơ sở dữ liệu máy tính lên trang web, và một số tính tăng máy tính khác, ví dụ như truy vấn tổng sẽ không hoạt động trong cơ sở dữ liệu web.