Jak používat MS Access

Stáhnout PDF

Stáhnout PDF

V tomto článku:

Vytvoření nové databáze

Vkládání dat do databáze

Nastavení vztahů mezi tabulkami

Vytváření dotazů

Tvorba a používání formulářů

Tvorba sestav

Ukázat 3 více...

Ukázat méně...

Související články

Reference

Microsoft Access je program pro vytváření databází. Umožňuje komukoliv jednoduše spravovat a upravovat databáze. Hodí se pro jakékoliv nasazení, od malých projektů až po použití ve velkých firmách, a je velmi přehledný. Díky tomu je skvěle použitelný pro ukládání dat, jelikož pak nepotřebujete pracovat s tabulkami, ani s tabulkovými procesory. Pokračujte na 1. krok návodu a naučte se, jak z programu Microsoft Access dostat maximum.

Postup

Část 1

Část 1 ze 6:

Vytvoření nové databáze

Stáhnout PDF

1. 
   1
   Klikněte na záložku Soubor (File) a vyberte „Nový“ (“New”). Databáze je tím, co bude obsahovat všechna vaše data v jejich různých podobách. Můžete si zvolit, zda vytvoříte prázdnou databázi (blank database) či prázdnou webovou databázi (blank web database), nebo si můžete vybrat některou z rozmanité nabídky šablon.

   • Prázdná databáze je standardním druhem databáze programu Access a hodí se pro lokální využití. Při vytvoření prázdné databáze bude zároveň vytvořena i jedna její tabulka.
   • Webové databáze jsou navrženy tak, aby byly kompatibilní s nástroji Accessu pro publikaci na webu. Při vytvoření prázdné databáze bude zároveň vytvořena i jedna tabulka.
   • Šablony jsou přednastavené databáze, navržené pro široké spektrum využití. Šablonu si vyberte v případě, že nechcete strávit mnoho času vytvářením databázové struktury.
2. 
   2
   Pojmenujte si svou databázi. Jakmile si vyberte typ databáze, pojmenujte ji jménem, které bude odrážet její použití. Bude se vám to hodit, zvláště tehdy, když budete pracovat s několika různými databázemi. Napište jméno souboru databáze do políčka „Jméno souboru“ ("File Name") a vyberte „Vytvořit“ ("Create") pro vygenerování nového databázového souboru.
   Reklama

Část 2

Část 2 ze 6:

Vkládání dat do databáze

Stáhnout PDF

1. 
   1
   Určete nejvhodnější strukturu dat. Vytváříte-li prázdnou databázi, budete se muset zamyslet nad tím, jak nejlépe vaše zorganizovat, a poté vytvořit odpovídající strukturu. Existuje několik způsobů, jakými můžete data v Accessu formátovat, a jak s nimi následně můžete pracovat.

   • Tabulky (Tables) – jsou stěžejním úložištěm vašich dat v databázi. Tabulky lze přirovnat k tabulkám v Excelu: data jsou v nich strukturována do řádků a sloupců. Díky tomu je importování dat z Excelu a dalších tabulkových procesorů relativně nezáludné.
   • Formuláře (Forms) – jsou branou, skrze kterou svá data do databáze přidáváte. Přestože lze data zadávat v databázi přímo do tabulek, zadávání skrze formuláře je rychlejší a přehlednější.
   • Sestavy/reporty (Reports) – shrnují a zobrazují data uložená v databázi. Sestavy slouží k analyzování dat a odpovídání na specifické dotazy, např.: kolik peněz se vydělalo, nebo kde sídlí vaši zákazníci. Sestavy jsou obvykle navrhovány pro tisk.
   • Dotazy (Queries) – slouží k získávání a filtrování dat. Dotazy můžete použít k zobrazení specifických položek z několika tabulek, ale také pro vytváření a aktualizaci dat.
2. 
   2
   Vytvořte svou první tabulku. Začínáte-li s prázdnou databází, tabulka bude zpočátku automaticky prázdná. Můžete do ní začít vkládat data; buďto ručně, nebo kopírováním a vkládáním z jiného zdroje.

   • Každý jednotlivý údaj by měl mít svůj vlastní sloupec (pole), každý záznam pak zase vlastní řádek. V každém řádku například budete mít jednoho zákazníka, každé pole pak bude obsahovat jinou část informací o něm (jméno, příjmení, emailová adresa, telefonní číslo, atd.).
   • Označení sloupců můžete změnit tak, abyste z nich jednoduše poznali, k čemu dané pole slouží. Pro přejmenování sloupce dvakrát klikněte na jeho záhlaví.
3. 
   3
   Importujte data z jiného zdroje. Chcete-li importovat data z podporovaného typu souboru či umístění, můžete nastavit Access tak, aby data ze zdroje vytáhl a vložil je do vaší databáze. To se hodí ke stahování dat z webových serverů a dalších sdílených zdrojů.

   • Klikněte na záložku Externí data (External Data).
   • Vyberte typ souboru, který chcete importovat. V sekci „Import“ (“Import & Link”) uvidíte několik možných datových typů. Pro zobrazení více možností můžete kliknout na tlačítko Další (More). Zkratka ODBC označuje „Open Database Connectivity“ a zahrnuje databáze, jako je třeba SQL.
   • Přesuňte se do umístění dat. Pokud jsou uložena na serveru, musíte zadat jeho adresu.
   • V dalším okně „Zadejte, jak a kam chcete uložit data v aktuální databázi“, pak klikněte na „OK“. Importujte dat pomocí dalšího zobrazeného postupu.
4. 
   4
   Přidejte další tabulku. Odlišné záznamy potřebujete uchovávat v různých databázích. Tak zajistíte, že bude vaše databáze fungovat plynule. Například můžete mít jednu tabulku s informacemi o zákaznících, a další tabulku pak s informacemi o objednávkách. Díky tomu budete schopní přiřadit informace o zákazníkovi k informacím v tabulce objednávek.

   • V sekci Vytvořit (Create) na záložce Domů (Home) klikněte na tlačítko Tabulka (Table). Ve vaší databázi se objeví nová tabulka, do které můžete vkládat data stejně jako do první tabulky.
   Reklama

Část 3

Část 3 ze 6:

Nastavení vztahů mezi tabulkami

Stáhnout PDF

1. 
   1
   Zjistěte, jak fungují klíče. Každý tabulka má jeden primární klíč (Primary key), který je pro každý záznam unikátní. Ve výchozím nastavení vytváří Access sloupeček ID, který obsahuje číslo zvětšující se o 1 s každým novým záznamem. Tento sloupeček je primárním klíčem. Tabulky mají také cizí klíče. Jde o sloupce (pole), která jsou propojena s jinou tabulkou v databázi. Propojená pole obsahují identická data.

   • Např. v tabulce objednávek můžete mít pole Zákaznické ID, pomocí nějž sledujete, který zákazník si objednal jaký produkt. Toto pole můžete provázat s polem ID v tabulce zákazníků.
   • Využití vztahů vám pomůže udržovat data konzistentní, efektivně využitelná a čitelná.
2. 
   2
   Klikněte na záložku Databázové nástroje (Database Tools). Pak klikněte na tlačítko Vztahy (Relationships) v sekci Vztahy. Tím otevřete nové okno s přehledem všech tabulek v databázi. Všechna pole budou uvedena pod názvem příslušné tabulky.

   • Před tím, než vytvoříte vztah, musíte vytvořit pole pro cizí klíč. Pokud například chcete použít v tabulce Objednávky klíč Zákaznické ID, vytvořte v ní pole Zákazník a ponechte jej prázdné. Přesvědčte se, že má nové pole stejný formát jako to, s kterým jej chcete provázat (v tomto případě číselný).
3. 
   3
   Přetáhněte pole, které chcete použít jako cizí klíč, do nově vytvořeného pole cizího klíče. V okně, které se zobrazí, klikněte na Vytvořit (Create). Tím nastavíte vztah mezi těmito dvěma poli. Zobrazí se čára spojující pole.

   • Při vytváření vztahu zaškrtněte políčko „Zajistit referenční integritu“ (“Enforce Referential Integrity”). To zaručí, že pokud se změní data v jednom z polí, ve druhém se také automaticky aktualizují. Pomůže vám to udržovat korektní data.
   Reklama

Část 4

Část 4 ze 6:

Vytváření dotazů

Stáhnout PDF

1. 
   1
   Pochopte úlohu dotazů. Dotazy jsou akce, které vám umožní rychle zobrazit, přidat či změnit data v databázi. Existuje široká škála typů dotazů, od jednoduchých vyhledávání až po vytváření nových tabulek na základě stávajících dat. Dotazy jsou základním nástrojem pro tvorbu sestav.

   • Dotazy se dělí na dva základní typy: výběrové (Select) a akční (Action). Výběrové dotazy vytahují data z tabulek a umějí s nimi provádět početní operace. Akční dotazy pak umí vkládat, editovat a mazat data z tabulek.
2. 
   2
   Použijte Průvodce dotazem (Query Wizard) k vytvoření základního výběrového dotazu. Chcete-li vytvořit jednoduchý výběrový dotaz, použijte nástroj Průvodce dotazem (Query Wizard), který vás tvorbou dotazu provede krok za krokem. Najdete jej v záložce Vytvořit (Create). Díky tomuto výběrovému dotazu budete schopni prohlížet konkrétní pole z tabulky.
   Reklama

Tvorba výběrového dotazu s kritérii

1. 
   1
   Otevřete nástroj Návrh dotazu (Query Design). Pro zúžení vyhledávání výběrovým dotazem a zobrazení pouze těch potřebných informací můžete využít kritéria. Začnete kliknutím na záložku Vytvořit (Create), kde vyberte Návrh dotazu (Query Deign).
2. 
   2
   Vyberte tabulku. Vyskočí okénko Zobrazit tabulku (Show Table). V něm dvakrát klikněte na tabulku, na kterou chcete dotaz směřovat, a poté klikněte na Zavřít (Close).
3. 
   3
   Přidejte pole, která chcete vrátit. Dvakrát klikněte na každé pole tabulky, které chcete do dotazu přidat. Pole budou přidána do mřížky návrhu.
4. 
   4
   Vložte kritéria. Můžete použít několik různých typů, například textová kritéria či funkce. Pokud například chcete z pole Ceny zobrazit pouze ceny vyšší než 50 Kč, zadáte kritérium >=50. Chcete-li zobrazit pouze zákazníky z Česka, napíšete do pole Kritéria: CZ.

   • V jednom dotazu můžete použít více kritérií.
5. 
   5
   Klikněte na Spustit (Run) pro zobrazení výsledků. Tlačítko Spustit najdete na záložce Návrh (Design). Výsledky vrácené dotazem budou zobrazeny v okně. Dotaz uložíte stiskem Ctrl + S.
   Reklama

Tvorba výběrového dotazu s parametry

1. 
   1
   Otevřete nástroj Návrh dotazu (Query Design). Parametrický dotaz vám umožní specifikovat, co chcete vrátit, pokaždé když jej spustíte. Máte-li například databázi uživatelů z rozdílných měst, můžete spustit parametrický dotaz, který se vás zeptá, pro jaké město chcete výsledky zobrazit.
2. 
   2
   Vytvořte výběrový dotaz a zadejte cílové tabulky. Pole, která chcete dotazem vrátit, přidejte tak, že na ně dvakrát kliknete v přehledu tabulek.
3. 
   3
   Do sekce kritérií přidejte parametr. Parametry jsou označeny z obou stran hranatou závorkou – “[]”. Text uvnitř závorek bude zobrazen v okně upozornění, které se objeví po spuštění dotazu. Například, pro dotázání se na město zákazníka klikněte na buňku Kritéria v poli Město a napište: [Z jakého města?].

   • Parametr může končit znaky“?” či “:”, nikdy však“!” či “.”
4. 
   4
   Vytvořte dotaz s více parametry. Můžete použít několik parametrů, kterými si nadefinujete libovolný rozsah výsledků vrácených dotazem. Například v poli Datum si můžete nechat vrátit kalendářní období v určitém rozsahu zadáním příkazu: Between [Vložte počáteční datum:] And [Vložte konečné datum:]. Po spuštění dotazu vyskočí dvě okna pro zadání data.
   Reklama

Tvorba dotazu pro vytvoření tabulky

1. 
   1
   Klikněte na záložku Vytvořit (Create) a vyberte Návrh dotazu (Query Design). Dotazy můžete využít pro vytažení specifických dat z existujících tabulek a vytvoření nové tabulky s těmito daty. To se hodí, pokud chcete sdílet konkrétní části své databáze, nebo chcete vytvořit specifické formuláře pro jednotlivé podmnožiny své databáze. Nejprve budete muset vytvořit obvyklý výběrový dotaz.
2. 
   2
   Vyberte tabulku (tabulky), ze které chcete data vytáhnout. Na tabulky, ze kterých chcete data vytáhnout, dvakrát klikněte. Pokud je třeba, můžete data vytáhnout z několika tabulek.
3. 
   3
   Vyberte pole, z nichž chcete získat data. Dvakrát klikněte na každé pole z přehledu tabulky, které chcete přidat. Pole bude vloženo do mřížky dotazu.
4. 
   4
   Nastavte kritéria. Chcete-li specifikovat konkrétní data z pole, nastavte filtraci pomocí kritérií. Pro více detailů nahlédněte do sekce “Tvorba výběrového dotazu s kritérii” výše.
5. 
   5
   Otestujte dotaz, abyste se ujistili, že vrací požadované výsledky. Než vytvoříte tabulku, spusťte dotaz, abyste měli jistotu, že vytahuje všechna správná data. Upravujte kritéria a pole, dokud nedostanete z dotazu všechna data, která chcete.
6. 
   6
   Uložte si dotaz. Stiskněte Ctrl + S pro uložení dotazu k dalšímu použití. Dotaz se objeví v navigačním rámečku na levé straně obrazovky. Klikněte na dotaz, abyste jej znovu vybrali, a poté klikněte na záložku Návrh (Design).
7. 
   7
   Klikněte na tlačítko „Vytvořit tabulku (“Make Table”) ve skupině Typ dotazu (Query Type). Objeví se okno, dotazující se na název nové tabulky. Zadejte jméno tabulky a klikněte na OK.
8. 
   8
   Klikněte na tlačítko Spustit (Run). Příkaz, který jste zadali, vytvoří vaši novou tabulku. Ta se objeví v navigačním rámečku nalevo.
   Reklama

Tvorba přidávacího dotazu

1. 
   1
   Otevřete dříve vytvořený dotaz. Přidávací dotaz můžete využít pro vložení dat z existující tabulky do jiné tabulky. To se hodí, když potřebujete přidat další data do tabulky, kterou jste založili vytvářecím dotazem.
2. 
   2
   Klikněte na tlačítko Připojit (Append) na záložce Návrh (Design). Tím otevřete dialogové okno Přidat (Append). Vyberte tabulku, do které chcete přidávat.
3. 
   3
   Změňte kritéria dotazu tak, aby odpovídala tomu, co chcete přidávat. Pokud jste například vytvořili tabulku s kritériem „2010“ pro pole Rok, změňte kritérium na rok, který chcete přidat – např. „2011“.
4. 
   4
   Nastavte, kam chcete data připojit. Zkontrolujte, že jste nastavili správná pole pro každý sloupec, který připojujete. Pokud tedy například použijete změny popsané výše, měla by se vaše data připojovat do pole Rok na řádku nastaveném v „Přidat na řádek“.
5. 
   5
   Spusťte dotaz. Klikněte na tlačítko Spustit (Run) na záložce Návrh (Design). Dotaz se spustí a data budou přidána do tabulky. Pak můžete tabulku otevřít a ověřit, že byla data přidána správně.
   Reklama

Část 5

Část 5 ze 6:

Tvorba a používání formulářů

Stáhnout PDF

1. 
   1
   Zvolte tabulku, pro kterou chcete formulář vytvořit. Formuláře vám umožňují jednoduše prohlížet data z každého pole, ale také rychle přeskakovat mezi existujícími záznamy a vytvářet nové. Formuláře jsou zásadní pro dlouhodobější vkládání dat, neboť pro většinu lidí je mnohem jednoduší pracovat s nimi, než s tabulkami.
2. 
   2
   Klikněte na tlačítko Formulář (Form) na záložce Vytvořit (Create). Tím automaticky vytvoříte formulář dle polí obsažených v tabulce. Accessu se vcelku daří vytvářet pole o správné velikosti, jakýkoliv prvek formuláře však můžete zmenšit, zvětšit či přesunout.

   • Pokud nechcete, aby se určitá pole ve formuláři zobrazovala, klikněte na ně pravým tlačítkem a zvolte Odstranit (Delete).
   • Pokud jsou vaše tabulky provázány vztahy, ukáže se pod každým záznamem datový list, zobrazující připojená data. Takto můžete připojená data mnohem snáze upravovat. Například: každý obchodní zástupce z vaší databáze může mít se svým záznamem svázanou databázi zákazníků.
3. 
   3
   Pohybujte se ve svém novém formuláři. Tlačítka šipek vespod vás přesunou z jednoho záznamu na druhý. Pole formuláře budou po přesunu naplněna daty ze zvoleného záznamu. Pro přesun na první nebo poslední záznam můžete použít tlačítka v rozích.
4. 
   4
   Klikněte na tlačítko datového listu, abyste mohli použít tabulku. Toto tlačítko, které najdete v levém horním rohu, vám umožní začít měnit hodnoty v tabulce prostřednictvím formuláře.
5. 
   5
   Měňte existující záznamy. Můžete upravovat text v jakémkoliv poli kteréhokoliv záznamu, čímž změníte data v tabulce. Změny se automaticky projeví v dané tabulce, stejně jako v tabulkách s ní provázaných.
6. 
   6
   Přidejte nové záznamy. Klikněte na tlačítko „Přidat záznam“ (“Add Record”), které najdete poblíž navigačních tlačítek. Tím vytvoříte na konci seznamu nový záznam. Tato pole pak můžete využít pro vkládání dat do prázdného záznamu v tabulce. Je to mnohem snazší, než přidávat nové informace přes zobrazení tabulky.
7. 
   7
   Po dokončení si formulář uložte. Přesvědčte se, že jste si formulář pomocí kláves Ctrl + S uložili, abyste k němu mohli později jednoduše přistupovat. Formulář se objeví v navigačním rámečku na levé straně obrazovky.
   Reklama

Část 6

Část 6 ze 6:

Tvorba sestav

Stáhnout PDF

1. 
   1
   Vyberte tabulku, nebo dotaz. V sestavě si můžete rychle zobrazit přehled svých dat. Často se využívají pro reportování příjmu a údajů o dopravě. Lze je ušít na míru jakémukoliv využití. Sestavy vybírají data jak z tabulek, tak z dotazů, které jste vytvořili.
2. 
   2
   Klikněte na záložku Vytvořit (Create). Vyberte typ sestavy, který chcete vytvořit. Existuje několik způsobů, jak při vytváření sestav postupovat. Access vám dokáže vygenerovat sestavu automaticky, nebo si můžete vytvořit svoji vlastní.

   • Sestava (Report) – vytvoří automatickou sestavu všech dat z vašeho zdroje. Data nebudou nijak seskupená. K zobrazení toho, co potřebujete vidět, však tato metoda u malých databází pravděpodobně postačí.
   • Prázdná sestava (Blank Report) – vytvoří prázdný report, který můžete naplnit svými daty tak, jak uznáte za vhodné. Máte možnost výběru ze všech dostupných polí, z nichž si vytvoříte vlastní report.
   • Průvodce sestavou (Report Wizard) – vás provede procesem vytváření reportu a umožní vám data vybrat a seskupit, a dle toho celý report následně naformátovat.
3. 
   3
   Vyberte zdroj pro prázdnou sestavu. Pokud jste zvolili vytvoření prázdné sestavy, budete pro ni muset zvolit zdroj dat. Nejprve klikněte na záložku Uspořádat (Arrange), a pak vyberte Seznam vlastností (Property Sheet). Můžete také namísto toho stisknout Alt + Enter.

   • Klikněte na šipku doků vedle pole Zdroj záznamu (Record Source). Zobrazí se seznam dostupných tabulek a dotazů. Vyberte jeden z nich, který bude k sestavě přiřazen.
4. 
   4
   Přidejte do sestavy pole. Jakmile máte zdroj, můžete z něj začít do sestavy přidávat pole. Klikněte na záložku Formát (Format) a na Přidat existující pole (Add Existing Fields). V pravém rámečku se zobrazí seznam polí.

   • Uchopte a přetáhněte pole, která chcete přidat, do rámečku Vzhled (Design). Záznam se objeví v sestavě. Když přidáte další pole, budou automaticky zarovnána s těmi existujícími.
   • Velikost polí můžete měnit kliknutím na rohy a tažením myší.
   • Pole ze sestavy smažete kliknutím na jejich záhlaví a stiskem klávesy Delete.
5. 
   5
   Přidejte do sestavy skupiny. Skupiny vám dávají možnost rychle analyzovat informace sestavy, neboť umožňují uspořádat informace dle souvislostí. Například prodeje můžete chtít seskupit podle regionu, nebo podle prodavače. Skupiny vám to umožní.

   • Klikněte na záložku Návrh (Format) a na tlačítko Seskupit a seřadit (Group & Sort).
   • Pravým tlačítkem klikněte na jakoukoliv část pole, které chcete přidat do skupiny, a v menu vyberte Seskupovat (Group On).
   • Vytvoří se záhlaví skupiny, které můžete změnit na jakýkoliv název, kterým chcete skupinu označit.
6. 
   6
   Uložte a sdílejte své sestavy. Jakmile je report dokončen, můžete si jej uložit a sdílet či vytisknout, stejně jako jakýkoliv jiný dokument. Využijte tuto možnost pro sdílení výkonů společnosti s investory, kontaktních informací se zaměstnanci, atd.
   Reklama

Tipy

• Microsoft Access se spouští v režimu „Backstage View“, který vám poskytuje menu možností, umožňujících otevírat existující databáze, vytvářet nové, nebo přistupovat k příkazům pro editaci kterékoliv z vašich databází.

Reklama

Varování

• Některé z funkcí Accessu nemusí být vždy dostupné. Závisí to na typu databáze, kterou vytvoříte. Například čistě lokální databázi nemůžete sdílet na webu, a některé funkce lokální databáze (jako jsou součty dotazů) naopak nebudou fungovat ve webové databázi.

Reklama