วิธีการ ใช้ Microsoft Access

Microsoft Access เป็นโปรแกรมสร้างฐานข้อมูลที่ใช้ง่าย ใครก็สามารถเก็บรักษาและแก้ไขฐานข้อมูลของตัวเองได้ ตั้งแต่โปรเจ็คเล็กๆ ไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ เป็นโปรแกรมที่เน้นการแสดงผลชัดเจน ให้คุณจัดการข้อมูลได้สะดวก ไม่ต้องพึ่งตารางกับ spreadsheet ต่างๆ ให้ปวดหัว ไปดูขั้นตอนที่ 1 กันเลย ว่าคุณใช้ Microsoft Access ทำอะไรได้บ้าง

ส่วน 1

ส่วน 1 ของ 6:

สร้างฐานข้อมูลใหม่

ดาวน์โหลดบทความ

1
คลิกที่แถบ File แล้วเลือก “New”. database หรือฐานข้อมูลเป็นส่วนที่จะเก็บข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ของคุณไว้ คุณเลือกได้ว่าจะสร้างฐานข้อมูลเปล่า ฐานข้อมูลเปล่าแบบเว็บ หรือใช้เทมเพลตมากมายที่มีมาให้
- ฐานข้อมูลว่าง หรือ blank database เป็นฐานข้อมูลแบบมาตรฐานของ Access เหมาะสำหรับการใช้งานทั่วไปเฉพาะในเครื่องของคุณ พอสร้าง blank database แล้วก็จะมีการสร้างตารางขึ้นมาด้วย
- ฐานข้อมูลแบบเว็บ หรือ Web database นั้นมีเพื่อให้ใช้งานร่วมกับเครื่องมือสร้างเว็บของ Access เอง พอสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาแล้ว ก็จะมีตารางขึ้นมาด้วย
- ส่วนเทมเพลตนั้นจะเป็นฐานข้อมูลพร้อมใช้ ให้คุณเลือกได้ตามแต่จุดประสงค์การใช้งาน เลือกใช้เทมเพลตได้เลยถ้าคุณขี้เกียจมานั่งสร้างฐานข้อมูลด้วยตัวเอง
พอเลือกประเภทฐานข้อมูลที่ต้องการแล้ว ให้ตั้งชื่อที่บอกได้ชัดเจนว่าจะใช้ทำอะไร จะได้สะดวกในกรณีที่ต้องใช้งานร่วมกันกับฐานข้อมูลอื่นๆ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลลงไปในช่อง "File Name" เลือก "Create" เพื่อสร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่
โฆษณา

ส่วน 2

ส่วน 2 ของ 6:

ใส่ข้อมูลลงฐานข้อมูล

ดาวน์โหลดบทความ

1
เลือกโครงสร้างที่เหมาะกับข้อมูล. ถ้าเลือกแบบ blank database ก็ต้องคิดหาวิธีจัดการข้อมูลที่ดีที่สุด แล้วเลือกใช้โครงสร้างที่เหมาะสม คุณสามารถฟอร์แมตและจัดการข้อมูลด้วย Access ได้หลายวิธีด้วยกัน
- Table – เป็นการเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูล Table ของ Access นั้นเปรียบได้กับ spreadsheet ของ Excel คือข้อมูลจะถูกจัดระเบียบเป็นแถวและคอลัมน์ ซึ่งทำให้การนำเข้าข้อมูลจาก Excel กับโปรแกรม spreadsheet ต่างๆ นั้นทำได้สะดวก ตรงไปตรงมา
- Form – เป็นการเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล ปกติคุณสามารถใส่ข้อมูลเข้าไปใน table ในฐานข้อมูลได้โดยตรง แต่ถ้าใช้ form จะเร็วและเห็นภาพชัดเจนกว่า
- Report – เป็นการสรุปและแสดงข้อมูลในฐานข้อมูล Report นั้นมีไว้เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลไว้ตอบคำถามแบบเฉพาะเจาะจง เช่นว่าคุณได้กำไรเท่าไหร่ หรือลูกค้าอยู่ที่ไหนบ้าง ข้อมูลส่วนนี้เตรียมไว้สำหรับการพิมพ์ออกมาโดยเฉพาะ
- Query – เป็นวิธีกู้คืนและกรองข้อมูล ด้วย query คุณสามารถเลือกแสดง entry ได้จากหลาย table นอกจากนี้ยังใช้สร้างและอัพเดทข้อมูลได้อีกด้วย
2
มาสร้างตารางแรกกันเลย. ถ้าเริ่มจาก blank database คุณก็จะเริ่มด้วย blank table หรือตารางว่างโดยอัตโนมัติ คุณก็ใส่ข้อมูลลงไปในตารางนั้นเลย ไม่ว่าจะพิมพ์เข้าไปเองหรือ copy-paste จากแหล่งอื่นก็ตาม
- ข้อมูลแต่ละส่วนจะมีคอลัมน์ของตัวเอง (ช่อง) ในขณะที่แต่ละบันทึกข้อมูลหรือ record จะอยู่คนละแถวกัน เช่น แบ่งลูกค้าแต่ละคนไว้ในแต่ละแถว แล้วแยกข้อมูลของลูกค้าไว้ในแต่ละช่อง (ชื่อ นามสกุล อีเมล และเบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น)
- คุณเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ได้ จะได้รู้ทันทีว่าช่องไหนคืออะไร โดยดับเบิลคลิกที่ heading บนสุดของคอลัมน์
3
นำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น. ถ้าคุณจะ import หรือนำเข้าไฟล์ที่รองรับจากแหล่งอื่น ก็ให้ตั้งค่า Access ให้ดึงข้อมูลมาใส่ในฐานข้อมูลของคุณ สะดวกมากเวลาจะเอาข้อมูลจากเว็บหรือแหล่งข้อมูลที่ใช้งานร่วมกันอื่นๆ
- คลิกที่แถบ External Data
- เลือกชนิดของไฟล์ที่จะนำเข้า ในส่วนของ “Import and Link” คุณจะเห็นตัวเลือกชนิดข้อมูลบางส่วน ให้คลิกที่ปุ่ม More ถ้าอยากดูตัวเลือกมากกว่านั้น ODBC ก็คือ Open Database Connectivity ที่รวมฐานข้อมูลอย่าง SQL ไว้
- ไปที่ตำแหน่งข้อมูล ถ้าอยู่ในเว็บ ก็ต้องใส่ที่อยู่เว็บเข้าไป
- ในหน้าต่างถัดไปให้เลือก "Specify how and where you want to store the data in the current database" จากนั้นเลือก "OK" แล้วทำตามขั้นตอนเพื่อนำเข้าข้อมูล
4
เพิ่มตารางใหม่. แต่ละบันทึกข้อมูลก็ต้องแยกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน จะได้ใช้งานแต่ละฐานข้อมูลได้อย่างลื่นไหล เช่น คุณอาจแยกเป็นตารางข้อมูลลูกค้ากับตารางข้อมูลการสั่งซื้อ จะได้ใส่ลิงค์ข้อมูลลูกค้าไว้ในตารางการสั่งซื้อได้
- ในส่วน Create ของแถบ Home ให้คลิกปุ่ม table แล้วตารางใหม่ก็จะโผล่ขึ้นมาในฐานข้อมูลของคุณ จากนั้นคุณก็ป้อนข้อมูลไปตามปกติได้เลย
โฆษณา

ส่วน 3

ส่วน 3 ของ 6:

ตั้งค่าความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

ดาวน์โหลดบทความ

1
เข้าใจการทำงานของ key ซะก่อน. แต่ละตารางจะมีหนึ่ง primary key ที่เป็นคีย์หลักเฉพาะของแต่ละ entry ตามปกติ Access จะสร้างคอลัมน์ ID ที่จะเพิ่มขึ้นในแต่ละ entry ซึ่งก็คือ primary key แต่ละตารางสามารถมี foreign key ได้ด้วย หรือก็คือช่องต่างๆ ที่ลิงต์กับตารางอื่นในฐานข้อมูล ช่องที่ลิงค์ไว้นั้นจะบรรจุข้อมูลเดียวกันไว้
- เช่น ในตารางการสั่งซื้อ คุณอาจจะใส่ช่อง ID ของลูกค้าไว้เพื่อติดตามการสั่งซื้อว่าคนไหนสั่งสินค้าอะไร แล้วเชื่อมช่องนั้นเข้ากับช่อง ID ในตารางลูกค้า
- การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะทำให้ข้อมูลของคุณอัพเดท ใช้ง่าย และมีประสิทธิภาพ
2
คลิกที่แถบ Database Tools. คลิกปุ่ม Relationships ในส่วนของ Relationships เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่ที่มีสรุปทุกตารางในฐานข้อมูล แต่ละช่องจะถูกจัดเรียงไว้ใต้ชื่อตาราง
- คุณต้องสร้างช่องสำหรับ foreign key ไว้แล้วก่อนสร้าง relationship เช่น ถ้าอยากจะใช้ ID ลูกค้าในตารางการสั่งซื้อ ให้สร้างช่องชื่อ Customer ไว้ในตารางการสั่งซื้อก่อน แล้วทิ้งว่างไว้ ต้องให้เป็นฟอร์แมตเดียวกับช่องที่เชื่อมโยงกันด้วยนะ (หรือในที่นี้คือหมายเลข)
3
ลากช่องที่จะใช้เป็น foreign key. ไปใส่ในช่องที่สร้างเตรียมไว้ให้ foreign key จากนั้นคลิก Create ในหน้าต่างที่โผล่ขึ้นมา เพื่อตั้งค่าความสัมพันธ์ระหว่างช่อง จะมีเส้นขึ้นมาระหว่าง 2 ตารางนั้น เชื่อมช่องเข้าด้วยกัน
- ตอนกำหนด relationship ให้ติ๊กที่ช่อง “Enforce Referential Integrity” เพื่อให้เวลาข้อมูลในช่องนึงเปลี่ยนไป อีกช่องก็จะอัพเดทอัตโนมัติ ข้อมูลของคุณจะได้ถูกต้องแม่นยำอยู่เสมอ
โฆษณา

ส่วน 4

ส่วน 4 ของ 6:

สร้าง Query

ดาวน์โหลดบทความ

1
รู้ก่อนว่า query มีไว้เพื่ออะไร. Query ก็คือคำสั่งที่ให้คุณเรียกดู เพิ่มเติม และแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลได้ โดยมีหลายชนิดด้วยกัน ตั้งแต่การ lookup ธรรมดา ไปจนถึงการสร้างตารางใหม่โดยอ้างอิงจากข้อมูลเดิมที่มีอยู่ Query นั้นถือเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสร้าง report เลยทีเดียว^{[1]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- หลักๆ แล้ว Query แบ่งออกเป็น 2 ชนิดด้วยกัน ก็คือ Select กับ Action โดย Select query จะดึงข้อมูลจากตารางมาคำนวณ ส่วน Action query นั้นใช้เพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลจากตาราง
ถ้าคุณอยากสร้าง select query แบบง่ายๆ ก็ใช้ Query Wizard แล้วทำตามขั้นตอนที่ขึ้นได้เลย คุณเปิด Query Wizard ได้ที่แถบ Create จะได้เลือกดูแต่ละช่องของตารางได้
โฆษณา

สร้าง Select Query ด้วย Criteria

คุณสามารถใช้ criteria เพื่อตีวง select query ให้แคบขึ้น แสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ โดยคลิกที่แถบ Create แล้วเลือก Query Design ได้เลย
จะมีหน้าต่าง Show Table โผล่ขึ้นมา ให้ดับเบิลคลิกตารางที่จะใช้ query แล้วคลิก Close
ดับเบิลคลิกที่แต่ละช่องของตารางที่อยากจะใส่ลงใน query ช่องก็จะถูกเพิ่มลงไปใน Design grid
4
กำหนด criteria ของคุณ. ใช้ได้หลายชนิดด้วยกัน เช่น แบ่งตาม text หรือ function สมมติว่าคุณอยากให้แสดงเฉพาะราคาในช่อง “Prices” ที่สูงกว่า 2,000 บาท ก็ต้องพิมพ์ว่า >=2000 ใน criteria หรือถ้าอยากให้แสดงเฉพาะลูกค้าจากประเทศอังกฤษ ก็ให้พิมพ์ UK ในช่อง Criteria เป็นต้น
- ใน query เดียวสามารถใช้ได้หลาย criteria ด้วยกัน
ปุ่ม Run จะอยู่ในแถบ Design ผล Query ของคุณจะแสดงอยู่ในหน้าต่าง ให้กด Ctrl + S เพื่อเซฟ query นั้น
โฆษณา

สร้าง Select Query ด้วย Parameter

ด้วย parameter query คุณสามารถกำหนดได้ว่าเวลาเปิด query จะแสดงข้อมูลไหน อย่างถ้าฐานข้อมูลของคุณมีลูกค้าจากหลายจังหวัดหรือหลายประเทศ ก็ให้กำหนด parameter query ว่าจะให้แสดงลูกค้าจากเมืองไหนหรือประเทศไหน
ใส่ช่องที่จะใช้ใน query ด้วยการดับเบิลคลิกที่ช่องในสรุปตาราง
3
ใส่ parameter ในส่วน Criteria. Parameter จะมี “[]” คร่อมไว้ โดยข้อความข้างในจะแสดงในหน้าต่างที่โผล่มาเวลาใช้ query เช่น ถ้าจะให้เลือกเมืองหรือประเทศ ก็คลิกใน cell ของ Criteria เพื่อกำหนดช่องเมืองหรือประเทศ แล้วพิมพ์ [Which city?] ลงไป
- คุณปิดท้าย parameter ได้ด้วย “?” หรือ “:” แต่ห้ามใช้ “!” หรือ “.”
คุณกำหนดผล query ได้ด้วยหลาย parameter เช่น ถ้าเป็นช่อง Date คุณกำหนดช่วงวันที่ได้โดยพิมพ์ Between [Enter starting date:] And [Enter ending date:]. ก็จะมีขึ้นมาถาม 2 หน้าต่างด้วยกันเวลาคุณใช้ query^{[2]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
โฆษณา

สร้าง Query สำหรับสร้างตาราง

คุณสามารถใช้ query ดึงข้อมูลจากตารางที่มี เพื่อใช้สร้างตารางใหม่ได้ สะดวกมากเวลาอยากแชร์บางข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ หรือสร้างแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลย่อยในฐานข้อมูล แต่ต้องสร้าง select query แบบปกติขึ้นมาซะก่อน
ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณจะดึงข้อมูลมาใช้ หรือจะดึงมาจากหลายๆ ตารางก็ได้เหมือนกัน
ในหน้าสรุปตาราง ให้ดับเบิลคลิกช่องที่จะใช้ เพื่อเพิ่มช่องลงใน query grid
ถ้าเจาะจงเลือกบางข้อมูลจากช่อง ให้ตั้งค่า filter ในส่วนของ criteria ย้อนกลับไปดูรายละเอียดได้ที่ส่วนของ “Creating a Select Query with Criteria” ด้านบน
ก่อนจะสร้างตาราง ให้ลองใช้ query ให้แน่ใจว่าดึงข้อมูลมาถูกต้อง คุณปรับแต่ง criteria และช่องต่างๆ ได้จนกว่าจะได้ข้อมูลครบถ้วนตามต้องการ
กด Ctrl + S เพื่อเซฟ query ไว้ใช้ทีหลัง จะไปโผล่ในกรอบ navigation ทางด้านซ้ายของหน้าจอ ให้คลิก query เพื่อเลือกอีกครั้ง แล้วคลิกแถบ Design
จะมีหน้าต่างโผล่ขึ้นมาให้คุณตั้งชื่อตารางใหม่ ก็ใส่ชื่อไป แล้วคลิก OK
จะเป็นการสร้างตารางใหม่ด้วย query ที่คุณกำหนดไว้ ตารางจะไปโผล่ในกรอบ navigation ทางซ้ายมือ
โฆษณา

สร้าง Append Query

คุณใช้ append query เพิ่มข้อมูลจากตารางอื่น ลงในตารางที่มีอยู่แล้วได้ สะดวกมากเวลาคุณอยากเพิ่มข้อมูลใส่ตารางที่สร้างด้วย make table query
หน้าต่าง Append จะเปิดขึ้นมา ให้เลือกตารางที่คุณต้องการจะ append
เปลี่ยน criteria ของ query เพื่อให้ตรงกับข้อมูลที่จะเพิ่มเข้ามา. เช่น ถ้าคุณสร้างตารางด้วย criteria โดยใส่ “2010” ในช่อง Year ก็ให้เปลี่ยนเป็นปีที่ต้องการจะเพิ่มข้อมูล เช่น “2011”
ขอให้เลือกช่องของแต่ละคอลัมน์ที่จะ append ให้ถูก เช่น ถ้าเปลี่ยนข้อมูลตามตัวอย่างข้างบน ข้อมูลก็ควรจะ append ไปที่ช่อง Year ในแถว Append To
คลิกปุ่ม Run ที่แถบ Design เพื่อเปิด query และใส่ข้อมูลลงตาราง คุณเปิดตารางได้เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่เพิ่มไปถูกต้องหรือไม่
โฆษณา

ส่วน 5

ส่วน 5 ของ 6:

สร้างและใช้งาน Form

ดาวน์โหลดบทความ

Form หรือแบบฟอร์ม ช่วยให้คุณรู้ข้อมูลของแต่ละช่อง รวมถึงสลับไปมาระหว่างบันทึก และสร้างบันทึกใหม่ได้อีกด้วย Form นั้นจำเป็นต่อการใส่ข้อมูลที่ต้องใช้เป็นเวลานานๆ เพราะหลายคนลงความเห็นว่าใช้งานง่ายกว่าตาราง
2
คลิกปุ่ม Form ในแถบ Create. จะเป็นการสร้าง form โดยอ้างอิงจากช่องต่างๆ ในตารางโดยอัตโนมัติ โดย Access จะสร้างช่องออกมามีขนาดเดิมเป๊ะๆ แต่จะปรับเองทีหลังก็ได้ แล้วย้ายปรับแต่งส่วนต่างๆ ของ form ตามใจชอบ
- ถ้าไม่อยากให้แสดงช่องไหนใน form เป็นพิเศษ ก็แค่คลิกขวาแล้วเลือก Delete ได้เลย
- ถ้ากำหนด relationship ให้ตารางไหนไว้ จะมี datasheet โผล่ขึ้นมาใต้แต่ละบันทึกข้อมูล เป็นการแสดงข้อมูลที่เชื่อมโยงกันไว้ แบบนี้คุณจะได้แก้ไขข้อมูลที่เชื่อมกันไว้ได้ง่ายๆ เช่น คุณอาจพ่วงฐานข้อมูลของลูกค้าไว้กับบันทึกข้อมูลของเซลส์แต่ละคน
ปุ่มลูกศรที่ด้านล่างสุดมีไว้ใช้สลับไปมาระหว่างบันทึกข้อมูล ระหว่างนั้นข้อมูลในบันทึกจะเข้าไปในช่องต่างๆ คุณกดปุ่มที่ขอบเพื่อสลับไปที่บันทึกแรกหรือบันทึกสุดท้ายตามสะดวก
จะอยู่ตรงมุมซ้ายบน คุณสามารถเปลี่ยนค่าต่างๆ ของตารางได้ด้วย form
คุณแก้ไขข้อความในช่องของแต่ละบันทึกได้เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง พอแก้ปุ๊บ ข้อมูลในตารางก็จะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ รวมถึงตารางอื่นๆ ที่เชื่อมกันอยู่ด้วย
คลิกปุ่ม “Add Record” ที่อยู่ใกล้ๆ กับปุ่ม navigation เพื่อสร้างบันทึกใหม่ที่ท้ายรายการ จากนั้นใช้ช่องเพื่อใส่ข้อมูลลงในบันทึกว่างที่อยู่ในตาราง คุณใช้วิธีนี้เพิ่มข้อมูลใหม่ได้ง่ายกว่ามุมมองแบบตารางเยอะ
อย่าลืมเซฟ form ด้วยการกด Ctrl + S ไว้ใช้งานใหม่ในภายหลัง เซฟแล้วจะไปโผล่ที่กรอบ navigation ทางด้านซ้ายของหน้าจอ^{[3]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
โฆษณา

ส่วน 6

ส่วน 6 ของ 6:

สร้าง Report

ดาวน์โหลดบทความ

Report ใช้แสดงสรุปข้อมูลแบบรวดเร็วทันใจ คนมักนิยมใช้ทำสรุปรายได้หรือข้อมูลการจัดส่งสินค้าเป็นต้น แต่จริงๆ จะใช้ทำรายงานแบบไหนก็ได้ตามใจคุณ Report จะดึงข้อมูลมาจากตารางหรือ query ต่างๆ ที่คุณสร้างไว้นั่นแหละ
2
คลิกแถบ Create. เลือกชนิดของ report ที่จะสร้าง โดยคุณสามารถสร้าง report ได้หลายวิธีด้วยกัน จะให้ Access สร้าง report ให้อัตโนมัติ หรือจะสร้างเองก็ได้
- Report – คือการสร้าง auto-report โดยใช้ข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งที่มาของคุณ แบบนี้จะไม่มีการจัดกลุ่มข้อมูล แต่ก็น่าจะเพียงพอแล้วสำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็กของคุณ
- Blank Report – คือการสร้าง report ว่างที่คุณสามารถเติมข้อมูลเข้าไปได้ตามต้องการ โดยเลือกข้อมูลจากช่องไหนก็ได้มาสร้าง custom report
- Report Wizard – จะแนะนำขั้นตอนการสร้าง report ให้คุณ โดยคุณเลือก และจัดกลุ่มข้อมูลได้ แล้วค่อยปรับแต่งฟอร์แมต
3
กำหนดแหล่งที่มาของข้อมูลใน blank report. ถ้าคุณเลือกใช้ blank report คุณต้องกำหนดแหล่งที่มาของข้อมูลด้วย อันดับแรกคือคลิกแถบ Arrange แล้วเลือก Property Sheet หรือจะกด Alt + Enter ก็ได้
- คลิกลูกศรชี้ลง ที่อยู่ถัดจากช่อง Record Source แล้วรายการตารางกับ query ทั้งหมดที่มีจะปรากฏขึ้น พอเลือกแล้วก็จะเป็นการกำหนดใช้กับ report นั้น
4
เพิ่มช่องลงใน report. พอมีแหล่งที่มาแล้ว ก็ถึงเวลามาใส่ช่องลงใน report ให้คลิกแถบ Format แล้วคลิก Add Existing Fields รายการ Field หรือช่องทั้งหมดที่มีก็จะโผล่มาในกรอบด้านขวามือ
- คลิกแล้วลากช่องที่ต้องการมาใส่ในกรอบ Design แล้วบันทึกก็จะมาโผล่ใน report พอใส่ช่องเพิ่มเติมเข้าไปแล้ว ก็จะไปเรียงกันกับช่องที่มีอยู่แล้วโดยอัตโนมัติ
- คุณปรับขนาดช่องได้ด้วยการคลิกที่ขอบ แล้วลากเมาส์ไป
- ลบช่องออกจาก report ได้โดยคลิกที่ heading แล้วกดปุ่ม Delete
5
เพิ่ม group ลงใน report. คุณใช้ Group จัดกลุ่มข้อมูลใน report ได้อย่างรวดเร็ว เพราะคุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันได้ เช่น คุณอาจจะ group การขายโดยแบ่งตามภูมิภาคหรือตามเซลส์แต่ละคน จัดกลุ่มข้อมูลได้สะดวกสบายด้วย Group นี่เอง
- คลิกแถบ Design แล้วคลิกปุ่ม Group & Sort
- คลิกขวาที่ส่วนไหนก็ได้ของช่องที่ต้องการเพิ่มใน group แล้วเลือก Group On จากในเมนู
- จะมีการกำหนด header ของแต่ละ group ขึ้นมา คุณสามารถเปลี่ยน header นี้ไปเป็นชื่อ group ที่คุณต้องการได้
6
เซฟแล้วแชร์ report ของคุณได้เลย. พอสร้าง report เสร็จแล้ว คุณสามารถเซฟ แล้วแชร์ หรือพิมพ์ออกมาได้เหมือนเอกสารทั่วไป เหมาะสำหรับแชร์ผลการประกอบการของบริษัทกับบรรดาผู้ลงทุน หรือแชร์ข้อมูลการติดต่อกับพนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย^{[4]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
โฆษณา

เคล็ดลับ

Microsoft Access นั้นทำงานแบบ "Backstage View" ซึ่งคุณสามารถใช้ตัวเลือกต่างๆ ในเมนูเรียกฐานข้อมูลที่มี สร้างฐานข้อมูลใหม่ หรือใช้คำสั่งเพื่อแก้ไขข้อมูลใดในฐานข้อมูลก็ได้

โฆษณา

คำเตือน

บาง feature ใน Access นั้นอาจใช้งานไม่ได้ ขึ้นอยู่กับชนิดของฐานข้อมูลที่คุณเลือกใช้ เช่น คุณจะแชร์ข้อมูลแบบ desktop-only ในเว็บไม่ได้ และ desktop feature บางอย่าง เช่น query total ก็จะไม่สามารถใช้ในฐานข้อมูลแบบเว็บไซต์ได้เช่นกัน

โฆษณา